サクサク業務が進む!効率的でベストな情報共有の方法を選ぶポイント

2021年07月07日(水) 情報共有

情報共有がうまくいかずに、職場でストレスを感じたり、トラブルが起きたりした経験はありませんか?そんなとき、

「サクサク業務が進められる、効率的でベストな情報共有の方法が知りたい!」

…と、強く思いますよね。そこで役立てていただきたいのが本記事です。
この記事では、あなたの悩みや職場の状況に合わせて 「ベストな情報共有の方法」 を選べるよう構成しました。

具体的には、次のポイントをわかりやすく解説しています。

  • 情報共有方法の種類とそのメリット・デメリット
  • 悩み別・適切なツールの選び方
  • 最新のおすすめ情報共有ツール15選
  • 情報共有方法の導入前にチェックすべきポイント

最後まで読んでいただくと、たくさんの情報共有方法の中から、あなたに最適なたった1つを選べるようになります。その結果、驚くほど業務は効率化していくでしょう。さっそく続きをご覧ください。

情報共有方法の3つの大分類とメリット&デメリット

ベストな情報共有方法を選べるようにするために、まずは情報共有方法には、どんな方法があるのかを知っておきましょう。

大きく次の3種類に分けることができます。

① 口頭
② 書面
③ ツール

それぞれ、詳しく解説します。

① 口頭

「口頭」の情報共有は、対面または電話の口頭で行う方法です。具体的には次のようなものが挙げられます。

  • 会議
  • ミーティング
  • 電話報告
  • 朝会

<メリット>
「口頭で話すだけ」という簡便性が最大のメリットです。リアルタイムに状況を伝えるスピード感もあります。

<デメリット>
録音しておかない限り、話した言葉は残らず消えてしまいます。情報を蓄積できないため、後から「言った・言わない」のトラブルになることも。

② 書面

「書面」の情報共有は、紙の書類やWord・PowerPoint・PDFなどのファイルを使う方法です。具体的には次のようなものが挙げられます。

  • 紙に記入した稟議書
  • Wordで作成した企画書
  • PowerPointで作成したプレゼン資料

<メリット>
書面として形に残すことで、情報が蓄積していくメリットがあります。

<デメリット>
書面を作成することに時間が取られることが大きなデメリットです。後から情報を探すときの検索性が悪いため、蓄積していく一方で活用されないという問題もあります。

③ ツール

「ツール」の情報共有は、情報共有を目的として開発された専門ツールを使う方法です。具体的には次のようなものが挙げられます。

  • クラウド共有ツール
  • ビジネスチャット
  • 社内wiki

<メリット>
情報共有に特化して開発されているため、書面に比較して情報の入力が容易で、多人数での共有や検索性にも優れているのがメリットです。

<デメリット>
ツールによっては無料ではなく有料のものもあり、コストがかかります。

以上を表にまとめると、次の通りです。

「優れた情報共有の方法はどれ?」という観点から見ると、「ツール」が圧倒的に優位であることがわかります。

 

情報共有は「ツール」を使うのがベスト

「①口頭 ②書面 ③ツール」の情報共有方法の大分類の中で、最も情報共有が効率的に行えるのは 「ツール」 です。

そもそも、情報共有ツールは、口頭・書面による情報共有の問題点や課題の解決を目指して開発されたもの。現時点でツールがベストな選択肢であることは、当然ともいえます。

さらに、情報共有ツールには次のような種類があります。

<情報共有ツールの種類>

  • 社内wiki
    社内のあらゆるナレッジを蓄積できるウィキペディアの社内版

  • ビジネスチャット
    プロジェクトやチームの単位でグループを作りテーマごとにやり取りするチャット

  • SFA(営業支援システム)
    営業活動をシステム化する営業支援ツール

  • プロジェクト管理
    プロジェクトのスケジュールやタスク管理に特化したツール

  • クラウドファイル共有
    ファイルをクラウド上で共有するツール

各ツールの機能の詳細や、どんなときにどのツールを選べば良いのかは、次章で詳しく解説します。

 

【職場が抱えるお悩み別】おすすめ情報共有ツール15選

この章では具体的な情報共有ツールをご紹介します。

それぞれのツールに <具体的なお悩み事例> を例示していますので、あなたの悩みに合わせてご覧ください。

 

