社内向け文書検索システムとは？導入メリットやおすすめシステム、選び方も解説

社内文書向けの検索システムはある？導入のメリットやツールの種類・選び方を解説！

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

社内向け文書検索システムを検討するにあたり、どのようなシステムを導入するか迷っている方も多いのではないでしょうか。社内向け文書検索システムにはさまざまなツールがあり、自社に合ったものを選ぶことで、より効率性や機能性を高められます。

当記事では社内向け文書検索システムの概要や種類、導入のメリットなどについてわかりやすく説明します。

社内文書の作成・管理・検索におすすめのツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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社内向け文書検索システムとは

社内向け文書検索システムとは、データベースに蓄積された情報の中から、特定の情報のみを検索して探し出せるシステムのことです。社内におけるさまざまな種類の文書・資料をデータとして一元管理でき、必要に応じてスムーズに探し出せます。

たとえば、インターネット上でオープンになっている情報は、GoogleやYahoo!などの検索エンジンで検索します。一方「社内ポータル」「社内掲示板」など、社内のクローズドな情報は、社内向け文書検索システムで検索するのです。

近年は、ペーパーレス化の促進や電子帳簿保存法の施行などにより、社内の情報・文書の管理に「文書検索システム」を取り入れる会社が増えています。

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社内向け文書検索システムのおもな機能

社内向け文書検索システムのおもな機能は、以下の2つです。

社内文書の検索機能
社内文書の管理機能

それぞれの機能について、順番に説明します。

1.社内文書の検索機能

検索機能とは、各社員が参照したい文書を検索する機能のことです。ファイル名を検索できる機能だけでなく、システムごとにさまざまな機能が実装されています。

検索機能の例を以下に紹介します。

条件を指定して検索できる機能
文書の中まで検索できる機能
作成期間やタグで検索できる機能

自社のニーズに合わせて、必要な検索機能が含まれているシステムを選ぶとよいでしょう。

2.社内文書の管理機能

社内向け文書検索システムの中には、検索機能に加えて文書の管理ができるツールもあります。

たとえば、以下のことができる社内向け文書検索システムを選べば、文書の管理を一元管理できます。

変更履歴の自動記録
文書へのアクセス制限
閲覧済みの社員や、社員によく見られているページの確認

ひとつのツールで社内文書を管理することには「文書の形式が揃う」「古い文書が残るリスクを減らせる」などのメリットもあります。

社内向け文書検索システム・ツールはおもに4種類

社内向け文書検索システム・ツールには、おもに以下の4種類が挙げられます。

社内wikiツール
エンタープライズサーチ
オンラインストレージ
グループウェア

各システム・ツールは異なった特徴をもっています。順番に見ていきましょう。

1.社内wikiツール

社内wikiツールとは、マニュアルや手順書などの文書を作成・編集・共有できる「社内版ウィキペディア」のことです。社内wikiツールの導入により、個人がもつ知識やノウハウをドキュメント化でき、知識の属人化を防止できます。

ツール上に保存された文書は、タグやフォルダなどで階層化できたりキーワードで全文検索できたりするため、検索が容易です。すでにWord形式や紙でのナレッジ情報がある会社も、社内wiki型の文書検索システムを導入することで検索性が高まり、より広い社員が利用できるようになります。

また、社内wikiツールを使うと、以下のようなさまざまな文書をフォーマットに沿って簡単に作成可能です。

企画書
見積書
システム仕様書
日報

汎用性の高さから、社内wikiツールはあらゆる文書の共有に適したツールといえます。

◆ツール例：NotePM、esa、Confluence、Qiita:Teamなど

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2.エンタープライズサーチ

エンタープライズサーチとは、「企業内検索エンジン」ともよばれる、社内のあらゆるデータを横断検索できるツールのことです。文書が別々のサーバーやクラウドサービス、データベースに保存されていても、横断して検索できるのが特徴です。

