近年、社内専用のコミュニケーションツールとして、社内SNSが注目されています。これから導入を検討している方や、すでに利用しているという方も多いのではないでしょうか。しかし、社内SNSは導入することがゴールではなく、上手に活用していかなければ意味がありません。
今回は、社内SNSを導入したものの、失敗に終わってしまう理由と、成功に導くためのポイントについて解説していきます。
目次
なぜ社内SNSを導入するのか？
まずは、社内SNSを導入する目的を理解しておきましょう。
コミュニケーションの円滑化
社内SNS導入の目的として第一に挙げられるのが、社員同士のコミュニケーションの円滑化です。あるひとつの仕事をとっても、そこには様々な部署や人が関係し、それぞれが与えられた役割・使命を果たしながら進んでいくもの。そして、業務をスムーズに行うためには、社員同士の密なコミュニケーションが必要不可欠となります。
しかし、実際のところは、同じ部署の隣の人とはよく会話をするものの、ほかの部署の人がどのような人なのか、何の仕事をしているのかよく知らないという人も多いでしょう。自分の知らないところで、実は関係各所に負担をしいてしまっていることもよくあります。
また、近年では、在宅勤務やリモートワークなど、必ずしも社員がオフィス内にいるわけではない状況が当たり前になっています。そうした中で、オフィスにいないから連絡がとれず仕事が進まない、という事態になってしまってはいけません。社内SNSは、こうした事態を回避し、社員同士の円滑なコミュニケーションを実現するために用いられるケースが多いのです。
スムーズな情報共有
コミュニケーションの円滑化にも通じる部分がありますが、社内SNSによる情報共有の手軽さも、導入のメリットといえるでしょう。会社にはそれぞれ独自の知識やスキルを有したプロフェッショナルがいるものですが、その人たちの能力が全社員に浸透しているかというと、決してそんなことはありません。
Aさんに聞けば一瞬で解決する問題に対し、Bさんが連日連夜頭を悩ませている、というような事態も往々にしてあります。このような状況は、生産性を下げてしまうだけでなく、社員たちの精神的負担にもなりかねません。
働き方改革が声高に叫ばれる今、有益な情報を社内で共有することによって、会社全体の能力を底上げしていくことは重要な取組みです。社内SNSを活用すれば、こうした情報共有もスムーズに行っていくことができるでしょう。
社内SNSで失敗する理由
社内SNSの導入によるメリットは非常に大きなものですが、あくまでもそれは、上手に活用ができれば得られるものです。実際は、導入したものの思っていたような結果が出ない、もはや存在するだけで誰も利用していないといった話も少なくありません。
ここからは、社内SNSの導入に失敗してしまう理由について見ていきましょう。
目的が明確化されていない
社内SNS導入の失敗理由として多いのが、目的が明確になっておらず、勢いで導入してしまったケースです。「とりあえず導入をして、使いながら今後の方向性を考えれば良いだろう」というスタンスでは、導入は必ず失敗します。
何のために導入するのか、その目的を達成するためにはどのような使い方をしていかなければいけないのか、それらを明確にした上で導入するようにしましょう。目的が明確であれば、利用しながら改善点を見つけることも容易になるはずです。
他のツールとの利用方法の差別化ができていない
メールやテレビ会議、チャットツールなど、社内にそのほかのコミュニケーションツールがそろっている場合にも注意が必要です。こうしたコミュニケーションツールが多い組織では、人や状況によって使われるツールが異なってしまい、社内SNS本来の目的であった情報共有やコミュニケーションの円滑化が達成しにくくなってしまいます。
Aという情報はメールに残っており、Bという情報は社内SNSにある、といった状態になってしまっては、探す手間を省くことができず、場合によっては作業効率を下げてしまうこともあるでしょう。目的の明確化とつながる部分でもありますが、社内SNSは何かしらの専用ツールとして活用していくことが求められます。
業務に関係ない情報が増える
社内SNSはコミュニケーションツールだからといって、ありとあらゆる情報を共有して良いわけではありません。日々のちょっとした会話のようなコミュニケーションまで社内SNSに頼ってしまうと、重要な情報の見落としや閲覧の重要性を下げてしまうことにつながります。
社内SNSは使うためのハードルを低いものにしなければなりませんが、だからといってどんなことでも気軽につぶやけるツールになってしまってはいけません。
利用者を限定してしまう
社内SNSを導入する際、利用できる人をチームリーダークラス以上にするなど、利用者を限定してしまうケースが多く見られますが、これも導入を失敗させる理由のひとつになります。
利用者が限定されてしまえば、それだけ交わされる情報の質と量も限定的なものとなってしまい、効果を感じることができなくなってしまうでしょう。SNSの名が示すとおり、開かれたコミュニティになる必要があります。
説明不足によって利用者が偏ってしまう
社内SNSは、すべての社員が平等に活用することで効果を発揮するものですが、社員すべてが同じITリテラシーを持っているとは限りません。初めてさわったときから柔軟に使いこなせる人もいれば、何回も説明を受けなければ使いこなせない人もいます。
こうした技術、スキルの差によって、社内SNSを使う人に偏りが出てしまっては、導入による本来の意図を達成することはできません。導入時には、全社員が正しく社内SNSを使いこなせるよう、しっかりと説明するようにしましょう。
社内SNS導入を成功させるポイント
ここからは、社内SNSの導入を成功させるためのポイントについて解説していきます。
社内SNSの目的・ミッションを社員に理解してもらう
まず大切なのは、なぜ社内SNSを導入するのか、どのような使い方をしてほしいと思っているのか、その目的・ミッションを明確にしておくことです。
この部分が社員ごとにずれてしまうと、交わされる情報そのものにもずれが生じ、有益なツールにはなりません。導入のタイミングでは、担当者ベースでミッションを考えつつも、それらをしっかりと全社員に落とし込めるよう、告知や説明などにもしっかりと時間を割き、スムーズに業務に浸透させられるようにしましょう。
社内SNSの使い方を明確にする
導入の目的やミッションを明確にすると同時に、その使い方についてもきっちりと決まったルールを設けるようにしましょう。これがなければ、社内SNSに貯まる情報が整理されず、その状態が長く続けば、次第に社員は社内SNSを利用しなくなってしまいます。
加えて、実際の操作面に関しても正しく教育していくことが求められます。失敗の理由でも書きましたが、使い方がわからずに使えないという社員が出てしまっては、どれだけ高尚なミッションを掲げても、また本人が届けたいと思える情報を持っていたとしても、それを達成することはできません。
どのように使い、どのように操作するのか。この2つの使い方が明確になることで、社員が感じる社内SNSへのハードルは一気に下がるはずです。
オープンな雰囲気を作り出す
社内SNSを活性化させるためには、個々の社員が気軽に情報を共有できる風土・空気を作っておくことが大切です。「こんなことを共有しても良いだろうか」「怒られないだろうか」という懸念があっては、社内SNSに投稿される内容も偏ってしまい、より良いコミュニケーションが実現できたとはいえません。
若手であっても、役員クラスであっても、お互い気軽に声を掛け合える環境と、発信していける雰囲気を作っておくことが大切です。
事前準備をしっかりと整え、社内SNSを活用しよう
社内SNSの導入に失敗する理由と、成功させるためのポイントについて解説しました。すべての企業活動には明確な目標とそれに向けた事前準備が必要不可欠であり、社内SNSに関してもそれは同様です。
うまく活用できれば、画期的な効果を出すことも期待できる社内SNSだからこそ、今回解説したポイントをしっかりと理解し、導入を成功に導けるようにしてください。
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