コラボレーションワークとは、異なる部門や拠点のメンバーが、共通の目標に向けて協力する働き方です。円滑に進めば、生産性の向上や新しいアイデアの創出につながります。
一方、決定事項や議事録がチャットや個人のフォルダに埋もれると、必要な情報を探せず、部門間の連携が滞ることもあります。そのため、継続的な協力には、誰もが情報を参照・更新できる仕組みが欠かせません。
この記事では、コラボレーションワークの意味やメリット、よくある課題、成功のポイントに加え、部門を越えた情報共有の仕組みについて解説します。
目次
コラボレーションワークとは
ビジネスにおける「コラボレーション」とは、複数人・組織が目標達成のために協力する取り組みや、その成果のことを指す言葉です。法人同士の協業を指すこともあれば、社内で異なる部門による取り組みを指すこともあります。
一方で、「コラボレーションワーク」は、主に社内での部門間・拠点間が連携しての共同作業を指して使われます。成果を出すことを重視するコラボレーションと違って、共同作業やそのための仕組みにスポットが当たるイメージです。
そうした社内で行われるコラボレーションワークは、大きく2つに分類されます。
複数部門による新規プロジェクト
複数部門からメンバーが選ばれ、新しいプロジェクトを任されることがコラボレーションワークです。一般的には新商品やサービスの開発、全社的な業務改善など、多角的な専門知識が必要とされる場面で発生します。
部門を跨いだ日常業務の受け渡し
マーケティング部門と営業部門、営業部門と経理部門のように、部門を跨いだ日常的な業務の受け渡しもコラボレーションワークと呼ぶこともあります。日常的に行われているからこそ、従来の受け渡し方法や、負担する割合を見直すことを目的に「コラボレーションワーク」と呼びわけられる傾向にあるようです。
コラボレーションワークのメリット
コラボレーションワークのメリットは、次の3つが代表的です。
生産性向上
コラボレーションワークがしやすい環境であれば、他分野の専門スキルを持った社員とシームレスに連携できます。各々が得意分野を活かして適切に分業できるため、生産性向上を期待できるでしょう。
新しいアイデアの創出
異なるスキルや知識を持った人たちが意見交換することで、部門内のアイデア出しでは思いつかなかったようなイノベーションを創出できる可能性が高まります。
売上アップ
生産性向上によってさらに多くの顧客に対応できるようになったり、新しいアイデアによって新たなターゲット層にリーチできるようになったりした結果、売上アップにつながるでしょう。
コラボレーションワークのよくある課題
コラボレーションワークに取り組もうとしても、上手くいかないケースもあります。そうした場合のよくある原因は次の3つです。
人材不足
コラボレーションワークは、ある程度の専門スキルや知識が身についた人たちが協業する取り組みです。そのため、社内でプロジェクトに見あう人材が確保できない可能性があるでしょう。
場所・時間の不足
他部門とのスケジュール調整が難しかったり、そもそも作業の時間が確保できなかったりすることが懸念されます。プロジェクトとしてコラボレーションワークの成果を上げる必要がある場合、先延ばしにならないよう締め切りを設定しておくことが大切です。
情報のデジタル化が不十分
部門内での仕事であれば共通のスキルを持っていたり、マニュアルを見なくても知識を共有できたりするケースが多いでしょう。しかし、コラボレーションワークは異なるスキルや知識を持ち寄って行うものであるため、コミュニケーションの難易度が上がります。
円滑なコミュニケーションを行うためにも、情報のデジタル媒体への一元化が求められます。一元化が必要なのは、コミュニケーションを円滑にするためだけではありません。
部門横断のプロジェクトでは、チャットや口頭でやり取りした決定事項がその場限りで流れてしまい、後から参照しようとしても誰も経緯を出せない、という事態が頻発します。後から合流したメンバーや次のプロジェクト担当者が同じ議論を最初からやり直す手間を防ぐためにも、決定事項や仕様をページ単位で書き残し、誰でも検索して探せる形に整えておくことが重要です。
コラボレーションワークの情報共有が止まる本当の理由
ここまでコラボレーションワークのよくある課題を見てきました。なかでも「情報のデジタル化」の問題は、対策ツールを導入しただけでは解決しません。
部門横断のプロジェクトが終わると、議事録・仕様・決定事項が特定の誰かのフォルダに入ったまま、どこにあるか分からなくなることがあります。部門をまたいだ取り組みだからこそ、「誰がどこに何を持っているか」が見えにくく、後から参照しようとしても辿り着けない状態が生まれやすいのです。
さらに問題を複雑にするのが、共有ドキュメントの「更新が止まる」という現象です。最初は整備されていたはずの資料も、プロジェクトの進行に伴って内容が変わっても更新されず、古い情報が放置されます。
