こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
企業活動で、ナレッジは重要な経営資源になります。ただ、ナレッジ共有が滞るとナレッジを活用できる従業員が限られるため、その効果は限定的です。ナレッジを企業活動で最大限活かすには、適切な手順でナレッジ共有する必要があります。さらに、ナレッジ共有のポイントや便利なツールも把握していると、ナレッジ共有による効果が高まるでしょう。そこで今回は、ナレッジ共有の方法や成功のポイントを解説し、その上でおすすめのナレッジ共有ツールを7選紹介します。
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目次
ナレッジ共有方法の種類
ここでは、ナレッジ共有方法の種類として、以下の4つを解説します。
- 知的資本集約型
- 顧客知識共有型
- ベストプラクティス共有型
- 専門知識ネットワーク型
それでは、1つずつ解説します。
知的資本集約型
1つ目は、知的資本集約型です。
これは、社内の知識を活用して新たな価値を創出するものです。専用ツールを使って大量のデータ分析を行い、経営戦略に役立てます。具体的には、特許や製造技術、営業ノウハウなどの知的資産を組み合わせて収益アップを目指します。
顧客知識共有型
2つ目は、顧客知識共有型です。
これは、過去の顧客対応履歴やアンケートをもとに、コールセンター等のサービス改善を図るものです。また、顧客対応履歴やアンケートをデータベース化することで、コールセンター等での対応に関して属人化を防ぎ業務効率化が期待できます。
ベストプラクティス共有型
3つ目は、ベストプラクティス共有型です。
これは、成功事例や優秀な社員の知識・ノウハウを共有することで、組織全体のレベルアップを図るものです。過去事例からベストプラクティスを見つけ、社内システムに集約すれは、他の従業員も同様の成果を出せるようになるでしょう。特に、営業部門などの業務改善に向いている手法とされています。
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専門知識ネットワーク型
4つ目は、専門知識ネットワーク型です。
これは、従業員が有する専門知識を共有することで、問題解決の迅速化を図るものです。専門知識を有する従業員にとっても、それに関する質問回答で時間を取られることが減る点ではメリットがあると言えるでしょう。
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ナレッジ共有方法を進める3ステップ
ここでは、ナレッジ共有方法を進めるステップとして、以下の3つを解説します。
- 責任者の決定
- 整理するナレッジの選定
- ナレッジ共有手段の決定
それでは、1つずつ解説します。
責任者の決定
1つ目は、責任者の決定です。
ナレッジ共有を円滑に進めるには、まずは責任者を決めましょう。責任者が明確になっていないと、各従業員が「誰かがやるだろう」と思い、結果的に誰も手を付けなくなっても無理はありません。共有ルールや具体例がないまま全社一斉にナレッジの整理を始めると、社内が混乱する恐れがあるだけでなく、ナレッジの品質にもムラが出かねません。責任者は、ナレッジ共有のルールやテンプレートの作成などについて、中心の役割を担います。そのため、入社数年から10年程度経験のある従業員が望ましいでしょう。
整理するナレッジの選定
2つ目は、整理するナレッジの選定です。
整理すべきナレッジや、ナレッジ共有のルールを決定しましょう。従業員が負担を感じずにナレッジを提供し、閲覧者もナレッジを簡単に検索して使いこなせるように、仕組みづくりをすることが必要です。そのためには、情報共有用のテンプレート作成や、（自信が経験がない業務の場合は）経験者へのヒアリングを行うとよいでしょう。また、暗黙知をナレッジとして共有したい場合は、SECIモデルを活用することがおすすめです。
| 1 | 共同化 Socialization |
複数名で共同作業をして、互いの暗黙知を共有 |
| 2 | 表出化 Externalization |
1で明らかになった暗黙知を、文章や表として可視化 |
| 3 | 連結化 Combination |
1、2で明らかになった内容を、既存の形式知とリンクさせ、より業務に役立つ情報に変換 |
| 4 | 内面化 Internalization |
3で作り出された情報を、自分で使いこなせる知識として昇華 |
