企業内には膨大なマニュアルや資料、過去の提案書、FAQなどが存在します。しかし、必要な情報をすぐに見つけられないと業務効率が低下し、意思決定にも影響します。
そこで注目されるのが「エンタープライズサーチ」です。エンタープライズサーチは、社内に散在する文書やデータを横断的に検索できる仕組みで、目的の情報を迅速に取得できる点が魅力です。
本記事では、エンタープライズサーチの主な機能、メリット・デメリット、選定ポイントまで幅広く解説します。
関連記事： 【2025年版】おすすめのエンタープライズサーチ15選！選び方や注意点も解説
目次
エンタープライズサーチとは
エンタープライズサーチは、「組織内のデータや情報を検索」するためのシステムです。エンタープライズサーチの特徴は、メールやドキュメントなどの多彩なデータソースを横断して、データが保存されている場所を問わず、一元化されたインターフェースから検索できることです。
社内文書はシンプルなファイルサーバーに、メールや各種データはそれぞれのシステムに保存している場合、目的の情報がどこにあるかわからず検索に時間がかかるります。
また、ファイルのタイトルでしか検索できないため、キーワードで検索してもうまく見つけられないといった課題も生じます。
エンタープライズサーチは、こうした情報の散在を意識することなく検索が可能です。検索性が向上することで、これまでは蓄積・保管されているだけだった情報から、ナレッジ・ノウハウの抽出や経営データの分析に応用できる「資産」としての価値が生まれるようになります。
エンタープライズサーチの3つの導入形態
エンタープライズサーチの導入形態は、主に以下の3つです。
- オンプレミス型
- クラウド型
- ハイブリッド型
それぞれの特徴やメリット・デメリットを見ていきましょう。
オンプレミス型
オンプレミス型は、自前のサーバにエンタープライズサーチシステムをインストールして運用する形態です。
セキュリティやカスタマイズ性に優れていますが、その分初期コストが大きくなり、サーバの運用コストも必要となります。
クラウド型
クラウド型は、インターネット上のエンタープライズサーチシステムを利用する形態です。専用サーバを用意する必要がなく、すぐに利用開始できます。
ただし、接続できるデータソースや機能追加など、高度なカスタマイズには制限があるサービスが多い点には注意が必要です。
ハイブリッド型
ハイブリッド型は、システムの大部分はクラウドで運用しながら、セキュリティや連携性の関係でクラウド上には移せないデータをオンプレミスで運用するなど、上記2つの形態を組み合わせたものです。
システムが複雑になるため、導入時の開発コストや、運用の難易度が高くなってしまうケースが多いでしょう。
エンタープライズサーチの主な6つの機能
エンタープライズサーチには、以下の6つの機能が備わっています。
- 高度な検索機能
- 関連性の高い言葉を提示するサジェスト機能
- 検索結果をわかりやすくするサムネイル表示機能
- PDFや画像内テキストも検索できるOCR機能
- アクセス権限を管理できる認証機能
- ナレッジの整理に活用できるデータの取得
それぞれの機能について詳しく解説するので、エンタープライズサーチ導入を決める際の参考にしてください。
1.高度な検索機能
エンタープライズサーチには、情報を効率的に探し出すための多彩な検索機能が備わっています。代表的なのは、以下の4つの検索機能です。
| 検索機能 | 特徴 |
|---|---|
| 横断検索 | 複数のシステムやフォルダをまたいで必要な情報を一括で探せるため、情報が分散していても迷わず見つけられる |
| あいまい検索 | 誤字や表記ゆれがあっても関連する結果を表示でき、検索精度を高められる |
| 自然文検索 | 「〇〇の手順を知りたい」といった文章形式の入力にも対応し、より直感的に使える |
| 絞り込み検索 | カテゴリーやタグ、更新日などの条件で結果を整理でき、目的の情報に最短でたどり着ける |
上記の検索機能を組み合わせることで正確に情報を活用でき、業務の効率化につながるでしょう。
2.関連性の高い言葉を提示するサジェスト機能
検索機能を使う際に便利なのが「サジェスト機能」です。これは検索窓に文字を入力すると、その言葉に関連する候補を自動的に提示してくれる仕組みです。
たとえば「契約」と入力すれば「契約書」「契約更新」「契約条件」などが表示され、探している内容により早くたどり着けます。
