検索作業を効率化する「エンタープライズサーチ」とは？導入方法やメリット・デメリットを紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

企業のデジタル化が進み、業務のなかで必須となった「文書や情報の検索」。すでに日常的な行動になっているため意識しづらいかもしれませんが、検索にかかる手間や結果の精度は業務効率に大きな影響を与える要素となりました。それに伴って注目されるようになっているのが、「エンタープライズサーチ」というシステムです。

この記事では、エンタープライズサーチの概要と、活用メリットを解説していきます。また、手軽にエンタープライズサーチ環境を実現できるツールとして、「NotePM」についても紹介します。

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エンタープライズサーチとは

そもそも、エンタープライズサーチとはどのようなものでしょうか。活用イメージを明確にしていくためにも、その目的や導入形態についてご説明しておきます。

情報を“資産”に変える検索システム

エンタープライズサーチは、「組織内のデータや情報を検索」するためのシステムのことです。エンタープライズサーチの特徴は、メールやドキュメント、DB、Webサイト、ファイルシステムなどの多彩なデータソースを横断して、データの保存された場所を問わず一元化されたインターフェースから検索できることです。

社内用の文書はシンプルなファイルサーバに、メールやデータはそれぞれのシステムへ、といった形で保存していると、そもそも目的の情報がどこにあるかわからず「検索に時間がかかる」、ファイルのタイトルでしか検索できないため「キーワードで検索してもうまく見つけられない」といった課題が生まれがちです。エンタープライズサーチは、こうした情報の散財を意識することなく検索可能となります。なによりも、こうして検索性が向上することで、これまでは蓄積・保管されているだけだった情報から、ナレッジ・ノウハウの抽出や経営データの分析に応用できる“資産”としての価値が生まれるようになります。

エンタープライズサーチの導入形態

■オンプレミス型

自前のサーバにエンタープライズサーチシステムをインストールして運用する形態です。セキュリティやカスタマイズ性に優れていますが、その分だけ初期コストが大きくなり、またサーバの運用コストも必要となります。

■クラウド型

インターネット上のエンタープライズサーチシステムを利用する形です。専用サーバを用意する必要がなく、すぐに利用開始できます。ただし、接続できるデータソースや機能追加などの高度なカスタマイズには制限があるサービスが多い点には注意が必要です。

■ハイブリッド型

システムの大部分はクラウドで運用しながら、セキュリティや連携性の関係でクラウド上には移せないデータをオンプレミスで運用するなど、上記2つの形態を組み合わせたものです。システムが複雑になるため、導入時の開発コストや、運用の難易度が高くなってしまうケースが多いでしょう。

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活用例から知るエンタープライズサーチの導入メリット

エンタープライズサーチについて、そのメリットを具体的に見ていきましょう。活用例をもとに紹介していきますので、ぜひ自社へ導入する際の参考にしてください。

マニュアル・書類など社内ドキュメントの共有

仕事を進めるなか、「業務マニュアルや請求書がどこにあるかわからない」といった問題にぶつかった経験のある方も多いのではないでしょうか。ファイルサーバにまとまっているはずでも、検索がファイル名でしか行えない場合は似たようなフォルダやファイルのなかに埋もれてしまい、なかなか見つけられないこともよくあります。「ちりも積もれば山となる」と言うように、こうしたドキュメントや情報などの「調べもの」の時間は、平均して毎日1.6時間になるという調査もあるほど、意外に大きな手間となっています。エンタープライズサーチの導入は、日常業務のなかで必ず発生する手間やストレスを大幅に削減し、作業効率の向上を実現してくれるでしょう。

FAQの充実やノウハウのデータベース化

コールセンターやヘルプデスクへ寄せられた問い合わせメールなども、エンタープライズサーチで素早く検索できるようになります。これまで蓄積された過去の事例や解決策が、簡単に検索できるノウハウのデータベースとなるため、「質問する手間」「回答する手間」の両方を圧縮できるでしょう。これにより、顧客満足度の向上や、管理部門・情報システム部門等の負担軽減が可能となります。

