社内ポータル製品の重要機能や選び方について詳しく紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

社内ポータルを制作するために製品を購入する企業も増えています。多くの製品が市場に出回っており、何を選べば良いか、自社にとって必要な機能が何か、選び方について迷われる方も少なくありません。
本記事では、社内ポータル製品の重要な機能とおすすめの選び方について解説します。

社内ポータル製品の重要な機能

社内ポータル製品の重要な機能について、以下7点を紹介します。

• トップコンテンツ
• 検索機能
• アクセス制限
• 情報整理
• リンク機能
• 変更履歴の自動記録
• 管理機能

それぞれ、解説していきます。

トップコンテンツ

社内ポータル製品の重要な機能の1点目は、トップコンテンツです。ポータルサイトのトップページに表示するコンテンツであり、閲覧する従業員に対して興味喚起させるための重要な情報を載せる必要があります。
例えば以下の情報があります。

• 新着情報
• 重要なお知らせ
• 従業員検索機能
• 掲示板
• 社内サイトへのリンク

社内ポータルのトップページは従業員がブラウザを開いて最初に訪れるページのため、どこに何の情報が掲載されているか・いつサイトが更新されたか等の状況が一目で分かることが大切です。社内ポータルにおいて、トップコンテンツは看板のような重要な役割を果たします。

検索機能

社内ポータル製品の重要な機能の2点目は、検索機能です。社内ポータルサイトには多くの情報が掲載されており、従業員は検索機能を使って自分が抱えている課題への解決策を探します。検索機能に力を入れていない製品の場合、Webサイトのページ内容しか検索できません。優れた検索機能を持った製品であれば、Word・Excel・PDFなど、サイトに登録されているファイルの中身も全文検索し、社内ポータルサイト内をくまなく探すことが可能です。また、検索にヒットしたキーワードをハイライトする、ワンクリックで絞込できるなど、検索後のフォローアップ機能が充実している製品もあります。社内ポータルにおいて、検索エンジンはとても重要な機能といえます。

アクセス制限

社内ポータル製品の重要な機能の3点目は、アクセス制限です。社内ポータルサイトには、機密情報が多く含まれており、従業員全員が全ての情報を閲覧できる状態は危険だと言えます。そのため、特定のコンテンツやページなどは関係する組織や特定のメンバーにのみ閲覧範囲を限定するべきです。
また、組織外のメンバーがからアクセスしなければならない場合も出てくる可能性があるため、完全に権限をシャットダウンするのではなく、ワンタイムで権限を付与できるような、ゲスト機能を用意し柔軟に対応する必要があります。社内ポータルサイトにおいて、アクセス権限を柔軟に付与できることがとても大切です。

情報整理

社内ポータル製品の重要な機能の4点目は、情報整理です。社内ポータルサイトには多くの情報が格納されています。そのため、整理されていないとどこに何があるのか、何のための情報なのかを従業員が判断できなくなってしまいます。そのため、日々蓄積され続ける情報をしっかりと整理する必要があります。このような点から、フォルダー管理やタグ機能を付けられ、情報整理できた状態で従業員へと発信することができれば利便性を高めることができます。

整理がいきとどいていれば、どのような情報が人気があるのか分類も簡単にでき、分析にも役立ちます。社内ポータル製品に「お気に入り」の機能があれば、従業員が自分で情報整理することもでき、検索から数ヶ月経ち、たとえブラウザやデバイスが変わっていたとしても、必要なタイミングで特定のページを即座に呼び出すことが可能です。社内ポータルサイトにおいて、情報整理機能は業務効率化に役に立ちます。

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リンク機能

社内ポータル製品の重要な機能の5点目は、リンク機能です。ポータルサイトは、社内の別システムやサービスに簡単にアクセスできるよう、リンク機能を備えておくと便利です。
例えば、以下システムへのリンクが必要になります。

• 他システム、サイトへのリンク
• 勤怠管理システム
• 業務ナビ
• 外部ページ

一からタグを作成してリンクを作るのは大変手間がかかります。そのため社内ポータルには、リンクを生成する機能やリンク集を作成する機能など、リンクに特化した機能が搭載されていることが重要です。
社内ポータルサイトにおいて、リンク機能は必要不可欠な機能だといえます。

変更履歴の自動記録

社内ポータル製品の重要な機能の6点目は、変更履歴の自動記録です。これはページを更新した際に、更新履歴を自動的に記録できる機能を指します。例えば、変更した従業員名が吹き出しで表示されていたり、変更箇所がハイライト表示されていたりすると大変見やすくなります。誰がいつ何を更新したのか特定できれば、ページ作成に失敗した時や、誤って更新してしまった時にすぐに履歴を戻すことが可能です。
複数人がページを作成する社内ポータルサイトにおいて、変更履歴の自動記録があることはとても重要です。

