こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
社内報は会社からの情報を伝える以外にも、社員同士のコミュニケーションを促進する役割も担っており、社員に読まれる社内報を作ることが大切なポイントです。この記事では「読まれる社内報の書き方」について、事前にしておいた方が良い準備から、本文の書き方まで解説しています。
目次
読まれる社内報記事の書き方とは
社内報を作り始めた時に方向性に迷わないように、社内報の記事を書く前に確認しておいた方が良いポイントがあります。読み手である社員に伝わる社内報を作るために確認すべきことを紹介します。
社内報の目的は明確？
社内報は会社から従業員に向けて情報を共有、開示するために定期的に発行される刊行物のことです。一般的には従業員が知っておくべき会社に関わる重要な情報の伝達手段としてというものが多く挙げられます。伝えるべき内容や訴求ポイントを作り手がしっかり意識して制作しないと、読み手にはもちろん伝わりません。社内報の目的がしっかり定まっていると、編集する際のポイントもしっかりと抑えることができます。そのため、今一度社内報を発行する目的をはっきりとさせておきましょう。
社内報の目的として一般的なものは以下となります。
- 社内の情報や理念を全社員に周知するため
- 社風や企業の価値観を伝え受け継いでいくため
- 社員同士のコミュニケーションの活性化につなげるため
- 社員のモチベーションアップにつなげるため
社内報の役割は？
社内報は、従業員に企業風土や会社が何に重きを置いているのかその価値観を伝える役割も持っています。経営者の経営方針や経営戦略などが語られる場面も多いかもしれません。一方で、従業員へのインタビューによる現場の生の声や部署ごとの取り組みなど、読み手の社員の業務内容と違った社内の状況などを知ることができ、社内報は社内のコミュニケーションを活性化させるという役割も担っています。
企画や内容はブレていないか？
目的や役割をしっかりと理解したうえで、制作前に企画を練ることも重要ですが、その企画の意図を理解できていないと内容がブレてしまう可能性があります。そのため企画の意図をしっかりと理解することもポイントとなります。社内報の企画としては、部署間のコミュニケーションを促すための社員へのインタビューによる業務内容の紹介や、プロジェクトの進行状況を順を追ってストーリーで連載するなどさまざまです。そのためにも社員に興味を持って読んでもらうためにもしっかりと企画を練り、その意図を理解してブレのない内容の記事を制作する必要があります。
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社内報の原稿作成5つのステップ
目的や役割を理解し、それに沿った企画を練って記事を書こう！とスタートを切ったところで、今度はどのように原稿を書き進めていったらいいの？という壁に突き当たるのではないでしょうか。それでは実際に社内報の原稿をどのように書いていったら良いのか、具体的に解説していきます。
アウトラインを作ろう
企画はいくつあるのか、どの企画の記事をどのくらいのスペースに載せるのかなど、全体のアウトラインを決めておきましょう。アウトラインは可能であればおおまかでも構わないので先に年間のスケジュールを組んでおくと毎回の刊行をスムーズにし、安定的な発行につながるためおすすめです。年間のスケジュールを組むためにも制作前に企画を練っておくことがポイントとなります。具体的にどんな内容を盛り込みたいのかが決まれば今度は取材が必要なのか、原稿を依頼するのか、自分で書くのか等、スケジューリングも必要となってきます。
記事の制作には取材や原稿の依頼など、他部署や人を巻き込んで進めていくことも多いため、刊行日に合わせたスケジュールの調整をすることも肝となります。このように、社内報を刊行するまでには抑えなくてはならないポイントが意外にも多くあります。しかし、この工程をしっかりと行っておくことで後々記事を書き始めてから右往左往することが少なくなるため、アウトラインは疎かにしないことをお勧めします。
スケジュールの把握と調整
社内報の記事はインタビューや原稿依頼を必要とする場合が多く、刊行日に間に合わせるためには日程の調整が必要となってきます。
インタビューや原稿依頼される側の社員ももちろん通常業務がある上で協力してくれているため、余裕をもったスケジューリングをすることが必須です。また、取材をする際は取材原稿をしっかりと作り込みするのもおすすめです。取材の内容や意図を取材対象の社員に的確に伝えられるものになりますし、事前に知らせることが可能であれば「もっとこんな内容を取材して欲しい」など、取材対象者からアイディアをもらうことができたり、取材を深掘りすることにもつながります。
取材の質を高めることにもつながるため、取材原稿をしっかり用意したうえで取材に臨みましょう。急な業務によるやむを得ないスケジュールの変更が発生する可能性もあるため、日程調整はギリギリにしないことをお勧めします。スムーズな社内報の作成には入念な下準備とスケジュールの管理が非常に重要だということがお分かりいただけたのではないでしょうか。
記事ごとの内容の整理と魅力的な見出し決め
社内報は好んで購入した媒体ではないため、「読んでみたい」と思わせる導入文や見出しの存在が非常に重要です。また、伝えたい内容は1つの項目（記事）ごとに1つに絞り、その記事全体の内容が伝わるようなタイトルをつけましょう。時間がない人や社内報にあまり興味のない人は、タイトルだけ目を通す可能性もあるため、本文まで読みたいと思えるような魅力的な見出しをつけることによって内容をしっかりと読んでくれる可能性も高まります。
