社内ポータルの内製化を進めるためのポイントと流れを解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

テレワークの浸透が進み、社内での情報発信・共有に課題を抱える企業が増えています。この課題を解決する方法の1つが、社内ポータルです。社内ポータルでは、情報が1か所に集約され、従業員は常に最新の情報に触れることができます。本記事では、社内ポータルの基礎知識や内製化するメリット・内製化のために押さえたいポイントなどを解説します。

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社内ポータルを内製化するために知っておくべきこと

社内ポータルを内製化するために知っておくべきことは、以下の3つです。

そもそも社内ポータルとは
社内ポータルの運営を内製化するとは
社内ポータルの内製化に必要なものとは

1つずつ、見ていきましょう。

そもそも社内ポータルとは

社内ポータルを内製化するために知っておくべきことの1つ目では、そもそも社内ポータルとはなにか、を解説します。社内ポータルとは、社内の人だけがアクセス可能な情報発信・共有を目的としたWebサイトです。ポータルには「入口」という意味があり、社内ポータルは企業における情報アクセスの入口となる場所といえます。社内ポータルでは情報発信・共有だけでなく、ファイル・フォルダの保管も可能です。

例えば1つの部署でオフィスとリモートのハイブリッドな働き方を実施している場合、社内ポータルを通して、ファイル・フォルダのやりとりをセキュアかつ簡単に行うことができます。また、勤怠管理や承認を得るためのワークフローの自動化ができるため、オフィス勤務以外での働き方にも柔軟に対応できます。本来必要のない時間を割いていた業務が効率的に行われることになるため、生産性の向上が期待できるでしょう。

社内ポータルの運営を内製化するとは

社内ポータルを内製化するために知っておくべきことの2つ目では、社内ポータルの運営を内製化することについて解説します。社内ポータルの運営内製化とは、これまで社内ポータルの運営を業務委託していたものを、社内に担当部署を置いて運営の切り替えを行うようにすることです。また、まだ社内ポータルを導入していない企業にとっては、社内ポータルの導入の決定と同時にプロジェクトを立ち上げたり、担当部署で1から構築したりすることをいいます。

社内ポータルの内製化に必要なこととは

社内ポータルを内製化するために知っておくべきことの3つ目では、社内ポータルの内製化に必要なことを解説します。社内ポータルの内製化に必要なことは、まず自社の課題を整理して社内ポータルを導入する目的を明確にすることです。

社内ポータルにはさまざまな便利な機能がありますが、ただ「導入したら便利になりそうだから」と目的をはっきりさせないことは、今後の構築・運営に課題が生じる可能性があります。社内ポータルを導入するにあたり、解決したい課題・解決に有効な機能を明確にし、つど確認をすることで、社内ポータルを構築する関係者間でブレがでないように対策する必要があります。

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社内ポータルを内製化するメリット

社内ポータルを内製化するメリットは、以下の3つです。

迅速な情報発信・共有が可能
自社の目的に応じて柔軟かつ迅速に機能活用が可能
更新に必要以上の手間や時間がかからない

1つずつ、見ていきましょう。

迅速な情報発信・共有が可能

社内ポータルを内製化するメリットの1つ目は、迅速な情報発信・共有が可能なことです。従業員が毎日最初に立ち上げるブラウザで開かれるWebページを社内ポータルに設定すれば、従業員はブラウザを立ち上げると同時に、自社で発信する最新の情報を確認することができます。

また、共有したいファイル・ナレッジなどの格納先を伝えれば、広く共有することも可能です。従業員が勤務時に何度も目にする可能性が高いことから、組織にある課題・自社が注力するテーマをこまめに発信し続けることで、従業員の意識に落とし込むことが可能といえます。社内ポータルの内製化をすることで、発信したい情報を迅速に伝えることができ、従業員の行動変容につながるような情報の発信にも注力することができます。

関連記事：社内wikiはどう作る？情報・ナレッジ共有のポイント

自社の目的に応じて柔軟かつ迅速に機能活用が可能

社内ポータルを内製化するメリットの2つ目は、自社の目的に応じて柔軟かつ迅速に機能活用が可能なことです。社内ポータルを内製化することで、あらかじめ明確にした目的からのズレを防止できると同時に、従業員の要望に応じた機能の追加に対しても、柔軟に対応することができます。社内の声がすぐに反映されることで、従業員の利便性があがると同時に、従業員は、自身の声が届く信頼できる運営が行われていることの実感につながります。

