ファイルストレージとは、どんなシステム？用語解説から選び方のポイントまでまとめました

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

リモートワークが広く普及している現在、デジタルデータやファイルを共有するための「ファイルストレージ」は企業にとって不可欠な存在となっています。すでに、意識せずともビジネスパーソンなら誰もが利用している、と言っても過言ではないかもしれません。

今回の記事では、そんなファイルストレージの基本知識から、あらためて解説します。また、とくに利用頻度の高い「オンラインファイルストレージ」について、その選び方なども紹介しています。

ファイルストレージの基本知識

「ファイルストレージ」とは、どのようなシステムなのでしょうか。その定義とともに、分類や関連する言葉について解説します。

ファイルストレージとは

「ファイルストレージ」とは、デジタルデータを保存するためのシステムやサービスのことです。言葉の意味としては、フォルダやディレクトリといった階層構造のなかでデータ（ファイル）を保存・管理するもの全般が含まれています。本棚（ディレクトリ）に本（ファイル）を並べるようにデータを保管するため直感的に理解しやすく、PCのHDDなどもファイルストレージの一種と言えます。ただし一般的には、組織内で「ファイルを共有」するためのシステムのことを指す単語として使われることが多いでしょう。

「ストレージ」という言葉の説明については、下記の記事をご参照ください。

ファイルストレージの種類

ファイルストレージの種類は、大きく3種に分類されます。それぞれの特徴について紹介します。

ローカルストレージ

PCのHDDなど、デバイスに直接接続・内蔵されているストレージのこと。接続されたデバイスからしか、アクセスすることはできないものを指します。

ネットワークアタッチドストレージ（NAS）

ネットワークに接続され、複数のユーザーが共有できるようにしたストレージです。社内向けサーバーなどが該当します。

オンラインファイルストレージ

インターネットを介してアクセスできる、リモートサーバー上のストレージです。Googleドライブ、Dropbox、OneDriveなどが代表的です。「クラウドストレージ」とも呼ばれています。導入が容易で、「ファイルの共有」という目的からするとどこからでもアクセスできるという点で利便性が高いため、近年はファイルストレージのなかで最も広く普及していると言えるでしょう。

オブジェクトストレージとブロックストレージ

階層構造でデータの管理を行なうファイルストレージに対して、データの管理方法が異なるストレージである「オブジェクトストレージ」「ブロックストレージ」というものもあります。この2つに関しても、簡単に紹介しておきましょう。

オブジェクトストレージ

階層構造はもたず、すべてのデータが付加されたIDによって管理されるストレージです。ファイルストレージのようにデータの保管場所を特定する必要がないため、物理的に離れた記憶媒体を仮想的に一体化して扱うこともでき、大容量のデータ保存に有効とされています。

ブロックストレージ

記憶領域を一定の塊（ブロック）に分割し、保存されたデータを管理する形式です。各ブロックへ個別にアクセスできるため、データの読み書きを高速に行なえるメリットがあります。その反面、大規模なデータを保存する場合には多数のブロックにまたがってしまうことで逆に処理が遅くなったりもします。そのため、データの管理を担う別のシステムを追加したりする必要もあり、コストが高くなりやすいといった特徴があります。

オンラインファイルストレージを利用するメリット

ファイルストレージのなかでも、近年の主流となっているのが「オンラインファイルストレージ」です。そのメリットについて解説します。

アクセスの利便性

オンラインファイルストレージは、インターネット接続があれば物理的な場所を問わずにアクセスできるサービスです。業務に必要なドキュメントやデータがオフィスの外からでも利用可能となるため、自宅や出張先からのリモートワークを行なう際には欠かせないインフラとなっています。また、顧客や社外の関係者へファイルを共有する際にも、メールの添付容量制限が障害になったり、USBメモリ等のメディアを用意したり、といった課題を解決できるものとして活用されています。

データの安全性

データはクラウド上のサーバーに保存されるため、ハードウェアの故障や紛失といったリスクから保護されます。バックアップ機能も提供されていれば、誤ってデータを変更・削除してしまった場合に、過去のバージョンへ戻すことも可能です。また、一般的にオンラインファイルストレージのサービス提供者はセキュリティ対策にも力を入れています。そのため、自社でリモートのファイル共有環境を構築するよりも導入コストを抑えながら、高性能なセキュリティ対策を利用できるようになると考えて良いでしょう。

