【2024年版】リモートでの業務に便利なファイル共有サービスおすすめ10選を徹底比較

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

テレワークやリモートワークをしている中で、欠かせないのがファイル共有です。ファイルを共有する方法としては、自社にファイル共有サーバーを設置する場合やNAS、クラウド型ファイル共有サービスを使用する場合など、様々な方法があります。実際にどの方法を選定すべきか悩んでいる担当者の方もいることでしょう。

本記事では、ファイル共有の手段の紹介からファイル共有する際のリスクを解説した上で、ファイル共有サービスを選定するにあたっての具体的なポイントとサービスを紹介していきます。

関連記事：ファイル共有を社内で行う最適な方法とは？おすすめツール7選も比較解説

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リモートで仕事をする場合のファイル共有の手段

ここでは、リモートで仕事をする場合のファイル共有の手段について解説します。テレワークでは業務に使用する文書、個人情報が含まれる契約書関連など様々なデータをセキュリティにも配慮しながらやり取りする必要があります。具体的なファイル共有の手段として下記の代表的な3つがあります。

自社のファイル共有サーバー
NAS
クラウド型ファイル共有サービス

それでは、1つずつ解説します。

自社のファイル共有サーバー

ファイル共有手段の1つ目は、自社のファイル共有サーバーです。ネットワーク上でファイルを保管・共有するためにオフィス内に設置された装置やコンピューターを使用します。導入にかかる手間・コストはかかるものが多くみられますが、不正アクセスやマルウェア対策といったセキュリティを設定したり、企業の環境にあった機能を柔軟に付加したりすることが可能です。社内LANでのみアクセスが可能ではありますが、VPNを使用して社内システムにアクセスすることもできるため、テレワークにも適しています。ただし、社内からのアクセスを外部からのアクセスにも解放することでセキュリティ対策を高度にする必要性がでてきます。そのための詳しい担当者の配置が必要といえます。

NAS

ファイル共有手段の2つ目は、NASです。NASとはNetwork Attached Storageのことで、ファイル共有サーバーの一種であり、「保管と共有」に特化したシンプルな装置です。導入の手間やコスト自体は、自社でファイル共有サーバーを持つよりも社内LANに接続した方が簡単で、安く導入できる点がメリットです。一方で、VPNにアクセスが集中すると速度が下がる可能性もあり、ファイルの共同編集をNAS上で行うことは、基本的にはできないといったデメリットがあります。リモートアクセスを可能にするためのセキュリティ設定に関しては詳しい担当者が必要になる点は、自社にファイル共有サーバーを持つ場合と同様といえます。

クラウド型ファイル共有サービス

ファイル共有手段の3つ目は、クラウド型ファイル共有サービスです。クラウド型ファイル共有サービスは、オンライン上にあるストレージに書類や画像などのファイルをアップロードすることで、簡単に任意の相手と資料を共有できることが特徴です。ファイルサーバーやNASとは違い保存先がクラウド上にあり、プライベートネットワークの構築が不要です。また、セキュリティ対策やメンテナンスに関してはサービス事業者側で対応してもらえるため、導入コスト・ランニングコスト含めて簡易で安くなることがメリットです。

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リモートで仕事をする場合のファイル共有の課題

ここでは、リモートで仕事をする場合のファイル共有の課題について解説します。

情報漏えいの危険性
セキュリティリスク
業務の遅滞

それでは1つずつ解説します。

情報漏えいの危険性

ファイル共有の課題の1つ目は、情報漏えいの危険性です。会社のPCにファイル共有ソフトをインストールした結果、ウイルスに感染してしまい機密情報が漏えいしてしまったといったケースがあります。また、1つのPCがファイル共有ソフトのインストールによってウイルスに感染してしまうと、同じネットワークを使用している他のPCにもウイルス感染が起こり、会社全体の機密情報・個人情報の漏えいになりかねない危険性があるため、注意が必要です。

セキュリティリスク

ファイル共有の課題の2つ目は、セキュリティリスクです。セキュリティリスクとしては、マルウェアが紛れているファイルの開封・SQLインクジェクションによる不正なサーバー操作・第三者の不正アクセスによる機密情報の抜き取りなどの可能性があります。セキュリティリスクは、そのまま情報漏えいにもつながるため対策が必要といえます。

業務の遅滞

ファイル共有の課題の3つ目は、業務の遅滞です。ファイルサーバー、NASでファイル共有を行う場合、VPN経由で特定の人のみアクセスできるようにします。例えば、VPNにアクセスが集中した際に、社内LANの帯域が狭かったり、モデムやルーターのスペックが低かったりすると、ファイル共有に時間がかかってしまう可能性があります。テレワークにおいてファイル共有に時間がかかると業務の遅滞に直結しますので、最初から従業員全員がアクセスした場合でも問題ないようなネットワーク環境を構築しておくべきでしょう。