管理機能

社内ポータル製品の重要な機能の7点目は、管理機能です。管理機能とは、ページ作成・削除・承認など管理者用のポータルサイトが用意されていることや、その設定を指します。ページを更新する担当者に管理機能を提供することで、適切に社内ポータルの作成・更新が行えます。また、ページを作成するためにはシステムから申請し承認を受けなければならないなどの管理機能を用意しておけば、しっかりと管理された上で編集操作を行うことができ、予期せぬ更新も発生しません。社内ポータルサイトにおいて、管理機能は必須機能だといえます。

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社内ポータル製品のおすすめ選び方

社内ポータル製品のおすすめ選び方について、以下6点を紹介します。

• 優れたデザイン性か
• 簡単に操作できるか
• 集計、分析機能が備わっているか
• コミュニケーション機能の有無
• 社内システムとの連携可否
• 無料のお試し期間

それぞれ、解説していきます。

優れたデザイン性か

社内ポータル製品のおすすめ選び方の1点目は、優れたデザイン性かについてです。製品そのものというよりは、製品が提供されているテンプレートの中に自社に見合うデザインがあるか、もしくはイメージとかけ離れてないか、従業員が慣れ親しめるようなデザインかを判断するすることが大切です。
デザインは操作性にも影響しますので、従業員が使いやすいと感じるデザインになっているか、何パターン程度用意されているかなど、しっかりと確認していきましょう。

簡単に操作できるか

社内ポータル製品のおすすめ選び方の2点目は、簡単に操作できるかです。利用する従業員全員が、社内ポータルの中のどこに何の情報があるのかをすぐに判別できるか、知りたい情報のところに簡単にたどり着くことができるか、操作性について問題がないかなどを事前に確認する必要があります。
社内ポータルサイトは、操作が簡単で誰もが使いこなせるものでなくてはなりません。操作が簡単かしっかりと確認しましょう。

集計・分析機能が備わっているか

社内ポータル製品のおすすめ選び方の3点目は、集計・分析機能が備わっているかです。社内ポータルを多くの従業員に活用してもらい続けるには、運用でしっかりと分析し改善していく必要があります。例えば従業員の社内ポータルサイトの活用状況のレポート出力ができれば、どのページがどれくらいの人に見られているのか、当初の目標PVに対する結果がどれくらいなのかを簡単に確認できます。また、人気ページのランキング、ナレッジ共有の貢献度が高い社員の集計などのレポート機能があるとポータルサイトを改善する上で非常に役立ちます。

社内ポータルサイトは一度公開したら終わりではなく、運用していく中でどのように改善するかが大切です。集計・分析機能が備わっているかを必ず確認しましょう。

コミュニケーション機能の有無

社内ポータル製品のおすすめ選び方の4点目は、コミュニケーション機能の有無です。従業員間を繋ぐための機能があるかどうかを調べます。例えば、掲示板へ投稿した質問や内容に対して、コメント・いいね機能があれば、投稿した従業員も誰が見てくれたのか、誰が興味を持っているのかを伝えることができ、気軽なコミュニケーションが可能となります。組織の規模にもよりますが、日報やその日の出来事を共有できる機能もコミュニケーション活性化につながるので、あったほうが良いといえます。社内ポータル製品に従業員同士の接点を作るコミュニケーション機能があるか確認しましょう。

関連記事：情報共有ツールおすすめ33選（無料あり）と会社にもたらすメリット

社内システムとの連携可否

社内ポータル製品のおすすめ選び方の6点目は、社内システムとの連携可否です。組織で利用しているチャット製品、例えば、Microsoft Teams、Slack、Chatwork、LINE WORKSなどと連携していれば、社内ポータルに登録しているファイルを簡単に共有できます。チャットに重たいデータをわざわざアップロードしなくても、社内ポータルサイトのファイルのURLを貼り付けるだけで済みます。
社内ポータル製品に、既存社内システムとの連携機能があるか確認することも業務効率化につながります。

無料のお試し期間

社内ポータル製品のおすすめ選び方の7点目は、無料のお試し期間です。有料製品の場合、無料でお試しできるか、期間はどれくらいかを確認する必要があります。実際使ってみることで、何のコンテンツを載せるか、どこにどのような情報を配置するかなどイメージを掴みやすくなります。
社内ポータル製品を検討する際は、無料のお試し期間があるか必ず確認しましょう。

社内ポータル製品のおすすめ7選を徹底比較

社内ポータル製品のおすすめしたい7製品については、以下記事にまとめて紹介しています。

関連記事：社内ポータルはパッケージの活用が便利！特徴や選び方・おすすめツールの比較まで解説

　

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まとめ

本記事では、社内ポータル製品について重要な機能と選び方について解説しました。社内ポータルサイトは、検索機能、情報整理、変更履歴の自動記録、システム連携などの便利な機能を多く有し、従業員間のコミュニケーションを活性化する役割も果たします。多くの従業員にとって使いやすい、活用できる製品を選定することが大切です。

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