こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
社内報は、会社のオフィシャルな情報を社員に伝えるためのツールのひとつです。新入社員や中途社員は入社の際、自己紹介をする機会がありますが、日常の業務の中ではなかなかありません。同じ部署やチームで仕事をしていたとしても、関わり方の深度にはバラつきがあります。しかし、一緒に働く人がどんな人なのかを知ることは、コミュニケーションのきっかけになります。この記事では社内報で社員紹介すると得られるメリットや、どのような内容で社員紹介をしたら良いか紹介文のテンプレートを公開します。
• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方
目次
社内報で社員紹介をする3つのメリット
社内報で社員紹介するとコミュニケーションのきっかけを与えるなど業務に良い効果をもたらす可能性があると先ほど述べましたが、どんなメリットがあるのかを具体的に解説します。
社内全体への周知が容易にできる
社内報は社員全員に配布されることがほとんどなので、社内全体に告知することが簡単にできます。以前は紙媒体が主流でしたが最近ではWebで社内報を配信する企業も増えてきているため、社員が情報を見つけやすく手軽にいつでも見られるようになってきました。また、社内報をWeb化することによって過去の社内報を蓄積することが容易になります。紙媒体の場合は個人情報を含むため、取り扱いが難しいという点もありましたが、Webはセキュリティの観点からも安全な情報提供ができるという利点もあります。
社内コミュニケーションのきっかけになる
同じ部署であったとしても業務上で接点がなかったりタイミングが合わないとなかなかプライベートな話をすることはないかもしれません。しかし、社内報に社員紹介を載せることで紹介文に書いてあることから共通の項目を見つけたり、性格や趣味などを知ることができると「話しかける」というハードルが一気に下がるため打ち解けやすくなります。普段関わらない部署の人であったとしても、ひょんなことから交流がうまれることもあるため社内報で社員紹介することで社内コミュニケーションの促進につながります。
新入社員・中途社員のアピールのきっかけになる
社内報に紹介文を載せることで自身の存在を社内に知ってもらう機会になります。今まで取り組んできた実績や業務以外にも、プライベートに関することなども載せることで社内での認知が広がり、仕事の進めやすさにつながることもあります。
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社内報で社員紹介する際に抑えるべき4つのポイント
では、実際に社内報で社員紹介する際、どんなことを載せると良いでしょうか？ポイントを抑えて4つ紹介していきます。
顔写真を入れる
名前や紹介文のみだと、その人がどういう人なのかが伝わりづらいですよね。そのため、社内報で社員を紹介する際は顔写真を入れるようにしましょう。注意点は個人情報となるため配布後の扱いに注意する必要があることです。できれば笑顔の写真やその人の個性が出るような写真を載せるのが理想的ですが、直接撮影に行けない場合は何枚か顔がわかる写真を送ってもらうと良いでしょう。
配属先を記載する
配属先や部署を記載することで、他部署の人にもどこの所属かわかりやすく話のタネにもなるため、社員紹介の際は勤務地や配属先は必ず明記するようにしましょう。
個性を引き出し親しみやすい印象にする
社員紹介の際のポイントとしては、採用面接の際聞かれるような内容をもう少しフランクにまとめるとその人の個性を引き出すポイントになるかもしれません。性格、趣味、好きなこと、得意なこと、不得意なこと、入社の理由や座右の銘など、堅苦しくまとめず、親しみやすさを意識して書くことがポイントです。ただし、あくまでも会社が発行する社内報での紹介になるので砕けた印象の強い顔文字は入れないことをおすすめします。
抱負を書いてもらう
会社でどうなっていきたいのか、何をしていきたいのかをアピールしてもらうことでその人らしさが伝わる紹介文を作ることができます。また、自身への戒めとなったり、会社に向けたアピールにもなるためおすすめです。
社内報の社員紹介に役立つテンプレートを公開