すると「このドキュメントは、本当に最新の内容なのか」という不信感が生まれ、結局口頭で確認するほうが早いという判断になりがちです。口頭確認が増えるほどドキュメントへの記録が滞り、さらに情報が埋もれるという悪循環に陥ります。
この問題の根本は、情報が「個人や部門の持ち物」になってしまっていることにあります。チャットのやり取りや個人のメモとして残った決定事項は、当事者以外が後からたどれない形になっており、組織として引き継げない状態を作ってしまいます。
部門を越えて情報を育てる仕組みのつくり方
情報が埋もれる原因が構造にあるとしたら、解決も構造から変える必要があります。コラボレーションワークをうまく回している組織に共通するのが、情報を「個人の持ち物」から「組織の共有財産」に変える仕組みです。
プロジェクトで生まれた知識、たとえば議事録・仕様・決定の経緯・担当者が蓄えたノウハウを、部門横断で誰でも参照・追記できる形に整理しておくことがその出発点です。具体的にどんな場面で機能するか、3つのケースで見てみましょう。
ケース1：次のプロジェクトへの経緯の引き継ぎ
マーケティング部門と営業部門が合同で走らせたキャンペーンの振り返りを、議事録としてページに残しておきます。次のプロジェクトに加わった新メンバーが、担当者に経緯を質問しなくても自分で確認できる状態をつくれます。
ケース2：部門間の用語ギャップの解消
部門ごとに異なる業務用語の定義を用語集ページとしてまとめておきます。合同プロジェクトのキックオフ時に発生しがちな『言葉の定義のすり合わせ』にかかる工数を、あらかじめ減らせます。
ケース3：承認フローの非同期参照
社内ルールや申請・承認の流れを一か所にまとめておきましょう。他部門への確認連絡なしに手順を調べられるため、相手の返信を待たずに業務を進められる場面が増えます。こうした情報を育て続けるには、ページ単位で書き残し、誰でも検索して探し出せる仕組みが必要です。
NotePMでは、部署やプロジェクトごとにユーザーをグループ化し、アクセスさせたいノートに紐づけて権限を管理できます。必要なメンバーが部門を越えて情報を参照・編集できる環境を整えやすくなります。
また、NotePMでページを作成・更新した際の情報を、連携したSlackやMicrosoft Teamsに通知できます。プロジェクトに関する更新を把握しやすくなり、情報の見落とし防止に役立ちます。
活用状況レポートでは、ページの表示数や作成者・更新者に加え、ユーザーごとのページ作成数、更新数、コメント数などを確認できます。どの情報が利用され、誰が情報共有に取り組んでいるかを把握する際に活用できます。
コラボレーションワークに欠かせないポイント
コラボレーションワークを成功させるために、必要不可欠な取り組みを紹介します。
目的・目標を明確にする
異なる背景を持った人たちが協力するには、メンバー同士で共通の目標を設定することが重要です。議論する際も、ゴールが明確だと互いに腹落ちしやすいでしょう。
コミュニケーションツールを導入
ビジネスチャットや社内SNSなど、場所を問わず部門間で気軽にコミュニケーションを交わせるツールを導入すると効果的です。スキルや知識のギャップを解消するのにも、社内の分断を埋めるためにも役立つでしょう。
ただし、チャットや社内SNSに流れた情報は時間が経つと埋もれて探しにくくなる点に注意が必要です。リアルタイムのやり取りに向いたツールと、調べたいときにいつでも参照できるドキュメントの置き場を使い分けることで、部門間の情報ギャップを継続的に解消できます。
貢献度を可視化する
部門外の業務に貢献しても、評価に反映されなければモチベーションを維持しにくくなります。そうならないよう、コラボレーションワークへの貢献度を可視化できる仕組みを作ることが大切です。個人の貢献度が収入やポジションに反映されると、時間がないなかでもやりがいを持って取り組めるでしょう。
部門横断型の制度を活用
業務以外の場でも、部門を超えたコミュニケーションを活性化できる場を設けるといいでしょう。社内部活動や親睦会、シャッフルランチ、フリーアドレス制など、オンラインツール上でのやり取りだけでなく、対面で雑談しやすい場が整備されているのが理想的です。
コラボレーションワークが活発な組織の共通点
コラボレーションワークに成功している企業の特徴として、次の2つが挙げられます。
社員がコラボレーションスキルを身につけている
コラボレーションワークのために必要な、共通の目標や課題に向かって進める力を「コラボレーションスキル」と呼びます。具体的には課題を適切に捉えるための論理的思考、計画実行力、コミュニケーション能力などに分解可能です。
こうしたスキルが備わった個人が集まった場合は、異なる知識や専門スキルを持つ人同士でもスムーズに連携できます。
