社内報を制作するメリット・手順・作成のコツとおすすめITツールを解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

「みんなに読まれたい」「社員に求められる情報を載せたい」と社内報を制作するための手順や作成のコツについて、情報を探している社内広報担当者も少なくないのではないでしょうか。社内報は一般的に、社員にとって業務より優先度が低く、読むことを後回しにされがちです。
読んでもらうためには面白い記事や実践で役立つ情報を掲載すること、読み手へのメリットを明確にすることです。本記事では、社内報を制作することで得られるメリット、制作手順、作成のコツ、おすすめツールまで紹介していきます。

社内報を制作すると得られる4つのメリット

社内報を制作すると得られるメリットを以下に4つ紹介します。

• 現場目線で他の分野の業務を伝えることができる
• 社員のやる気を引き立てる
• 離職率の低下
• 拠点が離れた社員同士を繋ぐことができる

それぞれ、一つずつ解説します。

現場目線で他の分野の業務を伝えることができる

社内報を制作すると得られるメリットの1つ目は、現場目線で他の分野の業務を伝えることができることです。

社内報に、注目業務をピックアップし、その現場の社員を紹介していきます。どのような業務内容か、大変なことは何か、やりがいは何かなどを詳しく取り上げることで、現場目線での業務を大勢の社員に発信できます。読んでいる社員も普段携わっている業務とは違った仕事を知ることができ、新たな分野への興味も出てきます。社内報がキッカケで公募に応募する可能性もあります。社内報によって、現場目線で他の業務を知ることができ、視野が広がり新しい選択肢が得られます。

社員のやる気を引き立てる

社内報を制作すると得られるメリットの2つ目は、社員のやる気を引き立てることです。

社内報で社員や仕事内容を積極的に紹介することで、やる気を引き立てることが可能です。例えば一人の社員を掲載すれば、その社員は注目されることで「認められて嬉しい、益々結果を出したい、もっと活躍したい」と前向きになれます。また、読み手側の社員も「自分もこんな風になりたい、こんな業務をやってみたい」等思わせることが可能です。
掲載者、読者それぞれお互いの理解を深め、社員全体が一丸となって働くことが可能になります。

離職率の低下

社内報を制作すると得られるメリットの3つ目は、離職率の低下です。

社員報に愛着がわいて会社を好になる社員が増えれば、離職率の低下に繋がります。社員報で例えば以下のように思わせることが大切です。

• 普段知らないこんな業務があったんだ、自分もいつか業務に携わりたい
• こんな魅力的な人が同じ会社にいるんだ

社内報によって、「入社した会社が改めて良い会社だと気付いた、長く働きたい、」と思わせることも充分可能です。

拠点が離れた社員同士を繋ぐことができる

社内報を制作すると得られるメリットの4つ目は、拠点が離れた社員同士を繋ぐことです。

業務で接点のない、離れた場所にいる社員同士を社内報でつなげることができます。また、社内報によって共通の趣味を持った社員を繋げることができれば、プライベートも楽しめます。社内報に掲載された社員と一緒に業務を行う時、一度社内報で知っているのでコミュニケーションをとりやすくなるなどの利点もあります。社内報によって拠点が離れている社員、業務で接点のない社員を繋げることが可能です。

関連記事：社内報の目的とは？効果・社員に伝わるコツとおすすめのITツールを徹底解説

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社内報の制作を進める8つの手順

社内報の制作を進めるための8つの手順を紹介します。

1. 方針を明確にする
2. 内容を企画する
3. スケジュール策定
4. インタビュー
5. 素材を集める
6. 原稿作成
7. 校正
8. 印刷・発注

それぞれ、順番に解説します。

方針を明確にする

社内報の制作を進めるための手順の1番目は、方針を明確にすることです。今月号のテーマとを考える際に、何を一番伝えたいか、読んだ後社員にどのようなアクションをとってほしいか、具体的にイメージしていきます。方針が明確な社内報は全体的にまとまりがあり、社員も方向性を身失わずに済みます。

内容を企画する

社内報の制作を進めるための手順の2番目は、内容を企画することです。社内報にどのような企画記事を載せるか具体的に検討していきます。例えば以下の企画があります。

• 決算・方針
• 注目業務の紹介
• 社内商品の紹介
• 職場紹介
• 地域・海外拠点の特徴紹介
• 新入社員・中途入社社員紹介
• 個人インタビュー（今夢中になっていること・家族紹介）
• 他己紹介
• 読者からの募集企画
• 全員参加できるクイズ等

前号からの続きの企画、新企画等、その号に必要な内容を企画していきます。

スケジュール策定

社内報の制作を進めるための手順の3番目は、スケジュールの策定です。作成〜リリースまでのスケジュールを決めていきます。無理のない余裕を持ったスケジュールを決めていきましょう。

