【2026年最新】クラウドストレージとは？おすすめサービス6選や使い方、選び方も紹介！

クラウドストレージは、データを保管する以外にもさまざまな使い方に対応しています。どのような使い方があるか知ることで活用の幅が広がるでしょう。

本記事では、おすすめのクラウドストレージサービスや使い方、意識すべきこと、選び方などを解説します。

クラウドストレージとは

クラウドストレージとは、インターネットを経由してデータを保存・共有できるWebサービスです。クラウドとは、インターネット上でサービスが提供される形態を指します。

自社内にサーバーを設置する「オンプレミス型」とは異なり、事業者のサーバーを利用します。自社でのサーバーの購入・保守管理が不要であるため、導入ハードルが低い点が魅力です。

クラウドストレージを導入すると、インターネットに接続できる環境であれば、場所やデバイスを問わずデータへのアクセスが可能です。外出先やリモートワーク中においても、データを参照して業務をスムーズに進められるようになります。また、サービスによっては同じデータを複数人で同時編集できるため、さらなる業務効率化を実現します。

クラウドストレージの使い方

まずは、クラウドストレージの使い方として、以下6点を解説します。

個人データの管理
相手へのデータ共有
複数人の共同編集
ローカルデータとの同期
データの復元
BCP対策

使い方を確認することで、クラウドストレージを導入するメリットを把握できます。クラウドストレージを導入するかの判断材料になるため、ぜひ確認しておきましょう

個人データの管理

クラウドストレージでできることの代表例が、個人データの管理です。

個人データは、従来は本人のPCを起動してログインしないと取り出せないものでした。しかし、クラウドストレージを利用することで、時間・場所を問わずに簡単にデータへアクセスできます。

また、タブレットやスマートフォンからでも、PCで編集していたデータを参照できるため、場所を問わずに情報を管理できる点も魅力です。

相手へのデータ共有

クラウドストレージを導入すると、相手へのデータ共有も可能です。

クラウドストレージに格納したデータを、ほかの従業員や取引先などに渡したいとき、簡単な設定で共有できます。格納されているデータのリンク先を取得し、URLを相手に伝えるだけで共有可能です。

共有時にアクセス権の設定や、ワンタイムリンクの共有など、セキュリティ対策が可能なクラウドストレージもあります。

複数人の共同編集

クラウドストレージでは、複数人の共同編集も可能です。複数人で、クラウドストレージに登録されているファイルを同時に編集できます。編集時は、誰がどの箇所を更新しているか、リアルタイムでわかるため、更新の重複も防止可能です。共同編集を活用することで、業務の大きな効率化につながります。

ローカルデータとの同期

クラウドストレージでは、ローカルデータとの同期も可能です。

ローカルPCに格納しているデータと、クラウドストレージのデータの同期をとることができます。片方を更新すればもう片方に反映されるため、2つをそれぞれ更新する手間を省けます。

ローカルデータと同期をとることで、ファイル更新の手間を省略でき、さらなる業務効率化が可能です。

データの復元

多くのクラウドストレージには、ファイルの変更履歴を自動で保存する「バージョン管理機能」が備わっています。誤ってファイルを削除したり、上書き保存をしてしまったりした際でも、データを過去の状態に復元することが可能です。バックアップの保存を手動で行う手間を省きつつ、人的ミスでデータが消失するリスクを抑えられます。

また、ウイルス感染によりデータが破損した場合でも、感染前の状態に戻せる可能性があり、セキュリティ対策の面においても安心です。

BCP対策

BCP（事業継続計画）とは、災害やシステム障害などの緊急事態が発生した際に、事業を継続・早期復旧させるための計画です。

自社のサーバーでデータを管理する場合、オフィスが被災するとデータが破損し、事業停止に追い込まれる恐れがあります。しかし、クラウドストレージを導入し、堅牢なデータセンターにデータを保管することで、災害時のデータ消失を防止可能です。

また、クラウドストレージを導入することで、オフィスに出社できなくても安全な場所からデータへアクセスできるため、事業の再開もスムーズになります。

クラウドストレージの使い方で意識すべきこと

ここからは、クラウドストレージの使い方で意識すべきこととして、以下5点を説明します。

利用するデバイスを明確にする
設定ミスがないよう注意する
不要なファイルを置かない
サブスクリプションの料金が発生する
柔軟なカスタマイズは難しい

意識すべきことを把握することで、クラウドストレージをより効果的に扱えます。クラウドストレージの導入を検討している人は、あらかじめ確認しておきましょう。

利用するデバイスを明確にする

クラウドストレージを導入する前に、利用するデバイスを明確にしておきましょう。

クラウドストレージにアクセスする端末として、iPad・iPhone・PCなどの中から、何を利用するかを明確にします。クラウドストレージは接続するデバイスのタイプによって、操作性が変わる場合があるためです。

