こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
円滑な企業活動に欠かせない情報共有ですが、情報共有がなかなかできない従業員もいます。そのことで、企業だけでなく本人にも不利益が生じる恐れがありますが、そこで本人だけを責めることはいけません。大切なことは、情報共有をしない心理を知ることです。また、職場環境にも要因がある場合は、そこにも対処が必要になるでしょう。
そこで今回は、情報共有をしない人がもつ心理や、そのような状態を引き起こす職場環境、さらには情報共有を促進するポイントを解説します。
目次
情報共有しない人の心理を理解する前に知りたい基礎知識
ここでは、情報共有しない人の心理を理解する前に知りたい基礎知識として、以下の2つを解説します。
- 情報共有を怠ると何が問題？
- 情報共有に課題を感じている企業は多い
それでは、1つずつ解説します。
情報共有を怠ると何が問題？
基礎知識の1つ目は、情報共有を怠ることで起こりうる問題です。
ここでは、以下の3つを解説します。
- 進捗管理やトラブル対応に支障が生じる
- 業務の効率が低下する
- 従業員同士の人間関係が悪くなる
それでは、1つずつ解説します。
関連記事：情報共有が不足する弊害・原因と回避するための3つのポイントを解説
1.進捗管理やトラブル対応に支障が生じる
情報共有が不十分だと、従業員同士、あるいは上司・部下間で仕事の状況が把握できません。その結果、進捗管理やトラブル対応に遅れが生じることもあるでしょう。また、進捗管理やトラブル対応に問題が生じると、納期遅れや顧客からの信頼損失も発生する恐れがあります。これらは、企業にとって多大な損失につながりかねません。
2.業務の効率が低下する
情報共有が不十分な状況では、業務の過程で疑問が生じても、その解決が遅くなるでしょう。疑問を解決するために、解決策を知っている人に質問しなければならない場合は、双方の業務が途切れてしまいます。また、業務の属人化が進み、社員個々が有する専門知識を共有することなく各々で業務を進めていくと、全体の業務効率が低下するかもしれません。
3.従業員同士の人間関係が悪くなる
情報共有がないと、「なぜ報告してくれなかったのか？」など、相手が不信感を抱き、社内での人間関係の悪化にもつながります。そのことは、仕事のミスやトラブルが起こる要因になりかねません。
情報共有に課題を感じている企業は多い
基礎知識の2つ目は、情報共有に課題を感じている企業は多いことです。
情報共有に関する課題は、多くの企業も感じているところです。HR総研の調査によると、社内コミュニケーションに課題を感じる企業が8割近くにのぼるとの結果が得られました。また、1/4程度の企業は、社内の情報共有が不十分であるとの認識を示しているとの調査結果も出ました。これらの調査結果は、情報共有に悩む企業の多さを示しています。特に昨今は、テレワークの普及で、従業員同士の直接的なコミュニケーションが減少しています。このことも、情報共有の課題をより浮き上がらせているのかもしれません。
出典：HR総研：「社内コミュニケーション」に関するアンケート調査 結果報告｜HRpro
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情報共有しない人がもつ心理
ここでは、情報共有しない人がもつ心理として、以下の4つを解説します。
- 情報共有が重要と思っていない
- 情報共有への抵抗感がある
- 情報共有の手間を惜しんでいる
- 情報共有したつもりになっている
それでは、1つずつ解説します。
情報共有が重要と思っていない
1つ目は、情報共有が重要と思っていないことです。
従業員がそもそも情報共有を重要と思っていなければ、積極的に情報共有を行わないのは当然かもしれません。従業員のマインドチェンジのために、情報共有の必要性やメリットを根気強く説明し、情報共有しやすい仕組み作りが求められます。
関連記事：情報共有のメリットがすべて分かる！得られる成果&失敗例と解決策
情報共有への抵抗感がある
2つ目は、情報共有への抵抗感があることです。
人によっては、情報共有に抵抗を感じており、敢えて行わないケースもあります。情報共有によって自分の優位性がなくなることや、反対に不都合な情報を共有することで評価が下がることを心配し、抵抗を感じるのです。それを防ぐには、情報共有は組織だけでなく自分にもメリットがあることや、都合が悪い情報が共有されても責め立てない環境作りが重要です。
情報共有の手間を惜しんでいる
3つ目は、情報共有の手間を惜しんでいることです。
業務プロセスが煩雑で業務に負担がかかるときや、業務が多忙で余裕がない場合は、情報共有の手間を惜しんでしまうこともあるでしょう。それでも情報共有を積極的に行わせるためには、情報共有プロセスの見直しなど、従業員への負担を軽減することがポイントです。
情報共有したつもりになっている
4つ目は、情報共有したつもりになっていることです。
情報共有の捉え方が周りと異なり、本人は情報共有をしたつもりでも実際には職場に共有されていないケースもあり得ます。これは、共有すべき情報の基準やタイミングが自分と周りで異なるため、認識にズレが生じているものです。その結果、トラブルに発展することもあるでしょう。それを防ぐには、情報共有のルールを見直し、情報の捉え方について互いの齟齬をなくさなければなりません。
情報共有しない人の心理を引き起こす職場の特徴
ここでは、情報共有しない人の心理を引き起こす職場の特徴として、以下の3つを解説します。
- 情報共有の重要性が浸透していない
- 情報共有の仕組み化ができていない
- 職場内の関係性構築が不十分になっている
それでは、1つずつ解説します。
情報共有の重要性が浸透していない
特徴の1つ目は、情報共有の重要性が浸透していないことです。
