社内報はアンケートで活性化する!その理由と作成手順と項目・運用のポイントを解説

2021年08月21日(土) 社内報

社内報のアンケートに載せるべき項目や、スムーズな運用ができるポイントについて知りたくありませんか?社員の声を直接聞くことができるアンケートは、それ次第で社内報が活性化するといっても過言ではありません。本記事では、社内報でアンケートが必要とされる理由や手順、おすすめ項目、運用のポイントを丁寧に解説していきますので参考にしてみてください。

社内報にアンケートが必要とされる3つの理由

社内報にアンケートが必要とされる理由を以下に3つ紹介します。

  • 社内報への評価の確認
  • 閲覧度合の調査
  • 企画の募集・改善

それぞれ、一つずつ解説します。

社内報への評価の確認

社内報の運用にアンケートが必要な理由の1つ目は、社内報への評価の確認です。

社員報を読んでもらった感想を社員に聞き、改善することが重要だからです。具体的には、全体の満足度、コンテンツ内容・デザイン・頻度・ページ数などの満足度を確認していきます。また、有益な記事はあったか、どの記事が役に立ったか、どの記事がつまらなかったか、どのページが一番印象に残ったかなどを聞いていきます。

アンケートは細かな項目にわけて調査することをおすすめします。次号の社内報への改善に役立ちます。ただ社員同士のアンケートとなるため、評価は一般のものに比べて甘くなりがちです。社内報が社員からどれくらいの評価されているかを確認するため、アンケートを作成します。

閲覧度合の調査

社内報の運用にアンケートが必要な理由の2つ目の理由は閲覧度合の調査です。

具体的には社内報を読んでいる人数の総数や、いつ読むか(休憩中もしくは退勤後)、どこで読むか(オフィス、自宅など)、誰と読むか(一人、家族と一緒に読むなど)などを問います。社員の閲覧時の状態をアンケートによって調査することで、社内報がどういうシーンで読まれるかを把握できます。

企画の募集・改善

社内報の運用にアンケートが必要な理由の3つ目の理由は企画の募集・改善です。

今社内報に掲載している企画内容は人気があるのか、他にどのような企画があれば良いのかを確認していきます。また読み手の社員にも企画を募集し、次号以降の社員報に採用していきます。アンケートによって、新しい企画の立案、社員インタビューに繋げることが可能です。企画を募集する際に気をつけたいのが、会社として発信すべき内容と、社員から求められている内容とのバランスを保つことです。社内報に記載する企画を募集すること、また今の企画を改善するためにアンケートを作成します。

また、アンケートを読めば社員報のどの記事がどれくらい読まれているか大体わかるため、全体的に人気が低い場合はそろそろリニューアルをして社内報を活性化していかないとと思うきっかけにも繋がります。リニューアルのきっかけを掴むためにもアンケートは役立ちます。

社内報のアンケート実施に必要な7つの手順

社内報のアンケート実施に必要な以下7つの手順を以下に紹介します。

  1. 目的を決める
  2. 記載する項目を決める
  3. 媒体を決める
  4. レイアウトを決める
  5. アンケート実施
  6. 回収・内容確認
  7. 回答者への連絡・取材可否

それぞれ、順番に解説します。

目的を決める

社内報のアンケート実施に必要な1つ目の手順は、目的を決めることです。
アンケートから何を得たいか、いつまでにどれくらいの数の回答を得たいか、アンケート回答から何をしたいか、何を変えていきたいかを具体的に考えていきます。
アンケートによってどうなりたいかのゴールをイメージし、目的を明確に決めます。

記載する項目を決める

社内報のアンケート実施に必要な2つ目の手順は、記載する項目を決めることです。
目的に沿ってアンケートに記載する質問項目を実際に決めていきます。項目は回答者から見て端的でわかりやすく、短い文章であること、答えやすい内容であること、一つ一つの項目への回答時間がかからないことが大事です。

