社内文書向けの検索システムはある？導入のメリットやツールの種類・選び方を解説！

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

社内のあちこちに文書や資料が散在しており、必要なときに取り出せないと悩んでいる方も多いかもしれません。その際、非常に便利なのが社内文書向けの「検索システム」です。社内文書向けの検索システムとは、データ化された社内文書を、必要なタイミングで検索して取り出せるシステム・ツールを指します。作成者やキーワードなどで柔軟に検索をかけ、効率良く資料を探し出せるため、業務の生産性も高められるでしょう。

そこで今回は、社内文書向けの検索システムを活用するメリットやツールの種類、検索システムの選び方についてわかりやすく解説します。また、社内文書の作成・管理・検索におすすめのツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

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そもそも検索システムとは？

検索システムとは、データベースに蓄積された情報のなかから、特定の情報のみを検索して探し出せるシステムのことをいいます。具体的には、「検索エンジン」のようにインターネット上でオープンになっている情報の検索に使われる検索システムや、「社内ポータル」や「社内掲示板」のように社内のクローズドな情報の検索で使われる検索システムなどが一例です。

なかには「文書管理システム」のように、文書管理に特化した検索システムもあります。社内におけるさまざまな種類の文書・資料をデータとして一元管理でき、必要に応じて検索してスムーズに探し出すことが可能です。

社内文書向けの検索システム・ツールには、どんな種類がある？

社内文書を効率良く管理できる検索システム・ツールとしては、具体的にどのような種類があるのでしょうか。本章では、社内文書向けの検索システム・ツールの代表的な種類と特徴について解説します。

社内wikiツール

社内wikiツールとは、マニュアルや手順書などの文書を作成・編集・共有できる“社内版ウィキペディア”のことをいいます。ツール上に保存されている文書は、タグやフォルダなどで階層化できたり、キーワードで全文検索できたりするのが特徴です。また、企画書や見積書、システム仕様書、日報などのさまざまな文書をフォーマットに沿って簡単に作成できるので、社内のナレッジ共有に最適なツールといえます。

◆ツール例：NotePM、esa、Confluence、Qiita:Teamなど

※関連記事：【2024年版】社内wikiツールおすすめ15選（有料・無料）

エンタープライズサーチ

エンタープライズサーチとは、「企業内検索エンジン」とも呼ばれ、社内のあらゆるデータを横断検索できるツールのことを指します。文書が別々のサーバーやクラウドサービス、データベースに保存されていても、横断して検索ができるのが特徴です。WordやExcel、PDFといったファイルの形式も、基本的に問いません。企業規模がある程度大きく、社内に大量の情報が散在している場合は、効果を発揮しやすい検索システムといえます。

◆ツール例：QuickSolution、FileBlog、Neuron ESなど

オンラインストレージ

オンラインストレージとは、インターネット上で文書データを保存できるクラウド型のファイルサーバーです。データの保存に特化しているので、大容量の文書や画像、動画を一括管理するときに最適なツールといえます。ツールによっては文書の件名や作成者名、バージョン数で検索して、必要な情報を取り出すことも可能です。

◆ツール例：Google Drive、Dropbox Business、Fleekdrive、boxなど

グループウェア

グループウェアとは、経営に役立つ多様な機能が一つにまとめられた業務用ツールです。具体的には、給与管理やスケジュール管理、タスク管理、会議室の予約、メールなどの機能がオールインワンで利用できます。ファイル共有の機能もあるので、さまざまな文書データを保存して、必要なときに検索して取り出すことも可能です。

◆ツール例：kintone、Aipo、Google Workspace、サイボウズOfficeなど

社内文書向けの検索システム・ツールを導入するメリット

社内文書向けの検索システム・ツールを導入することで、企業や従業員にどのような利点があるのでしょうか。本章では、社内文書向けの検索システム・ツールを導入するメリットについて解説します。

