「ナレッジ化」とは？企業を成長させるその取り組みについて、基礎知識から解説

企業の経営において、「ナレッジ化」は重要なプロセスです。「情報」の価値がますます大きく続けている現代社会において、ナレッジ化の重要性もさらに高まっていくのは間違いないでしょう。

そこでこの記事では、ナレッジ化の基本知識や関連用語などをわかりやすくまとめました。また、具体的にナレッジ化を進めるための方法として、NotePMの活用方法にも触れています。

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ナレッジ化についての基礎知識

まず、「ナレッジ化」とはどのような取り組みのことでしょうか。よく聞く「ノウハウ」との違いなども含めて、わかりやすく解説します。

ナレッジ化とは

「ナレッジ化」とは、個人や組織が持つ知識や経験を体系的に整理し、共有・活用可能な形式に変換するプロセスを指す言葉です。暗黙知や経験則といった形式化されていない知識や技術を、明示的でアクセスしやすい情報に変えることで、組織として共有できる「資産」となっていきます。ナレッジ化は組織マネジメントの一環として重要視されており、組織の学習能力やイノベーションの創出を促進するためにも効果を発揮します。

ナレッジとノウハウの違い

「ナレッジ」と「ノウハウ」は、ともに知識や情報を指す言葉です。混同されることもありますが、明確な違いがあるため使い分けた方が良いでしょう。

n ナレッジ（Knowledge）

ナレッジは、一般的に「知識」と訳されます。理論的な理解や集約を経た情報であり、書籍やインターネットを媒体として他者と共有できる形となっていることが特徴です。ビジネスシーンでは、業務プロセスを解説するマニュアルや、書類作成を効率的に進めるためのテンプレートなどが、組織固有の「ナレッジ」だと言えます。

n ノウハウ（Know-how）

ノウハウは、個人に蓄積された「経験」や「技術」といった意味合いが強い言葉です。実際の作業や業務を通じて得られる専門的な知識や感覚であり、明文化されていないため、OJT（On-the-Job Training）のような体験を通して学ぶことが一般的となります。

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ナレッジ化の関連用語

ナレッジ化を実際に推進していくなかで、関連してくることの多い用語について紹介します。より詳しく知りたいという場合は、それぞれの解説記事へのリンクも付記してありますので、ぜひご参照ください。

ナレッジワーカー

「ナレッジワーカー」とは、知識や情報を活用して新たな価値を生み出す人材のことです。ナレッジの収集や発掘、分析をもとに、課題解決や新しいアイデアの創造を目指すことがミッションとなります。それに対して、規定されたプロセスに従った単純作業を担う人材は、「マニュアルワーカー」と呼ばれます。

ナレッジシェア

「ナレッジシェア」は、個人が持つ知識やノウハウを組織に共有することです。相互に学び合うことで、組織全体の効率的なスキルアップや知識の継承、イノベーションの促進につながっていくでしょう。ナレッジシェアがうまく行なわれるようになれば、組織内のコミュニケーションも活性化され、チームワークや生産性も向上していく効果が得られます。

ナレッジベース

「ナレッジベース」とは、ナレッジを検索可能な形で整理したデータベースのことを指します。ナレッジは蓄積されているだけではあまり意味がなく、必要な時に必要な知識へアクセスできる形で保管されていなければ、活用できません。つまり、ナレッジを活かすにはナレッジベースが必要不可欠となるのです。

関連記事：【2024年版】ナレッジベースとは？おすすめツール 11選を紹介

ナレッジマネジメント

「ナレッジマネジメント」は、組織が持つナレッジが活用されるように、環境や組織体制をマネジメントしていく取り組みです。単に情報を蓄積していくだけではなく、活用・再利用に焦点を当てた仕組みづくりや管理が含まれます。

SECIモデル

「SECI（セキ）モデル」は、ナレッジマネジメントの基本ともされるフレームワークです。SECIモデルの目的は、個人が持つ知識である「暗黙知」を、誰もが理解できる「形式知」へと変換・共有することで、企業経営に活かすことです。子のフレームワークでは、以下の4つプロセスを繰り返すことでナレッジの活用を目指します。