社内文書やナレッジが膨大に存在する大企業では、社員が必ずしも正確なキーワードを知っているとは限りません。そのため、入力途中で適切な候補を示してくれるこの機能は、検索の手間や入力ミスを減らす大きな役割を果たします。
3.検索結果をわかりやすくするサムネイル表示機能
サムネイル表示機能は、検索結果を小さなプレビュー画像として一覧に表示する機能です。
従来の文字だけの検索結果では、実際にファイルを開くまで内容を確認できず、何度も開閉を繰り返す必要がありました。しかしサムネイル表示を活用すれば、文書や画像、プレゼン資料の中身を視覚的に把握でき、目的のファイルを一目で判別できます。
たとえば、プレゼン資料が並んでいる場合でも、表紙のデザインや掲載されたグラフを見て瞬時に判別できるため、業務スピードが格段に向上します。
情報が大量に存在する環境でも、直感的に必要なデータを見つけられる点がメリットです。
4.PDFや画像内テキストも検索できるOCR機能
OCR（光学文字認識）機能は、スキャンしたPDFや画像ファイルの文字情報を読み取り、テキストデータとして扱えるようにする機能です。
従来、紙の資料や画像形式のファイルは「検索できない情報」として埋もれがちでした。しかし、OCRを利用すれば、通常の文書と同じようにキーワードで検索できます。
たとえば、過去に紙で保存していた契約書をPDF化してOCRにかければ、特定の取引先名や契約条件をすぐに探し出せます。
OCRにより、紙資料や画像データの価値を最大限に引き出し、企業全体のナレッジ資産として活用できるのです。
5.アクセス権限を管理できる認証機能
企業内で扱う情報は、誰でも自由に閲覧できるわけではありません。
エンタープライズサーチには、ユーザーごとに閲覧権限を設定できる「アクセス権限管理・認証機能」が備わっています。これにより、機密性の高い資料や特定部署専用のデータを、必要な人だけが閲覧できるように制御可能です。
たとえば経理部門の決算資料は経理担当者のみ、研究開発の設計図はエンジニアのみが見られるよう設定できます。セキュリティを確保しながら利便性を高められるため、安心して社内情報を検索・共有できる点が魅力です。
内部統制やコンプライアンスの観点からも重要な機能といえます。
6.ナレッジの整理に活用できるデータの取得
エンタープライズサーチには、ユーザーが「どのようなキーワードで検索したか」「どの資料がよく利用されているか」といった活用データを収集・分析できる機能があります。
これにより、社内で求められている情報やナレッジの傾向を把握可能です。たとえば「同じ質問が繰り返し検索されている」ことが分かれば、それをもとにFAQを整備したり、マニュアルを充実させたりする改善策につなげられます。
また、利用頻度の高い資料を整理することで、さらに効率的なナレッジ共有が可能になります。エンタープライズサーチを活用すれば、単なる検索にとどまらず、組織全体の知識資産を成長させる基盤として活用できるでしょう。
エンタープライズサーチの導入メリット・効果
ここでは以下のような、エンタープライズサーチの導入メリットや効果について見ていきましょう。
- 必要なマニュアルや書類をすぐに見つけられる
- FAQやナレッジを活用して自力で課題を解決できる
- 過去資料を再利用して提案書や企画書を効率的に作成できる
- 蓄積データを分析して業務改善や意思決定に役立てられる
活用例をもとに紹介していきますので、ぜひ自社へ導入する際の参考にしてみてください。
必要なマニュアルや書類をすぐに見つけられる
仕事を進めるなかで「業務マニュアルや請求書がどこにあるかわからない」といった問題にぶつかった経験のある方も多いのではないでしょうか。
ファイルサーバーにまとまっているはずでも、検索がファイル名でしか行えない場合は似たようなフォルダやファイルのなかに埋もれてしまい、なかなか見つけられないこともあります。
「ちりも積もれば山となる」というように、こうしたドキュメントや情報などの検索時間は、平均して毎日1.6時間に及ぶという調査もあるほど、手間となっています。
エンタープライズサーチの導入は、日常業務のなかで発生する手間やストレスを大幅に削減し、作業効率の向上を実現してくれるでしょう。
FAQやナレッジを活用して自力で課題を解決できる
コールセンターやヘルプデスクなどに寄せられた問い合わせメールも、エンタープライズサーチですばやく検索できるようになります。これまで蓄積された過去の事例や解決策が、簡単に検索できるとなるため、「質問する手間」「回答する手間」の両方を削減できるでしょう。
