調査報告書の書き方、ポイントや注意点を徹底解説(例文あり)

2020年02月11日(火) 報告書,ビジネス文書

この記事では、調査報告書を書く必要がある人に向けて、調査報告書の書き方や注意点、例文などについて詳しく紹介します。

調査報告書とは

調査報告書とはその名の通り、「指定された事柄に対する調査結果をまとめた報告書」になります。商品の状況や状態、不動産業なら土地や建物の状況などを調査して、客観的な視点から報告書としてまとめるものや、一般的な企業なら、市場調査であるマーケティングリサーチ報告書、取引相手の支払い能力などを調べる信用調査報告書などがあります。

調査報告書は、通常の業務報告書などとは違って、データや研究結果、検証結果なども記載して報告するのが特徴です。調査報告書は、今後の業務計画の立案、分析などに使用されるので、客観的で具体的なデータが記載されていることが重要になるでしょう。

調査報告書は、正確性と信ぴょう性があることがポイントです。役立つ調査報告書を作るためには、さまざまなデータを広く集めて客観的な視点でみることが求められます。

 

調査報告書の書き方のポイント

5W2H

失敗せずに調査報告書を書くためには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。ビジネス文書の基本は5W2Hです。これは、When(時期や期間)、Where(場所)、Who(対象者)、What(行動)、Why(理由)、How(手段)、How many(数量や金額)の頭文字を取ったものです。この5W2hを調査報告書にも当てはめることを意識しましょう。

イメージできるように

調査報告書はプロジェクトを成功させるための重要な書類なので、分かりやすく書くことも大切です。たとえば、マーケティングリサーチなら、調査の目的や内容、対象となる商品やターゲットの年齢層、人物像などが明確にイメージできるように書くことを意識しましょう。

客観的に

客観的に書くことも重要です。調査結果や分析結果に個人的な感想などを交えてはいけません。調査結果や分析、対策案などは事実に基づいた客観的なものであることを心がけましょう。調査結果を裏付ける資料があるのなら、それらをすべて添付することもポイントになります。資料は客観的な証拠になるので、簡潔にまとめて提出しましょう。また、添付資料は多くても構いませんが、調査報告書自体は1枚にまとめることがビジネスマナーです。

 

調査報告書の構成・項目

  • 調査の目的
  • 趣旨
  • 調査の概要
  • 調査結果
  • 分析
  • 今後の対策
  • 添付書類

調査報告書は分かりやすさや読みやすさが求められるため、いくつかの項目に分けること、箇条書きを用いるといいでしょう。

調査報告書に必要な項目としては、調査の目的や趣旨・調査の概要・調査結果・分析・今後の対策・添付書類が挙げられます。どのような調査をするのかによって項目は変わりますが、基本の項目はこの6つだと覚えておきましょう。

まずはじめに記載するのが、調査の目的(趣旨)です。目的がはっきりしていなければ、何のための調査なのか伝えることができません。そのため、調査の目的ははじめに記載しておきましょう。

次は、調査概要です。調査概要とは、調査対象や方法、期間、項目といったことです。何を対象にどのような方法で、いつからいつまで、どのような項目について調べたのか。こうした要点を明記するのは、正確性や信ぴょう性を高めるために重要になります。

調査結果も記載しましょう。結果が分からなければ調査の意味がありません。また、調査結果を受けての分析も大切です。

最後に、今後の対策をまとめます。添付資料があるのなら、一番最後の項目として記載しましょう。

 

調査報告書の例文

実際に、どのような調査報告書を書けばいいのか、例文を紹介します。ここでは、さまざまな業務や物事の状況調査や実態調査などで広く使える調査報告書の例についてみていきましょう。

提出日:20○○年〇月○〇日(右寄せ)
提出部署と責任者名:□□部○○様(左寄せ)
提出者の部署と氏名:XX部□□課○○(右寄せ)

調査する業務や物事の名称:【△△】の状況に関する調査報告書(フォントを他より大きくし太字、中央揃え)

標記の件について下記の通り調査を実施しましたので、その結果を報告します。
記(中央揃え)

1.調査目的
何が知りたくて調査をするのか、その趣旨を記載します。一行程度、長くても二行程度でまとめるようにしましょう。

2.調査対象
調査対象は明確にイメージできるように、年齢・性別・職業などを具体的に記載します。

3.調査方法
箇条書きを用いて、分かりやすく簡潔に調査方法を説明します。

4.調査期間
20〇〇年〇月○○日(曜日)~20〇〇年□月□□日(曜日)
期間は具体的に記載するのがポイントです。

5.調査項目
分かりやすいように箇条書きを用いて、簡潔に書きます。

6.分析結果
数値の場合にはグラフを使い、その説明を付け加えます。

7.今後の対策
箇条書きを用い、事実に基づいた対策を記載しましょう。

8.添付資料
添付する資料名を列記します。客観的な根拠となる資料はすべて別紙の形で添付しておきます。

以上

このように1枚の文書にまとまるように調査報告書を記載します。何の調査報告書を出すかによって細かな項目は変わりますが、このような書き方が一般的なテンプレートになりますので、参考にしてみるといいでしょう。

 

調査報告書を書くときの注意点

簡潔に分かりやすく

調査報告を書くときに注意してほしいのが、読む人の立場になることです。きちんと結果を報告しようと思うあまり、文章が長くなったり1枚でまとまらなかったりすることもあるでしょう。しかし、あまりにも長すぎたり、結論が分かりにくかったりすると、読む人にとっては苦痛です。報告書を読むだけが仕事ではないので、できるだけ簡潔に分かりやすくまとめることを意識しましょう。

専門用語に注意

関係者にしか伝わらないような専門用語、流行語などを使うのもいけません。誰が読んでも分かりやすい、意味が伝わる書類にしなければ、調査報告書としては役に立たないでしょう。

 

正しい書き方をして、役立つ調査報告書を作ろう

調査報告書は、ビジネスシーンでも活用される書類です。調査報告書には、事実に基づいた客観的な内容であること、簡潔で分かりやすいことが求められます。
紹介したコツやポイントを踏まえて、役立つ調査報告書を作りましょう。

 

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