社内SNS導入の目的は?企業経営に必要な理由とその効果

2024年01月04日(木) 社内SNS

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企業を取り巻く経営環境では、「競争激化や景気低迷による収益力の低下」「人手不足」「変化への対応のスピードアップ」「情報共有が円滑にできていないことによる業務の非効率化」など、さまざまな課題がますます深刻化しています。これらの課題を解決する有効な手段のひとつに社内SNSの導入があります。

なぜ社内SNSがこれらの課題を効果的・効率的に解決できるのでしょうか? 社内SNSの基本から企業経営に必要な理由と効果について解説します。

また、社内SNSと個人用SNSの違いや成功事例に関して知りたい方は先にこちらの記事をご一読ください。
社内SNSとはなにか?導入目的やメリット、成功事例をあわせて解説

社内SNSの機能と種類

社内SNSは導入の目的を明確にしてから導入・運用することでその効果を最大化することができます。まずは社内SNSでどのようなことができるようになるのかを解説していきます。

社内SNSの主な機能

社内SNSには主要な機能が三つあります。

1.チャット機能
チャット機能とは、1対1、もしくは1対nでチャット(会話)をリアルタイムに行える機能のことです。電子メールに似ていますが、メールのような定型のあいさつ文や署名を必要としないため、より気軽にメッセージのやり取りができます。パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなどのモバイル機器でチャット機能ができる製品やサービスも多く、いつでも、どこからでもメッセージの交換が可能です。

2.グループ機能
グループ機能とは、部や課単位、あるいはプロジェクトチーム内に所属するメンバー同士が「頻繁にメッセージを交換する」「部外者にはまったく関係のない内容のメッセージをやり取りする」および「部外者には知られたくないメッセージやり取りしたい」ためにメンバー間に閉じたチャットを行える機能のことです。グループ機能によって、参加メンバー間の業務連絡や業務内容を効率的に共有でき、タスクやプロジェクトの進捗管理、スケジュールの確認・調整などに効果的に実現できます。社内SNSは、原則として社内で利用しますが、セキュリティに配慮して取引先や外注企業、および業務の委託先企業などの社員をメンバーに加えられる機能が備わっている製品やサービスもあります。

3.アップロード・ファイル共有機能
アップロード・ファイル共有機能とは、オフィス業務で利用される、Microsoft Word、Microsoft Excel、Microsoft Power Pointなどで作成したファイルやPDF、画像、動画などのデータファイルを社内SNSにアップロードし、共有できる機能のことです。

社内SNSの種類

社内SNSには、「情報交換を気軽に容易にオープンにできる」「情報やナレッジの蓄積が容易であり、共有できる」「情報の時系列表示で進捗管理ができる」などの特長があります。この特長をどう生かしているかによって利用目的別に分けると以下の4種類があります。

1.円滑で活発なコミュニケーション目的のための「コミュニケーションタイプ」
2.業務やプロジェクトの進捗管理目的のための「スケジュール管理タイプ」
3.日報や業務連絡目的のための「日報タイプ」
4.リアルタイムな情報交換目的のための「チャットタイプ」

上記のそれぞれの目的を複合して利用できる社内SNSの製品やサービスもありますが、使い勝手はそれぞれで異なることから、自社に最も適した製品やサービスを選ぶことが重要です。

社内SNSが注目される理由、導入が必要な理由

社内SNSが注目されて、導入する企業が増加しています。社内SNSが注目される理由と導入すべき理由について紹介します。

社内に蓄積される情報への感度がますます重要に

今はモノ余りの時代、かつ顧客の価値観が多様化した時代のため、顧客のニーズにあった製品・サービスでなければ、なかなか売上を伸ばせなくなりました。このような時代では、顧客の声に耳を傾け、いかに早く情報をキャッチし、その情報を現場から高い感度を持って吸い上げられるかが企業の明暗を分けます。

情報化社会では、製品やサービスそのものではなく、それにいかに顧客の求める情報を付加できるか、あるいは顧客が求める情報をいかに早く、的確に発信できるかが重要になってきています。その手段として効果のある社内SNSが求められています。