資料作成の効率化

製品・サービスに関連する情報や画像を検索できるようにしておくと、顧客へ提案する際の資料やパンフレットなどを効率的に作成できるようになります。また、顧客データを共有して検索できるようになっていれば、引き継ぎや連携の際の情報共有も容易になるでしょう。こうした事務作業の手間を削減していくことで、営業担当者が企画作成や顧客深耕といった業務へ、より集中できるようになります。

データ活用による業務分析

ビジネスに関わる多彩なデータを蓄積・検索できるようになれば、経営判断やIR情報の作成をより的確に行なえるでしょう。また、検索されているキーワードや検索結果を分析できれば、社内の課題や傾向も把握できるようになります。業務の改善や最適化につながるのはもちろん、そこから新しいビジネスを創出するきっかけが生まれることもあります。

エンタープライズサーチで重視するべき機能

ここまでは、エンタープライズサーチの導入メリットを主に見てきました。続いては、実際に導入・活用することを想定して、サービスを選ぶ際に注目しておくべき機能について解説していきます。

多彩なファイルへの対応

まず確認しておくべき点が、検索したいファイルのデータ形式や保存場所に対応していること。重要な情報が検索対象から漏れてしまうようなことがあっては、元も子もありません。同時に、ファイル名のキーワード検索だけではなく、ファイルの中身まで含めた全文検索などにも対応しているかどうか、といった点にも着目しておいた方が良いでしょう。

検索の柔軟性と利便性

ファイルを探すときもインターネットの検索エンジンと同様に、キーワードを入力して検索するケースが多いことでしょう。完全一致での検索のみならず、あいまい検索や関連キーワードのサジェスト機能などもあれば、検索して目的のデータにたどり着くまでの時間は大幅に短縮できます。またドキュメント（文字データ）以外の検索に対応するためには、ファイル形式別や更新日時、作成者、タグなどのさまざまな条件で検索できる機能も欠かせません。

セキュリティ対策

社内情報を広く横断的に検索するエンタープライズサーチシステムでは、機密情報や個人情報などのデータも必然的に検索対象に含まれてしまいます。情報漏洩のリスクを防ぐために、閲覧制限や認証といったセキュリティの確保が欠かせません。

運用管理機能

業務効率や生産性を向上させるためにエンタープライズサーチを適切に活用するには、検索のチューニング（タグや検索範囲の設定など）やユーザーの権限設定など、運用管理が不可欠となります。また、検索ログや検索統計などのレポート機能を備えていれば、検索の利用状況や効果測定を行なうこともでき、データの価値を高めることにつながっていくでしょう。

エンタープライズサーチのデメリット

適切に導入、運用できれば非常に便利なエンタープライズサーチですが、場合によってはデメリットが生じることもあります。

導入時の設定に時間がかかる

エンタープライズサーチを導入する際、検索キーワードやタグの事前設定が必要なケースがあります。事前設定をサポートしてもらえることもありますが、対象となる情報量が多いほど外注費用が増えるでしょう。社内で対応するには一定の人数や時間が必要となるため、当初の想定よりも運用開始が遅くなるかもしれません。

使い勝手が利用率に影響する

システムは導入がゴールではなく、実際に現場で使われて初めて効果を得られます。そのため、導入検討時は情報管理に関する課題を解消できる機能性を求めがちですが、UIや操作性の確認も非常に重要です。導入後に利用する社員にとって使いやすいかどうか、運用が定着するまでのロードマップやサポートはあるかどうか、事前に確認しておきましょう。

費用対効果が悪いケースもある

自社に必要な機能をすべて求めた場合、費用が大きくなる傾向があります。くわえて、高機能化したことで運用時のルールが増えてしまい、現場での利用そのものが少なくなってしまう可能性も考えられます。大きな投資をしてエンタープライズサーチを導入しても、運用が定着しなければ見込んでいた効率化は実現しない点に注意が必要です。

