【2024年版】文書管理で実現するナレッジマネジメント！おすすめシステム10選も紹介

リモートワークが進み、オンライン上で文書共有する機会が増え、その管理に困っている企業は多いのではないでしょうか。「必要な文書にアクセスできない」「データ共有がうまくいかない」といった悩みを抱える企業は少なくないと見受けられます。そこでおすすめの方法として、ナレッジマネジメントを目的とした文書管理システムの導入が挙げられます。

本記事では、文書管理とナレッジメントの関係性を解説したうえで、ナレッジメントを目的とした文書管理システムを導入するメリットや導入のステップなどを解説します。あわせて、本記事の最後には、おすすめできるシステム・ツールを10個紹介します。

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文書管理とナレッジマネジメントの関係性

文書管理とナレッジマネジメントの関係性について以下の点から解説します。

文書管理とは？
ナレッジマネジメントとは？
文書管理システムとは？

1つずつ見ていきましょう。

文書管理とは？

1つ目は、文書管理について解説します。文書管理とは文書の活用と保管から廃棄、あるいはアーカイブされるまでの管理を適切に行うことです。文書管理を行う目的は「業務の効率化」と「秘密保持」の2つがあります。業務において該当の文書が必要になったとき、その文書の保管場所を探すのに時間がかかったり、保管した担当者に保管場所を確認せず場所がわからなくなったりしていると、業務に支障をきたしてしまいます。文書管理を適切に行い、目的の文書をすぐに取り出せるようにしておけば、文書を探す手間や負担を軽減できます。

また、文書は自社の秘密保持にも大きく関わるものです。保管や廃棄の際、文書に記載されている重要な内容が漏えいしないよう十分な注意を払う必要があります。

ナレッジマネジメントとは？

2つ目は、ナレッジマネジメントについて解説します。ナレッジマネジメントとは、社内で知識の活用や共有を目的とすることです。企業は組織全体で利益を出しているため、一部の社員だけが有益な知識を持っていても効果をあまり期待できません。社員全体で有益な情報を共有すれば、大きな効果が期待できます。ナレッジマネジメントは社内での知識の共有や活用がベースにあります。ナレッジマネジメントでは文書も重要なツールの1つであるため、書類の保管や管理を適切に行うことが求められます。

文書管理システムとは？

3つ目は、文書管理システムについて解説します。文書管理システムとは、文字通り文書を管理するためのシステムです。電子化した文書の保管や活用、廃棄などといった管理が含まれています。文書管理システムを活用すれば、文書の保管を手軽に行えるだけでなく、情報をいつでも取り出せます。そのため、情報共有の効率化が期待できるでしょう。

また、文書ごとにセキュリティレベルや保管期間を定めることも可能です。データの取り出しや、各部署の必要な社員に送ることもできます。必要な文書が見当たらない場合には、業務を中断して探していた企業であっても、文書管理システムを導入することで業務に集中できるでしょう。

ナレッジマネジメントを目的として文書管理システムを導入するメリット

ナレッジマネジメントを目的として文書管理システムを導入するメリットは下記の3つです。

必要な文書にすぐにアクセスできる
ペーパーレス化が実現できる
データ共有がラクになる

それぞれ詳しく解説します。

必要な文書にすぐにアクセスできる

1つ目は、必要な文書にすぐにアクセスできることです。文書管理システムには検索機能が搭載されています。検索機能はタイトルや内容などで検索をかけられるため、必要な文書にすぐアクセスできます。その他にも、あいまい検索や全文検索など、アクセスをより行いやすくするための機能が多数搭載されたシステムもあります。

ペーパーレス化が実現できる

2つ目は、ペーパーレス化が実現できることです。近年、環境への配慮から紙の使用を減らそうという動きがあります。文書管理システムはデータで書類などを保管しますので、ペーパーレス化の実現にもつながります。また、書類を紙で保管する場合、保管スペースが必要ですが、データで管理を行えば保管場所を縮小化できるでしょう。その他にも、コピー用紙代やインク代などを抑えられます。

データ共有がラクになる

3つ目は、データ共有がラクになることです。文書管理システムを活用することで、データ共有を手軽に行えるようになります。社内でデータを共有したり、必要とする相手への送信も容易に行えるようになったりします。また、文書管理システムにはワークフロー機能が搭載されているため、書類の法務チェックなどの申請も可能です。