ノウハウの蓄積を可能にする社内wiki

1つめは「ノウハウの蓄積ができていない」という悩みを解決する社内wikiです。

<具体的なお悩み事例>

  • 新人教育に必要な情報がまとまっていない
  • 過去の担当者のラーニングが残っていないのでイチから試行錯誤
  • マニュアルがないから人によって業務の進め方が違う

このような悩みには、社内ノウハウを明文化して蓄積する「社内wiki」ツールの導入が有効です。

<社内wikiのメリット>

  • 属人化(特定の人にしか業務のやり方がわからない状態)を防ぐ
  • 情報を参照、更新しやすい

<社内wikiの代表的なツール>

  • NotePM
    日報・議事録・設計書・社内マニュアル・ノウハウ集など、様々なドキュメントをクラウド上で効率的に管理できる
  • esa
    情報を育てるという視点で作られた自律的なチームのための情報共有サービス
  • Qiita:Team
    簡単に書けて簡単に共有できる/エンジニア向けブログ「Qiita」のビジネス版
  • Kibela
    「ひとりのアイデアをみんなのチカラに」個人の発信を組織の力にするという視点で作られた情報共有サービス

さらに詳しくは「【2021年版】社内wikiツール おすすめ15選(有料・無料)」 をご覧ください。

 

情報共有をスピードUPするビジネスチャット

2つめは「情報の共有が遅い」という悩みを解決するビジネスチャットです。

<具体的なお悩み事例>

  • メールが多すぎて処理が追いつかない
  • 情報の伝達漏れがよく起きる
  • 特定のチームや人に情報が届くのが遅れる

このような悩みには、リアルタイムの情報を複数人で共有できるビジネスチャットが適しています。

<ビジネスチャットのメリット>

  • 口頭での会話のようにリアルタイムで情報共有ができる
  • 大人数でのやり取りがしやすい
  • 新たにグループに参加した人も過去のやり取りを確認できるので必要な情報を得やすい

<ビジネスチャットの代表的なツール>

  • Slack
    世界ナンバーワンのシェア(世界で1,200万人以上のデイリーアクティブユーザー)
  • Chatwork
    国産のビジネスチャットツールとしてトップシェア(導入実績24万社以上)

さらに詳しくは「社内SNSでコミュニケーション活性化!おすすめ社内SNSツール12選」をご覧ください。

 

顧客情報が共有しやすいSFA(営業支援システム)

3つめは「顧客の情報共有が不十分」という悩みを解決する SFA(営業支援システム) です。

<具体的なお悩み事例>

  • 特定の営業社員だけが良質な顧客情報を握っている
  • 担当社員の退職とともに顧客との関係性が切れてしまう
  • 見込客のデータが活用されずに放置されている

このような悩みには、今まで「人」に依存していた営業活動をシステム化できるSFAが適しています。

<SFAのメリット>

  • 属人化を防ぐ
  • 営業活動が効率化する
  • 成約率が高まる

<SFAの代表的なツール>

  • SalesForce
    世界のトップシェアを占めており導入企業数10万社以上
  • e-セールスマネージャー
    国産のSFAとしては国内トップシェアを占める
  • Senses
    直感的に使いこなせる画面で現場での定着率が高い

さらに詳しくは「情報共有は営業にとって必須!メリットと厳選おすすめツール3選」をご覧ください。

 

業務管理がラクになるプロジェクト管理ツール

4つめは「部下の業務管理に手が回らない」という悩みを解決する プロジェクト管理ツール です。

<具体的なお悩み事例>

  • 部下の人数が増えてチームが回っていない
  • 業務が忙しすぎてスケジュール管理がめちゃくちゃ
  • 多忙な部下とヒマな部下の差がチーム内で発生している

このような悩みには、業務の進捗やメンバーの状況の把握を助けるプロジェクト管理ツールが適しています。

<プロジェクト管理ツールのメリット>

  • チームメンバーの状況が可視化されて業務管理がしやすくなる
  • タスクの進捗が明確になり業務の振り分けが容易になる
  • 作業の抜け漏れがなくなる

<プロジェクト管理の代表的なツール>

  • Backlog
    国内人気No1。ウェブ制作、ソフトウェア開発、大手広告代理店、全国版新聞社など様々な業種で使われているプロジェクト管理ツール。
  • Redmine
    無料で使えるオープンソースのプロジェクト管理ツール。カスタマイズ性が高い。
  • Wrike
    Google・Amazon・ロレアルなど世界の有名企業で利用されている/タスクをさまざまな形式で可視化できる(リスト、ボード、ガントチャート)
  • Trello
    タスクをカードのように操作して簡単&視覚的にプロジェクト管理できる