更新に必要以上の手間や時間がかからない

社内ポータルを内製化するメリットの3つ目は、更新に必要以上の手間や時間がかからないことです。内製での社内ポータル更新は、委託先との打ち合わせ・すり合わせがない分、機能追加までのスピードが早くなることが期待できます。そのためにも、社内ポータルを内製化するときに、更新について手順を明確にすることが大切です。誰にでもわかりやすくしておくことで、更新に必要以上の手間や時間がかからないといえます。

社内ポータルの内製化に向けて押さえたいポイント

社内ポータルの内製化に向けて押さえたいポイントは、以下の3つです。

誰にでも操作が可能
自社が求める機能が装備されている
予算に合った導入コスト

誰にでも操作が可能

社内ポータルの内製化に向けて押さえたいポイントの1つ目は、誰にでも操作が可能なことです。社内ポータルを更新するときの手順・操作が複雑な場合、情報の発信・共有が遅れることが懸念されます。最新の情報が共有されない状況が続くと、従業員が社内ポータルから離れてしまい見られなくなる可能性もあります。そのため、社内ポータルの更新をする担当部署の誰もが簡単に操作でき、いつでも最新の情報を共有できる状態を構築しておくことが重要です。

自社が求める機能が装備されている

社内ポータルの内製化に向けて押さえたいポイントの2つ目は、自社が求める機能が装備されていることです。社内ポータルの内製化にはまず導入の目的を明確にすることが重要です。目的が明確になると自社が社内ポータルに求める機能が明らかになります。その上で、求める機能が装備されているか、使い勝手がよいかを検討することがおすすめです。また、自社の今後の展開に合わせて、今必要な機能に対して柔軟に機能追加が可能かも調べておくとよいでしょう。

予算に合った導入コスト

社内ポータルの内製化に向けて押さえたいポイントの3つ目は、予算に合った導入コストです。社内ポータルを内製化すると、業務委託する場合とは違ったコストが必要になります。まず必要となるのは、設備・ツールなどの導入コストや継続的な運用コストです。さらに目に見えないコストとして、人工を割いたり、社内ポータルの運営という新たな業務に対しての研修を行ったりと、労力・時間がかかる可能性があります。そのため社内ポータルの内製化にあたり、まずは目的を明確にした上でコストの検討を重ね、予算に合った導入をすることが大切です。

社内ポータルを内製化する流れ

社内ポータルを内製化する流れは、以下の通りです。

課題の抽出
企画立案
実装

1つずつ、見ていきましょう。

課題の抽出

社内ポータルを内製化する流れの1番目は、課題の抽出です。社内ポータルに着手するにあたり、まずは社内に点在する課題を抽出し、抽出された課題に対しての解決策を社内ポータルに反映することが重要です。また、運営開始後、目的が果たされているかを検討することも視野に入れておく必要があります。構築時に目標とする具体的な数値を定め、社内ポータルの「目的」「目標」「必要な要素」など要件定義し、事前に明確化しておくとよいでしょう。

企画立案

社内ポータルを内製化する流れの2番目は、企画立案です。策定された要件定義を元に、社内ポータルの骨組みといえる構成を作成します。構成は、ワイヤーフレームなどに起こして視覚化するとよいでしょう。その上で自社の要件定義を満たすツールの選定を行います。

ここで重要なのは最初に掲げた目的・目標・要件に沿っているかどうかを常にチェックすることです。例えば社内ポータルでナレッジの共有を目的に掲げた場合、導入するツールにその機能があり、かつ、誰でも簡単に操作が可能であるかをテストすることがおすすめです。なお、要件を修正する場合は最終工程である実装前に行う必要があります。イメージのズレが起きないよう、注意深く進めていくことが大切です。

関連記事：【2024年版】社内wikiツールおすすめ15選（有料・無料）

実装

社内ポータルを内製化する流れの最後は、実装です。要件定義をしてワイヤーフレーム等を使った視覚化を行ったのち、いよいよ社内ポータルの実装に入ります。ここでは社内ポータル担当者の視点での使いやすさを意識した「UI（ユーザーインターフェース）」と、従業員がストレスなくサービスを利用できる「UX（ユーザーエクスペリエンス）」を意識した実装を行うことがポイントです。

見やすさという点からも、デザインにこだわることも重要です。使いづらい・見づらいという課題をのこしたまま公開してしまうと、コンテンツの更新が滞ってしまう可能性もあるため注意しましょう。

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まとめ

本記事では、社内ポータルの基礎知識や内製化するメリット・内製化のために押さえたいポイントなどを解説しました。社内ポータルを内製化するためには、プロジェクトを立ち上げ、担当者間で目的・目標を共有しながら進めていくことが重要です。目的を果たす機能が装備されており、さらに使いやすさ・見やすさを意識したデザインで実装することが望ましいでしょう。

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