“検索機能”が文書管理のカギ！重要な理由やツール選びで重視すべきポイントを紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

文書管理システムを選ぶ際に重要な観点の一つが、「検索機能」です。検索機能の充実した文書管理システムであれば、条件に合致する文書・資料を必要なタイミングでスピーディに取り出せます。調べものにかける時間が大きく短縮されるため、全社的な生産性アップやナレッジ共有の活性化にもつながりやすくなるでしょう。

そこで今回は、文書管理システムにおける検索機能の重要性や、便利な検索機能の種類などについて解説します。また、検索機能の充実した文書管理システムの具体例も紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

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そもそも検索機能とは？

そもそも検索機能とは、どのような機能のことを指すのでしょうか。本章では、検索機能の定義や役割、種類などについて解説します。

検索機能とは、情報を効率良く探し出せる機能

検索機能とは、必要な情報をデータベースのなかから効率良く探し出せる機能のことをいいます。特に文書管理システムにおいては、ツール上に保管された文書・資料ファイルから、条件に合うデータを探し出せる機能を指します。例えば、キーワードで文書を検索したり、ファイル名や作成者名で絞り込んだりできる機能のことです。検索機能が充実していて、効率良く情報を取り出せるシステムを「検索性が高い」と表現することもあります。

検索には、さまざまな方式がある

文書の検索とひと言でいっても、実はさまざまな方式があります。

例えば、「見出し語検索」と「全文検索（フルテキスト検索）」という2つの検索方法です。まず見出し語検索とは、文書のファイル名やタイトルだけを対象に検索し、該当する文書を探し出すことをいいます。一方の全文検索は、ファイル名やタイトルだけでなく、文書内の本文まで含めて文字列を検索して、必要な文書を探し出すことです。後者の全文検索のほうが、検索範囲が広く、より要望に近い文書を見つけやすいのが特徴といえます。

また、「AND検索」「OR検索」「NOT検索」という検索方法もあります。AND検索とは、2つ以上の語句すべてに該当する検索結果のみ表示する方法です。OR検索とは、2つ以上の語句のどれかに該当する検索結果を表示する方法をいいます。最後のNOT検索は、「Aは含むがBは含まない」という条件で検索結果を表示する方法です。こうした多様な検索方法を使える文書管理システムのほうが、目当ての文書を探しやすくなります。

どの検索方式が搭載されているかは、文書管理システムによって異なっています。文書管理システムを選ぶ際には、文書を探し出すときの便利さや効率などを考えて、検索方式の種類にも着目するようにしましょう。

文書管理システムの検索機能はなぜ重要？

文書管理システムにおいて、検索機能はなぜ重要なのでしょうか。本章では、文書管理システムの検索機能を充実させるメリットについて解説します。

業務の生産性がアップする

検索機能の充実していない文書管理システムの場合、文書のタイトルだけしか検索できなかったり、関係のない情報が多数ヒットしたりして、なかなか欲しい情報にたどり着かないのがデメリットです。その点、検索機能が整っている文書管理システムであれば、特定の条件に当てはまる文書や資料をよりスピーディに見つけやすくなります。日々の探しものにかける時間と手間が大きく削減されるため、業務全体の生産性も高められるでしょう。

費用対効果が高まる

文書管理システムの検索機能が充実していないと、文書を探すのに時間がかかるため、システム自体が現場であまり活用されなくなってしまいます。その結果、文書管理システムをせっかく導入しても無駄になってしまい、コストに見合った恩恵を得られなくなるでしょう。一方、検索機能が充実している便利な文書管理システムであれば、従業員の活用率も格段に高くなります。結果的に、システムの費用対効果も高まるでしょう。

顧客への対応品質が向上する

コールセンターのように顧客対応が必要な部署では、問い合わせマニュアルや商品説明書を文書管理システムで管理しているケースも珍しくありません。その際、検索機能の充実した文書管理システムを使えば、より速やかに顧客からの質問に答えられます。結果として、顧客満足度やブランドイメージの向上が期待できるでしょう。