媒体を決める

社内報のアンケート実施に必要な3つ目の手順は、媒体を決めることです。用紙かハガキか、Web媒体かなど社内報を発信する媒体を決めていきます。媒体によるそれぞれの特徴には以下があります。

Web媒体 すぐに答えられる、ペン不要、家族みんなで書く事ができない
ハガキ 自宅からでも郵送できる、子供がイラストを書ける
用紙 ハガキに比べてコストが安い、提出方法を考える必要がある

社内のやり方に合わせて媒体を決めていきましょう。

レイアウトを決めて書いていく

社内報のアンケート実施に必要な4つ目の手順は、レイアウトを決めることです。アンケート用紙の項目の配置を決めていきます。どこの項目にどれくらいの枠を設けるか、質問の内容や想定回答の文字の多さに合わせて決めていきます。書き終わったら社内報の冊子と合わせて印刷します。

アンケート実施

社内報のアンケート実施に必要な5つ目の手順は、アンケート実施です。レイアウトを決めて書き、発行が終わったらいよいよアンケートを実施します。アンケートは回答期限を必ず決めましょう。期限があることで回答率も高まります。次号に影響がない、適切な期限を決めましょう。

回収・内容確認

社内報のアンケート実施に必要な6つ目の手順は、回収・内容確認です。回答済みのアンケート用紙を必要に応じて回収していきます。Webやハガキの場合は向こうから送られてくるので回収不要です。回収したアンケートの内容確認を行う中で、社員の満足度や企画改善要望を把握していきます。また次の号に掲載する社員をアンケート回答者の中から決めて、次号の社内報の掲載に繋げていきます。

回答者への連絡・取材可否

社内報のアンケート実施に必要な7つ目の手順は、回答者への連絡・取材可否です。アンケートを記入した回答社員に連絡をし、次号の掲載への取材が可能かを確認していきます。

社内報のアンケートに記載すべき7つの項目

社内報のアンケートに記載すべき項目を7つ紹介します。

  1. アンケートの目的
  2. 回答の所要時間
  3. 回答者の属性情報
  4. 社内報の評価
  5. 今後取り上げてほしい企画
  6. イラスト掲載
  7. お礼の言葉

それぞれ、一つずつ解説します。

アンケートの目的

社内報のアンケートに記載すべき1つ目の項目は、アンケートの目的です。例えば以下の様な文面を記載します。

「○○社内報制作部では、アンケートの取り組みを実施しております。いただいた回答に基づき、次号の掲載に繋げたり、企画内容の見直しに役立てていきます。以下10項目になりますが回答のほどよろしくお願いいたします。」

回答に基づいて、サービスや商品を改善するなど、目的を必ず記載しましょう。

回答の所要時間

社内報のアンケートに記載すべき2つ目の項目は、回答の所要時間です。実際のアンケート回答にかかる時間は大体どれくらいか(5分など)を記載します。時間がわからない場合は項目数を書きます。回答にどれくらいの時間が必要なのかを記載しましょう。

回答者の属性情報

社内報のアンケートに記載すべき3つ目の項目は、回答者の属性情報です。年代、性別、組織、居住地、掲載する際のあだ名等を項目として入れていきます。年代別に受けが良い記事はどれかなど、属性別の傾向を掴むことができます。

社内報の評価

社内報のアンケートに記載すべき4つ目の項目は、社内報の評価です。例えば以下のような、評価に関する質問項目があります。

  • 読んでざっくりとした感想
  • 好きな企画ベスト3
  • 読むのにどれくらいの時間かかったか
  • どのようなタイミングで読んだか
  • どこで社内報を読んだか
  • 毎回見るかみないか

アンケートで、社内報の評価を具体的に聞いていきましょう。

今後取り上げてほしい企画

社内報のアンケートに記載すべき5つ目の項目は、今後取り上げてほしい企画です。例えばアンケートの質問項目に「社内報で取り上げて欲しい企画は何ですか?」「あなたが紹介したい近隣のお店があれば教えてください」を記載することで、社員が答えてくれれば回答者へ連絡するキッカケにもなります。今後取り上げてほしい企画の項目を盛り込んで、社内報を活性化させましょう。

