自社で社内ポータルサイトを作れるツールは、数多く存在します。ツールを選ぶときは、ツールの使い勝手や機能だけでなく、費用も考慮すべきポイントです。社内ポータルサイトを作る際には、費用対効果の高いものにしたいと考えるのではないでしょうか。本記事では、社内ポータルサイトの概要や作る際の注意点などを解説した上で、おすすめのツールをそれらの費用とともに紹介します。
目次
社内ポータルサイトの費用は？概要から解説
ここでは、社内ポータルサイトとその費用に関する基礎知識として、以下の4つを解説します。
- 社内ポータルサイトの概要
- 活用するメリット
- 一般的な機能
- 社内ポータルサイトの費用感
それでは、1つずつ紹介します。
社内ポータルサイトの概要
基礎知識の1つ目は、社内ポータルサイトの概要についてです。社内ポータルサイトとは、自社の有する情報にアクセスする入口となるサイトのことです。自社内でのみ使用され、スケジュール管理や社内wikiなどの機能を有し、社内の情報連携や共有を促進してくれます。
社内ポータルサイトと類似サービスの特徴の違いについて、以下にまとめました。
| 社内ポータルサイト | ・社内の人間のみアクセス可 ・自社の有する情報にアクセスする入口 ・社内SNSやグループウェアの役割もあり、それらを一元管理できる |
| 一般的なポータルサイト | ・誰でもアクセス可 ・Yahoo! JAPANやBIGLOBEのようなサイトのことで、アクセスしやすいよう情報が集約されている |
| 社内SNS | ・社内の人間のみアクセス可 ・社員同士の気軽なコミュニケーションを促進する |
| グループウェア | ・情報を共有するだけでなく、業務を効率化できる |
| 社内掲示板 | ・社内の人間のみアクセス可 ・社内で活用できる情報掲示板 |
詳しくは、以下の関連記事をご参照ください。
関連記事：社内ポータルサイトとは？メリット・主な機能・作成ポイント・おすすめサービスを解説
活用するメリット
基礎知識の2つ目は、活用するメリットについてです。社内ポータルサイトを活用するメリットは、主に以下の5つがあります。
| 社内情報伝達を円滑化 | ・社内ポータルサイト上で、勉強会などの社内イベントを企画して参加者を募集できる ・社内SNS機能などで、社員同士気軽にコミュニケーションできる |
| 社内ツールの統一 | ・社内SNSや社内掲示板など、様々な機能にアクセスしやすい ・ツールが一元管理できる |
| 生産性の向上 | ・効率的に情報共有できるため、情報の伝達ミスが減少する ・やり取りがオープンになり、業務効率化が期待できる |
| 社内での問い合わせの減少 | ・FAQを掲載することで、問い合わせせずに自己解決できる ・質問者と回答者の負担が軽減する |
| ペーパーレス化の促進 | ・紙を使わず情報共有が容易にできる ・ペーパーレス化によりコスト削減も期待できる |
一般的な機能
基礎知識の3つ目は、一般的な機能についてです。以下に、社内ポータルサイトの一般的な機能をまとめました。
| 社内wiki | ・社内情報をストックし、情報共有やコミュニケーションを円滑化する ・社内ノウハウや情報をアップロードして共有する ・マニュアルや報告書などの文書管理機能がある |
| 社内掲示板 | ・共有したい情報をすばやく社員間で共有する ・部署をまたいだ質問やノウハウの共有が容易になる |
| ストレージ | ・メールでの添付が困難な大容量データを保存可能 ・共同編集機能があれば、複数の社員で同時に編集できる |
社内ポータルサイトの費用感
基礎知識の4つ目は、社内ポータルサイトの費用感についてです。以下に、社内ポータルサイトを作るツールの費用をまとめました。なお、これらのツールの詳細は、後ほど詳しく解説します。
| ツール | 費用例 |
| NotePM | ・プラン8：ユーザー8人で4,800円/月（無料で参照できるゲストは24人） ・ほかのプランの料金は下記参照 |
| Googleサイト | ・無料 ・利用にはGoogleアカウントが必要 |
| SharePoint Online | ・プラン1：1ユーザーあたり540円/月相当 ・ほかのプランの料金は下記参照 |
| Notion | ・無料プランあり ・チーム：1ユーザーあたり8ドル/月相当 ・他のプランの料金は下記参照 |
| Talknote | ・14日間のトライアル期間あり ・有料プランの料金は下記より問い合わせ |
| Dropbox Paper | ・30日間の無料トライアル期間あり ・Standard：3ユーザーから利用でき、1ユーザーあたり1,250円/月相当 ・ほかのプランや詳細な料金は下記参照 |
参考：料金プラン｜NotePM
参考：SharePointのプランを比較｜SharePoint Online
参考：Notionの料金プラン
参考：料金について｜「Talknote」
参考：Dropboxの全プランを比較
社内ポータルでエンゲージメント向上できるサービス「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから
費用をかけて社内ポータルサイトを作る際の注意点
費用をかけて社内ポータルサイトを作る際の注意点は、以下の4つです。
- 使いやすいデザイン
- セキュリティ
- ツールの機能
- 無料で試して判断する
それでは、1つずつ紹介します。
使いやすいデザイン
注意点の1つ目は、使いやすいデザインかどうかです。社内ポータルサイトのデザインで大切なことは、おしゃれさよりも使いやすさです。使いやすくなくては、日々の業務に十分活用できません。使いやすいデザインにする方法の一つが、余分なイラストやラインは極力省くことです。それにより、見やすく使いやすいデザインを実現できるでしょう。
セキュリティ
注意点の2つ目は、セキュリティです。社内ポータルサイトは自社内のみで使用されるため、自社の重要な情報が存在することは珍しくありません。そのため、ウイルスなどの攻撃で情報漏えいが発生しないよう、十分にセキュリティ対策を取る必要があります。また、社内ポータルサイトを使用する社員のセキュリティ意識を高めることも求められます。
ツールの機能
