こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
工数管理ツールについて、どれが自社に適しているのか比較したいと考える方も多いのではないでしょうか。効果をしっかりと出すためには、工数入力者が使い続けられるかどうか、マネジメント側や分析側も、継続できることが一つの重要な選定ポイントになります。本記事ではおすすめの工数管理ツールを始め、種類、メリット、比較のポイントを詳しく解説していきます。工数管理ツール検討時に参考にしてみてください。
目次
工数管理ツールの種類
工数管理ツールには大きく分けて以下2つの種類があります。
- クラウドサービス型
- オンプレミス型
それぞれ解説していきます。
クラウドサービス型
工数管理ツールは、インターネット経由(ブラウザ)でアクセスして利用する、クラウドサービス型が主流です。ツールを利用するためにはインターネット接続が必要になり、どこからでもアクセスでき、場所を問わないというメリットがあります。また、サービスを契約すればすぐ始められますので、クライアントPCにソフトウェアのインストールや初期設定をする必要もありません。使用をやめたい場合は、契約解約のみの手続きをすれば良いだけです。
初期導入費用も少なく済みますし、従量課金制を採用しているサービスを使えばランニングコストも抑えられます。ただし、サービスとして機能が既に決まっており、基本的に自社に合わせたカスタマイズ等はできません。
オンプレミス型
工数管理ツールには、PCやサーバーなどに直接インストールするオンプレミス型のものもあります。社内ネットワーク接続で完結できるため、社外からのインターネット接続は必要ありません。そのためセキュリティリスクは低い傾向にあります。また、自社に合わせて好きなようにカスタマイズすることも可能です。導入には専用の物理サーバーが必要になるため、初期設定に時間を要すること、初期コストはクラウドサービスに比べて高くなる傾向にあります。
工数管理ツールを利用する4つのメリット
工数管理ツールを利用するメリットとして、以下4点を挙げます。
- 業務効率化による生産性向上
- 人員の最適配置
- 従業員の状況可視化
- CS向上
それぞれ解説していきます。
業務効率化による生産性向上
工数管理ツールを利用する1点目のメリットは、業務効率化による生産性向上です。これまではExcelなどを使ってかかった工数を手動入力していた場合に比べて、簡単に工数入力ができるため、業務効率が大幅UPします。入力方法として、業務区分を選択して時と必要なコメントを入力するだけです。ツールによっては前日の工数内容を自動的に翌日に反映することも可能なため、慣れれば数分で1日の工数入力を完了できます。工数管理ツールを使えば、チームや組織全体の生産性向上につながります。
人員の最適配置
工数管理ツールを利用する2点目のメリットは、人員の最適配置です。蓄積された工数データを分析することにより、どの業務に対して工数が集中しているかを明確にできます。分析結果から、チームやメンバー毎に忙しさの偏りがないよう、時間に余裕があるメンバーを必要な業務へと増員するなど、人員の最適配置を行えます。
従業員の状況可視化
工数管理ツールを利用する3点目のメリットは、従業員の状況可視化です。従業員の進捗状況をリアルタイムで可視化できます。例えばメンバーは今どのような業務をしているのか確認します。提案なのか、スケジュール計画なのか、設計フェーズなのか、開発なのか、構築なのか、資料を作成しているのかなど、ざっくりとした区分だけでなく、どのような業務を誰としているのかなどの特定も可能になります。また、どの区分に工数が集中しているのかも明確になり、従業員の最適配置にもつながります。
工数管理ツールを利用すれば、プロジェクトの進行度合いだけでなく、従業員の状況可視化も行えます。
CS向上
工数管理ツールを利用する4点目のメリットは、CS向上です。これまでは顧客にプロジェクト進捗を報告するために、まずはプロジェクトマネージャーが作業メンバーに状況を確認し、全体資料にまとめて報告していました。工数管理ツールがあれば、蓄積されたデータを見るだけで今のステータスが明らかになるため、メンバーに直接確認する手間もなくなります。工数管理ツールがあれば、顧客に対して今どのような状況であるか進捗状況の報告を行え、案件そのものの品質がアップし、顧客からの満足度も高まります。
工数管理ツールの比較時に抑えるべき6つのポイント
工数管理ツールの比較時に抑えるべきポイントを6点紹介します。
- 目的に沿った機能が実装されているか
- 操作性に問題はないか
- コストは適切か