WordやExcel、PDFといったファイルの形式も、基本的に問いません。企業規模がある程度大きく、社内に大量の情報が散在している場合は、効果を発揮しやすい検索システムといえます。

GoogleやYahoo!などの「検索エンジン」の社内版に近いのですが、エンタープライズサーチはアクセス権限を設定することが可能です。また、特定の部署や個人のみが閲覧できるように設定できるため、社内の機密保持にも役立ちます。

◆ツール例：QuickSolution、FileBlog、Neuron ESなど

3.オンラインストレージ

オンラインストレージとは、インターネット上で文書データを保存できるクラウド型のファイルサーバーです。データの保存に特化しているので、大容量の文書や画像、動画の一括管理に最適なツールといえます。

総務省の調査によると、多くの企業がデータ保存にクラウド型のファイルサーバーを利用しています。クラウド上のデータは自社データのバックアップにもなるため、災害や事故などで自社サーバーが破損するリスクへの備えも可能です。

中には、文書の件名や作成者名、バージョン数で検索して、必要な情報を取り出せるツールもあります。

◆ツール例：Google Drive、Dropbox Business、Fleekdrive、boxなど

4.グループウェア

グループウェアとは、経営に役立つ以下のような機能をひとつにまとめられる業務用ツールです。

給与管理
スケジュール管理
タスク管理
会議室の予約
メール、チャット
社内掲示板

経営や業務管理に役立つ機能に加えて、メールやチャットなどの社内コミュニケーションツールもまとめられるのが特徴です。

ファイル共有の機能もあるため、保存したさまざまな文書データを、必要なときに検索して使用することもできます。

◆ツール例：kintone、Aipo、Google Workspace、サイボウズOfficeなど

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社内向け文書検索システム・ツールを導入する5つのメリット

社内向け文書検索システム・ツールを導入するメリットは、以下の5つです。

作業効率を高められる
ナレッジの共有が活発化する
リモートワークに対応しやすくなる
文書の更新ミスを減らせる
コストを削減できる

社内向け文書検索システム・ツールの導入は、作業効率だけでなく、コスト面やリスク管理面でのメリットもあります。いっしょに見ていきましょう。

1.作業効率を高められる

社内文書がバラバラに管理されている状態では、業務中に欲しい情報を探すだけでも手間がかかります。社内向け文書検索システムを導入することで、キーワードやタグなどで必要な資料をスピーディに探し出せるようになります。

システムを導入すれば、必要な情報を得るのに資料の中を1ページずつ探したり、個々の従業員に資料の所在を確認したりする手間も必要ありません。そのため、従業員の作業効率が向上し、社内全体の生産性を高められます。

2.ナレッジの共有が活発化する

社内向け文書検索システムを導入すれば、業務マニュアルや手順書、ナレッジなどを閲覧しやすくなります。つまり、社内のノウハウが全社的に行き渡りやすくなるということです。

とくにこれまでナレッジの共有が部署内や担当者などの狭い範囲に限られていた場合は、社内向け文書検索システムの導入により、全社員が有益なナレッジを共有しやすくなります。

組織を横断したナレッジ共有は、従業員の効率的なスキルアップやパフォーマンス向上をもたらすでしょう。

3.リモートワークに対応しやすくなる

近年は働き方が多様化し、リモートワークが当たり前になりつつあります。しかし、オフィス外で働いていると、社内の文書や資料を手軽に閲覧しにくいのが難点です。

その点、社内の文書を電子化したうえでセキュリティレベルの高い検索システムを導入すれば、社外からでも必要な情報にアクセスしやすくなります。

結果的にリモートワークにおいてもチームメンバー間の情報共有がスムーズになり、業務を進めやすくなるでしょう。

4.文書の更新ミスを減らせる

ExcelやWord形式で文書を管理していると、文書の更新時に以下のような管理ミスが出る可能性があります。

最新版が別ファイルにあるのに気づかず、旧版が参照される
手を加えてはならない文書に上書き保存してしまい、元に戻せない
誰が文書を変更したかわからず、トラブル時に原因究明ができない

