社内報の目的とは？効果・社員に伝わるコツとおすすめのITツールを徹底解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

なんのために社内報を作るべきなのだろう、と社内報の目的について調べている方も少なくないのではないでしょうか。広報作成者は社内報を作成するにあたり、目的と効果を正しく知ることが大切です。目的が明確に記されている社内報は、読み手となる社員に内容が伝わりやすいからです。本記事では社内報の目的、効果、社員へ伝えるコツとおすすめのツールについて詳しく解説していきます。

企業が社内報に取り組むべき5つの目的

企業が社内報に取り組むべき目的を5つ紹介します。

• 情報展開
• 企業文化の共有
• コミュニケーションの輪を広げる
• 社員の意識改革
• 家族へ会社の良さを伝える

それぞれ、一つずつ解説します。

情報展開

企業が社内報に取り組むべき目的の1つ目に、社員への情報展開があります。情報展開で特に重要なのがトップメッセージです。会社のTOPである社長から、今期社員に伝えたいことを社内報を通じて発信します。主に今期の業績、世の中の状況、競合の動き、企業の今後の展望について語られることがあります。また企業の新製品や注目商品、今後広めたいサービスなどの詳細についても社内報で発信することが大切です。社員に情報をいち早く伝えることが可能になります。大勢の社員に重要な情報を一回で伝えることができるというメリットがあるため、情報展開を目的として社内報を作成する企業も多いです。

企業文化の共有

企業が社内報に取り組むべき目的の2つ目に、企業文化の共有があります。具合的には企業が長年大切にしてきて、これからも社員に大切にしてもらいたい文化や歴史に関わる内容を伝えていきます。業務では直接伝える機会がないからこそ、社内報を通じて共有し続けることが大切です。また冊子として配布すれば、年代毎に記録できる、更なる企業文化を生み出すことができるというメリットもあります。社内報で企業文化、歴史を発信することにより一人一人が会社の方向性を再認識できます。

関連記事：組織風土とは？社風や企業風土との違い、改善するための手法を解説！

コミュニケーションの輪を広げる

企業が社内報に取り組むべき目的の3つ目に、コミュニケーションの輪を広げることがあります。例えば注目業務を行う社員をピックアップすることで、拠点間が離れた社員から掲載された社員に直接コンタクトを取って質問することが可能になります。またプライベートや趣味に関する記事を書くことで、普段業務で関わることがなち共通の趣味を持つ社員同士を繋げることも可能です。社内報は社員間のコミュニケーションの輪を広げることを目的の一つとして作られます。

社員の意識改革

企業が社内報に取り組むべき目的の4つ目に、社員の意識改革があります。例えば組織の部門間連携ができていない場合、社内報で各部門の業務内容を紹介します。そうすれば社員も困った時に一人で抱えるのではなく、この業務はこの人、ここの部門に聞けば良いとわかり、聞きやすくなります。また掲載されていて頑張っている社員を知ることで、自分も同じように頑張りたい、業務の幅を広げたい、新しい業務にチャレンジしたい、という意識が芽生えさせることも可能になります。

また職場の雰囲気が良くないときは、上司やその組織のトップの方のプライベートの過ごし方を紹介することをおすすめします。そうすることで多くのメンバーが「業務では話しづらいが実はこんな趣味があるんだ。面白そうな人だな」と感じることができます。普段業務で見ることのできない社員の一面を社内報によって垣間見ることができれば、風通しの良い職場になり、社員のやる気を引き出すことも充分可能です。社員報によって社員の意識を改革ことができます。

家族へ会社の良さを伝える

企業が社内報に取り組むべき目的の5つ目に、家族へ会社の良さを伝える、ということがあります。
会社で取り組んでいることや新しい商品やサービスの紹介を、会社のことをよく知らない社員の家族に向けてわかりやすく発信することで、社員の家族に良い印象を持ってもらうことができ、会社そのものを身近に感じてもらうことができます。社員の会社に会社の取り組み、サービス、職場の雰囲気などを発信することで、風通しの良さが伝わり会社への理解が深まります。

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社内報の目的達成で得られる4つの効果

社内報の目的達成で得られる4つの効果を紹介します。

• コミュニケーション活性化
• 社員のモチベーション向上
• 離職率の低下
• スピーディーな対応が可能

それぞれ、一つずつ解説します。

コミュニケーション活性化

社内報の目的達成で得られる1つ目の効果は、コミュニケーション活性化です。社内報で特定の社員をピックアップして紹介します。業務内容、周りの人から見たその人のイメージ、プライベートの過ごし方などを掲載することで、普段業務で接することがない人からも注目してもらうことができ、社員間の輪を広げられます。

また知っている社員であっても、業務上では知ることができない新たな一面を社内報で垣間見ることができれば、その社員をより深く知ることができ、仲間意識が高まります。
社員報を通じて、拠点間の離れた社員同士、共通の趣味を持った社員同士を繋ぐことが可能になります。業務上でしか接点がなかった社員に親近感を持つことも可能になります。
社員報によって、社内のコミュニケーション活性化が可能です。

