検索性に優れたマニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」
→今すぐ無料で使ってみる（1分で完了・クレカ登録不要）
| 会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
|---|---|---|
| 株式会社アールナイン | コンサルティング | 108名 |
2009年創業の株式会社アールナイン。RPO（Recruitment Process Optimization：採用業務の最適化）領域において業績を伸ばしている一方、2022年ごろから会社がさらなる拡大期に入ったことで一気に社員数が増え、情報管理に課題が生じました。現在では内定者も含め、社内で広くNotePMを活用しています。今回は導入までの流れや、具体的な活用方法をお聞きしました。
https://r09.jp/
目次
ダイジェスト
| 導入部門 |
|
|---|---|
| 導入目的 |
|
| 課題 |
|
| 効果 |
|
| 使い方 |
|
※今回はオンラインWeb会議で、経営管理部の佐藤様、座間様、事業戦略部の染木様にインタビューさせていただきました。
事業が拡大期に入り、情報管理に課題
―事業概要を教えてください。
佐藤：企業様の採用・人材育成・人材定着を総合的に支援しております。キャリアコンサルタントの有資格者や人事経験者1,400名（10月末時点）と業務提携し、採用プロセスの最適化を目指す採用代行サービスを展開しています。
―NotePM導入の背景を教えてください。
染木：昨年（2022年）頃から会社が拡大期に入り、毎月3〜4名の新規入社がありました。急に人数が増えたことで、それまで共通認識で仕事をしていた部分の対応が難しくなり、かつ、新入社員が早くパフォーマンスを発揮できる環境を整える必要がありました。
当時、社内での情報共有には課題がありました。情報が複数箇所に散らばっていたり、知識が属人化して「調べるよりも詳しい人に聞いた方が早く解決する」といった状況が生じたりしていました。そこで弊社取締役の発案がきっかけとなって、社内wiki導入プロジェクトが発足したんです。
―どのようにNotePM導入を進められましたか。
染木：情報管理について社内アンケートを取ったところ、80％以上の社員が情報管理に悩んだ経験があるとの結果が出ました。例えば「必要な情報を見つけられなくて困った経験がある」などです。
また、新ツールに対する興味の有無についてのアンケートも実施しました。そこで興味があると回答した社員と、社内wiki導入プロジェクトの推進メンバーがチームを組み、NotePMの無料トライアルを利用することにしました。
―何がNotePM導入の決め手となりましたか。
染木：他の類似ツールと使用感を比較した結果、使い勝手の良さとサポート体制の手厚さが、NotePM導入の決め手となりました。
使い勝手の面では、NotePMは直感的な操作が可能でページが作りやすいと感じました。また、検索性の高さも魅力でした。
サポート面では、担当の方がきめ細かく対応してくださり、問合せへのレスポンスも早かったため、安心感がありました。
―NotePM導入決定後、どのような準備をされましたか。
佐藤：社内の各チームに1名ずつwikiアンバサダーを設置し、wikiアンバサダーの社員にはNotePM導入の旗振り役を担ってもらうことにしました。アンバサダーには、事前のアンケートで新規ツールに興味があると回答した社員や、マネージャー層と相談して選抜した社員を選定しています。
また、NotePMの社内説明会を、全社向けのNotePM概要説明会と、wikiアンバサダー向けの詳細説明会の2回実施しました。wikiアンバサダー向けの説明会では、社員全員で愛着を持ってNotePMを活用したいという意図を込めて、「共に愛されるwikiに育てていきましょう」 というメッセージを強調しました。
アンバサダーからは、外部セミナー・勉強会に参加した際の内容を、自主的にNotePMで共有するといった動きがありました。運営メンバー以外にも積極的に導入に関わる社員がいたことで、NotePMがスムーズに社内に浸透したと感じています。
wikiアンバサダー向け説明会資料
wikiアンバサダー向け説明会では以下メッセージを強調
社員だけでなく、内定者とも情報共有ができるように
―内定者との情報共有にNotePMを導入した背景を教えてください。
座間：もともと内定者にはチャットで情報伝達していたので、大切な情報がどんどん流れてしまっていました。実際、内定者からの問合せも多かったです。こうした背景から、採用担当と内定者で効率よく情報を受け渡しできるよう、内定者向けにもNotePMを活用しました。
―どんな情報をどのように共有していますか。
佐藤：社内規定や組織図といった総務関連情報をまとめて閲覧できるようにしています。NotePM導入前、新入社員向けの情報は社内ネットワーク上にアップロードしたり、研修で伝達したりしていましたが、内定者向けに統一された情報が見られる場はほぼありませんでした。
座間：他には、インターン中の内定者が担当している業務のマニュアルを、NotePM上で作成しています。今まではGoogleドキュメントで作成していましたが、NotePMに慣れる意味も含め、NotePMに運用を変更しました。このマニュアルの管理は、次の内定者が引き継ぐことになっています。
