社内ポータルサイトとは？メリット・主な機能・作成ポイント・おすすめサービスを解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

会社の中で散らばっている情報を一元管理するためには、社内ポータルサイトの活用が有効です。

しかし、会社の規模が大きくなると、組織や拠点ごとに複数の社内ポータルサイトが用意されて、どこにどういう情報があるかわかりづらくなるといったケースもあります。これだと、社内情報管理のために導入した社内ポータルサイトを十分に活用できません。

この記事では、社内ポータルサイトとは何か、メリット、主な機能について解説します。また、社内ポータルサイト作成のポイントについて説明します。さらに、社内ポータルサイトを作れるサービスについても紹介します。

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• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方

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社内ポータルサイトとは

社内ポータルサイトとは、自社が保有する情報にアクセスするための入口となるサイトのことです。ポータルとは、英語で「入口」という意味です。社内ポータルサイトは、自社内でのみ使用されます。また、スケジュール管理や社内wiki機能、ストレージ機能など様々な機能を有しており、社内において情報の連携や共有を円滑にしてくれる役割を果たします。

ポータルサイトとの違い

一般的なポータルサイトと社内ポータルサイトとの違いは、対象者の範囲です。一般的なポータルサイトには、GoogleやYahoo!など検索エンジンがあげられます。これら一般的なポータルサイトは誰もがアクセス可能です。

しかし、社内ポータルサイトは前述のとおり自社内でのみ使用されます。そのため、社内の人間しかアクセスできません。

社内SNSとの違い

会社によっては、社内SNSを導入している会社も存在します。自社内でのみで使用できるTwitter、LINE、Facebookを連想すれば問題ありません。社内ポータルサイトは、自社が保有する情報にアクセスするための入口となるサイトであると説明しました。

一方、社内SNSは、社内の人間同士で気軽にコミュニケーションをとることに主眼を置いたサービスです。

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グループウェアとの違い

グループウェアは、業務スケジュールやタスクなどの共有を行うサービスです。Web会議やファイル共有などの機能を有するものもあります。情報を共有するだけでなく、業務の効率化のために活用されます。

一方、社内ポータルサイトではグループウェアの役割だけでなく、前述の社内SNSや後述の社内掲示板の役割までもち、それらを一元管理することが可能となります。

社内掲示板との違い

社内掲示板とは、社内で活用できる情報掲示板のことです。ジャンルごとにスレッドが分かれて、社内の人間であれば誰でも書き込むことができます。ただ、近年では活用する企業が減少してきています。

一方、社内ポータルサイトでは、前述のとおり社内掲示板の役割だけでなく、社内SNSやグループウェアの役割までもち、それらを一元管理することが可能となります。

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社内ポータルサイトの5つのメリット

次に、社内ポータルサイトのメリットとして以下の5つを解説をしていきます。

・社内の情報伝達をスムーズに
・社内ツールを統一できる
・生産性が上がる
・社内間の問合せが減る
・ペーパーレス化でコスト削減

それでは、一つずつ見ていきましょう。

社内の情報伝達をスムーズに

社内ポータルサイトによって、社内の情報伝達をスムーズにすることが期待できます。例えば、社内ポータルサイトを使って勉強会を募集することで、車内での交流を活発にできます。また、会社の規模が大きくなると他の部署への連絡にやや抵抗を感じる人もいるかもしれません。

しかし、社内ポータルサイトのSNS機能やメッセージ機能を使えば、他の部署への連絡も気軽に行えるようになります。

社内ツールを統一できる

社内ポータルサイトによって、社内ツールを統一できます。掲示板やプロジェクト管理などをバラバラのツールで管理していると、情報が散らばって、情報の管理やアクセスに手間がかかります。

