ファイル共有サービスの便利な使い方とは？リモートワークでの活用を徹底解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

昨今ではリモートワークの導入が進んだことにより、社外からのファイル共有が基本となりつつあります。これまでは、メールや専用サーバー・USBなどの記憶媒体を持ち歩くことでファイル共有をしていました。しかし、近年は画像・動画ファイルなどファイル自体の容量が増えている傾向があります。また、USBの紛失などのヒューマンエラーに対する対策が必要なことから、オンライン上でファイルのやり取りが可能なファイル共有サービスが注目を集めているのです。

本記事では、ファイル共有サービスを便利に使うための基礎知識や、サービスの選び方などを解説します。

関連記事：ファイル共有を社内で行う最適な方法とは？おすすめツール7選も比較解説

【ebook】オンラインストレージ導入ガイドブック

この資料でわかること

• オンラインストレージとは？
• オンラインストレージでできる柔軟な共有
• 導入のステップ、ポイント

無料でダウンロード

ファイル共有サービスの便利な使い方の基礎知識

まずはじめに、ファイル共有サービスの便利な使い方の基礎知識を以下の3つの点から解説します。

そもそもファイル共有サービスとは？
ファイル共有の種類
リモート環境でもスムーズなファイル共有が可能

1つずつ見ていきましょう。

そもそもファイル共有サービスとは？

1つ目は、ファイル共有サービスの解説です。ファイル共有サービスとは、インターネット上にファイルをアップロード・ダウンロードすることで、ユーザー間でファイル共有が可能なサービスです。オンラインストレージ・クラウドストレージともいわれます。インターネットブラウザからアクセスできるため、インターネット環境が整っていればどこからでもファイルを編集・保存・共有することができます。また、ダウンロード用のURLを相手に送り、社外のユーザーと簡単にファイルを共有することができるため、たとえファイルのサイズが大きくても気にすることなくデータのやりとりが可能です。

ファイル共有の種類

2つ目は、ファイル共有サービスの種類です。ファイル共有サービスには以下の3種類があります。

Windows10
オンラインストレージ
NAS

1つずつ解説します。

Windows10

Windows10は、ファイル共有サービスが標準装備されています。そのため、グループでの共同作業・大切なファイルのバックアップが可能です。例えばofficeで作成したWord・Excel・PowerPointなどのファイルに対して、共有したい相手のアクセスを許可し、URLを送付したりメールで送ったりすることで、共同編集できます。また、作成したファイルをOneDriveに保存すればバックアップになるだけでなく、デバイスを問わずデータへのアクセスが可能になります。

オンラインストレージ

オンラインストレージは、インターネット上にあるデータ保存領域のことで、PC内のHDDと同じ働きをしています。会員登録をするだけで無料で利用できるサービスから、ビジネスで活用できるサービスまで幅広く導入が進んでいます。特にビジネス用のオンラインストレージではセキュアな環境が用意されていることから、バックアップをはじめとするBCP対策の1つとして注目されています。

NAS

NAS（Network Attached Storage）は、ネットワークでつながれたHDDにアクセスしてファイルを保存するファイル共有サービスです。これまでは、使用するデバイス以外の場所にファイルを共有するには、企業が保有するHDDや、持ち運び可能なUSBやポータブルHDDが主流でした。しかし、物理的な回線をつなぐ必要があり、離れた場所にいる人とのファイル共有は現実的ではありません。その点NASは、Wi-Fiなどのネットワークを通して保存領域にアクセスするため、場所を問わず複数人のアクセスを受け入れることが可能です。

リモート環境でもスムーズなファイル共有が可能

3つ目は、リモート環境でもスムーズなファイル共有が可能であることです。ファイル共有サービスを活用することで、社内でのファイル共有と同等のスムーズなファイル共有が可能です。リモートワークを進めようとしたときに、まず課題となるのがデータの保存・共有という企業は少なくありません。特に近年は、セキュリティ対策を万全にすることが求められる傾向にあります。そのため、社外のインターネット環境から社内の環境を侵されないような仕組みが必要になっています。重要な情報を扱う企業ではとくに、セキュアな環境が用意されているファイル共有サービスの活用がおすすめです。

マニュアル作成・ファイル共有が簡単できるサービス「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから

ファイル共有サービスの誤った使い方で起こる3つのトラブル

便利なファイル共有サービスですが、誤った使い方をすることでどのようなトラブルが考えられるのでしょうか。ここでは3つの点から解説します。

不正ログイン
誤共有
誤設定

1つずつ見ていきましょう。

不正ログイン

1つ目は、不正ログインです。ファイル共有サービスでは、ログインIDとパスワードによってアクセスが許可されるサービスが多いです。たとえばウイルス感染などによって、ファイル共有サービスのID・パスワードが流出し、不正ログインが起こるケースがあります。第三者により不正ログインされると、情報が漏えいする危険性が高まります。

