経費削減のアイデア9選！実現する方法と注意点も解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

業種を問わず、経費削減はあらゆる企業にとって重要なテーマです。しかし、経費削減は社員の協力が不可欠で、どのような方法を取るべきか頭を悩ませている企業も少なくありません。「経費を削減するには、一体どのような取り組みをすればいいのか」「効果のある経費削減方法はあるのか」といった疑問を持つ人も多いでしょう。

そこで本記事では、経費削減のアイデア9選を紹介します。また、経費削減を実現する方法と実践時の注意点も解説しますので、ぜひご覧ください。

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経費削減のアイデアは固定費と変動費に分けて出す

まず、企業が経費削減に取り組むには、経費全体を固定費と変動費に分けて考えていくことが大切です。ここでは、以下の2つに分けて基本的な事項を確認していきましょう。

固定費とは
変動費とは

それぞれについて、詳しく解説します。

固定費とは

固定費とは、事業の運営や売上に関わらず、毎月固定でかかる経費のことを指します。具体的には、人件費やオフィスの公共料金などが含まれます。固定費は、売上高が変動しても、毎月、ほぼ同じ額がかかります。そのため、予め削減の効果の見通しがつきやすいという特徴もあります。

変動費とは

変動費とは、企業の生産や販売の量、受注の件数といった増減に比例して変動する費用のことです。具体的には原価に関わる原材料費や、取引先との会食や接待などの費用が含まれます。変動費は企業のビジネス活動と密接に関連しているため、月や年によって変わりやすく、固定費と比べて節約の効果が分かりにくいという特徴があります。

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固定費の経費削減を実現する4つのアイデア

固定費の経費削減を実現する具体的なアイデアには、以下の4つがあります。

電気代・水道代の契約プランを見直す
オフィスの規模を縮小する
社内wikiによる業務標準化を図る
アウトソーシングの活用

それぞれについて、詳しくみていきましょう。

電気代・水道代の契約プランを見直す

固定費の経費削減を実現するアイデアの1つ目は、電気代・水道代の契約プランを見直すことです。お得な電気料金のプランに変更する、異なるプロバイダーと契約するなどの方法で、毎月の支出を大幅に削減できる可能性があります。なお、固定費の契約の変更を検討するときには、複数のサービス内容と価格を比較し、最適なプランを選ぶことが重要です。価格が高い割には満足度が得られないサービスを契約していないか、よく見極めましょう。

オフィスの規模を縮小する

固定費の経費削減を実現するアイデアの2つ目は、オフィスの規模を縮小することです。オフィスの規模を小さくすることで、光熱費・賃料・通信費・設備費を減らせます。毎月かかる支出であるため、少しの節約でも長期間に渡れば大きな効果が期待できます。オフィスの規模を小さくするには、以下のような方法があります。

賃料が安いエリアに移転する
借りる面積や部屋数を縮小する
リモートワークを推奨する
個人の収納スペースを縮小する
共有エリアの利用状況を改善する
デスクを固定しないレイアウトにする

自社で取り入れられるものから、検討してみましょう。

社内wikiによる業務標準化を図る

固定費の経費削減を実現するアイデアの3つ目は、社内wikiにより業務標準化を図ることです。社内wikiは、新人研修や職務移動・退職時の引き継ぎを効果的かつ経済的に行うのに役立ちます。例えば、業務に関する知識や専門技術を社内wikiに蓄積しておくことで、教育担当者の時間を大幅に節約できます。

具体的には、よくある質問（FAQ）を社内wiki上に作成し、共有するのが効果的です。社員は疑問点をFAQで解消でき、それでも解決しない問題は担当者に質問するという流れを作ることで、教育にかかるコストを削減できるでしょう。

アウトソーシングを活用する

固定費の経費削減を実現するアイデアの4つ目は、アウトソーシングを活用することです。
現在、多くの業者がさまざまなサービスを提供しており、社内で行うべきとされていた営業事務や人事管理、経理業務など、さまざまなタスクを外部の企業に委託することが可能になっています。

