文書管理の導入が急拡大！背景・メリット・デメリット・成功のポイント・事例を解説

文書管理は、業務効率化やリスクマネジメントなどの観点から、企業活動において重要な役割を果たします。しかし、文書管理の導入を成功させるためには、どんなポイントに注意すればいいかよくわからないという方も多いのではないでしょうか。また、近年では文書管理に文書管理システムを導入する事例も増えています。その事例を知っておくことで、文書管理システムのスムーズな導入につながるでしょう。本記事では、文書管理の導入が拡大している背景や、導入を成功させるポイントを解説した後、有効な文書管理システムとして弊社のNotePMを導入した事例を紹介します。

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文書管理の導入が拡大している背景

ここでは、文書管理の導入が拡大している背景として、以下の3つを解説します。

生産性向上
リスクマネジメント
コスト削減

それでは、1つずつ解説します。

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生産性向上

背景の1つ目は、生産性向上です。文書管理によって今まで文章を探すために費やしていた時間を短縮できれば、他の業務にまわす時間を確保できます。また、他の社内メンバーも文書を気軽に見られるため、業務遂行に必要なナレッジの共有も容易になります。さらに、今行っている業務と類似の業務に関する文書を速やかに探せれば、業務の遂行スピードや品質の向上が期待できます。

リスクマネジメント

背景の2つ目は、リスクマネジメントです。適切に文書管理することで情報漏洩や改ざん損失を予防することが期待できます。万が一、情報漏洩などが起きた場合には、会社の信用低下にもつながりかねません。また、顧客と個別にトラブルが発生した際には、やりとりを行った文章や意思決定に関する文書が適切に管理されていれば、関係者に対して説明の根拠として使えます。

コスト削減

背景の3つ目は、コスト削減です。文書管理により不要な文書を処分したり、紙の文書を電子化して紙文書を処分したりすることで、文書を保管するスペースを削減できます。これにより、今まで保管に使用していたスペースを有効活用できるだけでなく、今までよりコンパクトなオフィスに引っ越して家賃を減らすこともできるでしょう。また、外部倉庫で文書を保管してきた場合は、輸送費や人件費も削減できるため、より大きなコスト削減効果を期待できるかもしれません。

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文書管理を導入する4つのメリット

ここでは、文書管理を導入するメリットとして、以下の4つを解説します。

素早い検索
セキュリティ強化
ワークフロー簡略化
サーバー管理効率化

それでは、1つずつ解説します。

関連記事：文書管理はなぜ必要か？その目的とビジネスにおけるメリットを解説

素早い検索

メリットの1つ目は、素早く検索できることです。適切に文書管理を行うことで、文書が整理されてすぐに検索できるようになります。特に、文書管理システムを用いれば、検索機能ですぐに必要な文書が見つかります。また、文書の内容が更新されても、変更履歴をバージョン管理機能で記録していれば、古いデータが必要になったときにすぐに検索できます。

セキュリティ強化

メリットの2つ目は、セキュリティ強化です。ファイルサーバーの標準機能では、文書ごとにアクセス制限を設定する手間がかかります。一方文書管理システムでは、メンバーごとの閲覧やアクセス制限を機能を有しているケースが多いため、簡単にセキュリティ管理ができます。会社であれば人員の追加や異動も十分に想定されますが、それらの事象が発生しても簡単に適切な文書管理を行えるでしょう。

ワークフロー簡略化

メリットの3つ目は、ワークフロー簡略化です。上司の承認が必要な文章であれば、承認を得たい人物が不在のため承認時間かかったり、承認ルートが複雑化した結果ワークフローが非効率化したりしてしまうことがあります。その結果、業務に余計な時間を要していては業務効率の低下は免れません。しかし、ワークフロー機能を有した文書管理システムを用いれば、各種申請や承認がオンライン上で可能になります。また、承認者が別の場所にいても、手持ちの端末で承認できることも魅力です。

サーバー管理効率化

メリットの4つ目は、サーバー管理効率化です。ファイルサーバーに文書データを文書を保存して管理する場合、サーバーの保守管理を行う担当者を社内で用意する必要があります。また、セキュリティの強化も必要です。しかし、文書管理システムであればシステムのベンダーが所有するサーバーを利用するので、自社でサーバーの設置や保守管理は不要です。そのため、サーバー管理効率化が可能となります。

文書管理を導入する2つのデメリット

ここでは、文書管理を導入するデメリットとして、以下の2つを解説します。

導入・運用コストが必要
定期的な見直しが必須

それでは、1つずつ解説します。

関連記事：文書管理の見直しが必要？企業が実施するための手順とポイントを解説

導入・運用コストが必要

デメリットの1つ目は、導入・運用コストが必要であることです。文書管理システムの導入運用コストは、初期費用や月額などの利用料金だけではありません。社員が文書管理システムを使えるようにする教育コストも考えてはなりません。大切なことは、管理したい項目や入力項目などを合理的に設計することです。文書管理システムをスムーズに導入したい場合、これらのコストを一定以上かける前提でいた方がよいでしょう。

