リモートワークが増えている現在、企業内にあるべき知見が個々人に分散していないでしょうか。知見が分かれていると、担当者が休んだり、チーム換えが起きた時に社内が混乱してしまいます。そうならないために使いたいのが情報共有ソフトウェアになります。
目次
オープンソースの社内情報共有ソフト・ツールおすすめ9選
この記事では手軽にはじめられる、オープンソース・ソフトウェアの情報共有ソフトウェアをまとめて紹介します。
Outline
社内用のナレッジベースです。Wikiのようにページの作成が容易にでき、編集はWYSIWYGを使ってビジュアル的に行えます。文書はMarkdown互換となっています。GoogleドキュメントやOpenTableといった外部サービスを埋め込むこともできるようです。Slackと連携が可能で、Slackからドキュメントを検索したり、編集後に通知を送ることができます。
https://github.com/outline/outline
GROWI
シンプルなMarkdownによる記述が可能な情報共有ソフトウェアです。BootstrapによるHTML記述もできるので、Markdownよりもこだわったレイアウトもできます。draw.ioと連携し、ドローイングが可能です。認証はSAML、LDAP、外部のOAuthサーバなどを利用できます。
weseek/growi: GROWI – Team collaboration software using markdown
HAIK
HAIKはホームページ作成ツールとのことですが、ベースは長い歴史を持つPuwikiを利用しています。HAIKはPHP7に対応しており、レスポシブな表示も可能です。標準のままであれば社内情報共有には十分でしょう。
open-qhm/qhm: HAIK – Open Source Quick Homepage Maker
Wiki clone
KonaWikiはPHP製の情報共有ソフトウェアです。見た目はシンプルで、PukiWiki風となっています。コメント機能が使えますが、認証機能は用意されていないようです。主にマニュアルの作成や執筆での利用を想定しているそうです。
kujirahand/konawiki3: Wiki clone
waliki
WalikiはDjangoで作られたWikiエンジンで、Gitをバックエンドに利用しています。差分管理はGitによるもので、リアルタイムコラボレーションエディタ、アクセス権限、プラグイン機構が備わっています。
mgaitan/waliki: A wiki engine powered by Django and Git
roadkill
最近はアップデートが行われていないようですが、.NET製のWikiエンジンになります。.NET 4.5ベースで、SQL ServerやMySQL、PostgreSQLなど幅広いデータベースを利用できます。本文はMarkdownの他、CreoleやMedia Wikiの記法をサポートしています。
roadkillwiki/roadkill: A modern .NET Wiki
DokuWiki
DokuWikiは日本での利用も多いWikiエンジンです。PHPで作られており、システム要件が低いのが特徴です。プラグインも多数用意されています。差分表示やパンくずリスト、名前空間によるページ分類など機能も豊富です。
MediaWiki
MediaWikiは言わずと知れたWikipediaで使われているWikiエンジンになります。大規模なデータでも管理できるという点においては誰もが納得するところでしょう。規模が大きいためにすべての機能を使いこなすのは難しいかも知れませんが、機能が十分あるのは間違いありません。
社内wikiにはNotePMがおすすめ
NotePMは、社内のマニュアル・ナレッジ・FAQ・議事録などを一元化し、「社内wikiが社内で活用される状態」をつくる国産クラウド型社内wikiツールです。
ここでは、社内wikiにNotePMがおすすめな以下の理由について解説していきます。
豊富な導入実績
誰でも使いやすい操作性
ほしい情報にすぐにアクセスできる高い検索性
機能の充実度
豊富な導入実績
NotePMは、登録企業12,000社以上、継続率99%以上という実績を誇っており、多くの企業に選ばれている社内wikiです。これだけの導入実績があるのは、単に導入しやすいだけでなく、導入後も現場でしっかり活用され続けている証拠といえます。
