社内の情報共有を促進するには

2023年09月12日(火) 情報共有

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こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

企業の生産性を向上させる上で、情報共有は欠かせません。各自が持っているナレッジや知見を共有することで、新しい発見があったり別な知見とのコラボレーションが生まれます。また、同じようなミスを防止したり、作業の繰り返しを防止する効果もあるでしょう。

この記事では、企業における社内情報共有を推進するためのアイデアを紹介します。

目的を決める

目的なく、ただ単に情報を共有しましょうではなかなか推進されないものです。形から入ってしまって、何も稼働しないシステムになったという話はよく聞かれます。何のために情報を共有するのか、どういった情報を共有すべきかを従業員全員が把握すべきです。

また、目的を決める際には、それが達成されているかどうか測定する方法も決めておきましょう。ページ数や利用者数など、測定できる項目は幾つかあります。利用されていない状態では目的が達成できる訳はありませんし、利用状況をモニタリングすることで改善するアイデアも沸くというものでしょう。


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対象を決める

情報共有システムを導入する際には、そこにどういった情報を蓄積するのか決めておきましょう。すべての情報といえば聞こえが良いですが、情報の種類によって最適なUIは異なります。

例えばファイルサーバーと、プロジェクト管理で望まれる機能は異なるでしょう。すべて一カ所にあれば良いわけではなく、最適なUIだからこと管理できる情報があります。

社員にとっても、どういった情報を社内情報共有システムに蓄積し、どういった情報はすべきでないかが理解できれば、自然と共有が進めやすくなります。

構造を決める

情報共有をはじめる際に、場だけ用意して後はご自由にと放り投げるのは危険です。何をどう使えば良いのか分かりませんし、わざわざサービスの使い方を学びながら使ってくれる人は多くありません。最初にある程度の構造を定義し、何をどう使えば良いのか理解できるようにしましょう。

また、最初の学習期間も必要です。ITリテラシーは人それぞれにレベルが違うので、レベルごとに講習の機会を設けたり、eラーニングできるように動画を用意しても良いでしょう。

責任者を決める

導入時には責任者がいるものの、運用については責任者不在で誰も責任もって面倒を見ないケースが多々あります。これでは情報共有が促進されるはずもありません。きちんと運用責任者を任命し、必要な権限を付与すべきです。

責任者がいて、利用状況をモニタリングし、その内容に応じてテコ入れすることで適切な運用ができるでしょう。

小さく始める

いきなり全社的にはじめるのは失敗への第一歩です。まず小さな成功体験を積み重ねるところから、はじめていきましょう。そのためには、最初は小さなグループ(または個人レベル)ではじめてみるのがお勧めです。

部署単位や、部署をまたいだプロジェクトチームの中ではじめてみるのが良いでしょう。最終的に全社に展開したいのであれば、部署を横断したチーム体制からはじめるのがお勧めです。技術部門に最適なUIと、別な部署に向いたUIは異なるため、せっかく技術部門で導入できてもその後の展開がうまく進まない可能性があります。

既存データの移行を行う

もしすでに何らかの形で情報共有を行っていた場合、新規システムを導入するとチェックすべき場所が増えてしまいます。そうなると、つい使い慣れている方を見てしまうのは致し方ないでしょう。

そこで、既存データはすべて新しいやり方に移行すべきです。新規でコンテンツを追加していくのは時間がかかりますが、既存データの閲覧からはじめることで、敷居低くはじめられるでしょう。

テンプレートを用意する

新しい情報を追加する上で、何もない状態から作成するのは大変です。そこで、議事録や報告書などのテンプレートを用意しておくことで、スムーズに書き始められるでしょう。

NotePMでは 多くの社内wikiで使えるビジネステンプレートを用意しています。これらを使ってもらうことで、コンテンツの作成はとてもしやすくなるはずです。


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まとめ

社内情報共有を進めようとしても、なかなかうまくいかないという話も聞かれます。システムを導入することも大事ですが、運用面も適切に設計しましょう。

NotePMでは多くのテンプレート、使いやすいUIなどが皆さんの情報共有をサポートします。ぜひお使いください。

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