活動報告書 テンプレート（書き方と例文）

活動報告書 テンプレート

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
活動報告書のテンプレートと例文をご紹介します。

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活動報告書とは

活動報告書と呼ばれる書類をご存知でしょうか。活動報告書とはその名の通り、個人や企業、団体が行ってきた、もしくは現在行っている活動を他者に向けて報告するための資料です。活動報告書は、他者がその個人や団体、企業を評価・判断するための資料でもあります。

大学の推薦入試では活動報告書の提出が求められることが一般的であり、ビジネスにおいては企業が対外に向けて発信することで、自社のイメージアップにつなげることも多くなっています。このように、活動報告書は、ただ活動内容を報告するためだけのものではなく、他者に興味をもってもらうための重要な役割を果たすものでもあります。

活動報告書のポイント

活動報告書には決まった形式があるわけではなく、書式も企業や団体によってさまざまです。ただ、どのような形式であっても、読み手側が読みやすく、分かりやすいものでなければなりません。ここでは分かりやすい活動報告書を作成するために大切な３つのポイントを紹介します。

活動目的・背景を記述

まずは、活動の目的について冒頭に記載しておくことです。いきなり活動内容の報告から始めてしまうと、読み手側は興味を持ちにくく、だらだらと冗長的な文書になりがちです。全く知らない人が読んでもすぐに理解できるよう、報告書を作成する際は、目的や背景を整理して冒頭で簡潔にまとめるようにしましょう。

成果を記述する

目的や背景、活動内容を簡潔にまとめたら、次は成果について書きます。この活動をしたことで、目的に対しどの程度達成できたのか、どのような効果があったのかなど具体的に記しましょう。成果があまり得られなかった場合でも、今後の課題などを書けば活動の意義をアピールできます。

私見を記述する

所感として、自分の意見を記述しておくことも忘れないようにしましょう。実際にその活動を経験した活動者の意見は、時には読み手に大きな参考になる場合があります。ただし、その場合は客観的な事実と混同しないように注意しましょう。

活動報告書の項目

ここでは、実際の報告書を作るに当たって、どのような項目を盛り込むべきか説明します。

活動名

まず、活動名を書きます。できるだけ活動内容を簡潔にまとめたものにするとよいでしょう。読み手が報告書の意義をすぐに理解できます。

活動目的・背景

活動の目的やそこに至った理由を述べます。長くなりすぎないようにこちらも簡潔にまとめましょう。

参加者

人数はもちろん、参加者の属性や年代などを記載できれば、読み手側は活動の様子をより具体的にイメージできます。

活動内容

具体的に、どのような活動をしたのか詳しく書きましょう。出張や研修など、タイムスケジュールが細かく決まっているものは、内容と合わせて時間も記載しておくと分かりやすいです。

成果

活動を行ったことで、得られた成果を書きます。この活動の意義が問われる項目なので、ここはしっかりと書きましょう。成果が得られなくても、なしとは書かずに、次へ向けた課題や反省点を記載するようにしましょう。

所感

所感として、実際に活動を行ったからこそ分かる、参加者の視点で意見を述べましょう。読み手にとって生の声は非常に参考になります。ただ、意見を書くときは意見であることを分かるように書くようにしてください。

今後の予定

今後の予定が決まっていればそれも書いておきましょう。読み手が興味を持ってくれれば、次回活動する際に参加などしてくれるかもしれません。

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活動報告書の例文1（地域環境クリーンプロジェクト）

1.活動名
地域環境クリーンプロジェクト

2.活動目的・背景
私たちは大きな変化を遂げる人々の暮らしの中で、環境を破壊せずに保存し守っていくことを目的として活動しています。このプロジェクトはその一環で、定期的に地域の環境を守るため、清掃活動を行うものです。

3.参加者
地域に住む住民53名（10歳未満：13名、10代～20代：2名、30代～40代：25名、50代以上：10名）

4. 活動内容
2020年5月14日
9：00　集合、活動内容の詳細説明、班分け
9：15　出発・班に分かれ各コースを歩きながらゴミ拾い
10：00　目的地の学校に到着、全員で学校内の清掃、草むしり
11：00　解散

5.成果
総量5キロ、45ℓゴミ袋2袋分のゴミを地域から回収。捨てられていたゴミの多くは煙草の吸殻や空き缶であり、今後は煙草や空き缶のポイ捨てを防ぐための方策を取る必要があることが分かりました。

6.所感
参加者たちはゴミ拾いをしている間、多くのゴミが捨てられていることに驚いていました。普段あまり目を向けないので気がつかないという人がほとんどでしたが、この活動を通して、身近なところで環境が破壊されていることに気づいてくれたようです。ただ、若年層の参加率が低いため、次回以降はこれからの未来を担う若い人たちにこそ参加してもらえるような要素を盛り込む必要があると感じました。

7.今後の予定
次回の開催予定日は2020年7月8日です。より多くの方のご参加お待ちしております。

活動報告書の例文2（ビジネス文書作成研修の実施）

1.活動名
ビジネス文書作成研修の実施

2.活動目的・背景
入社したばかりでビジネスマナーが身についていない新入社員や、年次が浅く経験の少ない若手社員に基本的なビジネス文書の作成方法について理解してもらい、実務で活かせるようにする

3.参加者
本年度新入社員30名、入社3年次までの受講を希望した社員20名

4.活動内容
2020年3月10日　本社第３会議室

10：00　ビジネス文書の基本について講師より説明
10：15　グループディスカッション
10：20　ビジネス文書の種類について講師より説明
10：50　グループディスカッション
10：55　講師よりコメント
11：00　休憩
11：10　ビジネス文書の作成につき、グループごとに実践
11：50　講師より総括
12：00　終了

5.成果
参加者たちはビジネス文書の種類や使い分けについて学ぶことができました。また、実際に作成まで行い、実務でどのように使用するのか理解が深まりました。

6.所感
現場ではあまり丁寧に教わる機会がないため、新入社員だけではなく、今までビジネススキルに不安を抱いていた若手の社員たちも自信をつけたようです。また、これをきっかけに、文書だけではなく他のスキルについても学びたいという声が多く聞かれました。

7.今後の予定
次回ビジネス文書作成研修開催予定
2020年9月1日　10：00～12：00
対象者：入社3年目までの社員50名

また、今後他のビジネススキルについての研修も開催予定です。
詳細決定次第、お知らせいたします。