しかし、社内ポータルサイトによって、社内ツールを統一すれば、これらを一元管理でき、情報の管理やアクセスが容易になります。

生産性が上がる

必要な情報は社内ポータルサイトで一元管理することにすれば、効率的に社内の情報共有を行えます。情報伝達ミスも減るので、結果的に社内の生産性向上も期待できます。

また、社内のやりとりをオープンにできるため、業務効率化にもつながります。

社内間の問合せが減る

特に新入社員などは、企業内の福利厚生について知らないことが多く、担当部署への問合せが増えてしまうものです福利厚生に限らず、よく質問される内容について社内ポータルサイトでまとめて共有すれば、不明なことがあってもまずは社内ポータルサイトで調べるようになります。

社内ポータルサイトで解決すれば、それだけ担当部署への問合せが減るので、業務負担を減らすことにもつながります。

ペーパーレス化でコスト削減

社内ポータルサイトで情報を共有すれば、これまで紙で行っていた情報共有が、紙を使わなくても可能になります。そのため、社内ポータルサイトによりペーパーレス化が期待できます。

このことは、紙の使用量を削減することにもなるので、結果的にコスト削減にもつながります。

社内ポータルサイトの３つの主な機能

次に、社内ポータルサイトに含まれている３つの主な機能について紹介してきます。

社内wiki機能

社内wiki機能とは、社内情報をストックして情報共有やコミュニケーションを円滑にする機能のことです。社員が必要に応じて、社内ノウハウや情報をアップロードして共有できます。また、アップロードした情報はいつでも閲覧・更新することが可能です。マニュアルや報告書などの文書管理に適した機能です。

掲示板機能

掲示板機能により、共有したい情報を「お知らせ」として素早く社員間に共有することができます。また、部署をまたいで対面でコミュニケーションを取ったり質問したりすることは、ハードルが高いことです。

しかし、掲示板機能を使えば部署をまたいで質問やノウハウの共有を行うことが容易になります。

ストレージ機能

仕事上、メールやチャットにそのまま添付しても送付できないほど大容量のファイルを送付したい場面も存在します。そんな時に便利なのがストレージ機能です。オンライン上に画像などの大容量データを保存できるので、メールやチャットには保存先の情報だけを送付すれば大容量のファイルでも送付できます。また、共同編集機能が使える場合、複数のメンバーで同時に同じファイルを編集できます。

社内ポータルサイト作成のポイント

ここでは、社内ポータルサイト作成のポイントについて解説します。

使いやすいデザインにする

社内ポータルサイトで情報を一元管理しても、社内ポータルサイトが見づらく使いづらいデザインだと、社員にはありがたくありません。デザインで注意したいことは、余分なイラストやラインを入れすぎないことです。余分なイラストやラインが多すぎると、デザイン的に見づらく、使い勝手も悪くなります。

社内ポータルサイトを作成する際には、おしゃれさよりも使いやすさを重視して、シンプルなデザインか、常識的な範囲でのおしゃれなデザインにすることがおすすめです。

セキュリティを強化する

社内ポータルサイトは、社員のみがアクセス可能なポータルサイトです。企業にとって重要な情報やアプリケーションも存在するため、不正なアクセスやウイルス感染がないよう、セキュリティに注意しながら作成する必要があります。

また、セキュリティの強化には社内ポータルサイトを使用する社員一人一人の心がけも大事です。社員一人一人がセキュリティに十分注意してもらえるよう、協力を呼びかけましょう。

社内ポータルサイトを作れるおすすめサービス

NotePM

NotePM（ノートピーエム） は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴で、大手IT製品レビューサイト(ITreview)では、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』の点で高く評価されています。

NotePMの特徴

マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能
強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
社内FAQ / 質問箱、社内ポータルとしても活用できる
銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

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Notion

Notion（ノーション） は、「オールインワンワークスペース」がコンセプトの情報共有ツールです。ドキュメント共有機能に、メモ（Evernote）、タスク（Trello）、プロジェクト管理（Redmine/Backlog）、スプレッドシート（Google Sheets）が合体したようなサービスです。

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