社内wikiは、導入しても使われなければ意味がありません。NotePMは「導入して終わり」ではなく、社内に定着しやすいサービスとして評価されています。実績に裏打ちされた信頼性を重視したい企業にとって、安心して選びやすいサービスです。
誰でも使いやすい操作性
NotePMは、ITツールに不慣れなメンバーでも扱いやすい操作性が特長です。シンプルなUIを採用しているので、ページの作成や更新が直感的に行いやすく、情報共有のハードルを下げられます。担当者だけが更新できる状態になりにくいため、社内wikiの運用が属人化しにくい点もメリットです。
さらに、ワンクリックで画像編集ができるため、マニュアルや手順書の作成もスムーズです。画像付きでわかりやすい資料を整備しやすく、現場で使えるナレッジを蓄積しやすくなります。誰でも気軽に情報を追加・更新できる環境は、社内wikiを活用するうえで大きなメリットです。
ほしい情報にすぐにアクセスできる高い検索性
NotePMは検索性が高く、必要な情報にすぐアクセスしやすい点も魅力です。
Word・Excel・PDFなどの添付ファイルの中身まで全文検索の対象になるため、ファイル内に記載された情報も探しやすくなっています。さらに、キーワードのハイライト表示や条件の絞り込みにも対応しており、欲しい情報へ効率よくたどり着けます。
情報を探す時間を減らせることで、業務効率の向上にもつながるでしょう。社内wikiに蓄積した情報をしっかり活用したい企業にとって、高い検索性は大きな価値があります。
機能の充実度
NotePMは、社内wikiを継続的に運用しやすいよう、実務で役立つ機能が幅広く備わっている点が大きな強みです。情報を蓄積するだけでなく、共有・管理・活用まで一貫して行いやすい環境を整えられます。
API連携に加え、Slack、Teams、Chatworkなどの外部ツールとも連携できる
既存の業務フローに組み込みやすく、情報共有とコミュニケーションが分断されにくい
ユーザー権限やノート単位で柔軟なアクセス制限を設定できる
部署ごと・プロジェクトごとに適切な情報管理を行いやすい
コメント・リアクション、・絵文字などの機能により、更新の促進やコミュニケーションの活性化が期待できる
AIによる要約・翻訳・校正機能を備え、情報整理や発信の負担を軽減しやすい
このように、NotePMは日常業務の流れに自然に取り入れやすく、運用負担を抑えながら社内wikiを定着させやすいのが魅力です。必要な情報を適切に管理しつつ、社内でのやり取りや更新を促しやすいため、継続運用を支える基盤として活用しやすいでしょう。
NotePMの導入事例
ここでは、社内wikiツールのNotePMの導入事例について解説します。
住信SBIネット銀行株式会社
住信SBIネット銀行株式会社では、複数の情報共有ツールにナレッジが分散し、必要な情報にすぐ辿り着けないことが課題でした。異動や退職により社内ナレッジが蓄積しにくく、属人化や生産性低下も懸念されていました。
そこで、全社の情報の入口を整備し、ナレッジを体系的に蓄積・管理・活用する目的で、誰でも使いやすいNotePMを導入. 導入後は、強力な検索機能により必要な情報を探しやすくなり、新入社員を含む社員の質問負担を軽減しました。
あわせて、「まず検索する」「ナレッジを残す」という意識が社内に広がり、全社的な情報共有基盤として定着が進んでいます。
＞関連記事：【導入事例】最高のデジタルバンクになるために。組織変革を支える社内wikiツール – 住信SBIネット銀行株式会社
株式会社ラクス
株式会社ラクスの「楽楽販売」カスタマーサクセス部門では、手順書やナレッジがファイルサーバーや個人フォルダなどに散在し、新入社員が必要な情報を見つけにくいことが課題でした。
さらに、古いマニュアルや重複した情報が残り、正しい情報の判断にも手間がかかっていました。
そこでNotePMを導入し、ナレッジの一元化と検索性向上、更新しやすい運用体制を整備。新入社員のオンボーディング資料の管理や、営業部門とのナレッジ共有にNotePMを活用しました。
結果として、検索時間は約4割削減、引き継ぎコストは50％削減され、マニュアル共有が定着することで業務標準化と属人化解消にもつながっています。
＞関連記事：【導入事例】検索時間が4割削減！急成長SaaSが実践するナレッジ共有を浸透させるための取り組みとは – 株式会社ラクス
株式会社ベクトル
株式会社ベクトルの採用支援事業部では、紙のマニュアル回覧により情報量が増えるにつれて管理が煩雑になり、最新版の判別もしにくい状態でした。
