作業報告書 テンプレート(書き方と例文)

2020年06月16日(火)

作業報告書 テンプレート

作業報告書のテンプレートと例文です。

作業報告書 テンプレート

作業報告書とは

作業報告書とは、会社の上司やクライアント、取引先などに指示されたり依頼されたりした事柄を実施した際、「誰が」「何をして」「どのような結果になったか」を伝えるための書類です。ビジネスマナーの3要素である報告・連絡・相談の「報告」にあたる重要な書類で、業務や研究・調査など、さまざまな場面で用いられます。また相手に伝えるためだけではなく、作業報告書を書くことによって自身の業務内容や成果も客観的に見直せるでしょう。

作業報告書のポイント

ここからは、作業報告書を書く上でのポイントを紹介していきます。

見やすい構成

作業報告書は会社やクライアントなどに報告する書類なので、見やすい構成を心がけましょう。「誰に」「どんな目的で」「何を報告するのか」を想定して、まず要点をしっかりと押さえておくと書きやすくなります。そのうえで表題・要旨・詳細の順につなげていくと、よい構成になります。表題から考えると進まないケースが多いため、要点を押さえつつ詳細から書き始めるとスムーズでしょう。

わかりやすい内容

作業報告書を提出する先は上司など多忙な人が多いため、書く側は「この報告書で何を伝えたいのか」を明確にして、読み手がすぐに目的を理解させる配慮も大切です。その際、不要な前置きなど書かずに結論から先に書くとよいでしょう。文章だけで伝わりにくい場合は、図や表を入れるとより効果的です。さらに「ですます調」と「である調」を混同しないことや一文一義を心がけること、一文を最長でも80文字以内にするなど、文章の基本も忘れないようにしましょう。

見直しチェック

作業報告書は重要書類のため、ひと通り書いた後の見直しチェックは重要です。書くべき項目がしっかりと入っているか、記載された内容・数字に間違いはないかなど細かくチェックしましょう。仕事に関する書類は信用が大切です。些細なミスも見逃さないよう、最低でも1度は見直しすることが大切です。

作業報告書の項目

作業報告書には特に決まったフォーマットはありません。職種によって、項目もさまざまです。ここでは作業報告書に関して基本的な項目を紹介していきます。

作業者名

作業した人の名前を記入します。作業した人が複数人の場合は、基本的には代表者1人の名前を書きます。しかし電気工事などのクライアントに渡す報告書で作業が2人の場合、苗字のみを2人分書くケースもあります。

件名

作業の名称です。「作業として何をしたのか」が、一目でわかるような件名にしましょう。

作業日時

実際に作業をおこなった日を記載しますが、日にちだけではなく時間や作業に費やした時間も書いておくとよい報告書となるでしょう。

作業内容

具体的にどんな作業をおこなったのかをこの欄に記載します。簡単に事柄だけ書く場合もありますが、できる限り詳しく書いた方がよいでしょう。

作業進捗

作業進捗とは作業がどこまで進んだか、はかどったかという意味です。例えば、1日では終わらない作業の場合、今日1日で具体的にどこまで作業が進んだのかを書きます。

次回作業予定

1日で完了しない作業をおこなった場合には、次回おこなう予定の作業内容をここに記載します。具体的にどんな作業が必要かが書かれていると、見る側は安心できます。なるべく具体的に書きましょう。

備考

上記の項目に何か補足的する必要がある場合は、備考欄を設けて記載しましょう。たとえば会社に提出する報告書なら、次回の作業に必要な物や会社側に用意して欲しい物を、クライアントに対しての報告書なら、次回の訪問について連絡する日にちなどが挙げられます。

作業報告書の例文1(コピー機の定期点検)

ここからは作業報告書の例文を紹介します。まず企業用のコピー複合機を扱っている会社の作業報告書です。

作業者名
作業太郎

件名
株式会社××のコピー複合機の定期点検

作業日時
20××年×月×日、午前9時から10時まで

作業内容
株式会社××商品開発課のコピー複合機の定期点検と軽いメンテナンス。最近よく紙詰まりを起こすとの報告を受けました。
複合機のローラーのほこりや汚れが原因だと考え、ローラーを軽く清掃。担当者に湿度や室温によっても紙詰まりを起こすことがあるとアドバイスしました。
その他は特に異常は見つからなかったので、作業を終了しました。

作業進捗
本日で定期点検修了

次回作業予定
6カ月後に予定しています

備考
他の課でもコピー複合機の導入を検討しているとのことで、近いうちにパンフレットを送るか、持ってきてほしいとのことでした。

作業報告書の例文2(鍵の開錠や交換)

続いては、鍵の開錠や交換をおこなっている会社の作業報告書です。

作業者名
鍵屋太郎

件名
玄関錠の破錠と交換

作業日時
20××年×月×日、午後11時から午前0時

作業内容
東京都××区××宅で玄関錠の開錠と次回交換。玄関錠を無くしてしまったと連絡を受け、近くを回っていたので急行しました。
〇〇社の高性能ディンプルシリンダーだったため、依頼者に防犯性の高い鍵で合い鍵も特約店のみでしか作れないことを説明し、破錠と交換を勧めました。
しかし部屋に合い鍵があるため、できれば破錠は避けたいとのこと。1時間かけて開錠したあと、失くした鍵を誰かが持っている可能性もあることを説明したところ、後日、錠前交換も依頼されました。

作業進捗
玄関錠の開錠

次回作業予定
同じ錠前が入り次第交換

備考
なるべく早く交換したいとのことでしたので、早急な注文をお願いします。

 

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