サービスによっては対応していないデバイスもあるため、導入前に利用予定のデバイスを必ず確認しましょう。

設定ミスがないよう注意する

クラウドストレージを利用する際は、設定ミスがないよう注意することが大切です。たとえば、ファイルのアクセス権の設定にミスがあると、重要な情報が全体に公開されて、外部に情報漏洩してしまう危険があります。

クラウドストレージの情報はインターネット上に公開されていることを念頭に置き、設定ミスがないよう注意することが大切です。

不要なファイルを置かない

クラウドストレージを利用する際は、不要なファイルを置かないことも大切です。

クラウドストレージは柔軟な容量拡張が可能ですが、無計画にデータを保存するのはおすすめできません。曖昧な基準でデータを保存して容量を増やすと、余計なコストがかかってしまいます。

クラウドストレージには必要なファイルのみ保存して、不要なファイルは置かないようにしましょう。

関連記事：ファイル共有に潜むリスクとは？発生しやすいリスクの種類と対策を解説

サブスクリプションの料金が発生する

クラウドストレージは、利用期間・ユーザー数・容量などに応じて毎月の支払いが発生する、サブスクリプション型の料金体系が一般的です。

初期費用を抑えられる反面、長期間にわたって利用すると、オンプレミス型以上にコストがかかります。組織拡大に伴って社員が増えると、よりランニングコストが増大します。

クラウドストレージに関する予算計画を立てる際は、将来的なユーザー・データの増加を見越して試算することを意識しましょう。

また、少しでも利用料金を抑えるために、定期的に利用状況や契約内容を見直すことも大切です。使用していないアカウントがある場合は迅速に削除し、余計なコストが発生しないように注意しましょう。

柔軟なカスタマイズは難しい

クラウドストレージは、ベンダーが提供する共通のプラットフォームを利用するため、独自の仕様を追加する大幅なカスタマイズは困難です。たとえば、社内システムとの特殊な連携や、管理画面のUIの全面的な変更は、基本的に難しいといえます。

独自のセキュリティポリシーや特殊なワークフローがある企業では、クラウドストレージの標準機能では要件を満たせない可能性があるため、注意が必要です。導入する前に、API連携の可否や、設定を変更できる範囲などを確認し、自社でも円滑に利用できるかを十分に検討することが大切です。

自社の使い方に適したクラウドストレージの選び方

ここからは、自社の使い方に適したクラウドストレージの選び方について、以下の7点を解説します。

目的に沿っているか
必要な機能は搭載されているか
操作性に問題ないか
データ容量に問題はないか
予算内で利用できるか
無料トライアル期間はあるか
セキュリティ対策は万全か

選び方を把握することで、自社のニーズに合ったクラウドストレージを導入しやすくなります。クラウドストレージの導入を考えている人は、ぜひ確認しておきましょう。

目的に沿っているか

クラウドストレージが自社の目的に沿っているかを考えることは、代表的な選び方のひとつです。

クラウドストレージを導入する前に自社の目的を明確にして、機能面から目的を満たせるかを見極めることが大切です。たとえば、自社が何のためにクラウドストレージを利用するのか、クラウドストレージの活用で数年後どのような結果を得たいのかなどを具体的にイメージします。

最初に目的を明確にしてから、それを達成できる機能を備えたクラウドストレージを選ぶように心がけましょう。

必要な機能は搭載されているか

先述した「目的に沿っているか」と関連しますが、必要な機能が搭載されているかも重要です。

クラウドストレージは、種類によって「共有・転送」「ワークフロー設定」など、さまざまな機能が搭載されています。サービスが変わると提供される機能も変わるため、自社の目的を達成するための機能が搭載されているかを細かく確認しましょう。

また、現在ファイルサーバーやオンプレミスのソフトウェアを使ってファイル管理を行っている企業が、代わりにクラウドストレージを使用する場合、従来と同等の機能があるかを確認する必要があります。従来の機能が含まれていない場合は、ほかのサービスを検討しましょう。

操作性に問題ないか

操作性に問題ないかも、クラウドストレージの選び方のひとつです。クラウドストレージは、データを格納して長く使い続けるためのサービスのため、従業員がすぐ操作に慣れるかを判断することが大切です。

無料トライアルを活用し、導入を検討しているクラウドストレージを実際に操作して、操作性を確認しましょう。従業員誰もが簡単に扱えて、長時間操作しても苦にならないサービスが適しています。