イラスト掲載

社内報のアンケートに記載すべき6つ目の項目は、イラスト掲載です。アンケートに質問項目だけでなくイラストを書くスペースがあると、子供など社員の家族も参加しやすくなります。次の号のネタにもなりますし、子供が描いたイラストがあると、社内報自体が明るくなります。子供達にも次は載るか等、社内報を楽しみにしてもらえます。

お礼の言葉

社内報のアンケートに記載すべき7つ目の項目は、お礼の言葉です。お礼の言葉は欠かさずに入れましょう。例えば以下文面があります。

「ご協力いただきありがとうございました。いただいた貴重なご意見を活用できるよう、
これからも社内報制作に全力で取り組んでまいります。引き続きよろしくお願い申し上げます。」

たった1~2行ですが、あるとないとでは回答する側の意識が変わります。

社内報でアンケート実施する前に注意したい3つのポイント

社内報でアンケートを実施する前に、注意しておきたいポイントを3つ紹介します。

  • アンケートによって何を得たいか明確にする
  • 回答したくなる面白い内容か
  • 媒体を決める

それぞれ、一つずつ解説します。

アンケートによって何を得たいか明確にする

アンケート実施前に注意しておきたい1つ目のポイントは、アンケートによって何を得たいか明確にすることです。

  • 満足度の割合なのか
  • 企画募集なのか
  • リニューアルするきっかけを得たいのか

定めた目的に沿って、アンケートで何を得たいのかを明確にします。そうすることで回答者からも意図した結果を得ることができ、次のステップに繋げられます。

回答したくなる面白い内容かメリットはあるか

アンケート実施前に注意しておきたい2つ目のポイントは、アンケートそのものが回答したくなる内容かどうかです。

つまらない内容だと社員は基本的に回答したくありません、面白いか、回答することでメリットがあるかどちらかが重要です。例えば、クイズの回答をアンケートで書く時間を子供と一緒に楽しめます。また、「クイズに正解した何名にギフトカードプレゼント」等わくわくするメリットがあると、どんどん回答したくなることでしょう。社員がアンケートを回答したくなるようか面白い内容か、何かメリットを得られるかを考えていきましょう。

媒体を決める

アンケート実施前に注意しておきたい3つ目のポイントは、媒体を正しく決めることです。

媒体によって回答率が大きく変わります。例えばWebだと社員は気軽に回答できるため閲覧率、回答率も上がりやすくなります。ですが社員の家族に回答してほしい場合は、紙媒体のほうが効果があります。社内報の目的、内容に合わせて媒体をしっかりと決めていきましょう。

社内報作成におすすめのツール

NotePM

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴です。Web社内報ツールとしても、多くの企業に利用されています。

NotePMの特徴

  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • 社内wiki+ファイル共有
  • フォルダ階層とタグ機能で情報を整理しやすい
  • Web上で簡単に文書作成できて、変更履歴も自動的に記録

URL: https://notepm.jp/

関連記事: 【2021年版】Web社内報サービス・ツール おすすめ7選を徹底比較!

まとめ

社内報のアンケートについて詳しく紹介していきました。社内報はアンケートによって活性化するといっても過言ではありません。如何にアンケートの回答率をあげるか、社員がアンケートを進んで書きたくなるような工夫を盛り込んでいくことが大切です。また、Web社内報がどんな感じか試してみたい、という方にはNotePMをトライアルしてみてください。

おすすめの情報共有ツール

NotePM(ノートピーエム) は、ナレッジ共有に特化した社内版ウィキペディアです。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴です。「ほしい情報を探すのが大変」「社内のナレッジ共有が上手くいっていない」とお悩みの方は、NotePMの無料トライアル をお試しください。

NotePMの資料請求はこちら