情報共有の方法を徹底解説！効率化テクニック・見直すべき理由・ポイントも詳しく紹介！

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

情報共有方法について調べている方も多いと思います。
情報共有方法にはいくつかあり、企業はなぜ情報共有を見直したいのかをしっかりと考えてから、選定することが大切です。

本記事では、情報共有方法について、見直すべき理由、効率化するテクニック、ポイントを解説していきます。

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情報共有方法を見直すべき理由

情報共有方法を見直すべき理由について、以下4点を解説します。

スキルアップ
業務効率化
属人化防止
顧客満足度アップ

それでは、1つずつ見ていきましょう。

スキルアップ

1つ目の理由は、スキルアップです。

情報共有の方法を見直せば、個々のスキルアップはもちろん、組織全体や関係者のスキル向上に大きく役立ちます。近年、IT業界を始め市場は変化が著しいため、常に最新情報を共有し、相互に学び合う環境が不可欠です。新しい知識や技術を共有できれば、従業員がそれぞれ抱える専門知識を深め、より効果的なコンテンツ戦略を立てられます。

また、スムーズに知識共有できる環境が整っていれば、新入社員や未経験者の教育にも役立ち、全体のスキルレベルの底上げを実現します。情報共有を積極的に行うことは、個人の成長だけでなく、組織全体の競争力強化にもつながるのです。

業務効率化

2つ目の理由は、業務効率化です。

企業で業務効率化と業務スピード向上のために、情報共有方法の見直しが大切です。

適切な情報共有ツールを導入すれば、チーム内のコミュニケーションがスムーズになり、必要な情報を迅速に入手できるでしょう。これにより、業務の重複を避け、タスクの優先順位付けがより効率的に行えるようになります。また問題が生じた際には、関係者間で迅速に情報を共有し、解決策を素早く見つけ出すことも可能です。

情報共有を活性化させることで、業務の効率化とスピードアップを実現し、組織全体の生産性向上に貢献します。

属人化防止

3つ目の理由は、属人化防止です。

情報共有方法を見直せば、属人化防止にも役立ちます。

企業では、個々人の長年の経験から得たノウハウが重要なケースが多く、知識や技術が特定の個人に依存してしまうと、その人がいない場合に業務が滞るリスクが生じます。情報共有を促進すれば、これらの貴重なノウハウを文書化し、企業全体でアクセス可能な知識として蓄積できるのです。新入社員や中途採用など、新しい従業員が加わったときの教育や引き継ぎも容易になるでしょう。

属人化を防ぎ、知識を組織全体の資産として扱うためにも、情報共有方法を見直すべきです。

顧客満足度アップ

4つ目の理由は、顧客満足度アップです。

情報共有方法の見直しは、顧客満足度の向上に不可欠です。

従来の情報共有方法を見直し、より効率的な情報共有ツールを導入することで、必要な情報を素早く探し出し、顧客の問題解決に役立てられます。

例えば、顧客からの問い合わせに適した情報をすぐに見つけられるツールがあれば、顧客に回答を素早く提示でき、待ち時間が短縮され顧客満足度が向上します。

迅速な対応は顧客の信頼を深めることにもつながり、リピート率の増加も期待できるでしょう。情報共有の最適化は、顧客サービスの質を高める上でも欠かせません。

情報共有を効率化する方法

情報共有を効率化する方法として、以下3点を解説します。

情報一元管理
デジタル化
ツール導入

それでは、1つずつ見ていきましょう。

情報一元管理

1つ目の方法は、情報一元管理です。

社内情報や顧客対応ステータスなど社内情報を一元的に管理すれば、情報の一貫性を保ち、部署間での情報の齟齬を防げます。例えば、NotePMのようなナレッジマネジメントツールを導入すれば、必要な情報を一箇所にまとめてキーワードで簡単に検索できるようになり、従業員は必要な情報を迅速に見つけ出せるでしょう。