リモートでの仕事にファイル共有サービスを導入するメリット・デメリット

ここでは、リモートでの仕事にファイル共有サービスを導入するメリット・デメリットについて解説します。

メリット：手軽で拡張性の高くセキュア
デメリット：インターネット環境に左右される

それでは、1つずつ解説します。

メリット：手軽で拡張性が高くセキュア

ファイル共有サービスのメリットは、導入の手軽さと、人数に合わせて使用する容量を変更できる拡張性の高さ、アクセス権管理機能などがありセキュリティ性が高いことです。また、サーバーを設置してシステム構築から開始するよりも、初期費用を安くできる点もメリットといえるでしょう。

デメリット：インターネット環境に左右される

ファイル共有サービスのデメリットとしては、インターネット回線につないで利用することが条件であるため、インターネット環境に使いやすさが左右されることです。また、運用・保守サービスはサービス事業者側で対応してくれる反面、何か障害が起きても自分たちでは対応できない点がデメリットといえるでしょう。

リモートで活用するためのファイル共有サービスの導入手順

ここでは、リモートで活用するためのファイル共有サービスの導入手順について解説します。

目的を定める
要件を整理する
サービスを選定する

それでは、1つずつ解説します。

目的を定める

ファイル共有サービスの導入手順の1つ目は、目的を定めることです。ファイル共有サービスを導入するにあたって何をしたいのか（共有・転送・長期保管など）を明確にすることで、どのサービスを選定すべきかの方向性がわかります。

要件を整理する

ファイル共有サービスの導入手順の2つ目は、要件を整理することです。使用法として、どのような業務で利用するものかを確認します。また、扱うファイルの機密性はどの程度なのかを確認することで、ファイル共有サービスに求めるべき機能が整理できます。

サービスの選定をする

ファイル共有サービスの導入手順の3つ目は、サービスの選定をすることです。自社の要件やセキュリティポリシーを満たすことができるかを確認して導入するサービスを決定します。IPA（独立行政法人情報処理推進機構）が発行している「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」の「クラウドサービス安全利用の手引き」で選定のポイントがまとめられておりますので、こちらも参考にするとよいでしょう。

出典：中小企業の情報セキュリティ対策ガイドラインクラウドサービス安全利用の手引き IPA（独立行政法人情報処理推進機構）

リモートでの仕事におすすめなファイル共有サービスおすすめ10選

これまでファイル共有サービスについて解説してきたところで、ここではおすすめのファイル共有サービスについて紹介していきます。それぞれのサービスの特徴を簡単にまとめましたので、利用目的に合ったものを検討してみましょう。

NotePM

NotePMは、個人のノウハウを引き出す社内wikiです。情報共有ツールとしては、ファイルの中身の検索も可能で、ナレッジ共有において便利なツールです。また、テンプレートも用意しているためマニュアル作成を統一のフォーマットで作成できます。柔軟なアクセス制限もかけることができるためセキュリティ対策も万全です。

NotePMの特徴

Word・Excel・PDFなどのファイルの中身の全文検索可能
マニュアル作成のテンプレートの用意・柔軟なアクセス制限
30日間無料お試し可能（100名まで招待可能）

URL: https://notepm.jp/

Confluence

Confluenceは、オーストラリアのAtlassian（アトラシアン）社が運営する情報共有サービスです。MicrosoftのWordのような感覚でページ作成ができるので、初めて使用する方も使いやすい仕様になっています。気になるページが更新されればアラートの通知が来て、文書の検索もファイルの中身まで検索できるため、欲しい情報に簡単にたどりつくことができます。

Confluenceの特徴

気になるページはウォッチ機能のアラートで更新したタイミングを知らせてくれる
ファイルの中の文字列も検索できるので目的の情報を検索しやすい
ユーザー10名までであれば、無料版の利用が可能

URL: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

Alfresco

Alfrescoは、世界初のオープンソースによる企業向けECM製品（コンテンツ管理製品）です。いわゆるドキュメントWeb管理アプリケーションで、モバイルアプリも用意されているので端末によらず柔軟な使用が可能です。ファイルの全文検索の他、フォルダーやファイルごとのアクセス権限管理機能、ログイン・ログアウトの監査証跡機能もあるためセキュリティの高い製品です。

Alfrescoの特徴

世界初のオープンソースによる企業向けECM製品（コンテンツ管理製品）
ファイルの全文検索、アクセス制限管理・監査証跡機能あり
オープンソースのため無料で使用可能

URL: https://www.alfresco.com/jp/

FileBlog

FileBlogは、ファイルサーバ全文検索・文書共有システムです。ファイルサーバーのフォルダーをそのままWeb共有するため、導入時の面倒な初期登録作業は不要です。また、ファイルの全文検索機能もあるため、確認したい情報が素早く見つかります。オプションでアクセスログ集計を入れると、利用頻度の高いコンテンツの確認も可能です。

FileBlogの特徴

ファイルサーバーのフォルダーをそのままWeb共有するため導入時の初期登録作業不要
ファイルの全文検索可能で確認したい情報が早く見つかる
アクセスログ集計もできるため、利用頻度の高いコンテンツの確認も可能