規定やマニュアルなどの頻繁に更新される重要文書は、最新バージョンを確実に閲覧できることが重要です。

文書の更新日や変更記録が自動で保存されるシステムを選べば、文書を確実に更新でき、更新ミスから生じる重大なトラブルを予防できます。

5.コストを削減できる

社内向け文書検索システムを導入すると、情報を探すために時間と労力をかける必要がなくなるため、コストの削減が可能です。

ペーパーレス化が進むため、紙の印刷や保管にかかる物理的なコストを抑えられます。さらに、機密文書を破棄するために、シュレッダーを使ったり専門業者に依頼したりする必要もなくなります。文書管理における全体的なコストを大きく削減できるでしょう。

社内向け文書検索システム・ツールを導入する2つのデメリット・注意点

社内向け文書検索システム・ツールを導入するデメリットは、以下の通りです。

導入や運用にコストがかかる
社員教育やルール設定などの手間がかかる

デメリットも知り、自社に必要なシステム・ツールをより正確に把握していきましょう。

1.導入や運用にコストがかかる

社内向け文書検索システムを導入する際は、システムを導入する際の初期費用だけでなく、管理・運営のための維持費用（ランニングコスト）も必要になります。システムを最大限活用するために、パソコンをはじめとする関連機器のメンテナンスやグレードアップが求められる場合もあるでしょう。

また、社内向け文書検索システムによって業務効率を向上させるには、導入時の綿密なシステム設定が欠かせません。この設定作業にも一定のコストがかかります。

初期導入コストに加えて運用コストも見据え、中長期的視点で自社に最適なシステムを選ぶことが大切です。

2.社員教育やルール設定などの手間がかかる

新しいシステムの導入時は、データ移行やフォルダ分けなどの初期設定やマニュアル作成、社員教育などが必要です。また、効率的な活用のためには、導入後も活用状況に合わせた運用ルールの見直しや機能のアップデート、データ整理なども欠かせません。

社内向け文書管理システムにより、運用面の手間が増える可能性もあります。従来より大幅に手間が増えないかを確認し、自社のリソースと照らし合わせて導入できるか検討しましょう。

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社内向け文書検索システム・ツールを選ぶ際の4つのポイント

社内文書向けの検索システム・ツールを選ぶ際は、以下4つのポイントを確認しましょう。

目的に合致しているか
検索性が高いか
セキュリティ水準が高いか
全文検索ができるか

ポイントを押さえることで、自社に適した社内向け文書検索システム・ツールを選べるようになります。チェックしておきましょう。

1.目的に合致しているか

事前に導入の目的を明確に決めておくことで、費用対効果の高い社内向け文書検索システムを選択できます。導入目的と適した種類を下の表にまとめました。

適した種類	目的
社内wikiツール	社内のナレッジ共有や社員のスキルアップ
エンタープライズサーチ	複数のサーバーを横断したデータ検索
オンラインストレージ	大容量データの保存
グループウェア	経営に役立つツールの一元管理

システムを導入する目的によって、必要な機能や性能は異なります。目的に合致したシステムを選ぶことで、より社員の業務効率や満足度の向上が期待できるでしょう。

2.検索性が高いか

社内向け文書検索システムを選ぶ際、検索性の高さは重要なポイントです。検索性の高いシステムを選べば目的の情報にスピーディにたどり着けるため、作業効率をより高められます。

システム・ツールを選ぶ際は、以下のポイントを確認しましょう。

検索対象の範囲：文書のタイトルのみか、文書の中身まで全文検索できるか
対応するファイルの種類：ExcelやWord、PDFなど、どのファイルに対応しているか
検索結果の表示方法：キーワードのハイライト表示、日付、タグでの絞り込み機能などがあるか