情報共有の重要性を感じていない従業員が多ければ、情報共有が進まなくて当たり前です。そのような雰囲気が職場全体に存在する場合は、真っ先に改善しなければなりません。情報共有の必要性を職場全体にまず浸透させ、その上で情報共有を通じたチームワーク向上や信頼感の醸成を目指しましょう。これにより、情報共有が活発に行われる環境であれば、情報共有に消極的であった従業員も、情報共有を今までより行うようになるはずです。
情報共有の仕組み化ができていない
特徴の2つ目は、情報共有の仕組み化ができていないことです。
いつ・誰が・どうやって・どのような情報を共有するかはっきりしていないと、情報共有は円滑に行われません。また、情報の蓄積や引き出しについても、やり方が整備されていないと情報の検索・閲覧が滞ることがあるでしょう。一方で、あらゆる情報を共有すると、必要な情報が埋もれてしまうリスクが否定できません。これらの問題を防ぐためには、過不足なく速やかに情報共有ができるよう、最適な仕組みを作ることが必須です。
職場内の関係性構築が不十分になっている
特徴の3つ目は、職場内の関係性構築が不十分になっていることです。
情報共有は、以下のとおりさまざまな関係性の間で、円滑に行わなければなりません。
- 部下から上司
- 上司から部下
- 同僚同士
しかし、職場内で信頼関係構築が成功していないと、情報共有することで自分自身の立場が悪くならないか不安になる従業員もいるでしょう。また、叱責を恐れて情報共有に消極的になる従業員もいるかもしれません。そのため、職場内で信頼関係構築ができていないことも、従業員が情報共有しない状態を作り出す要因になり得ます。
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情報共有しない人の心理的障壁を打破する方法
ここでは、情報共有しない人の心理的障壁を打破する方法として、以下の3つを解説します。
- 情報共有に関するルールを制定する
- 情報共有がしやすい文化・社風を作る
- 情報共有ツールを活用する
それでは、1つずつ解説します。
関連記事：社内の情報共有を促進するには
情報共有に関するルールを制定する
方法の1つ目は、情報共有に関するルールを制定することです。
情報共有に関するルールが特に存在しない場合、従業員は情報共有を面倒くさがっても無理はありません。そのため、どのような情報をいつだれが、どのように共有しなければならないか、明確にルール制定することが必要です。簡単に作成できる情報共有用フォーマットを用意するなどすれば、情報共有の負担が軽減されるため、従業員も取り組みやすくなるでしょう。
ただ、ルールが細かすぎると、従業員が情報共有に手間を感じて消極的になるかもしれません。従業員がルールを守って情報共有をすることが大切なので、従業員の手間と情報共有の必要性を総合的に判断し、必要項目を決めましょう。また、従業員自信が情報共有の必要性を理解していないと、ルールを制定してもあまり効果が期待できないため、情報共有の重要性をこまめに教育していくことも重要です。
関連記事：社内の情報共有に必要な知識を徹底解説！課題から成功に導くポイントまでを詳しく紹介
情報共有がしやすい文化・社風を作る
方法の2つ目は、情報共有がしやすい文化・社風を作ることです。
情報共有が難しい文化・社風があると、いくら必要なインフラが整備されていても、情報共有が滞ってしまいます。例えば、上司と部下、あるいは別部署の間に溝があると、なかなか情報共有が進まないものです。そこで、社内コミュニケーションの活性化により、情報共有をしやすい文化・社風を醸成することが求められます。例えば、フリーアドレス制やチャットツールの導入は、従業員同士のコミュニケーション促進に有効です。また、さまざまな役職や部署の従業員同士で、ざっくばらんに交流できる場所を設けることも有効でしょう。
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情報共有ツールを活用する
方法の3つ目は、情報共有ツールを活用することです。
現在、情報共有に役立つツールが多くのベンダーから提供されています。それらを活用することも、情報共有を促進するために有効です。さまざまな比較ポイントを考慮し、自社に最適なツールを選択しましょう。例えば、特殊な形式のファイルを業務で共有したい場合は、その形式のファイルを共有できるツールが必要です。すでに他の情報共有ツールを導入している場合、そのツールと連携できれば一層大きな効果を発揮するかもしれません。
今後チームの人数が変動すると予想される場合は、柔軟にメンバーの増減に対応できるツールがよいでしょう。ツールの導入・運用に自信がなければ、サポート体制が充実しているツールや無料トライアル・無料プランでお試しができるツールの利用がおすすめです。
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まとめ
今回は、情報共有をしない人がもつ心理や、そのような状態を引き起こす職場環境、さらには情報共有を促進するポイントを解説しました。
情報共有を怠ると、業務効率の低下や人間関係などの悪化を引き起こしますが、なかには情報共有をあまりしない従業員もいます。そのような従業員には、情報共有が重要でないという心理や、「情報共有したつもり」という心理が隠れているものです。また、職場環境が原因で、従業員が情報共有に抵抗を感じているケースもあります。情報共有の仕組みや人間関係構築が職場で不十分であれば、従業員1人だけの問題ではありません。
そのような状態を打破し、情報共有を促進するには、まずは情報共有に関するルールを制定するとよいでしょう。その際には、ルールを細かくしすぎず、従業員が無理なく実施できるものにすることがポイントです。また、情報共有を促進する文化作りや便利なツールの導入にも、ぜひ取り組んでみてください。
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