定期的な見直しが必須

デメリットの2つ目は、定期的な見直しが必須であることです。文書管理システム導入直後は、多かれ少なかれ課題や改善点を感じることもあるでしょう。文書管理ルールが明確になっていないと、適切に文書管理が行われなくなっていくことも十分想定されます。そのため、適切に文書管理システムを使用しているか、もしくは運用ルール自体が適切かどうかについて、定期的に見直していく必要があります。

文書管理の導入を成功させるためのポイント

ここでは、文書管理の導入を成功させるためのポイントとして、以下の7つを解説します。

導入目的の明確化
優先順位の決定
管理者と利用者双方から意見を聞き取り
経営層や他部門などからの協力
計画的な導入
機能要件の明確化
社内教育・研修

それでは、1つずつ解説します。

導入目的の明確化

ポイントの1つ目は、導入目的の明確化です。文書管理システムの導入目的を明確化しておかないと、必要な機能が分からず費用対効果が低くなる恐れがあります。ここでは、文書管理システムを導入する代表的な目的を箇条書きでまとめます。

確実なバージョン管理
文書の円滑な検索
文書管理のセキュリティ強化

優先順位の決定

ポイントの2つ目は、優先順位の決定です。自社が想定している文書の活用方法から、文書管理の優先順位を判断しましょう。また、それを考慮して管理の方法を決定していくとよいでしょう。一般に、情報共有のしやすさと管理のしやすさはトレードオフの関係にあるとされています。また、全ての部門で使いやすい運用体制を採用する事は困難であることも、念頭に入れておきましょう。文書管理の主な手法として、以下に3つ表にまとめています。

ワリツケ式	・文書管理を管轄する部署がトップダウンで文書を整理・各部署の業務を分析し、大分類＞中分類＞小分類で文書管理ルールを設定・スピーディーな意思決定、組織的な統制が可能・現場ではルールにあてはまらない事象の発生や、運用のはん雑化も
ツミアゲ式	・現場の実務担当者が全ての文書を確認し、文書管理の方法も決定・関連ある文書をまとめ、小分類＞中分類＞大分類で文書管理ルールを設定・業務の実態に合った文書管理が容易・ルール策定や部署内のルール共有に時間を要する
ハイブリッド型	一定の階層までは、「ワリツケ式」でルールを固定・詳細な分類は「ツミアゲ式」で・「ワリツケ式」と「ツミアゲ式」双方のデメリット軽減

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管理者と利用者双方から意見を聞き取り

ポイントの3つ目は、管理者と利用者双方から意見を聞き取ることです。文書管理システムの管理者と利用者で、片方の意見だけを聞き取ると、片方には都合がよくとも、もう片方には都合が悪いことが発生することもあるでしょう。管理者と利用者双方から意見を聞き取り、双方が納得する方法を模索することがおすすめです。

経営層や他部門などからの協力

ポイントの4つ目は、経営層や他部門などからの協力を得ることです。文書管理システムで関係する業務は、ある一つの部門だけでは完結しない業務も珍しくありません。そのため、全社的な視点で考えて、全体最適を目指して導入する方がベターです。部門ごとにシステムを導入しないよう、予め協力体制を構築ように心がけましょう。

計画的な導入

ポイントの5つ目は、計画的な導入です。文書の分類や業務の洗い出しを事前に行っておくことで、文書管理システムに必要な要件や案件が分かります。また、文書管理は総務部や情報システム部が主導で行われることが多いため、全社的に運用ルールや各部署との関わり方も決めておきましょう。

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機能要件の明確化

ポイントの6つ目は、機能要件の明確化です。文書管理システムには様々な機能があります。また、導入目的が異なればシステムで重視すべき機能も異なります。そのため、管理者や利用者のニーズを十分に聞き取り、過不足ない機能を備えた文書管理システムを導入できるようにしましょう。

社内教育・研修

ポイントの7つ目は、社内教育・研修です。文書管理システム導入した際には、使用方法などについて社員教育研修を行いましょう。文書は、会社にとって重要な財産です。優れた文書管理システムを導入しても、社員が適切に文書や文書管理システムを取り扱わなければ意味がありません。社内教育や研修を通じ、文書や文書管理システムの扱い方やルールについて、徹底的に社員教育を行いましょう。

文書管理のためにNotePMを導入した事例

ここでは、文書管理のためにNotePMを導入した事例を紹介します。株式会社横森製作所は、日本一の階段専門メーカーとして、高層ビルの組み立て式鉄骨階段で多くの実績を残してきました。

しかし、既存の文書管理システムは、不具合が多く動作も遅いことが課題でした。そこで、文書管理システムとしてNotePMを新規導入。ISO資料や技術仕様書などの文書を、早く快適に操作して管理できるようになりました。ブログ感覚で投稿できる上に、社内掲示板で新しいコミュニケーションが生まれたことも、NotePMを導入した効果と言えるでしょう。

まとめ

本記事では、文書管理の導入が拡大している背景や文書管理の導入を成功させるポイントを解説した後、文書管理システムとして弊社のNotePMを導入した事例を紹介しました。文書管理を導入することで、必要な文書をすぐに見つけ出して活用・共有できるようになります。これは、生産性向上だけでなく、リスクマネジメントの観点からも重要なことです。ただ、文書管理にはそれなりに手間やコストがかかります。それに見合った成果を出すには、本記事で解説した成功のポイントを押さえておくことが大切です。

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