事例としては、カスタマーサポートのアウトソーシングが挙げられます。コールセンター業務を外部委託すれば、自社でカスタマーサポートの部署を持つ必要はありません。そのため、人員の確保や教育、機器にかかるコストを削減できるでしょう。

変動費の経費削減を実現する5つのアイデア

変動費の経費削減を実現するアイデアには、以下の5つがあります。

印刷コストを抑える
備品の価格を抑える
接待の回数を減らす
リモート会議を導入して出張回数を減らす
社内wikiで情報を一元管理する

それぞれについて、詳しくみていきましょう。

印刷コストを抑える

変動費の経費削減を実現するアイデアの1つ目は、印刷コストを抑えることです。社内で使う文書は、カラーや片面印刷ではなくモノクロを利用することでインク代を抑えられます。また、両面印刷をすれば資料を1枚でまとめることができ、紙とインクにかかる費用を削減できます。1回1回は大きな額ではありませんが、社員全員が取り組むことで、大幅なコスト削減が見込めることもあります。なお、社員数が多いほど効果が大きい手法とも言えます。社外に提出する文書は除き、社内用の文書にはモノクロと両面印刷を積極的に活用するとよいでしょう。

備品の価格を抑える

変動費の経費削減を実現するアイデアの2つ目は、備品の価格を抑えることです。オフィス用品や消耗品（ファイル・封筒・筆記用具・電池など）は、社員に経費削減の意識がなければ、なかなか抑えることができません。営業・開発・経理・総務など、どの部署でも備品にかかるコストは発生するため、社内全体で取り組む必要があります。具体的な解決策としては以下のようなアイデアがあります。

一括購入や購入先の見直しを検討する
会社が支給する消耗品の種類を限定する
オフィス用品の利用は業務関連のみに限定する

自社で取り入れられるものがあれば、実践してみましょう。

接待の回数を減らす

変動費の経費削減を実現するアイデアの3つ目は、接待の回数を減らすことです。取引先との接待回数を制限することで、交際費や交通費を抑えられます。ただし、接待をすべて取り止めてしまうと、ビジネスパートナーとの関係構築に支障をきたすこともあるため注意が必要です。また、接待を申請制度にするのも効果的です。接待の目的を明確にし、上司への事前承認を必須とするなどの内部ルールを確立して、不要な接待を削減する方針を採用しましょう。

リモート会議を導入して出張回数を減らす

変動費の経費削減を実現するアイデアの4つ目は、リモート会議を導入して出張回数を減らすことです。出張の回数を減らすことで、交通費・宿泊費・飲食費の削減が見込めます。なお、リモート会議はZoomやSkypeなどのツールで、比較的容易に導入可能です。そして、時間の節約や労働生産性の向上も期待できるため、出張費用の削減だけでなく、業務効率化の観点からも経費削減の効果は大きいでしょう。

社内wikiで情報を一元管理する

変動費の経費削減を実現するアイデアの5つ目は、社内wikiで情報を一元管理することです。社内wikiを導入することで、書類管理にかかる手間や費用の大幅な経費削減が見込めます。データを社内wikiで一括して管理することにより、多くのペーパードキュメントが不要となります。結果として、印刷コストや書類の保管にかかる備品の費用と、保管スペースを節約できます。また、社内wikiで書類を管理すると検索機能が使えるため、必要な情報を素早く見つけることができ、書類管理のストレスも大きく減少するでしょう。

経費削減のアイデアを実現する方法

経費削減のアイデアを実現する方法には、以下の3つがあります。

削減対象となる経費を検討する
優先順位を設定する
実行チームを立ち上げる

それぞれについて、詳しく解説していきます。

削減対象となる経費を検討する

経費削減のアイデアを実現する方法の1つ目は、削減対象となる経費を検討することです。場合によっては、削減の余地がないこともあれば、方法を変えるだけで大きな違いを生むこともあります。削減対象を見極める最初のステップとして、すべての経費を洗い出す作業を行いましょう。

まずは、財務報告書などから経費の各項目と、過去5年間のデータを取り出します。それぞれの部門や部署でのデータも収集すると良いでしょう。考えられる経費項目としては、以下のようなものがあります。