検索性の低いシステムを選んでしまうと検索に時間がかかり、社員がうまくシステムを使いこなせない可能性もあります。自社の保有する文書をスムーズに検索できるシステムを選ぶことが大切です。

3.セキュリティ水準が高いか

社内向け文書検索システムは、社外には出せない機密情報も取り扱います。そのため、ツールのセキュリティ水準も事前に確認しましょう。

セキュリティ水準の高いツールかは、以下のポイントで確認できます。

ログイン時に二段階認証を設定できるか
アクセスの権限設定機能があるか
アクセス履歴をログとして残せるか
通信が暗号化されているか
ISOやプライバシーマークを取得しているか

万が一の情報漏えいを防ぐためにも、セキュリティ対策の万全な検索システムを選ぶようにしましょう。

4.全文検索ができるか

社内向け文書検索システムに「全文検索」機能があると、文書をよりスピーディに漏れなく検索できます。ここからは全文検索についてわかりやすく説明します。

全文検索とは

全文検索とは、文書ファイルやデータ内すべての単語を対象に検索をかける機能です。検索した語句がファイル名になくても文書内に含まれていればヒットするため、検索漏れを防げます。なお、広く利用されているGoogle検索も全文検索エンジンです。

全文検索と似ている言葉に「キーワード検索」があります。全文検索とキーワード検索との違いは、以下の通りです。

全文検索：一部分でも一致すれば表示される
キーワード検索：完全に一致した語句のみが表示される

これらの検索方法は異なった特徴をもつため、必要に応じて使い分けるのがおすすめです。

もし全文検索機能がないと、以下のようなケースで重要な情報を見落とすリスクがあります。

過去のデータ分析をするケース
顧客対応履歴の確認をするケース
データの有無の確認が必要なケース

とくに「データがない」ことを確かめる必要がある場合、全文検索がなければすべてのデータを確認しなければなりません。すべての文書を開いて目視で確認するには、多大な時間と労力がかかり、業務の効率が大きく低下する可能性があります。

正確な検索結果を効率よく得るために、全文検索は欠かせない機能といえるでしょう。

全文検索のしくみ

全文検索には、grep型と索引型という2種類の検索方法があります。それぞれの特徴を表にまとめました。

	grep型	索引型
検索の仕組み	データ内のすべての情報を直接検索する	データに「インデックス」とよばれる索引を付けてから検索する
検索にかかる時間	やや長い	短い
利用可能になるタイミング	データベースを構築した後すぐ	データベース構築後、インデックスを付けてから
適したケース	データベースの規模が小さい場合	データベースの規模が大きい場合

なお、実際の文書検索システムでは、データベースが巨大化しても対応しやすい「索引型」商品が一般的です。

社内向け文書検索システムおすすめ5選

ここからは、社内向け文書検索システムを5つ紹介します。

システム名	特徴
NotePM	・キーワードハイライト、ワンクリック絞り込みなどの強力な検索機能あり・30日間のトライアルあり
Confluence	・Word文書を作る感覚で簡単に文書を作成できる・キーワードやラベルを付けての検索も可能
QuickSolution	・シンプルな操作で社内情報へ簡単にアクセスできる・ChatGPT連携も可能
Neuron ES	・大規模・大容量のデータでも高速検索できる・Office文書やPDF文書からサムネイルを生成したり、プレビューを表示したりできる
PROCENTER/C	・インターネットに接続していれば、外出先やテレワークなどどこでも利用できる・外部の会社とも情報を共有できる

各システムの違いを知り、自社にベストなものを選びましょう。

1.NotePM

NotePM

NotePMは、検索性の高い社内wikiツールです。全文検索や高いセキュリティ機能を備えており、保存した文書をスムーズに検索できます。文書の作成・管理機能にも優れており、ツール上で直感的にマニュアルや手順書を作成することが可能です。また、スマートフォンやタブレットにも対応しているため、パソコンのない作業現場でも役立ちます。

NotePMの特徴