オンラインストレージ・ファイル共有サービスを法人が利用するメリット

2021年08月01日(日) オンラインストレージ

DropboxやGoogle Driveといったオンラインストレージ・ファイル共有サービスを個人で使っている方も多いことでしょう。しかし、業務として個人向けのサービスを利用するときは、いくつかの注意点があります。そこで、法人用のオンラインストレージ・ファイル共有サービスの特徴、法人が個人向けサービスを利用するときのリスクやデメリットについて紹介します。

なお、法人用オンラインストレージ・ファイル共有サービスを活用するポイントについては、『法人がオンラインストレージ・ファイル共有サービスを利用する際に知っておくべきポイントと注意点』の記事にまとめてありますのでご一読ください。

法人用オンラインストレージ・ファイル共有サービスの特徴

オンラインストレージ・ファイル共有サービスには、個人用と法人用で機能が異なることもあります。法人用は、個人用と違ってどのような特徴があるのかについて紹介します。

セキュリティ機能

個人用にもパスワードやアクセスできる期限など一定のセキュリティ機能がありますが、法人用ではより強度の高いセキュリティ機能を備えていることが多いようです。

  • IPアドレスや端末機器に固有のMACアドレスを使ってアクセスを制限する端末認証機能
  • アクセスログの履歴やアクセス状況をリアルタイムに監視できるログ管理機能
  • ファイルへのアクセス許可をユーザーごとに細かく管理し、ファイルの閲覧、編集、削除、移動、アップロードやダウンロードなどの権限を細かく設定できるアカウント管理機能
  • データ通信時や保存時の暗号化機能などがあります。

データの保存容量・期間

個人用では保存できるデータ容量や期間に一定の制限があることが多いようです。一方で法人用では、費用はかかりますが、容量無制限で保存期間の制限もなく利用できるというメリットがあります。

サポート体制

何かしらの不具合が起こった際に、個人用では自分でホームページやメールで問合せをすることが一般的ですが、法人用は、それ以外にも電話によるサポートを24時間365日の提供や利用者の元に訪問するオンサイト対応を行っているサービスもあります。

その他機能

他のアプリケーションと連携した機能が提供されて、単にデータの保存、転送、共有だけでなく、より便利に利用できる機能が提供されているサービスもあります。

一言でオンラインストレージといっても、サービスごとに機能や特徴は様々です。主要なオンラインストレージの特徴や、法人版の料金プランをまとめておりますので、こちらもご参照ください。
【2021年版】オンラインストレージおすすめ13選を徹底比較(無料あり)メリットとサービス選定ポイントを紹介

個人用オンラインストレージ・ファイル共有サービスを業務で利用するリスクとデメリット

法人が業務として個人用オンラインストレージ・ファイル共有サービスを利用するときには、費用がかかる以外に以下のリスクがあります。

セキュリティ機能が不十分

少なくとも法人が利用するには、通信時および保存時の暗号化、バックアップ対策、ウィルス対策、アクセスログ管理、利用機能制限が必要ですが、個人用はビジネスユースでは十分といえる程度のセキュリティ機能は備わっていません。

トラブル時のサポート体制が不十分

業務で利用する以上、万が一の場合に備えた十分なサポート体制が必要ですが、個人用の場合は自分自身で解決する必要があり、業務に支障をきたすことが考えられます。

容量・保存期間・利用期間に制限がある

業務で様々なデータを扱う場合、ユーザーひとりがファイルを利用するのではなく、部門や社外の取引先などともデータを共有するケースが考えられます。個人用のように容量に制限がかかっていると、複数のデータを扱うことが難しく、また、過去のファイルを遡って閲覧することができないといった、ビジネス上の不具合が生じます。

法人がオンラインストレージ・ファイル共有サービスを導入・運用するときの注意点

法人がオンラインストレージ・ファイル共有サービスを導入するときは、前述の通り機能面でのデメリットやリスクを考慮する必要があります。実際に法人向けサービスを導入する場合は、機能面以外に運用面でもいくつかの注意点があります。

自社に合ったサービスを選択する

法人用サービスは多くの企業から提供されているため、様々な選択肢があります。ひとことで「オンラインストレージ」「ファイル共有サービス」といっても、細かな機能・性能は各社同じではありません。また、新たなサービスを導入する場合には、これまでの慣れていたやり方を一部変更する必要もあります。

導入するサービスに自社の運用を合わせるのではなく、自社の運用にあったサービスを選択し、その中でより効果的にツールを使えるように部分的に運用方法を変更することが必要です。

社員に対するセキュリティ教育の徹底

法人用サービスは、個人用に比べるとセキュリティ対策も十分に施されています。しかし、それでもクラウド上で提供されているサービスを利用するには、使う側がセキュリティリスクに対する意識を強く持たなければなりません。セキュリティ教育、および誤った使い方をしないようにセキュリティについての一定の教育を行う必要があります。

サービスを効率的に利用するためのルール作成とルールの周知徹底

上記の2つに加えて、費用をかけて法人用サービスを利用するには、より業務を効率化できるようにサービス利用のためのルールを作成し、周知しなければなりません。

例えば、社員によってフォルダの名前の付け方が異なっていると、ほかの社員が必要な書類を取り出す際、どのフォルダに入っているかがわからなくなってしまう場合があります。また、使い方はわかっても社員がそれぞれ、自分勝手な使い方をしてしまうと属人性が高まり、書類を保存した社員でなければすぐに取り出せないため単にファイルの置き場所になってしまいます。これでは業務効率化を実現できません。そのため、細かい部分までしっかりとルールをつくり、周知することが重要です。

社内wikiや社内SNSなどと併用して業務効率化を実現

オンラインストレージ・ファイル共有サービスは、バックアップとしてのデータの保存や転送、共有が簡単に実現でき、業務の効率化に大きく貢献します。しかし、それだけの利用では、費用をかけて法人用サービスを利用するのには費用対効果を最大にできません。

費用対効果を最大にするには、法人用サービスと社内wikiや社内SNSなどの情報共有ツールとの併用が必要です。ファイルを法人用のオンラインサービスにアップロードしても、そのことを他の社員に知らせるためにわざわざメールを使っているようではかえって手間がかかり、非効率です。

また、ノウハウやナレッジの含まれたデータは、多くの社員が活用してこそ大幅な業務効率化や社員のスキルアップに貢献します。単にデータの保存のみや、特定の社員間や取引先とのデータの転送や共有だけでは、費用対効果を高められません。社内wikiや社内SNSを活用すれば、全社員、あるいは必要に応じて部署ごとにデータを共有して活用できます。そのためオンラインストレージ・ファイル共有サービスの導入と同時に社内wikiや社内SNSサービスの利用をおすすめします。

オンラインストレージ、社内wiki、社内SNSのツールや導入のポイントに関しては下記の記事でも解説しておりますのであわせてご一読ください。

【2021年版】オンラインストレージおすすめ13選を徹底比較(無料あり)メリットとサービス選定ポイントを紹介

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