社内行事の情報共有にもNotePMが役立っています。例えば内定式の情報をまとめておくことで、内定者からの問合せを減らすことができました。重要な情報はチャットツールで流した上で、細かい内容（服装、持ち物、タイムスケジュールなど）はNotePMを閲覧すれば分かるようにしています。入社式や忘年会のお知らせも同様に作りたいと思っています。
wikiにまとめた内定式のお知らせ
内定式の服装もNotePMで共有
チャットツールではできない表挿入で、分かりやすく
―導入効果について教えてください。
佐藤：今まで散らばっていた情報をNotePMに集約したことで、得たい情報にたどり着くまでの時間がそれまでの半分程度に削減できました。
また、NotePMの社内浸透が進んだことで、各部署やチームがNotePM上にない情報を積極的にNotePMに入れ、補完していく動きも見られるようになってきました。採用・新規入社関連に留まらず、全社として大きな導入効果があったと感じています。
効率的な新入社員教育が可能に
―新入社員教育にはどのように活用していますか。
座間：弊社のPS部（パートナーサポート部 パートナー採用チーム / コーディネーターチーム）の使い方を紹介します。本チームでは配属された新入社員に向け、チームにまつわる情報や業務関連情報を全てNotePMに集約しています。
PS部関連情報が分かりやすくまとまっている
座間：実際に配属された新入社員に話を聞くと、配属直後はずっとNotePMを読んでいたとのことでした。配属直後はまだ実業務が少ないので、教材代わりに用意したNotePMが非常に役立ったようです。OJTの先輩がいない時でも自習が進められるといった点でも、効率よく教育が進められており、PS部の活用方法は社内でも模範になっています。
―他に新入社員教育で活用している場面はありますか。
佐藤：部署・チーム単位だけではなく、全社での新入社員教育にもNotePMを活用しています。入社時に必要な情報は全てNotePMにまとめているほか、全社で開催する新入社員研修においては、NotePMの画面を投影して説明を行うことが多いです。研修で説明しきれない部分やよく分からなかった部分については、自習という形で各新入社員がNotePMを参照する流れができています。
ひと味違う使い方で社内コミュニケーションが活性化
―社内コミュニケーション活性化のための使い方について教えてください。
座間：おすすめのランチスポットを紹介するページを作成しています。弊社ではランチインタビュー制度があり、初めての相手とランチに行く際はランチ代の補助がでます。そのため、制度導入時から「ランチどこ行く？」「おすすめのお店ある？」といった会話がよく交わされてきました。そこで、社員がおすすめのランチスポットをNotePM上で紹介できるようにしたんです。
前述PS部の新入社員が作成したランチスポットページ
座間：NotePMにはリアクション機能やコメント機能があるため、ページ作成のモチベーションアップに繋がっています。リアクション機能に関しては、もともと使用していたチャットツールでリアクションをする社内文化があったため、抵抗感なく受け入れられました。
コメント機能に関しては多少の壁があったので、NotePMを導入したばかりの頃は運営メンバーが積極的にコメントしていました。運営メンバーがくだけたコメントも送り合うことで、コメントの社内文化も醸成されてきたように感じます。
リアクション機能やコメント機能でコミュニケーション
―他にコミュニケーション活性化に繋がった使い方はありますか。
座間：社員プロフィールのページを作成したことです。テンプレートに沿って、好きな食べ物など業務に直接関係のない情報も記入できるようにしています。誰かとランチに行くことになったら、相手の好きな食べ物を事前にチェックしている社員もいます。
他には、任意で16Personalities（性格診断テスト）の結果を入力し、同じ性格タイプの人と食事に行くこともあります。部署・チーム関係なく、社員プロフィールがきっかけでコミュニティができており、NotePM上でもリアルでもコミュニケーションが活性化されています。こうした点がNotePMの活発な活用に繋がっていると感じています。
また、NotePMにまとまった社員情報があるので、新入社員や中途入社社員が先輩社員のことを覚えるのにも役立っています。
社員プロフィールページはテンプレートを埋める形で社員個人が作成する
中途入社者へ効率的に社内情報を提供
―タグ機能をどのように活用していますか。
座間：「#中途入社者研修」のタグを作成して、中途入社者が入社・研修関連情報を一気に見られるようにしています。一時期、毎月のように中途採用者が複数人入社することがあったため、タグで情報がまとまっていることで効率的に情報共有ができたと感じます。
タグを使用することで情報の整理を効率的に
毎月の表彰でNotePMの活性化を推進
―活用状況レポートをどのように使用していますか。
座間：1か月毎に運営メンバーが活用状況レポートを出力して、社内でNotePMへのリアクションやコメント数が多かった社員を表彰しています。こうした取り組みを行うことで、NotePM活用のモチベーションアップに繋げていきたいです。
ちなみに、弊社代表は本表彰において殿堂入りしています。代表が先頭に立ってNotePM活用を促すことで、効率よくNotePMが社内浸透したと感じています。
積極的にNotePMを活用した社員を表彰
ーお忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました。