社内報の社員紹介は、インタビュー形式より該当者に依頼して書いてもらうことが多いと思います。新入社員の方ははじめての会社への自己アピールの場となるため、どのような内容を書くべきか悩んでしまうこともあるかもしれません。ここでは、社内報の担当者が社員紹介を依頼する際に自己紹介を書く社員にどのようなネタを提供して書いてもらうと良いか、テンプレートを交えて紹介します。意外とどのような紹介文を書いたら良いのか迷ってしまう人もいると思いますので、ぜひ共有してみてください。
テンプレート
例1）
この度入社しました〇〇と申します。出身は大阪です。営業部に所属させていただくことになりました。趣味は、生まれとはまったく関係ないですが、海にまつわること全般好きです。特にスキューバダイビングが大好きでワンシーズンに3回は潜りにいきます。私は、1つのことに集中することが得意です。長所を活かして一日でも早く仕事を覚えられるよう頑張ります。どうぞよろしくお願いいたします。
例2）
今日から〇〇課で勤務することになりました、〇〇と申します。出身は東京都です。大学は〇〇大学を卒業し、専攻は英文学でした。大学時代は、◯◯に励み、大会で2年連続優勝した経験があります。これから先輩方を見習い、少しでも素早く丁寧な仕事ができるよう頑張りますので、どうぞよろしくお願いします。
例3）
本日より、〇〇部で勤務することになりました〇〇と申します。出身は広島県で、大学入学時に上京してきました。趣味は映画鑑賞で、特に洋画を字幕なしで見ることが好きです。私は、一つの物事を忍耐強く完遂することができます。具体的には◯◯〜。私は、人見知りですが、好きな話題になると饒舌になるとよく言われます。是非趣味が同じ方はお話しましょう。
では、ここからはテンプレートの要素として盛り込んだ方が良い項目を挙げておきますのでテンプレートと併せて参考にしてみてください。
基本情報
紹介する社員の個性を引き出すことにつながる項目がこの基本情報です。例2が主にこの項目を採用して作られています。
・氏名
・出身地
・出身大学・学部
・旧部署（アルバイト・前職）
氏名は必ずフルネームで記載しましょう。また、読みづらかったり間違えられやすい場合はふりがなをつけておくことも重要です。ニックネームがある場合はより親近感が増しやすいため記載しておくと良いかもしれません。出身地や出身大学などは同郷、OBOGの先輩と話せるきっかけにもなります。また、学部で専攻していた内容の記載で同じ専門分野を得意とする人との話のタネになることもあります。旧部署や前職、アルバイトの経験は何を実際にやってきたのかがわかりやすく、実務経験や強みをアピールできるポイントになります。
個性を引き出す質問
この項目は、紹介する社員の個性を引き出し社員間のコミュニケーションを促せるような内容を聞き出すことが重要です。
- 学生時代に取り組んだこと（新入社員）
- 入社理由（新入・中途入社社員）
- 趣味
- 性格
- 家族構成（兄弟）
- 特技
- 苦手なこと
- マイブーム
- 個性を引き出す自由な質問
- 自由に一言
入社理由や学生時代に取り組んだことは、その人が何に取り組み、どんな思いで入社することを決めたのかがわかり、グッとその人らしさを伝えられる項目になります。趣味は他に同じ趣味をも人もいるため、掘り下げてより具体的に書くのが良いでしょう。自由な質問は、雑誌でよくあるタレントの取材記事などで扱われているものが参考になります。たとえば、好きな（嫌いな）映画、本、食べ物、スポーツ、動物、芸能人、アーティスト（音楽）、観光地など、回答によっては個性や魅力が伝わるものになります。
意気込みや目標
例1、2の最後に意気込みが入っていますが、抱負や意気込みを紹介文に入れることで、その人がどんな気持ちで業務に向き合っているのかが伝わってきます。具体的な目標がわかる場合はそれを記入し、ない場合でも現状わかる範囲で具体性を持たせた内容を書くことでアピールにもつながります。ありきたりな内容ではなく、自分らしさを伝えられるように工夫して書くとなお良いでしょう。
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まとめ
社内報で社員紹介をすることで、社内全体への周知が容易にできたり、社員間のコミュニケーションの促進につなげることができます。社内報で社員紹介するメリットは多く、社内Wikiによる社内報の導入を検討する企業も昨今では増えてきています。社内Wikiによる社内報であれば情報の蓄積もしやすく、過去の社内報を参考・閲覧もしやすくなります。
• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方
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