クレーム報告書テンプレート
こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
クレーム報告書のテンプレートと例文をご紹介します。
■ テンプレートの項目
発生日、発生場所、お客様住所、お客様氏名、お客様連絡先、報告者、クレーム内容、クレーム内容詳細、発生原因、対応、対策
WEB上で簡単にクレーム報告書の作成・管理を行えるツール「NotePM」
クレーム報告書とは
クレーム報告書は、業務の経緯や顧客との関係性や満足度などの情報を報告し、共有するためのものです。クレーム報告書として記録し、対策を検討してマニュアルなどで整備することで、社内で一貫性のある対応が可能になります。
クレーム報告書の書き方のポイント
客観的な視点で事実を
客観的な視点で事実をありのままに、理路整然と記入することが求められます。
迅速に報告
時間が経つと相手の気分を損ねたり解決が難しくなったりするため、後回しにせず速やかに着手するのがポイントです。
目的を明確に
どこにどのような目的で報告するのかを把握しておくことです。クレームがあった事実をそのまま報告するのか、改善案などを付加するのか、重大な事故の危険性のあるクレームで緊急性のあるものなのか、そのときどきに応じて、書き方も異なります。要点を押さえた正確な情報を、誰が見てもわかるように簡潔に書かなければなりません。