- お試し期間はあるか
- マネジメントしやすいか
- 現実的に継続して入力可能であるか
それぞれ解説していきます。
目的に沿った機能が実装されているか
工数管理ツールの比較時に抑えるべき1点目のポイントは、目的に沿った機能が実装されているかです。工数管理ツールには、プロジェクト・レポート・工数予算・工数実績・勤怠管理・原価管理など、多くの機能があります。どのような場面において、工数をどのように分析、管理していきたいのかを予め決めた上で、機能を選定しなければなりません。プロジェクトのチーム毎のメンバーの工数であるのか、もしくは組織全体の業務工数管理であるか、目的によって必要な機能が変わってきますので、目的をしっかりと決め、必要な機能が備わっているか確認していきましょう。
操作性に問題はないか
工数管理ツールの比較時に抑えるべき2点目のポイントは、操作性に問題がないかです。
工数管理ツールは、毎日続けて入力することが大切です。入力者である多くのメンバーにとって、毎日入力を続けられるくらい簡単に操作できるかどうか、１日の工数を入力するのにどれくらいの時間が必要なのか、メンバー誰でもすぐに使いこなせるかなど、細かく確認していきましょう。
また、管理者側にとっても導入は簡単か、取得した工数データをもとに業務効率が上がりそうかなど、結果に繋がる部分を意識することも大切です。工数管理ツールを比較する際には、実際の操作シーンを意識した上でしっかりと確認していきましょう。
コストは適切か
工数管理ツールの比較時に抑えるべき3点目のポイントは、コストが適切かです。工数管理ツールには買い切り型、定額制、従量課金制など、サービスによって料金体系が違います。また、利用人数によって料金の変動も発生します。またオプション機能を追加すればその分コストも増えますので、予めどれくらいの人数がどの機能を使うかを確認し、実際にかかるコストはどれくらいになるかを算出し、自社にとって適切であるか見極めましょう。
お試し期間はあるか
工数管理ツールの比較時に抑えるべき4点目のポイントは、お試し期間があるかです。
公式サイトや資料、担当者からの提案だけで契約すると、いざ使ってみた時に「違う」と感じるかもしれません。実際操作してみると、思ったよりも難しかった、業務に必要な細かい区分での入力ができない、分析に必要な期間のデータを取得できなかったなど、問題が生じるかもしれません。そのような問題を予め防ぐため、契約前に使用感に納得できるかを確認することをおすすめします。サービス比較時に、無料でお試しできるものはないかを確認しましょう。
マネジメントしやすいか
工数管理ツールの比較時に抑えるべき5つ目のポイントは、マネジメントしやすいかです。
プロジェクトマネージャーや上司にとって、メンバーがスケジュール通りに進んでいるかどうか遅延はないかを早期段階で確認することが非常に大切です。
予定通りに進まない場合、納品遅延にもつながりますし、顧客に迷惑をかけてしまう可能性も高くなります。また、工数を確認するための時間が少なく済むかも非常に重要です。メンバーの工数が超過している場合、特定が簡単にできるか、どのような見え方ができるか、操作性や画面遷移などについても細かく確認しましょう。
現実的に継続して入力可能であるか
工数管理ツールの比較時に抑えるべき6つ目のポイントは、現実的に毎日継続入力可能であるかです。工数は基本的に毎日入力しなければならないものですが、入力を怠るメンバーもいます。操作が複雑であったり、入力が面倒と感じた場合、工数入力を何日、何週間と溜めてしまうケースも実際に多いです。工数管理ツールを比較する際は、実際に操作する人が簡単に入力できるか、もしも１週間まとめて入力する場合も、時間がかからないか、確認が大切です。
また、工数を確認する、プロジェクトマネージャーや上司にとっても負担がかからないよう、一定の期間入力がない場合、本人へのアラート機能はあるかなどもしっかり確認していきましょう。
工数管理ツールのおすすめ10選
おすすめ工数管理ツールを10選紹介していきます。
Backlog
広告
Backlog（バックログ） は工数管理だけでなく、ファイル共有も可能にするサービスです。必要なファイルが共有されていれば、プロジェクトの遅延理由など本人に確認しなくとも即理解できるなどのメリットがあります。また一つのプラットフォームでチームメンバーの作業状況をこまめに共有することができ、プロジェクトを迅速に進めることができます。
Backlogの特徴
- 進捗可視化による工数管理のための時間確保不要
- プロジェクト管理に必要な機能が全て搭載
- 課題をカードとして残すことによる直感的判断可能
Brabio!
