コラボレーションワークとは？社内コラボレーションでよくある課題を紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

コラボレーションワークは、他の部門と協力して取り組む業務を指す言葉です。経営方針によりイレギュラー的に取り組むケースもあれば、日常的に行われているコラボレーションワークもあります。コラボレーションワークが円滑に進むと、企業にさまざまなメリットがもたらされるでしょう。一方で、リソース不足により思うようにコラボレーションワークが進まないケースもよく見られます。

この記事では、コラボレーションワークの概要や、メリットを紹介します。さらに。コラボレーションワークを進めるうえでよくある課題や、乗り越えるコツも解説しますので、ぜひ参考にしてください。

コラボレーションワークとは

ビジネスにおける「コラボレーション」とは、複数人・組織が目標達成のために協力する取り組みや、その成果のことを指す言葉です。法人同士の協業を指すこともあれば、社内で異なる部門による取り組みを指すこともあります。

一方で、「コラボレーションワーク」は、主に社内での部門間・拠点間が連携しての共同作業を指して使われます。成果を出すことを重視するコラボレーションと違って、共同作業やそのための仕組みにスポットが当たるイメージです。

そうした社内で行われるコラボレーションワークは、大きく2つに分類されます。

複数部門による新規プロジェクト

複数部門からメンバーが選ばれ、新しいプロジェクトを任されることがコラボレーションワークです。一般的には新商品やサービスの開発、全社的な業務改善など、多角的な専門知識が必要とされる場面で発生します。

部門を跨いだ日常業務の受け渡し

マーケティング部門と営業部門、営業部門と経理部門のように、部門を跨いだ日常的な業務の受け渡しもコラボレーションワークと呼ぶこともあります。日常的に行われているからこそ、従来の受け渡し方法や、負担する割合を見直すことを目的に「コラボレーションワーク」と呼びわけられる傾向にあるようです。

コラボレーションワークのメリット

コラボレーションワークのメリットは、次の2つが代表的です。

生産性向上

コラボレーションワークがしやすい環境であれば、他分野の専門スキルを持った社員とシームレスに連携できます。各々が得意分野を活かして適切に分業できるため、生産性向上を期待できるでしょう。

新しいアイデアの創出

異なるスキルや知識を持った人たちが意見交換することで、部門内のアイデア出しでは思いつかなかったようなイノベーションを創出できる可能性が高まります。

売上アップ

生産性向上によってさらに多くの顧客に対応できるようになったり、新しいアイデアによって新たなターゲット層にリーチできるようになったりした結果、売上アップにつながるでしょう。

コラボレーションワークのよくある課題

コラボレーションワークに取り組もうとしても、上手くいかないケースもあります。そうした場合のよくある原因は次の3つです。

人材不足

コラボレーションワークは、ある程度の専門スキルや知識が身についた人たちが協業する取り組みです。そのため、社内でプロジェクトに見あう人材が確保できない可能性があるでしょう。

場所・時間の不足

他部門とのスケジュール調整が難しかったり、そもそも作業の時間が確保できなかったりすることが懸念されます。プロジェクトとしてコラボレーションワークの成果を上げる必要がある場合、先延ばしにならないよう締め切りを設定しておくことが大切です。

情報のデジタル化が不十分

部門内での仕事であれば共通のスキルを持っていたり、マニュアルを見なくても知識を共有できたりするケースが多いでしょう。しかし、コラボレーションワークは異なるスキルや知識を持ち寄って行うものであるため、コミュニケーションの難易度が上がります。円滑なコミュニケーションを行うためにも、情報のデジタル媒体への一元化が求められます。

コラボレーションワークに欠かせないポイント

コラボレーションワークを成功させるために、必要不可欠な取り組みを紹介します。

目的・目標を明確にする

異なる背景を持った人たちが協力するには、メンバー同士で共通の目標を設定することが重要です。議論する際も、ゴールが明確だと互いに腹落ちしやすいでしょう。

コミュニケーションツールを導入

ビジネスチャットや社内SNSなど、場所を問わず部門間で気軽にコミュニケーションを交わせるツールを導入すると効果的です。スキルや知識のギャップを解消するのにも、社内の分断を埋めるためにも役立つでしょう。