 

必要な情報がすぐに見つかるクラウドファイル共有

5つめは「必要な書類を見つけるのに時間がかかる」という悩みを解決する クラウドファイル共有ツール です。

<具体的なお悩み事例>

  • 重要な書類の多くが紙ベースで書庫に保管されている
  • ファイルの保管方法がルール化されておらずぐちゃぐちゃ
  • 大切な情報の紛失が発生する

このような悩みには、必要な書類がすぐ見つかるようになるクラウド共有ツールが適しています。

<クラウドファイル共有のメリット>

  • いつでもどこでもアクセスできる
  • キーワード検索で必要なファイルが見つかりやすい
  • 情報の紛失が起きない

<クラウドファイル共有の代表的なツール>

  • GoogleDrive
    Googleドキュメント・スプレッドシート・GmailなどあらゆるGoogleサービスと連携している共有ツール
  • Dropbox
    5億人以上のユーザーを抱える世界的に認知度の高い共有ツール

参考: 情報共有ツールおすすめ 23選(無料あり)と会社にもたらすメリット

 

新しい情報共有方法を導入する際のチェックポイント

最後に、新しい情報共有方法を導入する上でチェックしておくべき3つのポイントをお伝えします。

既存の共有方法と重複しないか

1つめは 「既存の共有方法と重複しないか」 という点です。

社内で情報共有の効率化を推進しようとするあまり、いくつもの方法が並行して走っていると、それが非効率化に直結します。

情報共有の方法は一元化が基本です。新たな情報共有方法を導入する場合には、既存の方法は廃止して入れ替える方向で検討すべきです。

業務の都合上やむを得ず共存させる場合には、それぞれの方法のすみ分けルールを明確化して運用しましょう。

厳格なセキュリティ管理が可能か

2つめは 「厳格なセキュリティ管理が可能か」 という点です。

情報共有を効率化するほど、情報漏洩のリスクも高まっていきます。情報共有の効率化とセキュリティ対策は必ずセットで行う意識を持ってください。

ツールを導入する際には、下記のポイントをチェックすると良いでしょう。

<情報共有ツールのセキュリティチェックポイント>

  • 通信はすべて暗号化されているか
  • 信頼性の高いデータセンターを利用しているか
  • 2段階認証を導入しているか
  • プライバシーマークの認定を受けているか

とにかく操作が簡単か

3つめは 「とにかく操作が簡単か」 という点です。情報共有はすべての従業員が関わるもの。一部のスタッフしか使いこなせない方法は不適合です。

気になるツールに無料トライアル制度があれば、必ず試してみることをおすすめします。できるだけ多くのスタッフで実際に触ってみて、その簡単さをチェックしましょう。

トライアル時に難解さを感じたり直感的に操作できなかったりしたツールは、運用後も同じつまずきが続くことが多いものです。

誰でも直感的に使える操作性のあるツールを選びましょう。

 

まとめ

情報共有の方法は、大きく分けて下記の3つです。

① 口頭
② 書面
③ ツール

この中でこれからの情報共有方法として適切なのは「ツール」であり、ツールにはさまざまな種類があります。解決したい課題別に、適切なツールを選びましょう。

①ノウハウの蓄積ができていない
⇒ 社内wikiでナレッジを共有

②情報の共有が遅い
⇒ リアルタイムの情報を共有するビジネスチャット

③顧客の情報共有が不十分
⇒ SFAでシステム的に営業活動をサポート

④部下の業務管理に手が回らない
⇒ プロジェクト管理ツールでスケジュール&タスク管理

⑤必要な書類を見つけるのに時間がかかる
⇒ すべてのファイルをクラウド共有

新たな情報共有ツールを導入する際には、下記の3点をチェックしてください。

  • 既存の共有方法と重複しないか
  • 厳格なセキュリティ管理が可能か
  • とにかく操作が簡単か

以上の情報を元に、あなたの会社の情報共有方法を見直せば、飛躍的に業務の効率を上げることが可能になるでしょう。

おすすめの情報共有ツール

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