Brabio!はクラウドのプロジェクト管理ツールでは、3年連続シェアNo.1を獲得しており、操作が簡単なことからユーザーからサクサク使えると評判でとても使いやすいツールです。今誰が忙しいのか、誰が空いているのか、メンバーの状況を可視化できます。
Brabio!の特徴
- サービス登録から開始まではたったの1分！
- 5人までなら無料でサービス利用可能
- エクセル形式でガントチャートの一括出力が可能
URL: https://brabio.jp
Redmine
Redmineはオープンソースソフトウェアです。プロジェクトのタスクの進捗状況をチームで共有することが可能になります。自社開発もできますし、My RedmineやPlanio等のクラウドサービスも公開されており、契約すればすぐにRedmineを利用することが可能です。
Redmineの特徴
- 無料ダウンロードによる自社開発が可能
- OSSならではの優れたカスタマイズ性
- クラウドサービスMy Redmineは初期費用無料
URL: https://redmine.jp
Jira Software
Jira Softwareはアジャイルチームによる利用実績がNo.1である、ソフトウェアを開発するためのツールです。計画・追跡・リリース・レポートと、4つの機能に優れており、工数管理ツールとしても使うことが可能です。既存のワークフローをそのまま使うという、プロジェクトチームに合わせたカスタマイズも柔軟に行えます。
Jira Softwareの特徴
- OSSであり無料で使用可能、有料クラウドサービス有
- 既存ツールとの連携も可能
- ロードマップによるチーム間の業務連携が可能
URL: https://www.atlassian.com/ja/software/jira
TimeTracker NX
TimeTracker NXはデンソークリエイト社自身の様々な改善活動と試行錯誤によって誕生した、工数管理を見える化するソフトウェアです。工数入力作業もとても簡単と、利用者からも毎日続けられると評判が高いです。「現場改善」や「現場を良くする」ために日々工夫を繰り返しており、製品バージョンアップも定期的に行われています。
TimeTracker NXの特徴
- 工数入力1分で完了と使い続けられるツール
- 30日間の無料体験版、90日間の無料評価版が有る
- ソフトウェア開発現場で培った様々な改善活動の成果を反映
URL: https://www.timetracker.jp
monday. com
monday.comは構築や設定、実行面だけでなく、拡張性にも優れたプロジェクト管理ツールです。メールアドレスを入力するなど、数ステップの操作ですぐに利用開始することができます。全てワークスペース上で管理することで、チームの追跡を簡単に行え、工数を可視化できます。
monday.comの特徴
- 繰り返し発生する作業の自動化が可能
- 365日サポート対応
- 14日間の無料トライアル有り
URL: https://monday.com/lang/ja/
クラウドログ
クラウドログは、プロジェクトや工数管理のためのクラウドサービスです。直感的な操作で工数入力できるため、日々の入力作業を簡単に行えます。また損益計算機能により工数データからプロジェクトの損益を自動で見える化でき、業務効率化による生産性向上も可能にします。
クラウドログの特徴
- ドラッグ&ドロップ、Googleカレンダー、Outlookカレンダー連携による工数入力短縮
- 勤怠データや販売管理システムの連携
- 入力済み工数を元にしたプロジェクト単位売上、原価、実績管理
Wrike
Wrikeはタスク管理からチーム改革を実現するための、ワークマネジメントツールです。
UIの操作性はもちろん徹底的な見える化により、現場、経営層両方から支持されています。タスクのコメント欄を活用してチームでリアルタイムに会話することができ、メールや打ち合わせの回数を圧倒的に減らし、工数管理機能はもちろん、メンバーを本当に必要な工数に集中させることが可能になります。
Wrikeの特徴
- 高いカスタマイズ性と柔軟性によるさまざまな業界・業種に対応
- コメント欄活用による他部門への問い合わせ工数大幅削減
- 必要な業務知識を全員で共有することによる属人化の防止
URL: https://www.wrike.com/ja/
Asana
Asanaは小さなタスクからビジネスの全体像まで全てを整理し、チーム連携を維持するためのクラウドサービスです。シンプルで使いやすい機能が豊富に用意されており、プロジェクトを成功に導きます。利用ユーザーからは特にリモートチーム機能への人気が高く、在宅勤務など離れた場所からでも仕事調整、目標達成することが可能です。
Asanaの特徴
- プロジェクト計画など50個以上のテンプレートが充実
- 繰り返されるルーティン作業の自動化が可能
- Basicプランはいつでも無料で利用可能
URL: https://asana.com/ja
まとめ
工数管理ツールのおすすめと選び方について解説していきました。工数管理ツールといっても様々な種類があり、案件区分なのか、チームのプロジェクト工数なのか、何を管理したいのかによって使うサービスも変わります。どれを使ったらよいかまだ迷ってしまう、という方はまずは無料のサービスを使い操作性や取得できるデータを確認してみてはいかがでしょうか。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
