テレワークや在宅勤務などの働き方が当たり前となりつつある中、社内ポータルでの情報共有や情報発信は有効な手段です。しかし、管理が行き届いていないと情報が陳腐化したり、複数の社内ポータルがあると情報を見つけ出すのに時間がかかったり、という問題が起こりえます。そのときに考えたいのが、社内ポータルのリニューアルです。ただ、高機能な社内ポータルを導入したとしても、従業員が有効活用できていないと意味がありません。
そこで本記事では、社内ポータルをリニューアルする理由・効果・成功に導く流れについて解説していきます。
目次
社内ポータルをリニューアルする理由
社内ポータルをリニューアルする理由について、以下3点を解説します。
- テレワークの定着
- 情報の陳腐化
- 情報の散在
それぞれについて、詳しく解説していきます。
テレワークの定着
社内ポータルをリニューアルする理由の1点目は、テレワークの定着です。コロナ禍でテレワークが定着する中、従来に比べて従業員間のコミュニケーションが低下しているという報告が数多くあります。テレワークでは、従業員自身の業務以外の情報に触れる機会が減り、元々知っているメンバー以外とのコミュニケーションは特に不足しがちです。また、最新の業務の動向や社内にどのようなスキルを持った人がどこに属しているのかを把握できるチャンスが減り、業務に影響がでることも考えられます。
そこで有効なのがポータルサイトの利用ですが、ポータルサイト自体に問題があると十分に活用することができません。社内ポータルをリニューアルし、従業員が持つ最新のスキル情報の発信や情報の再配置などを行うことで、ポータルサイトを通じて従業員間のコミュニケーションの活性化を促します。
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情報の陳腐化
社内ポータルをリニューアルする理由の2点目は、情報の陳腐化です。社内ポータルサイトに蓄積された情報は、更新されないと時間経過により陳腐化していきます。しかし、ポータルサイトを更新できる部門が限定されていると、業務の忙しさに追われて更新できなくなる場合があります。必要な情報が掲載されない・更新されないポータルサイトは、見ても役に立たないと従業員からの閲覧数も低下します。
この場合、現場の従業員がポータルサイトを直接更新できれば、情報の陳腐化を防げます。現場が日々直面していて、他の従業員に届ける必要がある重要な情報を即発信・共有できる仕組みを、社内ポータルのリニューアルにより整えます。
情報の散在
社内ポータルをリニューアルする理由の3点目は、情報の散在です。大きな企業ほど、組織単位ごとにポータルサイトを管理していて情報が散在しがちです。そのため、従業員が検索しても欲しい情報になかなかヒットしない・複数のポータルサイトをまたがって探す必要がある、結果見つからずに周りのメンバーに聞いた方が早く解決する、というケースも多くあります。社内ポータルのリニューアルにより、シンプルな作りで必要な情報が一元管理されるようになれば、情報の散在を防ぎ、従業員にとって日々なくてはならないポータルサイトを実現できます。
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社内ポータルのリニューアルがもたらす企業への効果
社内ポータルのリニューアルがもたらす企業への効果について、以下3点を紹介します。
- コミュニケーションの活性化
- 業務効率化
- 従業員の満足度向上
それぞれについて、みていきます。
コミュニケーションの活性化
社内ポータルのリニューアルがもたらす企業への効果の1点目は、コミュニケーションの活性化です。従業員の紹介や保有スキルをポータルサイトで情報共有できるようリニューアルすることによって、直接面識のない従業員同士が必要なタイミングでつながることが可能となります。ポータルサイトで求めているスキルを持つ従業員を検索できれば、組織や部署をまたいだやりとりの頻度が増えるなど、社内のコミュニケーション活性化が期待できます。
業務効率化
社内ポータルのリニューアルがもたらす企業への効果の2点目は、業務効率化です。必要な情報がポータルサイトにシンプルにまとまっていると、従業員が欲しい情報を探す時間を抑えることができます。リニューアルにより散らばっていた情報をまとめ、情報を適切なページに掲載することで、不要にかかっていた時間や手間を解消しましょう。空いた時間を本来必要な業務に割り当てることが可能となり、組織全体の業務効率化へとつながります。
従業員の満足度向上
社内ポータルのリニューアルがもたらす企業への効果の3点目は、従業員の満足度向上です。社内ポータルサイトがリニューアルによって見やすくなると、情報が整理され、欲しい情報がどこにあるか一目瞭然になります。すると、従業員がもっと活用したいと思うようになり、ポータルサイトを利用する回数やページ滞在時間が増えるなど、従業員の満足度も向上します。
社内ポータルサイトのリニューアルを成功に導く流れ
社内ポータルサイトのリニューアルを成功に導く、以下4つの流れを紹介します。
- 現状分析
- スケジュール計画・設計
- 画面構成・リニューアル要素の検討
- リニューアル実施
それぞれ、順番に解説していきます。
現状分析
社内ポータルサイトのリニューアルを成功に導くための1番目の流れは、現状分析です。現状のポータルサイトが抱える問題点や従業員が困っている点など、課題を具体的に1つずつ抽出していきます。現状分析を行う際に、目標のアクセス数を達成しているページと達成していないページに分けて、改善が必要なページと目標値をしっかり確認することも大切です。従業員の役に立つ社内ポータルへとリニューアルするために、最初に現状分析をしっかり行いましょう。
スケジュール計画・設計
社内ポータルサイトのリニューアルを成功に導くための2番目の流れは、スケジュール計画・設計です。現状分析で抽出した課題を改善するために必要な導線の計画・利用するツールの選定・リニューアルの実施・効果確認、といった全体のスケジュール計画を立てていきます。遅れや手戻りが発生する場合を考慮して、余裕を持ったスケジュールを立てることが大切です。
画面構成・リニューアル要素の検討
社内ポータルサイトのリニューアルを成功に導くための3番目の流れは、画面構成・リニューアル要素の検討です。コンテンツを改善する前に、全体の枠をしっかりと整えていきます。具体的には、全体的にどのようなデザインにするか、ナビゲーション機能などの表示項目や配置についても決めていきます。押さえたいポイントとしては、従業員全員にとって見やすいシンプルな表示で、どこに何の情報があるか一目でわかることです。画面構成・リニューアル要素によって、従業員のポータルサイトへのイメージが大きく変わります。
リニューアル実施
社内ポータルサイトのリニューアルを成功に導くための4番目の流れは、リニューアル実施です。設計内容や画面構成に従って、コンテンツページを改善していきます。意識すべきポイントは、リニューアル後の社内ポータルを、システム部門以外の現場の担当者も更新やページ追加できるように運用することです。リニューアルを実施した部門の色が強く出ないように、社内ポータルサイトは組織全体でナレッジ共有・発信するためのサイトであることを念頭に置きましょう。
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まとめ
本記事では、社内ポータルをリニューアルすべき理由・効果・成功に導く流れについて解説しました。社内ポータルのリニューアルでは、情報の連携や共有を円滑にすることや現場の従業員も更新できるようにすることが重要です。スケジュール管理や社内wiki機能などをもつNotePMでは、従業員全体が使いやすいと感じる社内ポータルサイトを作れます。社内ポータルの機能を徹底的に活用することで、企業を成長へと導きましょう。
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