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ナレッジ共有手段の決定
3つ目は、ナレッジ共有手段の決定です。
最後に、ナレッジ共有手段を決定しましょう。共有したいナレッジの数やメンバーが限られているのであれば、表計算ソフトなどで十分でしょう。ただ、ナレッジの数や共有範囲が大きい場合は、社内Wikiや社内ポータルなどのツールを活用すべきです。詳しくは、以下の表をご覧ください。
| ナレッジ共有ツールが 必須なケース |
・共有したいナレッジが多い
・ナレッジを社内全体で共有したい ・ナレッジ共有を効率化するために環境整備したい |
| ナレッジ共有ツールが 必須ではないケース |
・ナレッジを共有したい範囲が数名程度しかない
・共有するナレッジの数が少ない ・既存のナレッジ共有手段で事足りる可能性が高い |
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ナレッジ共有方法を成功させるポイント
ここでは、ナレッジ共有方法を成功させるポイントとして、以下の4つを解説します。
- ナレッジ共有の目的を共有
- ナレッジ共有への抵抗を軽減
- ナレッジ共有を促進する仕組みづくり
- ナレッジの検索性を向上
それでは、1つずつ解説します。
ナレッジ共有の目的を共有
1つ目は、ナレッジ共有の目的を共有することです。
ナレッジ共有を開始するにあたり、まずは全社で目的を共有しましょう。ナレッジ共有は、組織全体にナレッジを還元するための仕組みであり、全社的に取り組むことで一層効果があがります。また、経営陣がナレッジ共有に率先して取り組み、併せて目的やメリットを従業員に伝え、賛同と理解を得ることがポイントです。
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ナレッジ共有への抵抗を軽減
2つ目は、ナレッジ共有への抵抗を軽減することです。
ナレッジ共有に対し従業員が抵抗感を抱いている場合は、ナレッジ共有を促進できません。その場合には、ナレッジ共有に取り組みやすい環境を構築し、ハードルを下げることがポイントです。例えば、手軽に情報共有できるツールの導入や、記入しやすいフォーマットの作成などがよいでしょう。また、業務が多忙で詳細な内容を記録することが困難と感じてる従業員が多い場合は、最初は雑多な話題でもよいとすることも有効です。
ナレッジ共有を促進する仕組みづくり
3つ目は、ナレッジ共有を促進する仕組みづくりです。
従業員同士で積極的にナレッジを共有できるよう、ナレッジ共有の仕組みづくりも行いましょう。自分へのメリットが理解できないことや、業務が忙しいことを理由にナレッジ共有に対し消極的になる従業員もいるかもしれません。しかし、それらを上回るメリットを情報共有に見出させる仕組みがあれば、そのような従業員も積極的に情報共有を行うはずです。例えば、以下の施策を行ってみるとよいでしょう。
- ナレッジ提供者に対する表彰や報奨金の授与
- 評価制度の見直し
- SNSのようなリアクション機能を備えたツールの導入
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ナレッジの検索性を向上
4つ目は、ナレッジの検索性を向上させることです。
ナレッジの保存自体はされていても、必要なナレッジをすぐに検索して使える状態にできなければ意味がありません。検索性が高いツールを導入するなどして、ナレッジの検索性を向上させることでナレッジ共有を促進しましょう。また、情報フォーマットのルール制定や共有するナレッジの優先順位や範囲を決めておくことも、検索性向上に役立ちます。
ナレッジ共有の方法としておすすめのツール7選を比較
ここでは、ナレッジ共有の方法としておすすめするツールとして、以下の7つを紹介します。
- NotePM
- Qiita:Team
- kibela
- Notion
- Mazrica Sales
- Zendesk
- Qast
それでは、1つずつ解説します。
NotePM
NotePMは、株式会社プロジェクト・モードが提供する社内Wikiです。社内Wikiだけでなく、マニュアル作成や社内FAQなど、ナレッジ共有に役立つ機能が豊富に存在します。高機能エディタやテンプレートを活用すれば、ドキュメントを速やかに作成し、ナレッジ共有を促進できるでしょう。また、活用状況レポートがあるため、共有されているナレッジが実際の業務で活用されているか定量的に分析できます。