また、新入社員の入社や異動があった際にも、教育や業務の引き継ぎがスムーズに進行します。情報一元管理は、業務の迅速化だけでなく、組織内のコミュニケーションの質を向上させる効果も期待できます。

デジタル化

2つ目の方法は、デジタル化です。

自社で紙やFAXなど、アナログ対応で情報共有を進めている場合、デジタル化が欠かせません。

アナログ方法では、情報の検索や共有に時間がかかり、情報の古さが問題になることもあります。情報をデジタル化すれば、いつでもどこからでも瞬時にアクセスでき、作業効率が大幅に向上し、チーム内でスムーズな情報共有ができるでしょう。

ツール導入

3つ目の方法は、ツール導入です。

情報共有を効率化するために、ツールの導入は重要です。

個人が抱える知識を効率的に共有するためには、NotePMの導入がおすすめです。NotePMは、従業員が情報を一元的に管理し、簡単に共有できるナレッジマネジメントツールです。

記事の作成、編集はもちろん、キーワード検索機能を通じて必要な情報をすぐに見つけ出せます。また、アクセス権限の管理機能も充実しており、情報のセキュリティを確保しつつ、従業員との適切な情報共有が可能です。

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情報共有の仕組みを決めるステップ

情報共有の仕組みを決めるステップとして、以下7点を解説します。

目的の明確化
スケジュール計画
アイディア創出
ルール策定
教育
実践
改善

それでは、1つずつ見ていきましょう。

目的の明確化

1つ目のステップは、目的の明確化です。

情報共有方法を決める際には、まず目的の明確化が重要です。

情報共有を行う目的を明確にすれば、目的に沿ったツールの選定、導入が可能となり、情報共有を効率的に行えます。

目的を決めるには、まず社内の現状を把握しましょう。どの情報が共有されていないのか、または共有が遅れているのかを特定し、情報共有が必要な理由とその効果を評価します。

目的が明確になれば、その目的に合った情報共有の方法やツールの選定が可能になり、より効果的でしょう。

スケジュール計画

2つ目のステップは、スケジュール計画です。

スケジュール計画をしっかりと立てることにより、情報共有ツール導入に向けた具体的な行動計画を明確にできます。スケジュールの内容として、現状分析・必要なツールの選定・導入・従業員への教育・評価と改善が含まれます。

スケジュールを適切に計画すれば、プロジェクトは段階的に、かつ効率的に進行し、計画の初期段階で設定した目標達成に向けて、チーム全体が一丸となって取り組めるでしょう。

アイディア創出

3つ目のステップは、アイディア創出です。

情報共有方法を決めるにあたって、アイディア創出が欠かせません。

アイディア創出では、情報共有方法に関するニーズや現状の課題と改善案を自由に出し合います。ブレインストーミングセッションやワークショップを通じて、多様な視点からの意見を集めることで、効果的な情報共有の戦略やツール選定が可能となるでしょう。

アイディア創出を通じて、実際の業務フローに合った情報共有ができるようになり、従業員全体の生産性向上につながります。

ルール策定

4つ目のステップは、ルール策定です。

情報共有の仕組みを決めるためには、そのルールを明確に策定し、社内での広い周知が必要です。

共有すべき重要な情報の種類・共有のタイミング・情報のアクセス権限設定・使い方など、具体的なルールを設けることが重要です。ルールを策定したら、全従業員が理解しやすい形で文書化し、社内ポータルやメール、会議などで周知しましょう。明確なルールとその徹底した周知は、情報共有をスムーズにするためにも欠かせません。

教育

5つ目のステップは、教育です。

情報共有の仕組みを成功させるためには、その仕組みを理解し、適切に活用できるような教育が重要です。具体的には、新しい情報共有ツールの操作方法、情報を共有する際のルールやプロセスを具体的に説明するトレーニングを実施します。情報共有の重要性や目的、それが業務効率化や成果向上にどのように貢献するかを明確に伝えることも大切です。