データ容量に問題はないか

クラウドストレージで管理する予定のファイルをすべて洗い出し、検討中のサービスのデータ容量で対応できるかを確認することも大切です。とくに画像や動画など、サイズが大きいファイルを多数扱う業種では、十分な容量が求められます。

「1ユーザーあたりの容量制限がある」「組織全体で容量をシェアできる」など、容量に関するルールはサービスによってさまざまであるため、入念に確認しましょう。

また、将来的にデータが増加した場合に、簡単に容量を追加できるかも重要な選定ポイントです。現在のデータ量だけでなく、数年後にどれくらい増加するかも予測したうえで、容量に余裕があるクラウドストレージを選びましょう。

予算内で利用できるか

検討しているクラウドストレージが、予算内で利用できるかも重要な選定ポイントです。月額料金だけでなく、初期費用やオプション機能の追加料金なども含めた、トータルの費用を算出し、予算に収まるかを検討しましょう。

多くのクラウドストレージは、機能や容量に応じて複数の料金プランを用意しています。自社にとって必要な機能や容量を事前に整理したうえで、要件を満たせる最安値のプランを選びましょう。

無料トライアル期間はあるか

クラウドストレージの操作感や通信速度を確認できる、無料トライアル期間があるかも選択基準のひとつです。

無料トライアル期間があれば、実際に現場のメンバーに使ってもらうことで、使い勝手や不満点をヒアリング可能です。また、社内システムとの連携を実環境でテストしたり、実際の業務フロー内でスムーズに利用できるか確かめたりと、総合的に動作をチェックできます。

トライアル期間の長さや、機能の制限の有無もあわせて確認し、本導入に向けて十分な検証ができるかを検討しましょう。

セキュリティ対策は万全か

多くの場合、クラウドストレージで保存するデータには、顧客情報や開発データなどの機密情報が含まれています。機密情報を安全に取り扱うため、基本的なセキュリティ機能は必須です。具体的には、以下の機能が備わっているか確認しましょう。

通信の暗号化
多要素認証
ウイルスチェック機能
アクセス権限の設定
アクセスログの管理機能

各種機能の有無に加えて、PマークやISMSなど、情報セキュリティ認証があるかも確認すると、セキュリティ対策の程度をより詳細に把握できます。

クラウドストレージの導入を成功させるポイント

ここからは、クラウドストレージの導入を成功させるポイントとして、以下の3点を解説します。

具体的な導入目的を設定する
導入後に効果測定を実施する
規模が大きい企業はスモールスタートで導入する

各ポイントを理解することで、クラウドストレージの導入効果をより高められます。クラウドストレージの導入を検討している人はぜひ確認してみてください。

具体的な導入目的を設定する

導入前に、クラウドストレージを利用する目的を定めることで、導入効果があったかを判断しやすくなります。また、社員に導入する理由を説明しやすくなります。クラウドストレージの導入は、目的を明確にしたうえで実施しましょう。

導入目的は、以下のように具体的に設定すると効果的です。

メール添付によるファイル共有を廃止し、誤送信リスクをゼロにする
資料検索にかかる時間を1日あたり30分短縮する
文書のペーパーレス化を促進させ、印刷コストを30%削減する

効果測定をしやすくするために、数字を用いて具体的に設定することを意識してみましょう。

導入後に効果測定を実施する

クラウドストレージを導入した後は、定期的な効果測定を実施しましょう。目的に関わる数値（誤送信の数や資料検索にかかる時間など）を計測し、クラウドストレージの導入により、どの程度の効果があったかを確認します。

また、従業員へのアンケートもあわせて実施し、使い心地や業務上の不都合など、定性的な評価も収集しましょう。

思うように効果が出ていなかったり、従業員の不満が多かったりする場合は、改善策を講じましょう。改善策の例として、以下が挙げられます。

クラウドストレージの運用ルール（フォルダ構造やファイルの命名規則など）を見直す
クラウドストレージの使い方に関する講習会を開く
操作マニュアルやよくある質問（FAQ）を整備する

改善策の実施後は、再度効果を測定し、数値に変化があるかを確認しましょう。効果測定と改善を繰り返すことで、自社に合った最適な運用方法が確立され、クラウドストレージの導入効果をより高められます。

規模が大きい企業はスモールスタートで導入する

スモールスタートとは、クラウドストレージを全社一斉ではなく、一部の部署やチームに限定して導入する方法です。クラウドストレージをいきなり全社導入すると、使い方に関する問い合わせが殺到し、対応部署がパンクする恐れがあります。