貢献度を可視化する

部門外の業務に貢献しても、評価に反映されなければモチベーションを維持しにくくなります。そうならないよう、コラボレーションワークへの貢献度を可視化できる仕組みを作ることが大切です。個人の貢献度が収入やポジションに反映されると、時間がないなかでもやりがいを持って取り組めるでしょう。

部門横断型の制度を活用

業務以外の場でも、部門を超えたコミュニケーションを活性化できる場を設けるといいでしょう。社内部活動や親睦会、シャッフルランチ、フリーアドレス制など、オンラインツール上でのやり取りだけでなく、対面で雑談しやすい場が整備されているのが理想的です。

コラボレーションワークが活発な組織の共通点

コラボレーションワークに成功している企業の特徴として、次の2つが挙げられます。

社員がコラボレーションスキルを身につけている

コラボレーションワークのために必要な、共通の目標や課題に向かって進める力を「コラボレーションスキル」と呼びます。具体的には課題を適切に捉えるための論理的思考、計画実行力、コミュニケーション能力などに分解可能です。こうしたスキルが備わった個人が集まった場合は、異なる知識や専門スキルを持つ人同士でもスムーズに連携できます。

部門間で信頼関係が構築されている

他部門の仕事の姿勢や成果を信頼していないと、適切な業務上のコミュニケーションが行えません。また、生産性を下げる原因にもなるため、かえって売上にマイナスな影響を及ぼすリスクもあります。信頼関係を構築するためにも、日常的にフラットなコミュニケーションが行える場が求められます。

社内のコラボレーションワークを活性化するには「NotePM」がおすすめ

コラボレーションスキルを身につけたり、部門間で信頼関係を構築したりするためには、社内向けのマニュアル作成や情報共有が欠かせません。そのために便利なのが、社内wikiツールの「NotePM」です。ここでは、コラボレーションワークを推進する企業にNotePMをおすすめしたい理由を5つ紹介します。

手軽に部門間で情報共有できる

社内wikiツールの「NotePM」は、マニュアルや議事録、総務や情シスのFAQ、社内のお知らせなど仕事や企業に関するさまざまなナレッジを共有できるツールです。操作もシンプルなうえ、テンプレートも豊富なため手軽に書き込みやすくなっています。

共有範囲や権限設定は柔軟に対応でき、フォルダ単位で設定できるためページごとに細かく設定する手間も不要です。他部門や社外への共有も可能なので、コラボレーションワークにはぴったりでしょう。

探したい情報がすぐに見つかる

他部門の情報を共有されても、あまり読まずに忘れてしまうことも多いでしょう。NotePMは検索機能が優れていて、タイトルや本文はもちろん添付ファイルの中身も含めて検索可能なツールです。そのため、必要なときに探したい情報がすぐに見つかります。

スマホからも利用でき、ビジネスチャットとも連携

NotePMはマルチデバイスでの閲覧・編集に対応していて、スマホやタブレットからも場所・時間を問わずアクセスできます。そのため、1人1台パソコンが貸与されていないような職場でも導入しやすいのが魅力です。更新通知はTeamsやSlackなどで受け取ることもできるため、見逃しも防げます。

社内広報にも活かせる

NotePMは社内広報にも活用できます。社内報をNotePM上で発行したり、日報でコミュニケーションを取ったりと、普段接点が少ない人の仕事ぶりや考え方を知れるので、信頼関係の構築に役立つでしょう。

情報共有の貢献度を数値化できる

NotePMはどのページがよく参照されているか、誰がよく投稿しているかなどの活用状況をレポートとして出力可能です。レポートの内容を評価制度にも反映すれば、他部門向けに情報共有するモチベーションにもなるでしょう。

まとめ

コラボレーションワークが上手くいく企業では、売上アップや生産性向上などさまざまなメリットが期待できます。しかし、人材や場所などが不十分で、理想のコラボレーションワークを実現させることが難しい企業も多いでしょう。限られたリソースでコラボレーションワークを成功させるには、部門の垣根を超えて目標を共有し、部門間のコミュニケーションを促進する仕組みづくりが重要となってきます。そこで役立つのが、社内wikiツールのNotePMです。部門間のコミュニケーションを促進し、円滑なコラボレーションワークを後押しするNotePMを活用して、部門を超えて協力しやすい社内文化を醸成してみてください。

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NotePMの特徴

• マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
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