ナレッジマネジメントを目的とする文書管理システムの導入ステップ

ナレッジマネジメントを目的とする文書管理システムの導入は3ステップで行えます。

情報の選別を行う
ファイルをグルーピングする
目的に応じて文書管理システムを導入する

それぞれ詳しく解説します。

情報の選別を行う

まずは、情報の選別を行います。情報の選別は情報共有が必要な情報へのスムーズなアクセスを目的とします。そのためには、情報共有が必要な情報とそうでない情報を選別します。情報共有が必要な情報をまとめながら、どのような文書管理システムがふさわしいのかを検討します。

ファイルをグルーピングする

続いて、ファイルをグルーピングします。例えば、商談の記録であれば、取引企業別・担当者別・年度別といった方法があります。ファイルをグルーピングするにあたって、グループの大きさに注意しなければなりません。一つのグループに多くの文書を詰め込みすぎてしまうと、目的の文書を見つけるのが難しくなります。年度別で保管する場合は、月ごとの小グループで細分化するなどの工夫が必要です。また、重要な文書を管理する際には、重要度に合わせてグループ分けする方法もあります。極秘や社外秘など、機密度に応じて分類することで、情報漏えいのリスクを軽減できるといえます。

目的に応じて文書管理システムを導入する

最後に目的に応じた文書管理システムを導入します。文書管理システムは、商品によって搭載されている機能が異なります。目的を明確にしないまま導入をすると導入後に必要な機能が備わっていなかったなどのトラブルが発生することが懸念されます。導入の前に、文書管理システムを導入する目的を確認し、自社で必要な機能を洗い出すことが必要です。

ナレッジマネジメントに必要な文書管理システムを導入するときのポイント

ナレッジマネジメントに必要な文書管理システムを導入するときのポイントは下記の3つです。

導入目的を明確にする
必要とする機能が搭載されているか確認する
セキュリティ対策が自社のポリシーに合うか見極める

それぞれ詳しく解説します。

導入目的を明確にする

1つ目は、導入目的を明確にすることです。文書管理システムの導入前に、システムを導入することで何をしたいのか明確にしておきましょう。そして、どのような文書を管理したいのか明らかにします。例えば、文書管理システムで一般的な社内文書をはじめ、契約書・稟議書など機密度の高い文書の管理を検討するとします。

「この文書を見つけやすくしたい」「共有を容易に行えるようにしたい」「紙の文書を電子化し、コンパクトに保管したい」などの目的が生じます。目的に対して必要な機能を検討するとともに、同時にセキュリティ面での検討が必要なことにも気付けるでしょう。文書管理システムを導入するときには目的を明確にすることで、検討事項が明確化され欲しい機能が搭載されたシステムに決まってくるため、スムーズな導入につながるといえます。

必要とする機能が搭載されているか確認する

2つ目は、必要とする機能が搭載されているか確認することです。目的が明確になったら、次に重要なのは目的を満たす機能が搭載されているかどうかを見極めることです。製品によって搭載されている機能が異なります。導入前に必要とする機能が全て搭載されているか確認する必要があります。例えば、大量の文書の管理に困っている場合は、紙文書の電子化に特化したシステムがおすすめです。

また、文書を探し出すことに困難を抱えている場合は、充実した検索機能が搭載された製品がおすすめです。また、契約書や稟議書といった承認が必要な文書の管理に悩んでいるのであれば、ワークフロー機能搭載の製品がよいでしょう。

セキュリティ対策が自社のポリシーに合うか見極める

3つ目は、セキュリティ対策が自社のポリシーに合うか見極めることです。文書管理システムにおいて自社における機密文書を管理することもあります。そのため、自社のセキュリティポリシーに準じたセキュリティ対策が可能かどうかも見極める点の1つといえます。文書やユーザー単位でアクセスを制御できる機能が搭載されたシステム・アクセス履歴の取得を行えるシステムなど万が一の場合に備えた対策が可能なシステムの検討をおすすめします。

ナレッジマネジメントでの文書管理におすすめなシステム・ツール10選

ナレッジマネジメントでの文書管理におすすめなシステム・ツールを10個紹介します。

それぞれ詳しく解説します。

NotePM

NotePMは、個人のノウハウを引き出す社内Wikiでナレッジを共有できます。大手銀行から税理士事務所、クリニックまで幅広い企業を含む導入が進み、登録企業は5,000社以上です。様々なツールに情報が散らばっていて、社内で必要な情報が見つからず悩んでいる企業や、チャットやメールでの情報が流れてしまって情報共有に課題を抱える企業、ノウハウが属人化していると悩んでいる企業にもおすすめです。文書管理はもちろん、社内の知りたいことが見つかるシステムだといえます。月額4,800円から利用でき、閲覧専用のユーザーに対しては料金は発生しません。