交際費・交通費・通信費・広告費・消耗品費・公共料金・購読料・賃料・福利厚生費・雑費・手数料・修理費・保険料

次に、経費項目の中から、削減できそうな項目を特定します。判断する基準は以下を参考にしてください。

大きな部分を占めているもの
年々変動が大きい、または変わらないもの
外部委託やツール変更で削減可能なもの
部署間で金額に差が見られるもの
多くの人が無駄だと感じるもの
計上基準が不明瞭、またはルールが広く知られていないもの

優先順位を設定する

経費削減のアイデアを実現する方法の2つ目は、優先順位を設定することです。特定した削減対象の経費に関して、どの項目から削減を実行していくか、順番を決めていきます。すべてを一度に削減していくのは、人的資源や時間の制約があり難しいものです。現場の業務状況を確認しながら、効果的に行動できるよう優先順位を決めましょう。

実行チームを立ち上げる

経費削減のアイデアを実現する方法の3つ目は、実行チームを立ち上げることです。具体的には、各部署から代表者を選び、その人に部署のリーダーとして目標管理を担当してもらいます。実行チームのメンバーは、全社規模の削減策に関する情報交換の窓口となるだけでなく、自身の部署での削減策のタスク分担や進行スケジュールの調整を行っていきます。

経費削減を進める中で、不正な経費請求の是正といった厳しい状況にも直面することもあるでしょう。そのため、経費削減担当は一人に任せるのではなく、企業全体で取り組む姿勢を上層部から示すことが大切です。また、削減そのものを目的とするのではなく、削減によって得られる資金をどのような投資に活用するかを明確に示しましょう。目的を共有することで、社員一人一人の中に経費削減の意識が芽生え、行動に移しやすくなります。

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経費削減のアイデアを実行するときの注意点

経費削減のアイデアを実行するときには、以下の3つに注意しましょう。

すぐに経費削減の効果が出るとは限らない
教育や研究にかかる経費は削減対象外とする
人員の削減と賃金削減にはリスクがある

それぞれについて、詳しく解説していきます。

すぐに経費削減の効果が出るとは限らない

経費削減を実行するときには、すぐに経費削減の効果が出るとは限らないため注意が必要です。例えば、経費削減を目的としたコールセンターのアウトソーシングでは、初期投資がかかります。また、新しい仕組みを取り入れたり作業フローを導入したりすると、すぐに対応できない社員も出てきます。焦らず計画的に取り組むことで長期的な経費削減につながるため、効果が出るまでには時間がかかることを理解しておきましょう。

研究にかかる経費は削減対象外とする

経費削減をするときには、研究にかかる経費は削減対象外とするのがおすすめです。研究開発は、製品やサービスの質を高めていくために必要不可欠です。研究費を無計画に削減すると、企業の競争力が低下してしまい、将来的には利益が減少するリスクがあります。無闇にコストを切り詰めるのではなく、研究の内容を見直し、その他の費用を抑える方策を探ることをおすすめします。

人員の削減と賃金削減にはリスクがある

経費削減といえども、人員の削減と賃金削減にはリスクがあるため注意が必要です。人件費は、多くの企業にとって支出の大部分を占めるため、手当や給料カットを行えば顕著にコスト削減効果を得られる可能性があります。しかし、単純に人員を削減すると、一人当たりの業務量が増え、残った社員が過重労働に陥る恐れがあります。

さらに、給与のカットや労働時間が増加することにより社員の士気が低下し、退職するリスクもあります。そのため、人員を削減するのではなく、ワークフローを見直し、業務効率をアップさせる取り組みを始めることが重要です。

まとめ

この記事では、効果的な経費削減のアイデア9選、実現する方法、注意点を紹介しました。企業の利益を向上させるには、効率的な経費管理が不可欠です。削減を行う上で重要なのは、単に経費を削るのではなく賢明な方法で経費を管理し、使い道を見極めることです。また、社員の意識改革とともに、便利なITツールやアウトソーシングなどを活用して、効果的な削減と業務効率化を図っていくことをおすすめします。今回紹介したアイデアと共に、社内wikiの導入を検討して社内の効率アップと経費削減に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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