NotePMの特徴
- 登録企業7,000社突破
- 見るだけのユーザーは無料
- 30日間無料トライアル
URL: https://notepm.jp/
Qiita:Team
Qiita:Teamは、Qiita株式会社が提供する社内向け情報共有サービスです。マークダウン対応やショートカットなど、ドキュメントを容易に作成できる機能が豊富にあります。また、業務に合わせてテンプレートをカスタマイズできることも、ナレッジ共有の観点からはメリットと言えるでしょう。ホームページでは導入事例も紹介されているので、参考にしてみてください。
Qiita:Teamの特徴
- 登録実績8,500チーム以上
- クレジットカード利用可能
- 30日間無料トライアル
kibela
kibelaは、株式会社ビットジャーニーが提供する情報共有ツールです。マークダウンや共同編集など、ナレッジを記録しやすい機能を多数そろえています。また、複数条件を用いた検索機能があるため、必要な情報をすぐに見つけ出せるでしょう。さらに、企業にとって重要なリソースであるナレッジを守るため、多要素認証や脆弱性診断テストなどのセキュリティ体制も万全です。
kibelaの特徴
- メールやチャットによるサポートあり
- 無料プランあり
- 14日間無料トライアルあり
URL: https://kibe.la//
Notion
Notionは、Notion社提供のオールインワンスペースです。英語やスペイン語など、他言語対応なので、海外拠点とのやり取りなどでも安心です。Wiki機能も使え、ドラックアンドドロップで自由自在に見やすい資料を作成できます。興味がある方は149超のオンラインコミュニティに参加し、テンプレートの交換や活用の相談などを通じ、Notionに関する知識やスキルをシェアしましょう。
Notionの特徴
- GoogleやAppleのアカウントでもログイン可能
- 便利なNotion AIを使える
- 無料プランあり
URL: https://www.notion.so/ja-jp/
Mazrica Sales
Mazrica Salesは、株式会社マツリカが提供するSFA/CRMです。営業現場に寄り添ったツールで、営業・マーケティングに関するナレッジ共有にも役立ちます。OCR機能を使えば、議事録や名刺の画像データから文字起こしをしてくれるため、データ入力が簡単です。さまざまな他クラウドサービスとも連携できるので、必要に応じて既存ツールと連携して便利に使いましょう。
Mazrica Salesの特徴
- お役立ちブログが充実
- 個別相談会あり
- 無料トライアルあり
URL: https://product-senses.mazrica.com/
Zendesk
Zendeskは、Zendesk社が提供するカスタマーサービスソリューションです。全世界で導入されており、19ヶ国語対応のため、グローバルに事業を展開している企業にもおすすめです。カスタマーサービスのサポートだけでなく、ナレッジベースツールとしても利用可能で、顧客や従業員へのナレッジ共有に有用です。検索エンジンも充実しているので、必要な情報にすぐアクセスできるでしょう。
Zendeskの特徴
- 世界10万社以上が導入
- 製品デモあり
- 無料トライアルあり
URL: https://www.zendesk.co.jp/
Qast
Qastは、any株式会社が提供するクラウドサービスです。ナレッジマネジメントに特化しており、ユーザータグ機能や投稿へのリアクション機能など、検索や投稿を促進する機能が豊富にあります。また、ファイルプレビューや見出し設定など、ITリテラシーに自信がなくとも直感的に使いやすい機能が豊富です。ナレッジの閲覧数などを定量的に分析できるので、ナレッジマネジメントの効果測定にも有効でしょう。
Qastの特徴
- 利用ユーザー数55,000人突破
- 導入から運用まで伴走サポート
- 無料デモあり
URL: https://qast.jp/
まとめ
今回は、ナレッジ共有の方法や成功のポイントを解説し、その上でおすすめのナレッジ共有ツールを7選紹介しました。ナレッジ共有を成功させるには、まずはその目的を共有し、その上で従業員が無理なくナレッジ共有に取り組める仕組みづくりが必要です。また、ナレッジを簡単に検索して、実務で使えるようにしておきましょう。ナレッジ共有に役立つツールをうまく活用すれば、大量のナレッジを多数のメンバーで共有したい場合でも、容易になるはずです。