NotePMの特徴

マニュアルを容易に作成できる機能が充実している
WordやExcel、PDFなどのファイルの中身を全文検索できる
更新履歴を自動的に記録し、変更箇所はハイライト表示される

URL: https://notepm.jp/

Confluence

Confluenceは、組織の働き方を改革する・社員全員で優れた成果を収めたいと考える企業におすすめです。バーチャルで場所を取ることなく、知識を集めて共同作業するためのリモートでも使いやすいチームのワークスペースとなっています。また、チーム全体をアップデートするための機能が多数搭載されています。実用的な議事録などはもちろん、インスピレーションが湧くようなプロジェクトの計画も可能です。また、ユーザー10名までは無料で利用できるため、Confluenceを気になっている企業は試してみてもよいでしょう。

Confluenceの特徴

最大2GBのファイルストレージを利用できる
製品要件ドキュメントからマーケティング計画まで、様々なテンプレートが揃っている
ドキュメントの管理では高度な検索機能を利用できる

URL: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

Alfresco

Alfrescoは、シンプルなビジネス文書から、スキャナーで取り込んだ画像・写真・設計図、大きな動画ファイルまで、あらゆる種類のコンテンツを管理するシステムです。分散した仕事環境のための安全なコンテンツ管理ソリューションです。AlfrescoのクラウドネイティブのオープンソースであるECMを活用すれば、場所を問わずコンテンツ管理を行え、各場所に分散するユーザーと情報を結び、あらゆるデバイスにアプリケーションを届けられます。Alfrescoが気になる方は、無料版を試してみてください。

Alfrescoの特徴

文書をスキャンしキャプチャーを行えば、AIや機械学習機能で価値の高いインサイトや分析を引き出せる
パワフルな検索機能と整理機能が搭載されている
重要なビジネスコンテンツをあらゆる段階で保護できる

URL: https://www.alfresco.com/jp/

FileBlog

FileBlogは、ファイルサーバーの全文検索が可能な文書共有システムです。2007年に誕生した世界ではじめてフォルダーの階層の検索に対応したシステムです。端末を選ばず、ファイルサーバーを閲覧できます。全文検索機能があるため目的の文書まで最短でたどり着くことが可能です。FileBlogを活用すれば、既存のFile Serverを情報共有ポータルにできます。紙の文書を検索対象にしたい、外出先や自宅でも文書を確認したい、ファイルサーバーの検索効率をアップしたいと考えている企業におすすめです。

FileBlogの特徴

ファイルサーバーを高速検索できる
共有文書をポータル化できる
全文検索やタグ管理をいつでも行える

URL: https://www.teppi.com/fileblog/product

ASTRUX2.0

ASTRUX2.0は、様々な文書を効率よく管理できる文書管理システムです。文書管理システムを導入する場合システムに合わせた書式の変更などが必要な場合がありますが、ASTRUX2.0では、たとえば使い慣れた申請書があった場合そのまま電子承認できます。紙から電子への移行を効率よく行いたい企業におすすめです。一般文書やISO文書、記録などの運用や管理についてWeb上で一括監視を行えるため、文書管理における業務の負担を軽減できます。また、誰が・いつ・何をしたのかが分かるログ管理機能でセキュリティ対策も安心です。

ASTRUX2.0の特徴

文書の検索を容易に行えるための機能が多数搭載されている
PDF文書やDocuWorks文書の持出制限機能が搭載されている
フォーム申請機能により、申請処理をスムーズに行える

URL: https://www.astrux.jp/

Fleekdrive

Fleekdriveは、企業向けのオンラインストレージサービスで働き方が多様化する今日、企業の業務負担を軽減させることを目的にしたシステムです。大手航空会社・銀行・大学生協など様々な企業・団体が導入しており、業種に限定することなく使いやすいシステムであることがわかります。新しい働き方で価値ある時間をもっと自由に使いたい企業におすすめできます。ファイルをアップロードした際のメールでの連絡や、上司からの承認などといったルーティン業務を事前登録したルールに則り自動で実行できます。