これにより、顧客満足度の向上や、管理部門・情報システム部門などの負担軽減が可能となります。
過去資料を再利用して提案書や企画書を効率的に作成できる
製品・サービスに関連する情報や画像を検索できるようにしておくと、顧客へ提案する際の資料やパンフレットなどを効率的に作成できるようになります。
また、顧客データを共有して検索できるようになっていれば、引き継ぎや連携の際の情報共有も容易になるでしょう。
こうした事務作業の手間を削減することで、営業担当者が企画の作成や顧客との関係強化などの業務に、より集中できるようになります。
蓄積データを分析して業務改善や意思決定に役立てられる
ビジネスに関わる多彩なデータを蓄積・検索できるようになれば、経営判断やIR情報の作成をより的確に行えるでしょう。
また、検索されているキーワードや検索結果を分析できれば、社内の課題や傾向も把握できます。
業務の改善や最適化につながるのはもちろん、そこから新しいビジネスを創出するきっかけが生まれることもあります。
エンタープライズサーチのデメリット
適切に導入・運用できれば便利なエンタープライズサーチですが、場合によって以下のデメリットが生じることもあります。
- 導入時の設定に時間がかかる
- 使い勝手が利用率に影響する
- 費用対効果が悪いケースもある
事前にデメリットを把握しておくことで、導入後の失敗リスクを減らせるでしょう。
導入時の設定に時間がかかる
エンタープライズサーチを導入する際、検索キーワードやタグの事前設定が必要なケースがあります。
事前設定をサポートしてもらえることもありますが、対象となる情報量が多いほど外注費用が増える可能性があります。
社内で対応するには一定の人数や時間が必要となるため、当初の想定よりも運用開始が遅くなるかもしれません。
使い勝手が利用率に影響する
システムは導入がゴールではなく、実際に現場で使われて初めて効果を得られます。
導入検討時は情報管理に関する課題を解消できる機能性を求めがちですが、UIや操作性の確認も重要です。
導入後に利用する社員にとって使いやすいかどうか、運用が定着するまでのロードマップやサポートはあるかどうか、事前に確認しておきましょう。
費用対効果が悪いケースもある
システムを導入する際、自社に必要な機能をすべて求めた場合、費用が大きくなる傾向があります。
さらに、高機能化したことで運用時のルールが増えてしまい、現場での利用そのものが少なくなってしまう可能性も考えられます。
多額の投資をしてエンタープライズサーチを導入しても、運用が定着しなければ見込んでいた効率化は実現しない可能性も視野に入れておきましょう。
エンタープライズサーチを選ぶ際のポイント
エンタープライズサーチを選ぶ際は、以下の6つのポイントを確認することが重要です。
- 操作性
- 多彩なファイルへの対応
- 検索の柔軟性と利便性
- セキュリティ対策
- 運用管理機能
- サポートの有無
上記のポイントを確認するべき理由を詳しく解説します。
操作性
エンタープライズサーチを選ぶ際には、操作性の高さが重要です。どれだけ高機能でも、社員が直感的に使えなければ定着せず、導入効果を十分に得られません。
具体的には、以下の点が評価のポイントです。
- 検索画面の見やすさ
- シンプルな操作フロー
- スマートフォンやタブレットなどマルチデバイスでの利用のしやすさ
また、検索結果の表示方法や絞り込み条件がわかりやすく設計されているかどうかも大切です。
ITに詳しくない社員でも迷わず使える仕組みがあれば、全社的に情報活用が促進され、業務効率化の効果を最大化できます。
多彩なファイルへの対応
エンタープライズサーチを導入する際は、まず検索したいファイルのデータ形式や保存場所に対応しているかを確認しましょう。
重要な情報が検索対象から漏れてしまうようなことがあっては、元も子もありません。
同時に、ファイル名のキーワード検索だけではなく、ファイルの中身まで含めた全文検索などにも対応しているかどうか、といった点にも着目しておいたほうが良いでしょう。
検索の柔軟性と利便性
検索の柔軟性と利便性の確認も、エンタープライズサーチ導入時のポイントです。ファイルを探すときもインターネットの検索エンジンと同様に、キーワードを入力して検索するケースが多いことでしょう。
完全一致での検索のみならず、あいまい検索や関連キーワードのサジェスト機能などもあれば、検索して目的のデータにたどり着くまでの時間を短縮できます。