URL: https://www.teppi.com/

ASTRUX2.0

ASTRUX2.0は、一般文書やISO文書、記録などの運用・管理をWebベースで一元管理可能な文書管理システムです。どのユーザーが・いつ・何を確認したのかもログ管理機能で確認できるため、セキュリティの高い製品です。文書持ち出しの制限機能もあるため、機密情報の漏えい対策も可能です。

ASTRUX2.0の特徴

使いやすいインターフェースで文書を簡単に登録・閲覧可能
全文検索、ファイルに付与された属性検索が可能
文書持ち出し制限機能、アクセス権限管理機能などのセキュリティを備えている

URL: https://www.astrux.jp/

Fleekdrive

Fleekdriveは、企業向けオンラインストレージサービスです。企業の情報資産を社内外問わず有効活用できるように、AWS環境を基盤とし、最先端の電子監視システムによって高度なセキュリティを持ったサービスです。Fleekdrive上にファイルをアップロードした時点で、国内3か所に分散してデータ保管されるので機密情報の消失の対策も万全です。また、ファイルの全文検索も可能です。

Fleekdriveの特徴

AWS環境を基盤とし最先端の電子監視システムを採用、ファイルの全文検索も可能
Fleekdrive上にアップロードした時点で国内３か所に分散してデータ保管されるためデータの消失予防も万全
全プラン30日間無料ですべてお試し可能

URL: https://www.fleekdrive.com/

LegalForceキャビネ

LegalForceキャビネは、AI契約管理システムです。AIがあらゆる契約書を自動管理することで契約の更新のし忘れ防止、不要な契約書の自動更新が怒らないように予防してくれます。また、紙の契約書やOCR機能を使ってPDFの契約書もテキストデータ化が可能です。全てデータで契約書を保管したあとは、全文検索で探している契約書も簡単に検索可能です。

LegalForceキャビネの特徴

紙の契約書やOCR機能を使ってPDFの契約書もテキストデータ化が可能
AIが契約の更新期限をアラートし、不要な契約書の自動更新がないように予防
契約書の全文検索が可能

URL: https://legalforce-cloud.com/cabinet

WorkingFolder

WorkingFolderは、通常のクラウドストレージと同様にドラッグ＆ドロップで簡単にアップロードできてセキュアに保管・共有できる文書管理システムです。WorkingFolderのIDを持たないユーザーに対しても特定のURLを送ることで、共有したい資料の共有が可能です。また、専用のモバイルアプリもあるので、デバイスによらずにアクセスが可能で、スムーズに必要な書類にいつでも目を通すことができます。ファックスで届いた文書もフォルダーの自動振り分けをした上で、データとして保存することが可能です。

WorkingFolderの特徴

WorkingFolderのIDがないユーザーに対しても必要があればメールで通知した特定のURLから特定のファイルにアクセスが可能
専用のモバイルアプリもあるので、時間と場所にとらわれずにアクセス可能
ファックスで届いた文書も自動振り分けしペーパーレスで保存が可能

URL: https://www.fujifilm.com/fb/product/software/workingfolder

SPA

SPAは、4つのOCRで紙の文書をデータ化し、自動振り分け機能を完備した企業の文書管理システムです。用途に応じた４つのOCRエンジンを使用することで紙媒体や手書きの文書でも、高い精度でデータ化をすることが可能です。また、データ化した書類はルールに基づきフォルダーに自動振り分けされ、ファイル名も検索しやすいように作成されます。電子帳簿保存法に対応した電子管理ソフトであるため、お客様の帳票の電子化保存のサポートができます。

SPAの特徴

用途に応じて4つのOCRエンジンで紙媒体、手書き文書のデータ化をサポート
作成した文書ファイルを自動的にフォルダーを振り分けルールに基づき参照しやすいファイル名も作成可能
電子帳簿保存法の法令対応をしているシステムのため、帳票書類の電子管理をサポートすることが可能

URL: https://www.techvan.co.jp/solution/system/paperless/spa/

OnBase

OnBaseは、メールやOffice文書の他、紙の書類をデータで一括管理できる文書管理システムです。拡張性・柔軟性が高く、MicrosoftOfficeやOutlookなどの様々なアプリケーションの連携も可能です。世界16,000社以上の導入実績もあり、データの保存中や移動中には、暗号化をかけアクセス権限設定もできるため非常にセキュリティの高いサービスになっております。

OnBaseの特徴

メール、デジタル文書の他、紙媒体、ファックスのデータ管理も可能
拡張性・柔軟性が高くMicrosoftOffice、Outlookなどの様々なアプリケーションとの連携が可能
データの保存中、移動中には暗号化をかけ情報へのアクセス権限の設定もできるためセキュア

URL: https://www.hyland.com/ja-JP/onbase-global

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まとめ

これまでファイル共有の手段・課題を解説してきました。リモートワークの中では契約書などの機密情報を社内・社外と共有する場面もあるため、セキュリティの要件は外せないものとなってくることでしょう。その中でファイル共有サービスも様々な種類がありますので、ファイル共有の利便性の他、セキュリティの要件、事業規模に応じた予算感なのかはじっくりと考えて検討していくと良いでしょう。

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