コミュニケーション手段の変化

かつては、同じ部や課以外の社員間の情報交換やナレッジの共有は、食堂、休憩室、喫煙室、飲み会の場など、狭い範囲の社員間でしか行われていませんでした。しかし、近年はプライベートでLINE、Facebook、Twitterなどの利用が一般的になって情報交換やナレッジの共有ができるため、特に若い社員は、これらのツールの使用には抵抗がまったくありません。ICT総研が行った「2018年度 SNS利用動向に関する調査」によると、日本におけるSNS利用率は、2013年末の利用者数は5,487万人でしたが、2018年は7,764万人となり、2020年末には7,937万人まで増加すると予測されています。特にLINEの利用率が高く、コミュニケーション手段としてメールからチャット形式のツールに移りつつあります。そのためビジネスの場において業務効率向上には、コミュニケーション手段として使い慣れたSNSの効果が大きいと考える企業が増加しています。

これにより、狭い範囲の社員同士だけでなく、全社員とコミュニケーションができる社内SNSは、情報交換の促進とナレッジの共有の拡大に大きな効果があります。また、社内コミュニケーションの不足は、「社員の仕事に対する視野や範囲が狭まる」「コンプライアンス違反や不正行為につながる」「顧客満足度が低下する」「営業機会を喪失する」「主に若い社員の離職につながる」など、企業にとってマイナスに作用することからコミュニケーションの活性化は避けられない課題です。

多様な働き方の増加

IT技術の進化、人口減による人手不足、多様な働き方を求める社会背景などによって、「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」のリモートワークを取り入れる企業が増加しています。以前は、例えば営業職の場合、営業後にいったん帰社して営業報告書の作成、交通費の精算などの業務を行うのが一般的でした。しかし、人手不足などもあり、それぞれがより効率的な働き方をするためには外出先から帰社する必要をなくすなど効率化を一層すすめなければなりません。モバイル機器を活用して社内SNSを導入することで、より効率の良い働き方が可能です。さらに、テレワークの促進で社員同士のコミュニケーションが減少することで、働くモチベーションが低下することを補えるのもまた社内SNSのメリットです。

企業が生き残るために経営環境の変化の対応が必要

上記の「情報に対する対応のスピードと感度の重要性の増加」「コミュニケーション手段の変化」「多様な働き方の増加」は、すべて経営環境の変化に対応して企業が生き残るために必要なことです。企業が持続的に成長していくためには、ほかにも多くの条件を満たして、さまざまな課題を解決する必要があります。社内SNSの導入は、これらの条件や課題のすべてを満たして、解決できるわけではありませんが、企業経営にとって有効な手段となることからコミュニケーションや情報・ナレッジの共有などに課題があると考える企業には導入が必要といえます。

まずは目的を明確に! 社内SNSの導入効果

社内SNSが注目されている理由や企業が導入すべき理由を四つ紹介しましたが、それは社内SNSを導入すると以下の効果があるからです。そのため、それらを達成する目的で社内SNSが多くの企業で導入されています。

社内コミュニケーションの活性化・横断的なコミュニケーションの実現

社内SNSは、1対1ではなく1対nでのやり取りも簡単にできるほか、グループ機能によって柔軟なコミュニケーションができるため社内コミュニケーションの活性化や部や課を超えて横断的コミュニケーションを可能にします。

情報・ナレッジの共有

社内コミュニケーションの活性化・横断的なコミュニケーションに加えて、社内SNSのアップロード・ファイル共有機能の活用で情報・ナレッジの共有ができます。

業務効率化・生産性向上

情報・ナレッジの共有が進むことで、情報を確認する時間が削減でき、より効果的な方法で業務を推進できるナレッジを多くの社員が共有することで社員の業務推進のレベルが上がり、生産性向上が期待できます。

企業理念や目標の社内への徹底

企業理念をうたっている企業は多いですが、全社員に理念が浸透している企業は決して多くありません。経営のトップマネジメント層も社内SNSを積極的に活用すれば理念の浸透も実現できます。また、ミドルマネジメント層も部や課の目標を周知させる手段のひとつとして社内SNSを活用することで、同じ方向を向いて業務活動が推進できます。

企業の活性化には社内SNSの効果的な活用が必要

業種にかかわらず社内間のコミュニケーションを活性化し、厳しさを増す経営環境を乗り切るには社内SNSの活用が大きな効果を発揮します。社内SNSの活用で大きな成果を生み出すには、まず自社の課題を明確にし、そのうえで目的にあった社内SNSシステムの導入が決め手となります。こちらの記事では国内外のさまざまな社内SNSをご紹介しています。あわせてご一読ください。

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