近年、オンラインストラテジーを活用し、社内でデータを共有したいと考える企業は増えています。リモートワークの普及などにより自宅やカフェなどで仕事をする人も増えており、社内で管理しているデータにこれまで以上に柔軟にアクセスできるようにすることが求められています。オンラインストレージには、OSSとそうでないものがあります。OSSのオンラインストレージは編集を自由自在に行えるなどのメリットがある一方、注意点もあります。
そこで本記事では、OSSのオンラインストラテジーについてわかりやすく解説します。OSSのオンラインストラテジーのメリットとデメリットや、具体的なオンラインストレージサービスも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
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目次
OSSのオンラインストレージの基礎知識
まずは、OSSのオンラインストラテジーの基礎知識を以下の3つの点から確認していきましょう。
- オンライストレージとは？
- OSSとは？
- OSSのオンラインストレージサービスとは？
1つずつ見ていきましょう。
オンラインストレージとは？
1つ目は、オンラインストレージについての解説です。オンラインストレージとは、インターネット上の（online）データを保管する場所（storage）です。ネット環境が整った場所でデータにアクセスを行うファイル共有サービスのことをいいます。例えば、オンラインストレージにはGoogle DriveやiCloud Drive、OneDrive、Evernoteなどのサービスがあります。
また、NextcloudやownCloudなどのクラウドではオンプレミスでも構築可能です。これらのサービスでは、ユーザにディスクを一定量貸し出しています。1〜20Gb程度であれば無料で利用できるサービスもありますが、100GBや500GB、あるいは無制限に利用したい場合には料金が発生します。最近では、オンラインストラテジーはPPAPの代替策として注目されています。
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OSSとは？
2つ目は、OSSについての解説です。OSSとは「オープンソースソフトウェア（Open Source Software）」の略語です。OSSはフリー公開されており無料で利用できます。また、カスタマイズや編集を自由に行えます。開発期間を短縮できるため、すぐに利用したいケースにもおすすめです。一方、誰もが無料で使えることからも、信頼性や情報漏えいのリスクなどといったデメリットがあるので注意が必要です。
OSSのオンラインストレージサービスとは？
OSSのオンラインストレージサービスには下記の2種類があります。
- Nextcloud
- ownCloud
それぞれ詳しく解説します。
Nextcloud
Nextcloudとは、ownCloudから分岐して誕生したオープンソースのソフトウェアです。NextcloudはownCloudから分岐したものであるため、この二つには機能の面では差があまりありません。Nextcloudには料金面でお得感があります。ownCloudでは有償のエンタープライズ版に限って提供される機能も、Nextcloudでは無償で利用可能です。また、iOSやAndoridのクライアントにもフリーで配布されます。
ownCloud
ownCloudとは、オンラインストレージの構築を行えるソフトウェアです。開発や管理を行っているのはownCloud社です。ownCloudにはコミュニティ版とEnterprise版があります。Enterprise版はownCloud社のサポートを受けられます。ownCloudはPHPやJavaScriptなどで開発が行われたシステムです。クライアントはWindowsやMacOS・Android・iOS・Linuxなどに対応しています。
ownCloudはファイルの共有やログの保管・履歴管理など、オンラインストレージで必要な機能のほとんどを網羅しています。また、拡張機能としてカレンダーなどが搭載されており、グループウェアとしても利用可能です。
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OSSのオンラインストレージのメリット
OSSのオンラインストレージのメリットは下記の2つです。
- 設計の自由度が高まる
- 費用を抑えることができる
それぞれ詳しく解説します。
設計の自由度が高まる
OSSのオンラインストレージのメリットの1つ目は、設計の自由度が高まることです。オンラインストレージの場合、定まった仕様になります。自社の思う通り利用できないことも少なからずあるようです。一方、OSSのオンラインストレージは仕様を自社のニーズに合わせて設計できます。例えば「ユーザー数の制限を受けたくない」「毎月の使用料を抑えたい」「大容量で個人向け仕様に変更したい」といった希望がある場合は、OSSのオンラインストレージがおすすめです。
費用を抑えることができる
OSSのオンラインストレージのメリットの2つ目は、費用を抑えることができることです。OSSのオンラインストレージには月額料などは必要ないため、オンラインストレージと比較するとお得に利用できます。一度設計を行えば、それ以降に定額で発生する費用は基本的にありません。
OSSのオンラインストレージのデメリット
OSSのオンラインストレージのデメリットは下記の2つです。
- 構築のための知識が必要
- 初期投資が高額になる
それぞれ詳しく解説します。
構築のための知識が必要
OSSのオンラインストレージのデメリットの1つ目は、構築のための知識が必要なことです。オンラインストレージを設計から導入を行う場合、ある程度の知識を持っていることが前提です。自作するにあたり、サーバーはどれにするか、どのように構築・設定を行うのか考えたうえで設定を行わなければなりません。また、運用後、システムに不具合が生じた場合も、基本自社で対応する必要があります。
初期投資が高額になる
OSSのオンラインストレージのデメリットの2つ目は、初期投資が高額になることです。OSSのオンラインストレージはソフトウェアやハードウェア・サーバーなどを用意する必要があります。そのため、初期費用は割高になりがちです。短期間で利用を止めてしまうと、費用対効果の面から元が取れない可能性があります。
OSSでの構築よりも手軽なオンラインストレージサービス
オンラインストレージサービスにはMicrosoftのOneDrive・GoogleのGoogle Drive・AppleのiCloud・AmazonのAmazon Driveなどがあります。これらを活用すれば、申し込み後すぐに、オンラインストレージサービスを活用できます。各種ソフトウェアやサーバーなどを用意する手間も省けるので、手軽に活用したい方におすすめです。
また、社内Wikiサービスのようなサービスを使うのもおすすめです。例えば、NotePMはナレッジ共有に特化している「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、PowerPointやWordファイルをアップロードして、ファイルを簡単に共有できます。また、変更履歴が自動的に記録されるため、いつ変更が行われたのかわかることはもちろん、情報を閲覧する人は変更に気づけるでしょう。
オンラインストレージサービスは、ITに関するノウハウがある社員が不在の企業でも、手軽に利用できます。社内の情報共有を手軽に行い、社員の業務負担を短期間のうちに効率化したい企業には、とくに社内wikiのようなサービスを活用しましょう。
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まとめ
本記事では、OSSのオンラインストラテジーについてわかりやすく解説します。あわせて、OSSのオンラインストラテジーのメリットとデメリットも紹介しました。
オンラインストレージを活用すれば、社員間で情報やデータの共有を行いやすくなります。また、場所を問わず自社で管理している情報にアクセスできるため、リモートワークとの相性もよいです。オンラインストレージにはOSSとそうではないものがあります。OSSのオンラインストレージは自社で自由自在にカスタマイズできる一方、知識がないと扱えないため注意が必要です。短期間のうちにオンラインストレージを導入し、社内に普及させたい企業は、オンラインストレージサービスをぜひ検討してみてください。
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