チャットツールでの共有も試しましたが、情報が流れて検索しづらく、蓄積にも課題がありました。
そこで、見やすさ・操作性・検索性・金額の点から、マニュアルやFAQを一元管理できるNotePMを導入。クライアントごとに異なる応募者対応ルールを検索しやすい形で整理しました。
その結果、情報を探す手間やストレスが軽減され、電話応対時間も7〜8分から5分以内への短縮に成功しています。現場の業務効率化とオペレーター負担の軽減につながりました。
＞関連記事：【導入事例】電話対応時間を40%削減！マニュアルの電子化で、オペレーターの負担を軽減 – 株式会社ベクトル
よくある質問
スモールスタートで導入したいのですが、何から始めるのが良いですか？
社内wikiやナレッジ共有は、最初から全社に広げるよりも、まずは小さく始める進め方がおすすめです。効果が見えやすい範囲から取り組むことで、運用のしやすさも確認できます。
最初の対象としては、次のような領域が向いています。
問い合わせが多い内容（手順や知識など）
新人オンボーディング
申請フロー
まずはテンプレートを整備し、閲覧・更新の運用が現場で問題なく回るかを確認するとよいでしょう。そのうえで運用が定着してから対象範囲を拡大することで、負担を抑えながら全社展開を進めやすくなります。
なお、NotePMでは無料トライアルをご利用いただけます。テンプレートをもとに社内wikiを作成できるため、共通デザインで社内ナレッジをスムーズに共有できます。
社内wikiツールを選ぶときに、特に重視すべきポイントは何ですか？
社内wikiツールを選ぶ際に特に重要なのは、検索性・操作性・セキュリティ・費用のバランスです。
そもそも社内wikiは、社内に蓄積された情報へ迅速にたどり着けることに価値があります。そのため、全文検索やタグ検索など、必要な情報を探し出しやすい機能が備わっているかは、優先的に確認したいポイントです。
また、実際に社内で活用されるためには、現場のメンバーが無理なく使えることも欠かせません。編集画面がわかりやすく、専門知識がなくても簡単に更新できるツールであれば、日常的な運用にもつながりやすくなります。
アクセス権限の設定やログ管理といったセキュリティ面も確認が必要です。さらに、利用人数が増えた場合でも無理なく運用できる料金体系かどうかを見ておくことで、導入後の負担を抑えやすくなります。
NotePMは、こうした観点を踏まえたときに、バランスよく活用しやすい社内wikiツールの一つです。主な特徴として、以下が挙げられます。
Word・Excel・PDFファイル内のテキストも検索でき、必要な情報を見つけやすい
シンプルなUIを採用しており、直感的に操作しやすい
アクセスログ、2段階認証、アカウントロック、IP制限、SSO / SAML認証などのセキュリティ機能を備えている
利用ユーザー数に応じて費用が変わる、わかりやすい料金体系となっている
社内wikiツールを選ぶ際は、機能の多さだけで判断するのではなく、情報の探しやすさや日常的な使いやすさまで含めて検討することが大切です。
社内wikiツールを導入しても定着しない原因は何ですか？
社内wikiツールが定着しない主な原因は、以下のとおりです。
目的や運用ルールが曖昧
ツールが使いにくい
管理者が不在
社内wikiは、導入しただけで自然に活用が広がるわけではありません。何のために使うのか、どの情報をどこに掲載するのか、誰が更新を担うのかが明確でない場合、情報が分散し、現場で活用されにくくなります。
そのため、社内wikiを定着させるには、まず導入目的を明文化する必要があります。そのうえで、スモールスタートで運用を始め、更新ルールや権限管理を段階的に整備することが重要です。
NotePMであれば、ITツールに不慣れな人でも扱いやすいシンプルなUIを備えており、見出し・表・画像なども直感的に挿入できます。
さらに、Word・Excel・PDFファイルの中身まで全文検索できるため、必要な情報を探しやすい点も特長です。加えて、AI機能を活用することで、大量の情報の要約・翻訳・校正も効率的に行えます。
まとめ
オープンソースの情報共有ソフトウェアは社内で立てるのにぴったりでしょう。しかしリモートワークの人たちからもアクセスさせたい、サーバのメンテナンスコストが大きいなど、機能が物足りなかったり、目に見えないコストが発生することも多々あります。
そんな時こそ検討して欲しいのがNotePMになります。
