適切な分類方法で効率的な文書管理を行うには？

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

業務で必要な文書を探しているとき、どこに保存しているかわからず手間取ってしまう。そんな経験が、一度はあるのではないでしょうか。

働き方改革で生産性の向上が求められる中、文書の検索に時間をとられてしまっていたら業務効率化は実現できません。そこで重要になるのは、適切な分類方法で行う文書管理です。ここでは、文書管理方式や分類方法のほか、分類のポイントについて解説します。

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文書管理方式は大きく分けて3種類

文書とは、紙や電子データの書類のことで、それらを適切に管理することで情報へのアクセスが効率化します。業務内容に応じて適切な文書管理方式を選択し、導入することをおすすめします。

組織的な統制ができる「ワリツケ式」

総務部などの文書管理を管轄する部署が、トップダウンで書類の分類方式を決める方法をワリツケ式といいます。各部署の業務を分析した上で、「大分類＞中分類＞小分類」といったように文書管理のルールを設定するものです。

ワリツケ式の場合、特定の部署が責任を持って文書管理を行うため、スピーディーな意思決定ができ、組織的な統制が可能になるというメリットがあります。一方で、現場レベルではルールにあてはめきれない文書が発生するケースもあり、運用が複雑になったりルールが形骸化したりするデメリットが考えられるでしょう。

実態に沿った管理ができる「ツミアゲ式」

実務を担当する社員がすべての文書を確認し、現場で文書管理の方法を決定する方式がツミアゲ式です。現場ですべての文書を確認した上で、関連性のある文書をまとめて小分類とし、小分類をまとめて中分類、さらに大分類を設定します。現場の社員が使いやすいよう文書を整理する方式で、多くの公共機関や企業で採用されています。

大きなメリットとしては、実務担当者がルールを決めるため、業務実態に沿った管理ができるということ。しかし、部署内でのルールの共有が必要で、既存の書類をすべて確認しなければならないため、ルール策定に時間を要するというデメリットがあります。

両方を取り入れた「ハイブリッド式」

ワリツケ式とツミアゲ式のメリットを採用した方式をハイブリッド式といいます。
文書管理をすべてツミアゲ式にすると、業務実態には沿っているものの、実務担当者の感覚に依存したルールになり、分類が属人的になりがちです。そのため、一定の階層まではワリツケ式でルールを固定化し、詳細な分類に関してはツミアゲ式で現場の意見を取り入れるようにするとばらつきが生じにくく、適切な文書管理が行いやすくなります。

文書の分類基準を理解する

文書は、一定の基準をもとに分類することで、整理しやすくなります。よく用いられる文書の分類基準をいくつかご紹介しましょう。

手順別

業務プロセスごとに発生する文書は、「営業プロセス＞製造プロセス＞品質管理プロセス」といったように、手順別に文書を分類するといいでしょう。
プロセス順に文書を整理することで、その業務に関わる人が文書を検索しやすくなります。業務プロセスごとに固定化した階層を作り、下位の階層はツミアゲ式で各部署が管理することで、わかりやすい環境を形成できます。

発生日別

見積書や注文書などの取引関係書類は、文書が発生した年・月・日ごとに分類する発生日別で管理します。「2019年＞1月／2月／3月…」というように階層を作り、新しい文書を上部に並べることでスムーズに文書を探すことができるようになります。

顧客別

顧客ごとにやりとりしている文書を管理するのが、顧客別の分類方法です。顧客を五十音順などに分類することで、迷わず文書にたどり着くことができます。

書類別

契約書、見積書、稟議書といった、書類別に分類する方法もあります。下位の階層を発生日順や五十音順に並べることで、参照するまでの時間を効率化することができます。

文書を分類するときのポイント

文書を分類する際は、以下の3点に注意する必要があります。

分類方法を明確にする

まず、文書管理を行う前に、分類方法を明確にしましょう。
文書をグループ化する「まとめ方」と、文書を配列する順番を決める「並べ方」を可視化し、誰もがそのルールに則って文書管理を行えるようにします。

その際、顧客別や書類別といった分類の基準を決めておくことが重要になります。

ファイル名のつけ方を決める

データの文書は、ファイル名で中身を判断することになります。「文書1」などの汎用的なファイル名のままであれば、内容を確認するためにファイルを開く手間が発生し、効率的ではありません。
そのため、分類ごとに番号を統一したり、内容によってルール化したファイル名をつけたりすることで、後々の参照の手間を削減するようにします。

職種によって分類方法を変える

クライアントワークの多い営業職や、発注書・見積書を多く扱う経理職では、普段取り扱う書類の内容が異なります。部署や職種によって仕事内容に差異があるため、すべての部署でルールを一律化するのではなく、それぞれの部署が管理しやすい分類方法を採用することをおすすめします。
文書管理で大切なのは業務効率化であり、すべてを統制することではありません。最適な方法を柔軟に検討するようにしましょう。

最適な文書管理方式を導入して業務効率化

文書管理方式にはワリツケ式やツミアゲ式、ハイブリッド式などがありますが、企業や部署に適した方式を導入することが大切です。全社一律で管理するのではなく、現場の業務に即した文書管理方式を採用し、ルールを設けることで、文書検索の手間を省くことができます。
事前にどのように整理すべきか明確にした上で、業務効率化を目指してください。

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