作業効率を高められる

社内文書がバラバラに管理されている状態では、業務中に欲しい情報を探すだけでも手間がかかってしまいます。その点、社内文書向けの検索システムを導入することで、キーワードやタグなどで必要な資料をスピーディに探し出せるのがメリットです。資料を1ページ1ページめくって探したり、個々の従業員に資料の所在を確認したりする手間がありません。そのため、従業員の作業効率も向上し、社内全体での生産性も高められるでしょう。

ナレッジの共有が活発化する

社内文書向けの検索システムを導入すれば、業務マニュアルや手順書、日報・月報などを誰もが手軽に閲覧できるようになります。つまり、社内のノウハウが全社的に行き渡りやすくなるということです。組織を横断したナレッジ共有が盛んになるため、従業員間の効率的なスキルアップやパフォーマンス向上が期待できるでしょう。

リモートワークに対応しやすくなる

近年は働き方が多様化し、リモートワークが当たり前になりつつあります。しかし、オフィス外で働いていると、社内の文書や資料を手軽に閲覧しにくいのが難点です。その点、社内の文書を電子化したうえでセキュリティレベルの高い検索システムを導入すれば、社外からでも必要な情報にアクセスしやすくなります。結果的にリモートワークにおいてもチームメンバー間の情報共有がスムーズになり、滞りなく業務を進めやすくなるでしょう。

社内文書向けの検索システム・ツールを選ぶときのポイント

社内文書向けの検索システム・ツールを導入する際には、どのような観点で選べばいいのでしょうか。本章では、社内文書向けの検索システム・ツールを選ぶときのポイントについて解説します。

目的に合致しているか

導入する目的によって、最適な検索システム・ツールは異なります。例えば、社内のナレッジ共有やスキルアップが目的であれば「社内wikiツール」、大容量データの保存が目的であれば「オンラインストレージ」、複数のサーバーを横断したデータ検索が目的であれば「エンタープライズサーチ」などが適しているでしょう。事前に導入の目的を明確に決めておくことで、より費用対効果の高い検索システムを選択できます。

検索性が高いか

検索システムによって、検索性の高さは大きく異なります。例えば、文書のタイトルしか検索できないツールもあれば、文章の中身まで全文検索できるツールもあります。また、検索に対応できるファイルの種類も、ExcelやWord、PDFなど、ツールによってさまざまです。加えて、ツールによっては検索結果のキーワードがハイライトで見やすく表示されたり、日付やタグの絞り込みができたりと便利な機能も搭載されています。検索システムを探す際は、それぞれの検索性も細かくチェックしましょう。

セキュリティ水準が高いか

社内文書向けの検索システムでは、社外には出せない機密情報を扱うケースもあります。そのため、ツールのセキュリティ水準が高いかどうかも事前に確認することが大切です。例えば、ログイン時に二段階認証を設定できたり、アクセス履歴をログとして残せたり、通信が暗号化されたりしているツールはより安心して活用しやくなります。万が一の情報漏えいを防ぐためにも、セキュリティ対策の万全な検索システムを選ぶようにしましょう。

社内文書の作成・管理・検索に適したツール「NotePM」

社内文書向けの検索システムとして有効なツールの一つが、「NotePM」です。

NotePMとは、ツール上でマニュアルや手順書などの文書を手軽に作成・編集でき、社内へスピーディに共有できる社内wikiツール（社内版ウィキペディア）のことです。検索性能の高さが特徴で、文書をタグやフォルダで階層化でき、PDFやExcelなどの中身までキーワードで全文検索できます。また、二段階認証やアクセスログ、通信暗号化などの仕組みが整っており、セキュリティリスクを最小限に抑えることも可能です。NotePMを活用することで、社内のナレッジ共有を活性化させ、組織全体のパフォーマンス向上へとつなげられます。

まとめ

社内にさまざまな文書が散在したままでは、情報を探すのに時間がかかってしまいます。そのため、社内wikiやエンタープライズサーチのような検索システム・ツールを導入し、効率良く文書データを管理するようにしましょう。また、ツールによって検索性能やセキュリティ水準は違うため、事前に細かく確認しておくことが大切です。検索性の高い文書管理システムをお探しの際には、ぜひ社内wikiツール「NotePM」を活用ください。

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