また、ドキュメント（文字データ）以外の検索に対応するためには、ファイル形式別や更新日時、作成者、タグなどのさまざまな条件で検索できる機能も欠かせません。
セキュリティ対策
社内情報を広く横断的に検索するエンタープライズサーチシステムでは、機密情報や個人情報などのデータも必然的に検索対象に含まれてしまいます。
そのため、情報漏洩のリスクを防ぐ閲覧制限や認証といったセキュリティの確保が欠かせません。
さらに、外部からの不正アクセスや攻撃リスクを低減するためにも、システムの脆弱性対策や多要素認証の導入など、最新の技術を活用した防御策も重要です。
運用管理機能
業務効率や生産性を向上させるためにエンタープライズサーチを適切に活用するには、検索のチューニング（タグや検索範囲の設定など）やユーザーの権限設定など、運用管理が不可欠です。
また、検索ログや検索統計などのレポート機能を備えていれば、検索の利用状況や効果測定を行うこともでき、データの価値を高めることにつながっていくでしょう。
さらに、定期的な分析結果をもとに検索設定やガイドラインを改善するサイクルを構築し、社員への活用教育と連携させることで、より高い業務効率化を実現できます。
サポートの有無
導入後のサポート体制も、エンタープライズサーチを選定する際の判断基準となります。システムは導入して終わりではなく、運用中にトラブルや改善ニーズが必ず発生します。
エンタープライズサーチの提供企業の問い合わせ対応や、オンラインヘルプ、導入支援の有無を確認しておくと安心です。
とくに大規模な組織では、ユーザー教育や設定変更、機能追加などのサポートを受けられるかが、長期的な運用の成果に影響します。
サポートが手厚い製品を選ぶことで、現場の不安を減らし、安定的に運用できる環境を整えられるでしょう。
優れた検索機能・ナレッジ共有機能が魅力の「NotePM」
NotePM（ノートピーエム）は、ナレッジやマニュアルを組織内で共有するためのナレッジマネジメントツールです。
エンタープライズサーチの専用サービスではありませんが、多彩なファイルを保存・管理でき、優れた検索機能や閲覧権限管理機能など、エンタープライズサーチシステムに期待する各種機能を備えています。
NotePMを活用することで、一般的な検索システム以上の多彩なメリットも得られます。
欲しい情報をすぐに見つけられる充実の検索機能
NotePMでは、Word・Excel・PDFなどの文書から動画・画像まで、ファイルの種類を問わず保存できます。
これらのファイルはドキュメントであれば内容まで含めた全文検索が可能なほか、タグや編集者、変更履歴など多彩な条件での検索も可能です。もちろん、閲覧権限の設定をはじめとしたセキュリティ機能にも対応しています。
また、キーワードに合致した箇所をハイライトで強調表示する機能をはじめ、目的のデータを素早く見つけられるようにサポートしてくれる、誰でも簡単に使える設計も特徴です。
ファイルとナレッジを一元管理できる共有機能
NotePMが一般的なエンタープライズサーチシステムと大きく異なるポイントは、ファイルの検索だけでなくナレッジ共有を前提としていることです。
たとえば、ファイルの保存は、wikiページへ添付する形で行います。これにより、共有ファイルに関連した質問と回答を蓄積しておいたり、各種申請書のファイルを「申請手順や記入方法」とともに保存したり、といった運用が可能となります。
文書ファイルを探せるだけでなく、必要な関連情報もまとめて見つかるようになるため、情報検索の作業効率が高まるでしょう。
チームの連携を深められるコラボレーション機能
NotePMはwikiページに「コメント」や「いいね」を送り合えるコミュニケーション機能も備えているため、部署を超えた連携やコミュニケーションを活性化する効果も期待できます。
検索したファイルやマニュアルに対して「ここは変更したほうが良い」「こう使うと便利」といった情報を共有したり、編集してブラッシュアップしたりすることも可能です。
また、ページ・添付ファイルが変更された際に知らせておくべきメンバーへの自動通知機能や、閲覧したメンバーを確認できる履歴表示機能なども備えているため、口頭での連絡や確認漏れの削減につながります。
コストを把握しやすい明瞭な料金体系
一般的にエンタープライズサーチシステムの導入には、細かなカスタマイズやサーバの運用が必要です。詳細な条件をもとに見積もりを作成しなければコストが明確にならず、導入までは時間がかかるでしょう。