Fleekdriveの特徴

海外含め、24時間どこからでもアクセスできる
ファイルの受け渡しを安心して行える機能が多数搭載されている
更新が必要な書類はファイルのメタ情報をもとに更新日の前にメール通知できる

URL: https://www.fleekdrive.com/

LegalForceキャビネ

LegalForceキャビネは、AIによるあらゆる契約書を自動管理してくれるシステムです。電子契約サービスと連携すれば電子契約で締結した契約書も紙の契約書と同様に管理することが可能です。また、契約情報を自動抽出するので、契約管理台帳を手間なく作成できます。また、これまで手入力していた作業もAIが行ってくれます。そして、自由に閲覧権限を設定できるので、全社運用が可能です。なお、LegalForceキャビネ上で自動作成された契約管理台帳は、Excel形式でダウンロードできます。料金は状況に合わせて設定されるため、無駄なく利用できます。

LegalForceキャビネの特徴

管理台帳を自動で作成できるため手間がかからない
全社での運用を可能にする柔軟な閲覧制限が搭載されている
現在の契約書と変更後の契約書を紐付けできる

URL: https://legalforce-cloud.com/cabinet

WorkingFolder

WorkingFolderは、ドキュメントの保存・共有を支援するクラウドサービスです。WorkingFolderを活用することで、オフィス内の文書を外出先や出張先などでも閲覧、及び利用できます。また、社外への送付もユーザー登録も不要で、安全な文書ファイル共有が可能です。さらに、通常のクラウドストレージのように、ドラッグ＆ドロップの操作で文書のアップロードやダウンロードを手軽にできます。自社サーバーを構築するよりも手軽に導入でき、システム管理者がいなくても運用できることがポイントです。

WorkingFolderの特徴

膨大な文書を簡単、かつスムーズに格納できる
格納した文書にアクセス権限を細かく設定できる
同一ドキュメントの排他制御により、複数メンバーでの利用も安心できる

URL: https://www.fujifilm.com/fb/product/software/workingfolder

SPA

SPAは、文書のデータ化・共有・管理・検索・ワークフロー・データ活用などビジネスのナレッジマネジメントを進めるにおいて必要な機能を備えたシステムです。高精度なAI OCRの活用で、完全自動化を目指した運用を実現します。紙文書の電子化からファイルの仕分け・管理を自動化し、社内データの活用を促進してくれます。文書の保管や記録管理における煩雑な作業の自動化で、社員の負担を軽減できます。また、管理コストを削減すれば、内部統制の質向上も狙えるでしょう。ナレッジマネジメントに必要な機能をオールインワンで兼ね備えたシステムといえます。

SPAの特徴

各種ファイルの日付や数字などの条件を読み取り、指定したフォルダーに振り分けできる
他システムから出力される文書やファイルを自動保存できる
高精度なAI OCRを活用し、自動化を目指した運用を行える

URL: https://www.techvan.co.jp/solution/system/paperless/spa/

OnBase

OnBaseは、申込書や請求書などの業務で必要な紙文書などの大量コンテンツを統合管理して、業務の効率化を目指すためのシステムです。金融業や製造業など業種に関係なく導入が進む使いやすいシステムといえます。既存業務システムなどの基幹システムと連携を行い、使い慣れた業務画面からワンクリックで関連する電子化書類が表示可能です。特定の部署で欲しい機能だけを選択して、スモールスタートが可能であるため、導入のためのコストを削減できます。また、スキャナで電子化を行った電子文書を、注文番号あるいは顧客IDなどと紐づけて一括管理も可能です。

OnBaseの特徴

プログラムレスを短期構築できる
業務システムのなかから関連文書をすぐに参照できる
コンテンツサービス・プラットフォームのマジック・クアドラントでリーダーに認定

URL: https://www.pfu.fujitsu.com/onbase/

まとめ

今回は、文書管理とナレッジメントの関係性を解説したうえで、ナレッジメントを目的とした文書管理システムを導入するメリットや導入のステップなどを解説しました。あわせて、本記事の最後には、おすすめできるシステム・ツールを10個紹介しました。文書管理システムを導入することで、文書の共有を社内で行いやすくなるだけでなく、管理の負担が軽減されます。社内で重要な情報や有益な情報を共有しやすくなるため、自社のボトムアップも期待できるでしょう。文書管理システムには様々な種類がありますので、自社のニーズに合った機能が搭載されたシステムを探してみてください。

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