さらに流出したID・パスワードを他のサービスでも利用していた場合、他サービスでも不正ログインが起こることが考えられます。万が一ID・パスワードが流出してしまったことを想定して、ファイル共有サービスの認証に加えて自社でも認証を行う「二段階認証」の実施や、登録されたIPアドレス以外からのアクセスを認めないなどの対策も重要です。

誤共有

2つ目は、誤共有です。ファイル共有サービスの便利な活用法として、URLを共有することでファイルをシェアできる方法があります。しかしURLを誤った相手にメールなどで送ってしまった場合、本来アクセスできないはずの相手がファイルを開けてしまう可能性があります。URLの共有は手軽にできる分、ヒューマンエラーが起こりやすいです。対策として、URLを送るときには送信者とその上長が承認しないと送れないなどの仕組みを導入することがおすすめです。

誤設定

3つ目は、誤設定です。ファイル共有サービスでは、共有相手に閲覧・編集権限を与えることができるため、第三者から不正にアクセスされたり、盗み見したりすることを防ぐことが可能です。しかし、アクセス制限の組み合わせが複雑化したり、設定を誤って誰でも閲覧・編集可能となったりするリスクもあります。これらの原因もまた、誤共有と同じくヒューマンエラーの影響が少なくありません。

対策としては、社員への教育が必要です。便利なファイル共有機能のメリット・デメリットを継続的に周知したり、誤設定による情報漏えいのリスクへの意識を高めたりする活動を欠かさないことが大切です。

ファイル共有のためのオンラインストレージの概要と選び方

ファイルの共有サービスは、ただファイルを共有するだけでなく、さまざまな機能が付随しています。一例としては、アップロードしたデータのバックアップや暗号化を行うことでの安全なファイル管理、データの一元管理、オンライン会議やチャット機能などがあります。これらの機能により、複数人で手軽にファイル共有ができます。ファイル共有のオンラインストレージ化を行うことで、効率的な業務が実現でき、記憶媒体の実質的な場所の確保が不要になりることからコスト削減にもつながります。

なお、ファイル共有サービスを選ぶときは「自社が必要とするデータ量に対して十分な保存領域が確保できるか」「利用可能なOSや端末は自社に適しているか」「自社のセキュリティポリシーに反していないか」などを十分に検討しましょう。

関連記事：情報共有ツールおすすめ 33選（無料あり）と会社にもたらすメリット

オンラインストレージを使ったファイル共有のメリットとデメリット

オンラインストレージを使ったファイル共有のメリットとデメリットを見ていきましょう。

メリット

オンラインストレージを使ったファイル共有のメリットは、サービスに申し込むだけですぐにセキュアなファイル共有が可能になることです。たとえば自社のサーバーを活用してリモートワークをはじめようとする場合、保存領域を設置する場所が必要なことに加え、セキュアなアクセスを確保するためのVPNの導入や、NASの導入の検討などが必要になります。

しかし、オンラインストレージを活用したファイル共有であれば、自社のセキュリティポリシーに合ったサービスを選んで、セキュリティを高く保てます。同時に、実質的な場所を必要としないファイル共有も実現できます。

デメリット

オンラインストレージを使ったファイル共有のデメリットは、利便性とセキュリティのバランス関係の難しさです。たとえば手軽に利用できる無料のオンラインストレージサービスではセキュリティの不安が残ります。しかし、セキュリティ対策のために利用制限を設けてしまうと使いにくくなり、社員が活用しなくなることが懸念されます。すべてをオンラインストレージに変えることに抵抗がある場合は、自社で保存領域を確保するオンプレミスとオンラインストレージの「ハイブリッド」もおすすめです。オンプレミスとオンラインストレージの両方を使いながら自社に適したサービスの検討を続けましょう。

マニュアル作成・ファイル共有が簡単できるサービス「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから

まとめ

本記事では、ファイル共有サービスを便利に使うための基礎知識やサービスの選び方などを解説しました。

ファイル共有サービスは簡単で便利な反面、誤った使い方によるトラブルが起こりやすいといえます。そのためファイル共有サービスを活用する場合、あらかじめどのようなリスクがありるのか精査し、万が一に備えて対策を講じておくことが必要です。まずは自社のセキュリティポリシーを満たし、社員が使いやすいと感じるファイル共有サービスをピックアップしましょう。無料で試せるサービスもあるため、使い勝手を試してぜひ導入を検討しましょう。

【セミナー動画】組織力が上がるナレッジマネジメントの実践方法