· 知識を他者へ伝える「共同化」

· 経験や知識を言語化する「表出化」

· 既存の形式知を組み合わせる「結合化」

· 形式知を個人のスキルや経験として身につける「内面化」

関連記事：SECIモデルとは何か？直面する課題と解決法も詳しく紹介

ナレッジ化を推進するメリット

ナレッジ化を推進すると、さまざまな面から企業の成長や競争力を高める効果をもたらしてくれます。そのメリットについて、少し詳しく見てみましょう。

人材育成の効率化

ナレッジ化によって、個人の持つ知識を組織全体で共有できるようになります。これにより経験やノウハウが「組織の資産」として蓄積されるようになり、人材育成やスキルアップに活きてきます。

生産性の向上

業務に必要な知識やドキュメントがナレッジとして適切に管理されていると、従業員は業務のなかで知りたいと思ったことや悩みに対する回答へ迅速にアクセスできるようになります。「情報の検索」は業務のなかでも意外に多くの時間を占めています。ある調査によれば、一般的な会社員であれば1日に平均1.6時間もかかっていると言われるほど。この工程が短縮されることは、確実に生産性の向上にもつながっていくでしょう。

経営判断の質の向上

過去の事例やベストプラクティスをナレッジとして蓄積し、分析していくことで、経営判断を行なう際の材料を得られるようになります。経営者の「感覚」に頼ることなく、より確度の高い意思決定や、リスクの低減が可能となるでしょう。

イノベーションの促進

これまで個人や小さなチームのなかで埋もれていた知識やアイデア、工夫が、ナレッジとして表面化されるようになります。これにより、部門を超えて知識やノウハウが組み合わされたり、プロダクトの改善点や課題などを多くのメンバーの目で検討したりできるようになり、新たな製品やサービスの創出にもつながっていきます。

コミュニケーションの促進

ナレッジの共有を通じて、メンバー同士が協力し合う風土が醸成されます。また、ナレッジの明文化によって共通認識を持ちやすくなり、コミュニケーションの齟齬や誤解も生まれにくくなります。チームワークと一体感が高まり、組織パフォーマンスの向上を図れるでしょう。

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NotePMを活かしたナレッジ化のプロセス

NotePMは、ナレッジやマニュアルの共有に特化した社内wiki作成ツールです。このツールを活用してどのようにナレッジ化を進めていくか、具体的に紹介します。

業務マニュアルの整備

マニュアルの整備は、知識やノウハウをナレッジ化する際の基本となる取り組みです。NotePMは、組織に埋もれた知識やノウハウをナレッジ化し、容易にマニュアルを作成できるように機能や設計が工夫されています。たとえば、業務に詳しい現場のメンバーが手軽にマニュアル作成を始められるよう、UIが誰でも簡単に操作できるよう工夫されています。また、作成されたドキュメントは複数のメンバーが共同で編集できるため、より多くのノウハウやアイデアをマニュアルへ反映し、より実用的なものへとブラッシュアップしていくことが可能です。

業務ドキュメントのナレッジ化

NotePMは、業務に必要なドキュメントの作成・編集・管理も容易にしてくれます。報告書などの多彩なテンプレートが用意されており、効率的に業務ドキュメントを作成することが可能です。さらに、これらのドキュメントを蓄積していくことで、優れた検索機能によりナレッジとして再利用できるようになります。

ナレッジ化への貢献度の可視化

NotePMには、「よく見られているページ」や「ナレッジ共有に積極的な従業員」を分析できる機能も備わっています。これらの機能により、価値の高いナレッジを把握したり、単純な業務成果だけではない人材評価を行なったりすることもでき、より積極的なナレッジ化の推進も図れます。

まとめ

「ナレッジ化」という取り組みに関する基本知識と、その重要性について紹介しました。組織のなかに埋もれてしまっているさまざまな情報や経験を、共有できる資産の「知識」へ変換していくことは、企業を持続的な成長へ導くカギとなります。

そしてナレッジ化の推進に興味を持っていただけましたら、ナレッジ化をサポートするために生まれたNotePMの活用もぜひご検討ください。

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