知っておきたいオンライン商談ツール5つの基本機能とは?

2021年10月17日(日) 営業・顧客管理
オンライン商談

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

商談を対面ではなく、オンラインで実施するケースが増えています。そのため、「オンライン商談を自分のビジネスに取り入れたい」と考えているケースも多いのではないでしょうか。そこで、今回はオンライン商談がどういうものか紹介しつつ、基本機能や導入効果についても解説します。

オンライン商談とは?

オンライン商談とは、インターネット通信を介して実施する商談のことです。物理的な往来を行わずに、遠隔でリアルタイムのコミュニケーションを取ることができます。使用するシステムは、専用端末ではなくパソコンやスマートフォンといった身近な端末にツールをインストールする形式が主流です。自社と取引先のオフィスをつなぐパターンが一般的ですが、顧客の自宅と接続するパターンもあるなど、ビジネスの形態に合わせて多様化してきています。

オンライン商談が注目されている理由

オンライン商談の普及を加速させた大きな出来事が2つあります。1つ目は、政府が働き方改革を推進していることです。その成果としてオフィス以外で働く人が増えました。2つ目は、新型コロナウィルスの感染予防対策として、テレワークを積極的に導入する企業が多くなったことです。これらの影響により、取引先の相手と対面することなくビジネスを進める必要性が高まり、それを実現する手法としてオンライン商談の注目度は一気にアップしました。

オンライン商談ツール5つの基本機能

搭載されている機能は、オンライン商談ツールによって異なります。しかし、多くの場合は以下に挙げる5つが基本です。

1.Web会議

カメラで撮影した映像とマイクで取り込んだ音声を双方向に送り合う機能です。また、送られてきた映像と音声を端末で受けて遅延なく再生します。この処理を継続することで、実際に対面しているようなコミュニケーションができるのです。

2.ファイルの共有

営業資料などのファイルを共有することも簡単です。ツールと連携しているサーバーにアップロードすることで、相手はダウンロードして確認できるようになります。

3.画面の共有

自分が見ているディスプレイの内容を相手のディスプレイに表示できます。これにより遠隔でプレゼンも行えるなど、言葉だけでなく視覚的に理解を促したい場合に効果的です。

4.テキストの送受信

文字で知らせたい内容があるときは、チャットのようにタイピングによる情報伝達も可能です。メールアドレスなどのテキストを正確に伝えたい場合に向いています。また、映像や音声の通信が不可能になった場合の代替手段としても便利です。

5.商談の記録

ツール上で行われている商談を記録する機能も基本です。具体的な使い方としては、録画や録音をした内容について分析を行い、相手の心理を考察することが挙げられます。優れた社員の記録を社内研修の教材として利用するケースも少なくありません。

オンライン商談ツールを選ぶ時の比較するポイント

一口にオンライン商談ツールといっても、さまざまな種類があります。ここでは、主に以下の3点をチェックしたうえで、自分のビジネスに合ったものを選びましょう。

料金面

料金が予算内に収まっていることは、大切なポイントの一つです。アカウントの数などによって金額が異なるケースも多いため、年間で必要になる金額を事前に把握しておきましょう。また、導入後のサポート体制が整っていることも重要です。特に、ITに詳しくない場合は、トラブル発生時の早期解決のためにも支援が万全なところを選ぶ必要があります。

通信面

オンライン商談で用いる通信回線は、インターネット回線と電話回線の2種類に分けられます。インターネットを定額で常時接続しているなら前者を選択すると節約が可能です。一方、後者はインターネットの導入が遅れている企業などに適しており、ITに精通していない人でも電話を使用するような操作感で扱えるというメリットがあります。

機能面

基本機能以外にも、便利な機能を搭載しているオンライン商談ツールは少なくありません。例えば、自宅の様子を映したくない場合は、表示される背景をバーチャルの景色に変えられる機能が便利です。また、共有している資料を両者が協力しながら編集できる機能などもあります。

オンライン商談ツールの導入効果

オンライン商談ツールには、多くのメリットがありますが、導入により特に効果を期待できるのは以下の3点です。

移動の負担解消

移動する必要がないため、場所や時間に関する自由度が大きくなります。個々の商談に要する時間が減り、これまでより多くの件数をこなせるようになるでしょう。また、他の作業に時間を使えるようになるため、仕事全体のクオリティを向上させたい場合にもうってつけです。さらに、移動にかかる費用を抑えられることもメリットといえます。

取引先の範囲拡張

通常の商談は、往来できる範囲で行われるため、相手は自分と同じエリアの人が中心になりやすい傾向です。一方、オンライン商談は通信が可能であれば、どこに住んでいる相手でもコミュニケーションを行えます。もちろん、日本のみならず海外の取引先とも商談できるので、グローバル展開を進めたい場合にも有効です。

ノウハウ共有による成長

社員が得た知見やスキルは、企業にとって財産となりうる貴重なものです。他人のオンライン商談の映像を見たり音声を聞いたりしていると、まるで自分が実際に体験しているような感覚になることも期待できます。これにより、商談で得たノウハウを効率的に共有し、他の社員の成長にもつなげられるでしょう。

オンライン商談を成功させるコツ

以下に紹介する3つのコツを知っていると、オンライン商談を成功させやすくなります。どれも大切なことなので、導入するなら事前に把握しておきましょう。

進行を妨げない準備

スムーズにオンライン商談を進めるには、そのための環境を整えていることが前提となります。例えば、「通信回線が安定している」「映像や音声に乱れがないか事前に確認する」といったことは、必須です。そのため、資料のチェックだけでなくカメラやマイクのテストも省いてはいけません。

商談の意義を明確化

相手にとってもオンライン商談は負担が少ないため、「こちらからアポイントメントを取りやすい」という特徴があります。ただし、気軽に対応できる一方で、商談の意義を薄れさせないように工夫しなければなりません。実施のタイミングが近づいてきたら、事前に目的や要点を明確にするための連絡をしておくと効果的です。

標準的な手段として活用

従来の商談からオンライン商談にうまく移行するには、標準的な業務として仕事に定着させる必要があります。特別なツールとして扱うのではなく、メールソフトのように日常的に無理なく使えるようになることがポイントです。それくらい慣れていると、視野が広くなって質疑応答を適切に行えますし、相手が困った場合のフォローもしやすくなるでしょう。

おすすめのオンライン商談ツール

以下の記事では、おすすめのオンライン商談ツールの概要や特徴について解説しています。

関連記事:【2021年版】オンライン商談ツール・システム おすすめ11選を徹底比較!(無料あり)

 

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コロナ禍におけるビジネスでは、今後もオンライン商談のニーズが高まってくることが予想されます。ビジネスチャンスを逃さないためにも、できるだけ早く自社にとって使いやすいツールを導入することが重要です。無料トライアルなども活用しつつ、導入に向けて最適と感じるものを積極的に探しましょう。

 

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