PDCAサイクル テンプレート(やり方と具体例)

2021年10月02日(土)

PDCA テンプレート

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
業務改善のフレームワーク「PDCA」のテンプレートと例文をご紹介します。

■ テンプレートの項目
計画(Plan)、実行(Do)、評価(Check)、改善(Action)

PDCA テンプレート

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PDCAとは

PDCAとは、「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」の各頭文字を取ったもので、「PDCAサイクル」とも言われます。日々の業務においてPDCAという4つの段階を順番に繰り返すことにより、行動のひとつひとつについて効率化と改善を図り、最終的な業務の成果向上につなげていく手法です。PDCAは業種や職種を問わず全ての仕事において成果を生み出すマネジメント手法として認知されるようになっています。

PDCAの目的

PDCAは、業務の質を段階的に向上させていくために活用される手法です。したがって、単に目標や計画を立てるだけでなく、実際に行動に移したうえで改善点や継続すべき点を分析し、更にそれを繰り返すことに意味があります。一度立てた計画や実行した結果をそのまま放っておくのではなく、業務の更なる効率化と成果の向上のために、PDCAで行ったことを「循環させる」点が重要なのです。また、目標達成を目指して実践した行動から改善点を洗い出すという段階を繰り返すことにより、その時々の社会情勢の変化や企業をとりまく状況に対し臨機応変に対応できるようになります。

つまり、1回のプロジェクトを完璧に仕上げようとするよりも、短いスパンのサイクルを回し続けながら業務を行うほうが、最終的な業務効率の向上と目的達成がしやすくなるのです。

PDCAの書き方

計画(Plan)

PDCAの始まりであり、業務における最終的な収益目標や成果などの計画を立てることを指します。具体的には、「5W2H」の項目(誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように、いくらで)を基準にしながら設定していきます。項目ごとに具体的な数値を算出するのも成功のポイントです。また、PDCAサイクルを一度回すためにどれくらいの期間が必要かを決めておくと業務をスムーズに進めやすくなります。

実行(Do)

計画を実行に移すことを指します。Planの段階で設定した目標を達成するために必要な行動を洗い出し、ToDoリストに落とし込むなどして行動していきます。ここでも、行動すべき時間や実行に必要な人員数などを具体的に数値化することが大切です。また、プロジェクトを行うメンバー同士や、関係部署との綿密なコミュニケーションが求められます。

評価(Check)

行動が計画通りに実行できたかどうか、目標達成に至っているかどうかを評価します。ここで大切なのは、ただ結果だけをオールオアナッシングで片づけるのではなく、良かった点と反省すべき点を客観的な数値と共に洗い出し、「なぜそのような結果になったのか」を分析することです。ミスや問題点だけでなく、上手くいった部分もきちんと抽出し、「なぜそれが上手くいったのか」についても分析したうえで、次のサイクルでも継続すべき行動について洗い出します。

改善(Action)

評価で分析した項目をベースに、継続すべき行動と改善すべき行動を検討します。Doの段階でのいかなる行動を、どのように改善すればより良い結果を生むことになるか、抽象的なイメージではなく具体的な方法として落とし込んでいきます。ここで検討した改善法を活かし、2週目のP(計画)の設定をブラッシュアップしていくわけです。PDCAサイクルを実施するにあたっては、最終的な目標達成を目指し、一連の分析・考察と行動を通して次のサイクルへとつなげることを意識しましょう。「PDCAを実行すること」自体が仕事の目標になってしまわないように気を付けることが肝要です。

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PDCAの具体例

PDCAは実際にどのように活用されているのか、マーケティングの場面での具体例を見てみましょう。

Plan

たとえば、自社のオンラインショッピングサイトへの訪問者数が少なく売り上げにつながらないという問題があるとします。この問題点を改善するため、まず、「1日当たりの目標訪問者数」を決め、具体的な数値目標を達成するためにどのようなことをすべきかについて計画を立てます。サイトへの訪問者数を増やすためには、Webサイトのデザインを工夫したり、検索エンジンで上位に表示されるよう対策したりすることが考えられるでしょう。

Do

Planで立てた計画をベースにしながら、サイトのデザイン変更を行ったり、訪問者にとって役立つ情報を載せたりするなどの実行に移ります。

Check

Planで設定した目標がDoによりどれくらい達成できたかを検証します。サイトのログを解析して、訪問者の数だけでなく上位の検索キーワード、性別や年代の訪問者の属性、平均滞在時間などを抽出することが考えられるでしょう。そして、Doの中で良かった点や課題を洗い出します。

Action

Checkで抽出された課題をどのように改善すべきかについて分析・考察します。目標として掲げた訪問者数が達成できなかったのであれば、サイトのデザインや構成に問題はないかなどを新たな視点で検証することになります。訪問者数がアップしたのであれば、Doのどのような点が功を奏したのか分析することも大切です。新たな改善策を練ることができたら、それを基に次のPlanを決定していくことになります。

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