エンタープライズサーチのデメリットはNotePMが解消

NotePMは検索性に優れた社内wiki作成ツールです。ナレッジ共有において、エンタープライズサーチのデメリットを解消できることを紹介します。

NotePMとは

NotePM（ノートピーエム）は、ナレッジやマニュアルを組織内で共有するための社内wiki作成ツールです。エンタープライズサーチの専用サービスではありませんが、多彩なファイルを保存・管理でき、優れた検索機能や閲覧権限管理機能など、エンタープライズサーチシステムに期待する各種機能を備えています。しかもNotePMを応用することで、よくある検索システム以上の多彩なメリットも手に入れられます。

充実した検索機能

NotePMでは、Word・Excel・PDFなどの文書から動画・画像まで、ファイルの種類を問わず保存できます。これらのファイルはドキュメントであれば内容まで含めた全文検索が可能なほか、タグや編集者、変更履歴など多彩な条件での検索も可能となっています。もちろん、閲覧権限の設定をはじめとしたセキュリティ機能にも対応しています。また、キーワードに合致した箇所をハイライトで強調表示する機能など、目的のデータを素早く見つけられるようにサポートしてくれるなど、誰でも簡単に使えることを重視した設計も大きな特徴です。

ファイルと同時にナレッジを共有可能

NotePMが一般的なエンタープライズサーチシステムと大きく異なるポイントは、ファイルの検索だけではなくナレッジ共有を前提としていることです。例えばファイルの保存は、wikiページへ添付する形で行います。これにより、共有ファイルに関連した質問と回答を蓄積しておいたり、各種申請書のファイルを「申請手順や記入方法」とともに保存したり、といった運用が可能となります。文書ファイルを探せるだけでなく、必要な関連情報もまとめて見つかるようになるため、「調べもの」の作業効率が格段に高まるでしょう。

連携を促進するコラボレーション機能

wikiページにコメントや「いいね」を送りあえるコミュニケーション機能も備えているため、部署を超えた連携やコミュニケーションを活性化する効果も期待できます。検索したファイルやマニュアルに対して「ここは変更した方が良い」「こう使うと便利」といった情報を共有したり、編集してブラッシュアップしたりしていくことができます。また、ページ・添付ファイルが変更された際に知らせておくべきメンバーへの自動通知機能や、閲覧したメンバーを確認できる履歴表示機能なども備えているため、口頭での連絡や確認漏れの削減につながります。

予算を立てやすい

一般的にエンタープライズサーチシステムの導入には、細かなカスタマイズやサーバの運用が必要となります。細かな条件をもとに見積を作成しなければコストが明確にならず、導入までは時間がかかるでしょう。一方、NotePMは編集ユーザー数やストレージ容量で明確な料金プランとなっているため、予算を検討しやすくなります。もちろん導入・運用コストも、サーバやカスタマイズを行なうケースに比べて低く抑えられることでしょう。

＜料金＞

・ユーザー数やストレージ容量に応じた価格

・全プランで初期費用0円、閲覧のみのユーザーは無料

ユーザー数	ストレージ容量	月額
8名	80GB	4,800円
15名	150GB	9,000円
25名	250GB	15,000円
50名	500GB	30,000円
100名	1TB	60,000円
200名～	2TB	120,000円

無料トライアル期間：30日間

※詳細は「料金プラン｜NotePM」をご確認ください。

関連ページ：【解決する課題】情報が散らばっていて探しづらい-NotePM

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まとめ

ドキュメントやデータの共有と検索は、今やあらゆる企業で行なわれるようになりました。エンタープライズサーチは、企業活動にとって必須のツールになりつつあると言っても過言ではないでしょう。

そんななかで、「NotePM」は比較的手軽に導入でき、エンタープライズサーチシステムが抱えるデメリットを解消できるだけの機能を備えた社内wiki作成ツールです。さらに、充実したコラボレーション機能による従業員のチームワーク強化など、検索システムだけでは得られないメリットも多数、もたらしてくれるでしょう。ぜひ、一度ご検討ください。

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