社員のモチベーション向上

社内報の目的達成で得られる2つ目の効果は、社員のモチベーション向上です。例えば社員報で、育休から復職した女性社員が活躍しているストーリーを紹介するとします。育児と仕事と家事の両立方法、普段の一日のスケジュール、業務での工夫などを詳しく取り上げていきます。これから結婚・出産を迎える女性社員へのロードマップとなり、モチベーションが向上します。また、男性社員にも育児と仕事の両立するためにどれだけ努力しているかを伝えるキッカケにもなります。社内報によって、社員のモチベーションが向上するきっかけが与えられます。

離職率の低下

社内報の目的達成で得られる3つ目の効果は、離職率の低下です。社員報で会社の良さを改めて認識することができると、会社に益々愛着がわき、愛社精神が高まります。例えば、TOPからのメッセージや企業のビジョン、文化や歴史などで会社の方向を再認識できます。社員報を通じて社内に共通の趣味を持つ仲間ができると、組織を超えた繋がりの輪ができます。仲間意識が高まり、社員一丸となって共通の目標へとチャレンジすることも可能です。また入社してまもない若手社員にも、会社の仕組みや福利厚生、先輩社員の人柄や風通しの良い職場を発信すれぱ会社の良さをダイレクトに伝えられ、職場で働き続けたいと思う気持ちが高まります。社員報があれば、離職率低下につなげることが可能です。

スピーディーな対応が可能

社内報の目的達成で得られる4つ目の効果は、スピーディーな対応が可能になることです。社内報で新商品、新サービスに関する情報を発信し、いち早く社員に届けることで、社員の顧客対応スピードが向上します。更にこれまで紙で発行していた社内報をWeb版に置き換えて展開することで、印刷・発行にかかる時間を削減でき、制作から展開までのスピードが大幅にアップします。新製品の情報や企業の最新の取り組み、TOPからのメッセージを素早く社員に展開することで、社員の知識も高まると同時に、顧客からの問い合わせにもスピーディーに対応できるようになります。

目的が伝わる社内報を作るための3つのコツ

目的が伝わる社内報を作るためのコツを3つ紹介します。

• 5W2Hを明確にする
• デザインにも力を込める
• 読み手にとってのメリットを記載する

それぞれ、一つずつ解説します。

5W2Hを明確にする

社内報で目的を伝える1つ目のコツは、5W2Hを明確にすることです5W2Hとは、誰が(who)、いつ(when)、何を(what)、どこで(where)、なぜ(why)、どのように(how)、いくら(how)のことです。社内報を制作するときに5W2Hを意識しながら内容を記述すれば、読み手にとって重要なコンテンツの内容が伝わりやすくなります。また、5W2Hが記されている文章はとても読みやすいため、読み手にとってもストレスなく読み進めることが可能です。

社内報は一般的にページ数が少ない物が多いため、伝えたい情報を絞る必要があります。記載内容がシンプルであり、短い表現であること、5W2Hが明確に示されていると社員にとって非常に読みやすく、目的がしっかりと伝わる社内報となります。

デザインにも力を込める

社内報で目的を伝える2つ目のコツは、デザインにも力を込めることです。社内報は文書はもちろん、デザインがとても重要です。例えば表紙が社員を惹きつけるような最先端なデザインだと、中身を読みたいと思う社員も多くなります。テキストばかり、古臭いデザインだと社員にはなかなか読み進めてもらえません。デザインを見ることでどのような内容かを判断して読み進める人も多いため、中の記事のデザインや写真においても、視覚的な訴求を訴えることを意識して配置します。
目立つことも重要ですがデザインにはテキストを補うというしっかりとした役割があるため、目的に沿ったデザインをページ毎に使い分けること、全体のバランスを意識すること、テキストを読むように促すことが大切です。デザインにこだわることで、効果が大きく変わります。

読み手にとってのメリットを記載する

社内報で目的を伝える3つ目のコツは、読み手にとってのメリットを記載することです。現場社員にとって、すぐに役立つであろう情報を盛り込んで、読み手の社員にとって「読んでよかった」「役に立った」と思ってもらえる社内報を作ることを意識しましょう。例えば以下例の様に、すぐ実践に取り組めるような情報を記載することをおすすめします。

• 現場に役立つ！優秀な社員が実際に使っているエクセルコマンドベスト10
• 顧客に喜んでもらえた営業エピソード紹介
• 実際に使っている便利なオフィス文具アイテム
• 社食をお得に食べられる裏技

上記例のような記事は、多くの方にすぐに取り組んでもらうことが可能です。読んでわかりやすいこと、簡単に取り組める内容を記載することをお勧めします。ただし、本来の社内報の目的から明らかに逸れた内容は書かないようにしましょう。

社内報におすすめのITツール

NotePM

NotePM（ノートピーエム） は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴です。Web社内報ツールとしても、多くの企業に利用されています。

NotePMの特徴

• マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能
• 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
• 社内FAQ / 質問箱、社内ポータルとしても活用できる
• 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

URL: https://notepm.jp/

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まとめ

社内報の目的について本記事で詳しく紹介しました。目的のある社内報は、社員にとっても継続して読みたいものとなり、毎号発行されるのが楽しみな気持ちになります。NotePMでWeb社内報を作れば、スピーディーに公開できる上に、誰がどのページを読んだかの履歴がわかるため、人気のあるページや改善すべきページを特定できます。初心者にとっても使いやすいツールです。まずは、無料トライアルから始めてみてはいかがでしょうか。