注意点の3つ目は、ツールの機能です。社内ポータルサイトでは、様々な機能を使えます。社内ポータルサイトで使える機能の例を、以下に紹介します。
- レスポンシブ対応
- 他のサービスとの連携
- 共同編集
- 閲覧制限
ただ、ツールや料金プランによって、使える機能が異なります。機能が限られていると、社内ポータルサイトの使用に支障が生じることがあります。反対に、機能が多くてもほとんど使われない機能ばかりでは意味がありません。そのため、自社の社内ポータルサイト作成に必要な機能を有するツールを選ぶとよいでしょう。
無料で試して判断する
注意点の4つ目は、無料で試して判断することです。Webサイトの作成には、サーバーの契約やドメインの取得などで料金がかかります。しかし、社内ポータルサイトを作るツールには、無料で使えるツールや無料トライアルを使えるツールも珍しくありません。無料で試せる場合は、まずは使ってみて、実際の使用感や操作性を確認しましょう。
社内ポータルサイトを作るツールと費用
ここでは、社内ポータルサイトを作るツールを6つ紹介します。
NotePM
NotePM（ノートピーエム） は、Wikipediaのように社内の情報を書き込んで簡単に検索できる社内wikiツールで、社内ポータルサイト作成にも使えます。登録企業は5,000社以上あり、ホームページでは様々な企業での導入実績を紹介しています。また、マニュアル作成に便利なテンプレートや簡単な検索機能、API対応など様々な機能を活用すれば、効率的にナレッジ共有ができます。
NotePMの特徴
- 登録企業は5,000社以上、様々な業種の企業で導入実績がある
- ナレッジの蓄積も検索も簡単にできるためナレッジ共有に便利
- 30日間無料のトライアルができる
URL: https://notepm.jp/
Googleサイト
Googleサイトは、Googleが提供しているWebサイト作成ツールです。Googleアカウントがあれば無料で使用できます。HTMLやCSSの知識がなくても簡単にWebサイトが作れるので、「Webサイト作成の知識はあまりないけど、簡単な社内ポータルサイトを作ってみたい」と考えている方におすすめです。また、レスポンシブ対応・Googleの他サービスとの連携・共同編集・閲覧制限など、様々な機能を有します。
Googleサイトの特徴
- HTMLやCSSの知識がなくとも手軽に社内ポータルサイトを作成可能
- レスポンシブ対応やGoogleの他サービスとの連携など、機能が豊富
- Googleアカウントがあれば無料で利用可能
URL: https://sites.google.com/new
SharePoint Online
SharePoint Onlineは、Microsoftが提供するツールです。社内ポータルサイト作成だけでなく、ファイル共有やワークフロー作成など、幅広い用途で活用できます。Officeツールとの連携も容易で、Officeツールと組み合わせることで、より豊富な機能を使いこなせることでしょう。また、企業規模や組織形態によって、最適な料金プランを選べます。
SharePoint Onlineの特徴
- Officeツールとの連携が容易
- 企業規模や組織形態によって、最適な料金プランを選べる
- 電話やチャットで質問でき、購入前に疑問点を解決できる
URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/sharepoint/collaboration
Notion
Notionは、社内ポータルサイト作成だけでなく、プロジェクト管理・メモ作成・タスク管理など、幅広い用途に活用できます。また、マークダウン記法の記述や500以上のアプリの埋め込みなど、様々な機能を使えます。さらに、個人であれば無料で利用可能です。有料プランは、利用方法によって最適なプランを選べます。
Notionの特徴
- 社内ポータルサイト作成以外にも幅広い用途に使えるオールインワークスペース
- マークダウン記法で記述可能
- 個人では無料でも利用可能
URL: https://www.notion.so/ja-jp/product
Talknote
Talknoteは、Talknote株式会社が提供するカルチャーマネジメントツールです。社内ポータルサイト作成やチャット機能などを通じて、業務におけるコミュニケーション最適化と組織文化の醸成・浸透を目指します。導入から運用までのサポート体制に加え、お役立ち資料やイベント情報も充実しているので、導入や運用で困ったことがあっても安心です。
Talknoteの特徴
- 導入から運用までサポート体制が万全
- お役立ち資料やイベント情報が充実している
- 14日間の無料トライアルがある
Dropbox Paper
Dropbox Paperは、Dropboxが提供する共同ドキュメント編集サービスです。社内ポータルサイト作成にも活用できます。リアルタイム共同編集に強みがあり、ナレッジ共有だけでなく、アイデアを出し合いたいときやプレゼンテーションなどにも活用できます。
Dropbox Paperの特徴
- リアルタイム共同編集で、みんなでアイデアを出し合える
- ホームページで様々な導入事例を紹介されているため参考にできる
- 30日間の無料トライアル期間があり、Dropboxユーザーは無料で利用可能
URL: https://www.dropbox.com/ja/paper
社内ポータルでエンゲージメント向上できるサービス「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから
まとめ
本記事では、社内ポータルサイトの概要や作る際の注意点・費用感・おすすめのツールを紹介しました。社内ポータルサイトを作る前には、自社の現状や作る目的を明確にすると、費用を考慮した上で適切なツールを選べるでしょう。また、サイト作成に自信がなければ、無料で使える、もしくは無料トライアルで試せるツールの活用も有効です。社内ポータルサイトを自社で作る際には、まずは今回おすすめしたサービスを参考にしてください。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
