ファイル共有をテレワークで行う際の課題とお役立ちツールを徹底解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

近年、テレワークが急速に普及しています。テレワークで必要となることの1つが、ファイル共有です。業務に必要なファイルをオンライン上で共有できないと、多くの業務を実施できなくなります。しかし、ファイル共有をテレワークで実施する際には、課題が少なくありません。また、ファイル共有に役立つツールも数多く存在します。本記事では、ファイル共有をテレワークで行う際の課題を解説した後、ファイル共有に役立つツールとその選び方を解説します。

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ファイル共有をテレワークで実施する際の課題

ここでは、ファイル共有をテレワークで実施する際の課題として、以下の3つを解説します。

情報漏えいリスク
回線速度の低下
サービスID管理の手間

それでは、1つずつ解説します。

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情報漏えいリスク

課題の1つ目は、情報漏えいリスクです。テレワークでファイル共有を行う際には、ファイルの情報が社外に漏えいするリスクに、大いに注意しなければなりません。特に、個人情報や機密情報が漏えいすると、自社の社会的信用の損失に加え、取引先への損害も与えるかねません。最悪の場合、自社の経営に大きく響いてくる恐れすらあります。テレワークのファイル共有に伴う情報漏えいリスクで、特に注意しなければならないリスクを以下に3つ箇条書きでまとめます。

マルウェア
SQLインジェクション
不正アクセス

回線速度の低下

課題の2つ目は、回線速度の低下です。場合によってはテレワークで働いている社員が、同じファイル共有ツールに一斉にアクセスすることも考えられます。しかし、社内 LAN の回線帯域やネットワーク機器のスペックによっては、アクセス集中により回線速度が低下する恐れがあります。これによりファイル共有に時間かかると、テレワークの仕事にも支障が出るでしょう。そのため、テレワークを導入する際には、回線速度の低下を防ぐために、ネットワーク環境を強化することが重要と言えます。

サービスID管理の手間

課題の3つ目は、サービスID管理の手間です。ファイル共有が可能なツールは多数存在します。しかし、社員が様々なツールを用いると、それだけ運用の管理の手間がかかります。代表例がサービスID管理の手間です。例えば、新卒採用や中途採用者には新しくツールのIDを追加する必要があります。反対に、退職者が使っていたツールのIDは削除する必要があります。そのため、使用するサービスが増えると、それだけ管理業務が煩雑化するのです。

また、複数のサービスを活用しているとファイルが散在していきます。これにより、必要な情報にアクセスしづらくなることも注意しなければなりません。

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ファイル共有をテレワークで実施する際に役立つ4つのツール

ここでは、ファイル共有をテレワークで実施する際に役立つツールとして、以下の4つを解説します。

VPN
オンラインストレージ
ビジネスチャット
社内wiki

それでは、1つずつ解説します。

VPN

ツールの1つ目は、VPNです。VPN（Virtual Private Network）とは、ネットワーク上に仮想の専用回線を用意することで、特定のユーザーのみアクセスできる通信環境を仮想的に構築するものです。これにより、公衆回線と比べてセキュリティを強化できます。また、拠点間を一対一で結ぶ専用線と比較して、より安価かつ手軽に導入できます。ただ、通信品質やセキュリティは専用線の方が高いため、特に大容量で機密性が必要なデータのやり取りには、専用線を使用する企業も少なくありません。

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オンラインストレージ

ツールの2つ目は、オンラインストレージです。オンラインストレージを用いることで、インターネット上のストレージにファイルやドキュメントなどのデータを保管して共有できます。ファイルの保管と一時的な共有ができるので、どちらかといえばコミュニケーションツールとして使われることが多いツールです。また、場所や端末の種類を問わず、オンライン上であればいつでもどこでもファイルの保管や共有を行えることもメリットです。

ビジネスチャット

ツールの3つ目は、ビジネスチャットです。ビジネスチャットとは、ビジネス向けのチャットツールです。ビジネスチャットは、他のコミュニケーションツールと比較して使いやすさやスピード感があります。これらの特徴から、ビジネスシーンで迅速にコミュニケーションを取りたい際に重宝されるツールとして、日本でも採用される事例が増えてきています。

社内wiki

ツールの4つ目は、社内wikiです。弊社が提供するNotePMも、社内wikiの1つです。社内wikiは社内版ウィキウィキペディアともいえるツールで、社員は社内wikiに様々な情報やナレッジを書き込んで蓄積できます。また、社内wikiで書き込んだ情報は、簡単に閲覧や編集が可能です。社内wikiを用いることで、業務の効率化を向上させるだけでなく、属人化しているナレッジを共有することも容易になるでしょう。

テレワークでのファイル共有ツールを選ぶ3つのポイント

ここでは、テレワークでのファイル共有ツールを選ぶポイントとして、以下の3つを解説します。

利用目的・用途
セキュリティ面
無料トライアルが使える場合は活用

それでは、1つずつ解説します。

利用目的・用途

ポイントの1つ目は、利用目的・用途に合致したファイル共有ツールを選ぶことです。ファイル共有ツールには、それぞれ得意不得意が存在します。そのため、利用目的・用途を明確にして、それに合致したファイル共有ツールを選ぶことが大切です。例えば、ファイルを長期保管することを重視するのであれば、ファイル管理機能が充実したツールを選ぶべきでしょう。また、スピーディーなファイル共有を実現したい場合、ビジネスチャットなどが有力な候補となるでしょう。

セキュリティ面

ポイントの2つ目は、セキュリティ面で信頼できるファイル共有ツールを選ぶことです。企業活動においては、セキュリティリスクが課題になる場面が増えています。特にテレワークでは、BOYDや公衆wi-fiなどを用いるケースも想定されます。そのため、セキュリティ面に注意しなければならない場面が多いため、セキュリティ面で信頼できるファイル共有ツールを選ぶと確実です。機密情報を取り扱う可能性がある場合は、特に重視すべき項目と言えるでしょう。

無料トライアルが使える場合は活用

ポイントの3つ目は、無料トライアルが使える場合は活用することです。機能が優れていても、使いづらければファイル共有ツールの機能を十分に使いこなせません。そのため、無料トライアルが使える場合はそれを活用して、使いやすさを確認するとよいでしょう。特に、テレワーク中はツールの使い方が分からなくても、すぐに周りに聞くことが困難です。そのため、使いやすさがより重要になります。

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まとめ

本記事では、ファイル共有をテレワークで行う際の課題を解説した後、ファイル共有に役立つツールとその選び方を解説しました。テレワークでファイル共有を実施する際に役立つツールは、数多く存在します。しかし、ツールごとに特徴があり、導入目的や社員のスキルに合わないツールを導入すると、十分な効果は得られません。また、複数のファイル共有ツールを使用すると、管理に手間がかかる可能性があります。そのため、導入目的などを考えて、自社にとって本当に必要なツールだけを選んで導入するよう心がけましょう。

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