インタビュー

社内報の制作を進めるための手順の4番目は、インタビューです。対象社員を決めてインタビューを実施していきます。社員の状況に合わせて電話・メール・郵送・オンラインなどインタビュー手段を決めていきます。インタビューをすることで、記事作成に重要な情報を集めることが可能になります。

素材を集める

社内報の制作を進めるための手順の5番目は、素材を集めることです。社内報に載せる写真やイメージを様々な手段で集めていきます。方法としては、社員に写真を依頼する、撮影する、イラストを描く、フリー素材を集める等があります。社内報を制作するにあたって、必要な素材を集めていきましょう。

原稿作成

社内報の制作を進めるための手順の6番目は、原稿作成です。インタビューや素材が集まった後は、いよいよ原稿作成に取り掛かります。作成時に意識したい点は以下があります。

• 社員がなじみやすい表現を意識すること
• 硬い表現にならないこと
• 文章は長くならないようにシンプルにすること
• 社員だけでなく社員の家族が閲覧しても良い書き方にする

良い社内報を作り上げるために、原稿作成を着実に進めていきましょう。

校正

社内報の制作を進めるための手順の7番目は、校正です。作成した記事において以下のチェックを行っていきます。

• 誤字脱字チェック
• 数字の誤り
• 文書の流れ等
• レイアウト調整
• 色調整

内容に間違いがないか、試し印刷などをしながら細かく確認していきましょう。

印刷・発注

社内報の制作を進めるための手順の8番目は、印刷・発注です。校正が終わったら、いよいよ完成です。発行用に印刷します。方法としては社内の印刷機・複合機で印刷する、もしくは印刷会社に発注するなどがあります。こうして社内報が完成して、社員に配布していきます。

社内報を効率的に制作するための4つのコツ

社内報を効率的に制作するためのコツを4つ紹介します。

• 編集部員を増やす
• 社員にアンケートをとる
• 制作会社にアウトソーシングする
• 紙ではなくWebの社内報にする

それぞれ、一つずつ解説します。

編集部員を増やす

社内報を効率的に制作するための1点目のコツは、編集部員を増やすことです。

例えば、全国の拠点の社員を編集部メンバーに加えるなどがあります。地域ごとに主業務・流行りも違います。地域メンバーが加われば企画が豊富になり、読み手にとって飽きない企画を提供しつづけることが可能です。限られた編集部員だけ作成し続けるのではなく、増やすことも意識しましょう。

社員にアンケートをとる

社内報を効率的に制作するための2点目のコツは、社員にアンケートをとることです。

アンケートで、社内報の評価を知ることができます。また、アンケートの回答欄で社内報に載りたい人を募集する、企画を募集するなどを実施することもおすすめです。企画募集型にすると編集部では思いつかなかった企画が出てくる可能性も大きく、企画の幅が広がります。「掲載されたら図書カードや商品券プレゼント」など景品をつけて回答率を上げる方法もあります。

制作会社にアウトソーシングする

社内報を効率的に制作するための3点目のコツは、制作会社にアウトソーシングすることです。

社内報の制作がワンパターンになってしまう、制作するための時間確保が難しい場合は思い切って制作会社にアウトソーシングしてみましょう。制作費用は増えますが制作がとても楽になります。また外に出すことで思わぬ気づきを得て、新しい発見を得られるかもしれません。社内報作成に行き詰まってしまったときは、思い切ってアウトソーシングするという選択肢も持っておきましょう。

紙ではなくWebの社内報にする

社内報を効率的に制作するための4点目のコツは、紙ではなくWebの社内報にすることです。思い切ってWeb社内報にすれば、紙では難しかった以下のメリットを得ることができます。

• 情報発信がスピーディ
• 作成しやすく、発行後の加筆や修正も可能
• Webならではの機能を活用することで魅力的な誌面となる
• 印刷コストを抑えることができる

Web社内報を活用した事例もありますので一度見てみてください。

関連記事：【導入事例】社内報・人事通達・会社連絡を紙運用から電子化に成功！現場社員に情報が届くようになった – 大東電業株式会社

社内報の制作でおすすめのツール

NotePM

NotePM（ノートピーエム） は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴です。Web社内報ツールとしても、多くの企業に利用されています。

NotePMの特徴

• マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能
• 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
• 社内FAQ / 質問箱、社内ポータルとしても活用できる
• 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

URL: https://notepm.jp/

 

関連記事： 【2024年版】Web社内報サービス・ツール おすすめ7選を徹底比較！

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まとめ

社内報制作について詳しく紹介していきました。社内報を効率的に、コストを抑えながら作成するには思い切ってWebで社内報を展開することをおすすめします。スピーディーな展開が可能な上に、編集も容易に行えるからです。NotePMはスマホやタブレットで外出先からアクセスでき、社員にとっても見やすく便利です。社内報以外にも幅広い使い方ができるのでおすすめです。