ナレッジ共有が活発化する

検索機能の充実した文書管理システムであれば、日報や手順書、研修資料など、業務ノウハウにまつわる文書を誰もがスピーディに探しやすくなります。つまり、社内の知見やナレッジが全社的に行き渡りやすくなるということです。結果的に、従業員一人ひとりのスキルアップやパフォーマンス向上につながりやすくなるでしょう。

文書管理システムに求められる“4つ”の検索機能

文書管理システムでは、具体的にどのような検索機能が搭載されていれば便利なのでしょうか。本章では、文書管理システムに求められる4つの検索機能について解説します。

全文検索

従業員が文書を探す際、明確に文書の件名やタイトルまでは知らずに、漠然と「○○について書かれた資料が欲しい」と考えているケースもあります。その際、重宝するのが「全文検索」という機能です。全文検索とは、文書の件名・作者名だけでなく、本文の語句まで含めて検索できる機能のことをいいます。全文検索の搭載された文書管理システムであれば、タイトルのわからない文書でもスムーズに見つけ出せます。WordやExcel、PDF、PowerPointなど、ツールによって全文検索に対応できる形式は違うため、細かく確かめるようにしましょう。

絞り込み検索

キーワードに該当する文書をすべて検索すると、検索結果の数が膨大になってしまう可能性もあります。その際、有用なのが「絞り込み検索」です。絞り込み検索とは、細かい条件を設定して、それに該当する文書のみを検索する機能を指します。例えば、文書の投稿された期間や作成者、カテゴリー・ジャンル、タグなどで条件を絞り込んで検索することが可能です。絞り込み検索機能があれば、必要な文書をより効率良く見つけ出せます。

キーワードハイライト

文書を検索した際、ヒットした文書の数が多すぎると、どれが自分に適しているのか判別がつきにくいのが難点です。その際、「キーワードハイライト」の機能があると非常に便利でしょう。キーワードハイライトとは、検索したキーワードが、検索結果上で色づけして表示される機能のことをいいます。キーワードハイライトの機能があれば、どの文書により多くの検索キーワードが含まれているのかがひと目でわかります。自分の興味・関心に近い文書が視覚的に分かりやすく表示されるため、ナレッジのスムーズな活用につながりやすくなるでしょう。

ページサジェスト

あると便利な検索機能の一つに、「ページサジェスト」があります。ページサジェストとは、検索キーワードを入力している段階で、関連する文書の候補が自動で表示される機能のことです。ページサジェストの機能があれば、検索ボタンを押す前から、自分の希望に近い文書がひと目でわかるようになります。検索キーワードをわざわざすべて入力しなくてよくなるため、探しものにかける時間や手間が削減され、業務効率も上がるでしょう。

検索機能の充実した文書管理システム「NotePM」

検索機能の充実した文書管理システムの一つに、「NotePM」があります。

NotePMとは、マニュアルや手順書などの文書をフォーマットに沿って手軽に作成・編集でき、ツール上から社内へ共有できる社内wikiツールのことです。NotePMには、絞り込み検索やキーワードハイライト、ページサジェストのような検索機能が網羅的に搭載されています。さらに WordやExcel、PowerPoint、PDFなどのファイルの中身まで全文検索できるため、希望に近い文書をより確実に探し出せるのが特徴です。検索機能が充実しているNotePMを活用することで、業務の効率化やナレッジ共有の活発化をより実現しやすくなるでしょう。

まとめ

検索機能の充実している文書管理システムを使えば、必要なタイミングで条件に合致する文書を探し出しやすくなり、作業効率の向上につながります。文書管理システムを選ぶ際には、検索機能の充実度に着目して、「全文検索」や「絞り込み検索」などの検索機能がそろっているかをチェックすることが大切です。検索機能の充実した文書管理システムをお探しの際には、ぜひ社内wikiツール「NotePM」を検討ください。

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