テレワークで大活躍の「オンライン商談ツール」の選び方・製品比較ポイントを紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

これまでは直接対面しての商談のスタイルが一般的でしたが、働き方の変化に合わせてオンラインでの商談を行うところが増えています。このためオンライン相談ツールの需要が高まっている傾向があるので、今回はオンライン商談ツールを選ぶ際のポイントや注意点を解説します。

オンライン商談ツールとは？

オンライン商談とはオンラインのコミュニケーションツールを用いて行われる商談のことで、社内または自宅から離れている場所にいる相手との商談をすることができます。その際に用いられているコミュニケーションツールの中でも、オンライン商談に特化したサービスや機能を有しているものをオンライン商談ツールと称しています。このようなオンライン商談ツールは、地方のリモートワークやテレワークの増加に伴って活用している企業が増えているのです。

オンライン商談ツールを選ぶ時の比較するポイント

オンライン商談ツールには様々なサービスや商品があるのですが、選ぶ際の比較ポイントとして以下の5つの点が挙げられます。

料金などの基本的な情報

提供している会社やツールによって料金プランなどの基本情報が異なっているのはもちろん、アカウント数や無料で試すことができるサービスがあるかどうかも違います。特に初めてオンライン商談ツールを利用する企業であれば、無料でお試しができるサービスや導入後のサポートが充実しているところを選ぶことが大切です。

商談相手となる接続先の対応

オンライン商談ツールを利用するためには、自社だけではなく接続先も同じツールの利用が求められます。利用開始時の手順や操作が複雑なものは相手の負担となりかねないため、クリックして簡単にダウンロードできるような手軽なものが推奨されています。

通話方法

オンライン商談ツールは電話回線を使用して接続するタイプとネット回線を使用して接続するものの2種類があり、自社だけではなく商談相手の事情も踏まえて選ぶことが必要です。またそれぞれのタイプに回線の安定性やコストなど様々なメリットデメリットがあるので、その点も踏まえてスムーズに商談できるツールを選ばなければいけません。

セキュリティ体制

基本的にオンライン回線を利用して商談などを進めていくシステムであることから、セキュリティ対策がしっかりしていないと車外に情報が漏れてしまう恐れがあります。このためセキュリティ体制がしっかりしているかどうかも、選ぶ際の比較ポイントとして重要です。

通話以外の機能面

ほかにも録画・録音機能やバーチャル背景機能、資料共有機能など、通話面以外での機能がどこまで充実しているかどうかも重要なポイントとして挙げられています。

オンライン商談ツールの注意点

オンライン商談ツールを使用する際に注意しておきたいポイントとして、以下の3つの点があります。

顧客に合わせた適切なツールの利用が重要

オンライン商談ツールを利用して商談する場合、商談相手となる接続先がツールを利用できるかどうかが重要になります。基本としてインターネットに接続できなければいけませんし、相手のパソコンやスマホ、タブレットで利用できるツールでなければ意味がありません。このため商談をする前に、相手がきちんと自社のオンライン商談ツールを使えるかどうか確認しておくことが重要です。

オンライン商談ツールは幅広い対応ができるものか複数利用を検討する

前述したように、オンライン商談ツールは自社ではなくどちらかといえば商談相手の接続状態に合わせる必要が出てきます。場合によっては1つのツールで問題なく対応できることもありますが、場合によっては複数のオンライン商談ツールを用意しておかなければいけないことも考えられます。そのため様々な状況に対応できるツールを選択するか、複数のツールを検討することも大切です。

無料トライアルを活用する

いきなりオンライン商談ツールを使おうとしても、使い方がよくわからなかったり必要な機能が不足している場合があります。また実際に使ってみると思ったものと違っていたというケースもあるのですが、実際の商談中にトラブルや操作ミスが起きてしまうと商談そのものが上手くいかなくなってしまう恐れがあります。このためオンライン商談ツールを選んだり利用する際には、まず無料トライアルなどのお試し版で操作性を確認しておくことが必要です。