最初は開発チームのような、ITリテラシーの高い部署で試験的に運用し、そこで見つかった課題をもとにルールやマニュアルを整備しましょう。運用に関する知見を蓄積してから、徐々に導入範囲を広げることで、使い方に関する問い合わせが来ても対応しやすくなります。また、段階的に導入することで、新しいツールに対する抵抗感を抑えつつ、クラウドストレージの利用を開始できます。

クラウドストレージを導入するならNotePMがおすすめ

URL：https://notepm.jp/

クラウドストレージにはさまざまな種類がありますが、NotePMがとくにおすすめです。

NotePMは、ツール内でドキュメントを作成することで、さまざまなナレッジや社内資料などを保管できます。

ドキュメント内に画像を挿入することもできるため、文書だけでなく画像ファイルも管理しやすい点が魅力です。Wordのような親しみやすいテキストエディタで作成できるため、ITツールの使用経験が少ない人でも簡単に扱えます。

保管中のファイルは全文検索に対応しており、キーワードを入力すると、タイトル・本文に同じ用語がある文書を、すべて表示してくれます。情報をスムーズに探せる点もNotePMのメリットです。

NotePMの導入事例

ここからは、NotePMの導入事例として、以下の3つを紹介します。

株式会社ホタルクス
株式会社相鉄ホテルマネジメント
株式会社パソナ日本総務部

導入事例を確認することで、NotePMのメリットをより具体的に把握できます。NotePMに興味がある人は、ぜひ確認してください。

株式会社ホタルクス

株式会社ホタルクスは、照明器具の開発・製造・販売を行う企業です。

エンドユーザーからの連絡に対応する「お客様相談室」において、ナレッジの属人化が発生しており、幅広い商品の問い合わせにスムーズに対応できなくなっていました。

そこで、ナレッジの一元化を目的にNotePMを導入しました。

NotePMの導入後、商品情報を探しやすくなったことで、エンドユーザーからの問い合わせの対応時間をおよそ半分に削減。また、社内の営業担当からの問い合わせも約10分の1ほどに削減でき、業務効率化を実現しました。

株式会社相鉄ホテルマネジメント

株式会社相鉄ホテルマネジメントは、複数のホテルブランドを経営する会社です。

以前はホテル運営において、SV（スーパーバイザー）というスタッフが、専門部署の知識を各ホテルに伝達していました。

専門部署から直接全社に共有する体制へ変更することで、業務効率化を図るために、NotePMを導入しました。

NotePMの導入後、当初の意図通り、SVを介さずに専門知識を発信できる体制の構築に成功。社内のスタッフから「役に立つ知識を共有したい」という声が上がっており、ナレッジを共有する文化が少しずつ醸成されています。

株式会社パソナ日本総務部

株式会社パソナ日本総務部は、全国で50拠点以上を展開している、総務業務のアウトソーシング会社です。

以前は社内のポータルサイトで情報共有を行っていましたが、社員から情報を探しづらいという声が上がっていたため、NotePMで管理する体制に切り替えました。

NotePMの導入後は、全文検索機能を利用できるようになったことで、情報検索の工数を以前の10分の1程度に削減。また、マニュアルを更新する際の社内システムでの申請作業がなくなり、情報の発信もスムーズになりました。

クラウドストレージで業務を効率化しよう

本記事では、クラウドストレージの使い方や意識すべきこと、選び方、おすすめサービスなどを紹介しました。

クラウドストレージはファイル登録だけでなく、共同作業や同期機能など、さまざまな機能があります。利用する際は、本記事で紹介した内容を参考に各種機能を使いこなし、登録したデータを便利に活用してみましょう。

どのクラウドストレージを導入しようか迷っている人は、テキストエディタが使いやすく、保管中のファイルの検索性にも優れるNotePMがおすすめです。気になる人はぜひチェックしてください。

クラウドストレージとは

クラウドストレージの使い方

個人データの管理

相手へのデータ共有

複数人の共同編集

ローカルデータとの同期

データの復元

BCP対策

クラウドストレージの使い方で意識すべきこと

利用するデバイスを明確にする

設定ミスがないよう注意する

不要なファイルを置かない

サブスクリプションの料金が発生する

柔軟なカスタマイズは難しい

自社の使い方に適したクラウドストレージの選び方

目的に沿っているか

必要な機能は搭載されているか

操作性に問題ないか

データ容量に問題はないか

予算内で利用できるか

無料トライアル期間はあるか

セキュリティ対策は万全か

おすすめのクラウドストレージ6選

NotePM

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