社内報を発行するときのポイントの1つが、社員の目に留まるような工夫です。社内報に社員に知らせたい内容を盛り込んでも、目に留まらなければ読まれないままになってしまいます。そこでおすすめの方法が、社内ポータルに掲載することです。社内ポータルに社内報を掲載することで、社員のコミュニケーションの活性化・会社の方針や考え方の浸透が期待できます。本記事では、社内ポータルで社内報を掲載する目的・効果・導入事例を紹介します。
目次
社内ポータルで社内報を運用
社内ポータルは、企業で利用するさまざまなシステムや情報への「入口」です。社員が業務を行うにあたっての利便性やコミュニケーションを高める役割を持ちます。社内ポータルの機能には、社内wiki機能・スケジュール管理・ストレージ機能などがあり、企業が発信・共有する最新の情報にすぐにアクセスでき、住所変更や就業に関する各種手続きやセクハラ・パワハラ問題などの相談申し込みなどが簡単に行なえます。また、ブラウザーを立ち上げたときのトップページを社内ポータルに設定すれば、起動するたびに社員がアクセスすることになります。
このように、社員が日々アクセスする社内ポータルで社内報を発信することで、社員の目に留まる可能性が高まり、発信した情報が共有されやすくなります。社員の視点から考えても、社内ポータルを見にいくだけで、社内報の更新状況などの最新情報がキャッチアップできるようになります。情報共有のスピードが上がり、効率よく社内情報を取り入れることが可能になります。
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社内ポータルに社内報を掲載する目的
社内ポータルに社内報を掲載する目的は、以下の3つです。
- 会社の理念や考え方を浸透
- 社員間のコミュニケーションの促進
- 社員の意識改革のきっかけ
1つずつ、見ていきましょう。
会社の理念や考え方を浸透
社内ポータルに社内報を掲載する目的の1つ目は、会社の理念や考え方を浸透させることです。会社の理念や考え方は、年初や年度始めなどに経営層が発信することが多いですが、その後は日々の業務に追われて、社員の目に留まらなくなってしまいがちです。その結果、会社の理念や考え方が浸透せず、会社が期待する姿からかけ離れた状態で仕事をする社員が増えてしまいます。
そこで、例えば、社内報で経営層が発信する情報を定期的に特集し、その社内報を社内ポータルに掲載することで、経営層との面識がない社員にも会社の理念や考え方に共感してもらう機会をつくります。特集が組まれるたびに社員の目に留まる機会になるので、会社の理念や考え方が社員に浸透することが期待できます。会社の理念や考え方を理解した上で社員が業務に取り組めば、会社と社員の間に一体感が生まれることにつながります。また、トップが描く未来をメッセージとして伝えることで、会社へのロイヤルティが高まり、誇りを持って仕事をしてもらえることが考えられます。
社員間のコミュニケーションの促進
社内ポータルに社内報を掲載する目的の2つ目は、社員間のコミュニケーションの促進です。社員数が多い企業であるほど、普段関わることがない部署が多くあります。社内ポータルの社内報に社員紹介を載せることで、社員同士が共通項を見つけたり、お互いの性格・趣味などを知るきっかけになります。相手がわかると話しかけるハードルも下がり、仕事以外でのコミュニケーションも取りやすくなります。
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社員の意識改革のきっかけ
社内ポータルに社内報を掲載する目的の3つ目は、社員の意識改革のきっかけとするためです。例えば、頑張っている社員を紹介すると、ほかの社員の意欲を掻き立てることが期待できます。社員の意識改革につながれば、社員の自発的な行動が増え、業績に良い影響を与える可能性があります。社内ポータルに社内報を掲載することは、社員のモチベーションを刺激し、必要な行動を考えてもらうきっかけづくりとして有効な手段の一つです。
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社内ポータルに社内報を掲載する効果
社内ポータルに社内報を掲載する効果は、以下の3つです。
- ペーパーレス化が進む
- 社員へ情報が届きやすくなる
- 離職の予防
1つずつ、見ていきましょう。
ペーパーレス化が進む
社内ポータルに社内報を掲載する効果の1つ目は、ペーパーレス化が進むことです。これまで紙媒体で配布していた社内報を社内ポータルに掲載することで、印刷の必要がなくなります。データをデジタル保存できることに加えて、紙代・印刷代・印刷や配布にかかる人件費などのコストを削減できます。
社員へ情報が届きやすくなる
社内ポータルに社内報を掲載する効果の2つ目は、社員へ情報が届きやすくなることです。紙媒体の場合、社内報を手に取るまで社員は見ることができません。また、社内報を受け取ったときに業務が忙しいと、後で見ようと引き出しなどにしまうことがあります。すると、見ようとなったときに社内報を探すところから始めることになり、結局見つからず読めずじまいになるということも考えられます。しかし、社内ポータルに社内報を掲載すればアクセスするだけで閲覧が可能なため、社員が情報に触れる機会を増やしたり、情報の見落としを減らしたりすることができます。
離職の予防
社内ポータルに社内報を掲載する効果の3つ目は、離職の予防です。社内報で会社の方針・考え方の発信を続けることで、社員は会社へのロイヤルティを高めながら仕事に打ち込むことができます。また、一緒に働く仲間が社内報で紹介されれば、共通項を見つけられたり知らない一面を垣間見たりすることができ、親近感につながります。会社へのロイヤルティと仲間とのコミュニケーションがある中で仕事をすると、離職という考えを遠ざけることが可能です。
社内ポータルを活用した社内報の事例
社内ポータルを活用した社内報の事例として、以下の2つを紹介します。
- 株式会社JM
- 大東電業株式会社
1つずつ、見ていきましょう。
株式会社JM
社内ポータルを活用した社内報の事例の1つ目は、株式会社JMです。株式会社JMには、24時間365日さまざまな現場で技術者が活動している中で、いつどこにいても会社が発信する最新の情報を取得可能なシステムを構築する必要がありました。また、情報発信や情報共有を大切に考えていたため、社内報一つとっても、ただテキストを並べて読む気が起こらないということは避けたいと考えていました。社内ポータルとして「Garoon」を導入して社内報を掲載することで、現場の技術者がいつでも情報にアクセスできるようになり、社内にいなくても会社で起きていることを知る機会になっています。また、レイアウトを新聞のようにしたことで身近に感じてもらうことができ、購読率が向上しました。
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大東電業株式会社
社内ポータルを活用した社内報の事例の2つ目は、大東電業株式会社です。大東電業株式会社では、メール一斉配信では連絡事項が行き渡らない・支店に人事通知などを紙で郵送しても見ない人が多い、という課題がありました。社内ポータルとしてマニュアル作成・ナレッジ共有ツールの「NotePM」を導入し、社内報・人事通達・会社連絡の機能を移したことで、当初の課題であった連絡事項の見逃しが大きく改善されました。また、社内表彰の特集に対しては「おめでとう」や「イイね」などのリアクションができる機能があり、それを活用した社内コミュニケーションが生まれています。
関連記事：【導入事例】社内報・人事通達・会社連絡を紙運用から電子化に成功！現場社員に情報が届くようになった – 大東電業株式会社
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まとめ
本記事では、社内ポータルで社内報を掲載する目的・効果・導入事例を紹介しました。社内ポータルで社内報を掲載すれば、伝えたい情報を迅速に発信・共有することができ、その上ペーパーレス化を進められます。こまめに発信を続けることで社内のコミュニケーションが深まり、社員の意識改革を進めることも期待できます。自社での運用が行いやすい社内ポータルとなるツールを選び、社内報を発信し続けることをおすすめします。
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