教育では実際の例やケーススタディを交えながら、わかりやすい説明を心がけ、さらに教育後もマニュアルなどを元に、振り返られるようにしましょう。

社員が新しい仕組みに対してポジティブな理解を持ち、積極的に参加するよう促します。教育と説明を通じて、情報共有の仕組みは社内で広く受け入れられ、その有効性が最大化されます。

実践

6つ目のステップは、実践です。

ツールなど、情報共有の仕組みを策定した後、いよいよ導入・実践段階に移ります。

実践では、まずは選定したツールの導入・設定から進めます。策定したルールやガイドラインに基づいて、従業員が新しい仕組みを理解し、スムーズに使えるようになることで、初めて情報共有の効果が実感できるでしょう。

実践を通じて、情報共有の仕組みが社内の具体的なニーズに合っているかを確認し、必要に応じて改善を行うことで、持続的に効率的な情報共有が実現します。

改善

7つ目のステップは、改善です。

情報共有の仕組みを確実に根付かせるためには、実践後も改善し続けることが重要です。機能に不十分な部分がないか、情報共有ツールの利用状況を定期的に確認しましょう。

共有が不十分な場合やツールの使用に問題を見つけたら、それを早期に発見し、改善策を講じることも重要です。

情報共有方法を決めるときのポイント

情報共有方法を決めるときのポイントについて、以下6点を解説します。

代表者の決定
ルールの策定
知識の整理
範囲の設定
迅速な対応
セキュリティ対策

それでは、1つずつ見ていきましょう。

代表者の決定

1つ目のポイントは、代表者の決定です。

情報共有方法を決める際に、リーダーとなる代表者を決めましょう。明確な責任者を設けることで、情報の集約と配布がスムーズに行われ、共有される情報の質と一貫性を保てます。

リーダーは共有すべき情報の選定、適切な共有方法の選択、ツールの管理、そしてプロセスの監視と改善を行うキーパーソンです。また、情報共有の仕組みに関する問い合わせや課題が生じた際の中心的役割を担い、チーム内のコミュニケーションを円滑にします。

リーダーを明確にすれば、情報共有の効率化だけでなく、組織全体の生産性向上にも貢献します。

ルールの策定

2つ目のポイントは、ルールの策定です。

情報共有方法を決めるときには、どの情報を・誰が・いつ・どのように共有するかという明確なルールを設けることが重要です。ルールを策定し、情報の重複や漏れを防ぎ、情報共有の効率を大幅に向上できます。また、新たにチームに加わったメンバーが既存の情報共有システムにスムーズに適応できるようになり、全体の作業効率の向上にもつながります。

ルールを明確にして、従業員間で一貫した情報共有が行われ、効果的なコミュニケーションが可能となるでしょう。

知識の整理

3つ目のポイントは、知識の整理です。

情報共有方法を策定する際、形式知と暗黙知を区別し、知識を適切に整理しましょう。形式知とは、文章・図解・数値など、誰が見てもわかる形式で表現されている知識のことです。暗黙知は経験から得られる直感やノウハウ、トラブルシューティングの技術など、容易には言語化や文書化が難しい情報です。

形式知はデータベースや文書管理システムによって効率的に共有し、暗黙知はミーティングやワークショップ、メンタリングといった対面または対話を通じて共有するなど、それぞれに適した方法で共有しましょう。このように知識を整理すれば、必要な情報に迅速にアクセスしやすくなり、組織全体の知識共有とスキルアップを促進します。

範囲の設定

4つ目のポイントは、範囲の設定です。

情報共有方法を決定するときは、情報共有の範囲を明確な設定も重要なポイントです。情報全てを全社員と共有するのではなく、関係部署やプロジェクトチーム間のみなど、必要な情報を共有しましょう。そうすることで、情報の過剰な流通を防ぎ、セキュリティ対策を強化できます。また、関係者が必要な情報を効率的に収集・活用できるようにもなり、業務効率化も見込めます。範囲を設定すれば、情報の精度を高め、効果的な情報共有を実現できるでしょう。