【導入事例】バックオフィスの評価ポイントにも取り入れた新しいNotePMの活用方法とは - 株式会社エンファクトリー

検索性・操作性に優れたナレッジ共有ツール「NotePM」
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会社名	事業	NotePMの利用人数
株式会社エンファクトリー	● オンラインショッピング事業 ● 専門家マッチング事業 ● DX推進事業 ● 地域支援サービス事業 ● 人材/組織開発支援サービス事業	56名

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「生きるを、デザイン」を事業コンセプトに、オンラインショッピング事業や専門家マッチング事業、キャリアデザイン事業などを手掛ける株式会社エンファクトリー。多彩な事業を展開する上で、何より大切なのが社内の情報共有です。それまで使用していたツールのサービス終了をきっかけにNotePMを導入し、情報共有がスムーズになったと言います。業務効率までアップした、使い方をインタビューしました。
https://enfactory.co.jp/

ダイジェスト

導入部門	全社
導入目的	社内ナレッジツールのリプレース
課題	誰でも更新できる状態にしたい社内ナレッジを見やすくしたい
効果	社内情報が検索しやすくなった社内問い合わせの工数を削減できた
使い方	業務マニュアルの作成・共有が進んだ人事評価制度の指標となった

※今回はオンラインWeb会議で、クリエイティブユニットみんなの情シスマネジャー宅原様と、みんなのユニットユニット長花崎様にインタビューさせていただきました。

操作が簡単で見やすいナレッジツールを導入し、社内の情報共有をスムーズに

─まずは御社の業務内容を教えてください。

宅原：当社は「生きるを、デザイン」を事業コンセプトに、オンラインショッピングサイトの運営を手掛ける「ショッピングユニット」、さまざまな業界のプロフェッショナルを個人や法人とマッチングする「プロクルユニット」、越境学習やリスキリングを支援する「ライフデザインユニット」という３つの事業を展開しています。

花崎：それら事業と、システム開発・保守を行う「クリエイティブユニット」、バックオフィス部門である「みんなのユニット」があります。

─どのような経緯でNotePMを導入されたのでしょうか？

宅原：大きなきっかけは、それまで社内wikiとして使用していた旧Googleサイトのサービス終了です。ただ、それまで旧Googleサイトのサービスを利用していたのは情シスくらいで…どうも皆、入力がしづらいと感じていたようなんです。

花崎：記事を入力したり更新したりするのに、記事作成以外の工数がかかっていました。しかも見た目はテキストやリンクのべた打ちで、見やすいとも言えず…。そのためあまり活用されておらず、チームごとに共有ツールを使用しているようなケースも見られました。

宅原：エンジニアをはじめ、他のユニットメンバーにもヒアリングをして、情報共有をするには、入力しやすいことが重要であることが浮かび上がってきました。また、ぱっと見ただけで重要な内容がわかる装飾性も大切です。 そのため、Markdown方式※のサービスが良いだろうといくつか候補を挙げた中に、NotePMがありました。

※Markdown方式：文書を記述するための軽量マークアップ言語の一つ。特定の記号を使って段落や見出し、装飾などが自動的に表示されます。

─いくつか候補があった中で、NotePMを選ばれた決め手は何でしたか？

宅原：Docbase、Kibera、新Googleサイトと比較をしたのですが、もっともシンプルで使いやすかったのがNotePMでした。カンタンにページを作れて、読みやすく装飾ができます。データを格納する階層もわかりやすく、当社のメンバーなら問題なく使いこなせると感じた点も大きな要因の一つです。

社内ナレッジを見やすく整理することで、情報共有の速度と質がアップ

─それでは、御社のNotePMの活用方法について教えてください。

宅原：ノートはユニットごとに分けていて、その中でもチームごとにフォルダを分けています。

トップページ。ユニット毎にノートが用意されています。
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フォルダはチーム毎に分けられています。
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宅原：就業規則や請求書の雛形など全社員が必要とする情報については「全社」のノートにまとめています。

全社のノート。入社時などに確認してもらうことが多いデータが揃えられています。

編集されたくないページにはロック機能を使用して編集不可にしています。

宅原：共有する情報としては、情シスでは主に仕様書や構成図の共有などに使用しています。

「みんなの情シス」では手順書などを掲載。

花崎：「みんなのユニット」では経理・人事・総務業務を担当していますので、全社メンバーに向けて社内規程や各種フォーマットなどをアップしています。また、チーム内では、経理処理の手順などを掲載しており、マニュアルとして使っています。

電子帳簿保存法対応に関するマニュアル。画像も豊富に使用して一目でわかりやすくなっています。

マニュアルは参考リンクなども貼られて、見やすく整理されています。

花崎：また、当初想定していなかった使い方として、「みんなのユニット」においてNotePMでの更新内容を評価の対象の一つとして考えるようになりました。 経理・総務部門というのは、専門的な知識を有する必要がありますが、個人個人の習熟度を図ることが難しい面があります。
マニュアルに会計処理の考え方や、エビデンスを載せたり、「なぜこの作業をするのか」「なぜこの作業が必要なのか」といった、作業の背景について解説を入れることで、初見のメンバーの理解も深まりますし、評価者の視点で、その内容を見て業務の習熟度を図るポイントにもなっています。

社内ナレッジを集約し、わかりやすくまとめることで問い合わせ対応の工数を削減！

─NotePMを導入された効果はいかがですか。

宅原：皆、かなり積極的に使用しているなと感じています。正社員ではないメンバーも積極的に投稿してくれるようになりました。「ページを見た人」機能で誰がページを見ているかも把握できるので、活用を促すこともできています。

花崎：社内規程などもNotePMで管理しているため、入社時に「NotePMを見てください」とお伝えしています。まずは規程を見てもらうようにしているので、不明点についての問い合わせのみに対応すれば良くなったので、工数が削減され、業務効率がアップしましたね。ツールの使い方や契約書についてなども、不明な点があればNotePMを検索することでマニュアルやひな形が見つかるようになっています。 画像や表の挿入も手軽になったので、マニュアルもかなりわかりやすくなったと思います。

宅原：PDFのほか、更新が必要なものはGoogleドライブと連携させています。更新頻度の高いものはPDFの添付よりも効率良く管理できますね。

人事関連規程のページ。表も挿入しやすく、情報の整理が簡単に。
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同じく人事関連規程にはPDFも添付。
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─導入する際、社員の皆さんに戸惑いはありませんでしたか。

宅原：社内データが多いこともあって導入前に移行データを整理するのに2カ月ほどかかりましたが、操作で戸惑うことはなかったですね。

花崎：導入時には、社内において「NotePMとは別の名前を付けよう」という少し変わった取り組みをしましたね。それで社内ナレッジの変更と活用について知名度を一気に広げることができたと感じています。社内では「広辞en」と呼ばれていて、操作や手順が不明なものについて問い合わせがあった際には「『広辞en』を見てください」というようにしています。よく問い合わせがある内容についても「広辞en」にまとめるようにしています。