KPT テンプレート(振り返りのやり方と具体例)

2021年10月02日(土)

KPT テンプレート

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
プロジェクトや業務の振り返りのフレームワーク「KPT(ケプト)」のテンプレートと例文をご紹介します。

KPT テンプレート

マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」を無料でお試し!

KPTとは

KPT(ケプト)は、Keep、Problem、Tryの頭文字を取ったものです。プロジェクトや業務を遂行する際の振り返りメソッドであり、現状を客観的に把握し、次にどうするべきかを探る上での指針になります。KPTの原型は、アメリカのコンピュータープログラマーであるアリスター・コーバーン氏がアジャイル開発の現場で生み出したもので、その後、日本でも広まりました。KPTのメソッドは、スピーディで効率的な業務遂行に効果を発揮します。

KPTの目的

KPTは単なる反省会ではありません。反省会では悪かった点にばかり意識が向いてしまい、責任追及の場などになりがちです。KPTでは、チーム内で良かった点(Keep)、悪かった点(Problem)の両方を出し合い、可視化します。これにより、チーム内で客観的に状況を把握することができます。KPTの目的は、プロジェクトの現状を把握し、次により良い結果を生み出すために、改善すべき点(Try)を明確にすることです。

KPTは定期的に、短い間隔で、繰り返し実施することでより高い効果が期待できます。間を空けてしまうと、細かい点を忘れてしまったり、改善すべきタイミングを逸してしまったりしがちです。KPTはしかるべき頻度とタイミングで行うことにより、チームの生産性向上、モチベーションアップにつなげられます。

KPTの書き方

KPTを実践する際は、あらかじめ自分が関わった業務やプロジェクトを整理し、気になった点や違和感を覚えたことなどを洗い出しておくと良いでしょう。チームのメンバーは、自分なりのKPTを習慣化しておくと、チームでKPTを行う際の精度と深度が上がります。KPTの各項目を書き出す際のポイントを紹介します。

継続すること(Keep)

KPTを実践する際は、良い部分に目を向けることになるKeepから始めると、チームの雰囲気も前向きになりやすくなります。Keepでは、プロジェクトや業務遂行するうえで、スムーズにできたこと、工夫したこと、顧客に評価されたことなど、今後も継続すべきことを具体的に書き出します。良かった点がどのように成果や評価に結びついたか、なども挙げておくと良いでしょう。Keepで出された事案でも、実はProblem事案であることもあります。Keepの事案は、そこに内包された問題を見落としてしまいがちです。メンバーは客観的に分析することがポイントです。

改善すること(Problem)

業務の問題点や課題点を書き出します。責任追及の場ではないので、悪かった点で挙げるべきは人ではなく事柄です。より良い方向へ向かうための大事なプロセスであるため、チームの他の人の顔色をうかがったり、気を使ったりすることなく、誰もが忌憚のない意見を出し合える雰囲気作りがポイントです。客観的な事実に着目して、何が原因で起きたのかを分析していきます。

新たに挑戦すること(Try)

Problemで出た問題点の原因を解明したら、そこから解決策を探り、どうすべきだったか、今後はどうすべきか、を書き出します。また、Keepで出した良かった点についても、さらなる改善ができないかを考えます。「次は頑張ろう」といった精神論ではなく、やるべきことを具体的に書き出すことがポイントです。Tryで書き出した事柄の達成度は、次回のKPTで検証します。達成度が低い場合は、何が問題かを見極め、その原因を究明し、対策を講じる必要があります。問題が先延ばしにされ続けると、業務に支障をきたしますし、メンバーのモチベーションも低下します。

マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」を無料でお試し!

KPTの具体例

KPTの実践について、具体例を挙げて解説します。テーマは「スタッフ研修の準備」です。当初は順調に準備を進めていたものの、当日間際に出欠不明のスタッフがいることが発覚し、当日は受付が混乱しました。この原因と改善策を見いだすためにKPTを実践します。

Keep(良かった点)は、役割分担を決めた、すぐに日程調整を始め、会議室を押さえたことです。Problem(悪かった点)は、出欠確認に手間取った、配布資料の準備に時間がかかった、参加者の受け付けと会議室への誘導が上手くいかなかったことです。

Keepとして挙げられた役割分担ですが、現場の細かい業務を想定せずに曖昧な役割分担にしたことが、結果として受け付けや会議室への誘導で混乱を招いた原因になったことが判明しました。受付では、名簿との照合、ネームカードと資料配布、交通費の清算など多岐に渡る業務があったにもかかわらず、誰が何をするかといった落とし込みができていませんでした。

これを踏まえて、Try(新たに挑戦すること)は、現場の業務を細かくシミュレーションしたうえで役割分担を決める、出欠確認は余裕をもって行い、必要に応じてリマインドする、配布資料はアジェンダに沿って、前日までに必要部数を刷っておくこと、です。

このようにチームで業務を遂行するうえで、全員が同じ方向を向き、共通認識を持っていることは重要です。KPTはチームの課題を見つけ、より良い対応策を講じるうえで役立つでしょう。

おすすめの情報共有ツール

NotePM(ノートピーエム) は、ナレッジ共有に特化した社内版ウィキペディアです。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴です。3,000社以上に導入され、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』の点で高く評価されています。「ほしい情報を探すのが大変」「社内のナレッジ共有が上手くいっていない」とお悩みの方は、NotePMの無料トライアル をお試しください。

NotePMの資料請求はこちら