スケーラビリティ

オンラインファイルストレージサービスの多くは、必要に応じてストレージ容量を柔軟に拡張できるようになっています。また、容量に応じた月額プランで提供されていることも多いことも特徴です。そのため、極端に言えば「一時的に大容量のデータを取り扱う」必要が生じた場合にはその月だけ容量を拡張し、次の月には元のプランへ戻すといったことも可能となります。

オンラインファイルストレージを選ぶ際のポイント

組織内でのファイル共有方法として、オンラインファイルストレージを導入する場合を想定し、選定するためのポイントを紹介します。

ストレージ容量と価格

オンラインファイルストレージを選ぶ際の第一の要件は、必要な容量を適切に確保できるかどうかと言えるでしょう。契約プランに柔軟性が少なければ、必要な容量を確保するために高額なプランを契約せざるを得なくなるかもしれません。また、将来的に扱うデータが増えた場合に備えて、容量を手軽に拡張できるかどうかも確認しておく必要があるでしょう。

ユーザーインターフェース

オンラインファイルストレージへ保存したデータを、必要な時に迅速に取り出せなければ意味がありません。「検索機能は充実しているか」「各種機能は直感的に操作できるものになっているか」「ファイル管理方法は自社の運用方法に合わせたカスタマイズができるかどうか」といった点に着目してインターフェースを評価しておきましょう。

セキュリティとプライバシー

オンラインファイルストレージは、どこからでもアクセスできるといったメリットがある反面、重要なデータを保存しているからこそ誰でもアクセスできるという状態にするわけにはいきません。「セキュリティ対策は行なわれているだろう」と思い込んだりせず、どのような暗号化や防御対策が施されているか、アクセス管理がどのように行なわれるか、といったポイントを確認しておく必要があります。

アクセス速度

ファイルの検索やアップロード／ダウンロードを行なう際の速度も、オンラインファイルストレージの利便性に大きな影響を与えることがあります。大容量のデータを扱う場合や、多くのユーザーがアクセスする場合には、とくに確認しておく必要がある項目です。

オンラインファイルストレージ運用の注意点

オンラインファイルストレージを組織内で運用していくにあたって、あらかじめ設定しておくべきルールや注意ポイントを解説します。また、それらの課題を社内wikiツールの「NotePM」によって解決していく手法も紹介します。

ファイルの整理・分類ルールを設定する

ファイルストレージ上のデータは、適切に整理されている必要があります。「階層型フォルダのどこにどのファイルを保存するか」「ファイル名には特定のキーワードや日付を盛り込む」といったルールを設定しておかなければ、必要なファイルが行方不明になったり検索できなくなったりしてしまう可能性もあります。

◆NotePMを活用すると…

NotePMの検索機能は、ファイル名だけではなく保存されたファイルの中身まで全文検索が可能です。さらに、階層型フォルダでの管理や、タグの付加、作成者や作成日時での抽出にも対応しています。これにより、厳密なファイル名作成ルールを運用しなくても、必要なファイルを簡単に見つけられるでしょう。

ファイルの編集に注意する

オンラインファイルストレージに保管されているファイルは、組織内の共有物となります。そのため誰かがファイルを編集した場合には、他のメンバーが利用しているファイルのデータも変更されてしまったり、同時に編集していた内容が保存されなかったりするという点に注意が必要です。

◆NotePMを活用すると…

NotePMには、変更履歴を自動で保存し、必要に応じて以前のバージョンへ戻すバックアップ機能が備わっています。また、ファイルやwikiページごとのコメント機能により、従業員同士がその場でコミュニケーションをとりながら共同でデータを編集することもできます。

セキュリティを確保する

重要なデータが保存されているファイルストレージだからこそ、暗号化などのセキュリティ対策に加えて、定期的なパスワードの変更、不審なアクティビティの監視なども行なう必要があります。セキュリティポリシーを定め、従業員に教育することも重要となります。

◆NotePMを活用すると…

NotePM上に保管されたデータは、暗号化や2段階認証、IPアドレス制限といった機能で保護されます。一方で、認証ユーザーはシングルサインオンで手間なくアクセス可能です。共有範囲や閲覧・編集権限を柔軟に設定できるアクセス制御機能などにより、利便性の高さも確保できます。また、万が一に備えた操作履歴やアクセスログの監視機能も備えていることも特徴です。