部門間で信頼関係が構築されている
他部門の仕事の姿勢や成果を信頼していないと、適切な業務上のコミュニケーションが行えません。また、生産性を下げる原因にもなるため、かえって売上にマイナスな影響を及ぼすリスクもあります。
信頼関係を構築するためにも、日常的にフラットなコミュニケーションが行える場が求められます。信頼関係は、相手の仕事の中身が見えることでも育まれます。
他部門がどんな業務をどのような判断基準でこなしているかを知る機会が少ないと、連携時に不要な確認ややり直しが生じやすくなります。業務手順や社内ルールを部門横断で参照できる状態にしておくことは、信頼構築の土台としても機能するでしょう。
社内のコラボレーションワークを活性化するには「NotePM」がおすすめ
コラボレーションスキルを身につけたり、部門間で信頼関係を構築したりするためには、社内向けのマニュアル作成や情報共有が欠かせません。そのために便利なのが、社内wikiツールの「NotePM」です。ここでは、コラボレーションワークを推進する企業にNotePMをおすすめしたい理由を5つ紹介します。
手軽に部門間で情報共有できる
社内wikiツールの「NotePM」は、マニュアルや議事録、総務や情シスのFAQ、社内のお知らせなど仕事や企業に関するさまざまなナレッジを共有できるツールです。操作もシンプルなうえ、テンプレートも豊富なため手軽に書き込みやすくなっています。
共有範囲や権限設定は柔軟に対応でき、フォルダ単位で設定できるためページごとに細かく設定する手間も不要です。他部門や社外への共有も可能なので、コラボレーションワークにはぴったりでしょう。
異なるスキルや知識を持ち寄るコラボレーションワークでは、前提知識の差が大きいほど確認のやり取りが増え、連携にかかる負担も大きくなります。業務手順や用語集をNotePMに蓄積しておけば、メンバーが必要な知識を自分で確認でき、前提知識の差を埋めやすくなります。
探したい情報がすぐに見つかる
他部門の情報を共有されても、あまり読まずに忘れてしまうことも多いでしょう。NotePMは検索機能が優れていて、タイトルや本文はもちろん添付ファイルの中身も含めて検索可能なツールです。そのため、必要なときに探したい情報がすぐに見つかります。
複数のプロジェクトが並行して進む環境では、情報の保管場所をすべて把握するのは困難です。NotePMでは、ページのタイトルや本文に加え、Word・Excel・PowerPoint・PDFなどの対応ファイルに含まれるテキストも検索できます。資料を登録した担当者に問い合わせず、必要な情報を自分で探せる場面が増えます。
スマホからも利用でき、ビジネスチャットとも連携
NotePMはマルチデバイスでの閲覧・編集に対応していて、スマホやタブレットからも場所・時間を問わずアクセスできます。そのため、1人1台パソコンが貸与されていないような職場でも導入しやすいのが魅力です。更新通知はTeamsやSlackなどで受け取ることもできるため、見逃しも防げます。
社内広報にも活かせる
NotePMは社内広報にも活用できます。社内報をNotePM上で発行したり、日報でコミュニケーションを取ったりと、普段接点が少ない人の仕事ぶりや考え方を知れるので、信頼関係の構築に役立つでしょう。
情報共有の貢献度を数値化できる
NotePMはどのページがよく参照されているか、誰がよく投稿しているかなどの活用状況をレポートとして出力可能です。レポートの内容を評価制度にも反映すれば、他部門向けに情報共有するモチベーションにもなるでしょう。
NotePMの活用状況レポートでは、ページの表示数や作成者・更新者のほか、ユーザーごとのページ作成数、更新数、コメント数などを確認できます。こうしたデータは、部門を越えた情報共有への取り組みを把握し、社内での評価方法を検討する際の参考情報として活用できます。
まとめ
コラボレーションワークが上手くいく企業では、売上アップや生産性向上などさまざまなメリットが期待できます。しかし、人材や場所などが不十分で、理想のコラボレーションワークを実現させることが難しい企業も多いでしょう。
限られたリソースでコラボレーションワークを成功させるには、部門の垣根を超えて目標を共有し、部門間のコミュニケーションを促進する仕組みづくりが重要となってきます。そこで役立つのが、社内wikiツールのNotePMです。
部門間のコミュニケーションを促進し、円滑なコラボレーションワークを後押しするNotePMを活用して、部門を超えて協力しやすい社内文化を醸成してみてください。NotePMは30日間の無料お試しから始められます。
まずは自チームの議事録や社内ルールをNotePMに集約し、コラボレーションワークの情報基盤として使い勝手を試してみてください。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/