一方、NotePMは編集ユーザー数やストレージ容量で明確な料金プランとなっているため、予算を検討しやすいのが特徴です。もちろん導入・運用コストも、サーバやカスタマイズを行うケースに比べて低く抑えられるでしょう。
＜料金＞
- ユーザー数やストレージ容量に応じた価格
- 全プランで初期費用0円、閲覧のみのユーザーは無料
検索性の向上に成功したNotePMの導入事例3選
社内に情報が分散していると、探すだけで時間がかかり、業務効率が大きく低下します。
そのような課題を解決するために、多くの企業が注目しているのがナレッジ共有ツール「NotePM」です。
ここでは、マニュアルの電子化やリモート環境での情報共有、雇用形態の違いによる情報格差の解消などにより、検索性の向上を実現した3社の導入事例を紹介します。
さまざまな企業がNotePMを活用し、情報検索の手間を減らすことで、働きやすさを向上させています。
マニュアルの電子化でオペレーターの負担を軽減｜株式会社ベクトル
株式会社ベクトルの採用支援事業部では、これまで紙媒体やチャットツールでマニュアルを管理していました。しかし、最新情報がわからない、情報が流れてしまうなど検索性に課題がありました。
とくに電話対応業務では、必要な情報を探すのに時間がかかり、オペレーターの負担となっており、そこで導入したのが「NotePM」です。
NotePMでは、PDFやPowerPoint内のテキストまで検索できるため、必要な情報をすぐに見つけられるようになりました。
その結果、電話対応中に他社員へ確認に行く手間がなくなり、1件あたりの通話時間は7〜8分から5分以内に短縮。情報を探すストレスも軽減され、業務効率が大幅に改善しました。
関連記事：【導入事例】電話対応時間を40%削減！マニュアルの電子化で、オペレーターの負担を軽減 – 株式会社ベクトル
リモートワークで必要な情報にアクセスできる環境を構築｜株式会社サン・アドセンター
株式会社サン・アドセンターでは、リモートワークの普及により社員が必要な情報にすぐアクセスできない状況が課題となっていました。
従来はファイルサーバーやチャットで情報共有していましたが、検索性が弱く、同じ質問が頻発し生産性が低下していました。そこで導入した「NotePM」では、キーワード検索で欲しい情報がすぐに見つかる環境を構築。
広告媒体ごとのルールや求人広告事例、社内システムの設定方法などを整理し、社員は検索するだけで必要な情報にアクセス可能となりました。
結果として、同じ質問を受ける回数が減り、URLを教えるだけで解決できるようになったことで、業務効率と生産性が大幅に向上しました。
関連記事：【導入事例】リモートワークで必要な情報にアクセスできる環境を構築 – 株式会社サン・アドセンター
雇用形態の多様化で生じた情報格差を解消｜株式会社八天堂
株式会社八天堂では、正社員と非正規社員の情報格差が課題となっていました。
従来はメールやPDF・PowerPointで情報共有していたため、必要な情報を探す手間がかかり、社内浸透も不十分でした。そこで「NotePM」を導入し、社員・スタッフ・グループ会社を対象に情報を分類して整理しました。
キーワード検索に優れたNotePMにより、勤務形態や所属に関わらず、必要な情報を即座に見つけられる環境を構築。結果として入社手続きや社内規程、研修資料、申請手続きなどをスムーズに参照可能となり、情報格差を解消しました。
全社員が自発的に情報にアクセスできることで、業務効率の向上とともに、非正規社員を含む全社員のモチベーション向上にもつながっています。
関連記事：【導入事例】雇用形態の多様化で生じた情報格差を解消。情報共有ツール「NotePM」の活用でスタッフのモチベーションを向上 – 株式会社八天堂
エンタープライズサーチとは「組織内の情報を検索」するためのシステム
ドキュメントやデータの共有と検索は、今やあらゆる企業で行われるようになりました。エンタープライズサーチは、企業活動にとって必須のツールになりつつあると言っても過言ではありません。
そのような状況で「NotePM」は比較的手軽に導入でき、エンタープライズサーチシステムが抱えるデメリットを解消できる機能を備えたナレッジマネジメントツールです。
さらに、充実したコラボレーション機能による従業員のチームワーク強化といった、検索システムだけでは得られないメリットも多数もたらしてくれるでしょう。