記事のリード文（書き出し）を書く
あなたが実際に媒体を読む時、導入文が興味の持てないものだったり堅苦しい場合、その先に読み進めたいと思えるでしょうか？社内報は、読もうと思って手に取ったものではないため、忙しい中でわざわざ「読もう」と思ってもらえるようなリード文でなければ、読者を惹きつけその先を読み進めてもらうのは難しいでしょう。そう考えるとリード文は社内報が読まれるために非常に重要な役割を担っています。
リードは読者の興味を引きつけるような言い回しや言葉を使うことのほかに、その記事の概要を書いておくということも重要です。
必ず目を通さなければ業務に支障をきたすといったものではありませんが、読むことによって社内の様々な情報を知ることができる社内報は、社員にとってまったく関係ないものではありません。そのため、多くの人に読まれる社内報を作るためには記事のリード文をしっかりと書く必要があります。リード文を書くポイントとしては、先述したとおりその記事に何が書かれているのか概要を書くというほかに、読者の意表をつくような書き方をするのもグッと読者の心を掴むきっかけのひとつになります。
たとえば、「梅雨も明け、暑い日が続くようになってきました」「日が落ちるのも早くなり、年の瀬が近づいてきていますね」など、ありきたりな始まり方は読者の離脱を招きかねないため避けた方が良さそうです。「最近よく聞く○○って、ご存知ですか？」など、本文へうまく繋いで次が知りたいと思えるような文章から書き始めることもひとつです。
本文をアウトラインに沿って書く
本文を書くための下準備が整ったら、次は文章を書くための内容をすべてリストアップします。ネタが揃ったからといってなんの準備もなく書き始めてしまうと、いざ筆が止まった時にその先が書けなくなってしまう可能性があるからです。伝えるべき情報が決まっている社内報は、小説のように文章を書く必要がありません。そのために書く内容のリストアップが必要になります。リストアップした内容をどの順番で展開していくのか決めていきましょう。いくら書き出しが魅力的でも、本文の内容がめちゃくちゃでは読み進めてくれた読者を裏切ってしまいます。
また、リストアップしたすべての内容を盛り込む必要があるかないかの精査も必要です。というのも、すべての内容を入れてしまうと文字数が多すぎてその記事に割けるスペースに入りきらない可能性があるからです。ここまで終わったら、リストアップしたそれぞれの内容に肉付けをして文章のボリュームを増やしていきましょう。
社内報が読まれる書き方3つのポイント
ここまでは、社内報の原稿の書き方や実際の本文を書くポイントについて具体的に解説をしてきました。以下では読まれる社内報を作るためのテクニックを3つご紹介したいと思います。当たり前に思っていてもつい忘れがちなことなので、今一度確認してみてください。
文字を入れすぎない
新聞や書籍のように、文字で伝える媒体であれば文字だらけでもあまり抵抗はないでしょうが、社内報は雑誌や広告のようなイメージで大きく写真やイラストを載せることで興味を引きつけ、文字で説明するといった方が多くの社員に読んでもらえる可能性が高まります。人の取材なら必ず顔写真を入れてみんなに顔を知ってもらうようにしたり、コラムなら関連する画像やイメージを入れるなど、文章と写真、イラストなど紙面のバランスを意識して文字を羅列しないようにするのがポイントです。
読者の気持ちになって書く
読まれる社内報を書くためには、作る側の一方的な情報提供だけではなく、読み手の気持ちを想像することも重要な要素になります。
具体的には、読者である社員は、会社のどのような情報を知りたいのか、経営者の視点をわかりやすく伝えるにはどのような言葉を使うべきか、文字数のボリュームはどれくらいの量が適当かなどです。業務に従事しているから知っていて当たり前、という考えは一旦取り払い、丁寧に言葉を尽くすことで社員に「読もう」と思ってもらえる文章を書き手は意識する方が良いでしょう。連載などで何度も同じ説明をする必要はありませんが、最初は「わからない人にどのように理解してもらうか」を念頭に置いた記事の書き方をすることによって、離脱されず最後まで読んでもらえる記事を作ることをめざしましょう。
校正を必ずしてもらう
担当者があなた一人しかいない場合、自分で読み直した後に必ず上司やそれに準ずる発行責任者などに必ず校正を依頼しましょう。また、取材記事などは発刊前に取材対象者に校正してもらうこともおすすめです。書いている間に気づかなかった視点や取材対象者の気持ちなど、発行前に知ることでさらに深掘りした記事に仕上がるため、発刊後にフィードバックをもらうよりもおすすめです。内容を変更したり文字数の関係で修正が難しい場合は、編集後記として内容を追記するという手もあります。
関連記事：社内報を制作するメリット・手順・作成のコツとおすすめITツールを解説
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まとめ
この記事では、読まれる社内報の書き方について具体的に解説してきました。一昔前は社内報は紙媒体で発行されることが一般的でしたが、今ではオンラインで見ることができるWeb社内報が一般的です。Web社内報であれば、一度発行してしまっても容易に加筆・修正が行えたり読者が記事にコメントを残せるなど、メリットも沢山あります。社内報のツールとしては社内wikiが最適です。
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