ナレッジマネジメントの成功＆失敗事例10選！今やるべき制度設計のポイントを解説

ナレッジマネジメントは、組織内に散在する知識や経験を整理・共有し、業務効率や意思決定の質を高めるための重要な取り組みです。

ただし、実際には「情報が探しにくい」「共有の習慣が定着しない」といった課題に直面する企業も少なくありません。

本記事では、ITや金融、医療や製造業など幅広い業界のナレッジマネジメントの成功事例を紹介し、どのような工夫をしたのかを具体的に解説します。

さらに、失敗しやすいポイントや成功のコツ、効率的なツール活用法もあわせて紹介することで、すぐに実践できるナレッジ活用のヒントを提供します。組織全体の知識を価値に変えるための第一歩として、ぜひ参考にしてみてください。

【業界別】ナレッジマネジメントの成功事例10選

ナレッジマネジメントの成功事例を、以下10種類の業界別に紹介します。

【IT業界】ラクス
【金融業界】住信SBIネット銀行
【人材業界】パソナ・パナソニックビジネスサービス
【コンサル業界】スタートアップ税理士法人
【サービス業界】相鉄ホテルマネジメント
【医療福祉業界】歯科タケダクリニック
【製造業界】明電舎
【飲食業界】キーコーヒー
【鉄道業界】京王電鉄
【公益財団法人】東京都農林水産振興財団

それぞれのナレッジマネジメントの成果や、課題解決の内容などを見ていきましょう。

【IT業界】ラクス

「楽楽精算」などのクラウドサービスを提供するSaaS企業のラクスでは、社員数が数年間で6名から約50名まで増加しました。社員数が少なかったころは、一人ひとりが別の業務に取り組んでいたそうです。

しかし、企業規模が拡大し、同じ業務を複数人で分業するようになったことで、ナレッジマネジメントの必要性が生じるようになりました。

もともとマニュアルはExcelで作成していましたが、あちこちにファイルが分散していて、どこに何があるのかわからない状況だったそうです。そこでナレッジマネジメントの仕組みを見直し、ナレッジマネジメントツール「NotePM」を導入してナレッジを一箇所に集約しました。

NotePM導入後はナレッジを探すのにかかる時間が体感6〜7割まで抑えられ、引き継ぎコストを50％削減することに成功しました。

【金融業界】住信SBIネット銀行

デジタルバンクを運営する住信SBIネット銀行では、もともと複数のツールを使って情報共有を実施していて、ナレッジが分散している状況でした。ナレッジを蓄積する仕組みを見直したのは、新入社員の提案がきっかけです。

ナレッジを一元化するためのツールとしてナレッジマネジメントツールを導入することになり、セキュリティ性と検索性に定評がある「NotePM」を選びました。

NotePM導入後はナレッジが整備されたため、「わからないことがあればNotePMで検索すれば見つかる」という状態になりました。

また、探しているナレッジがすぐ見つかる状態になったことで、現在は社員各自が「ナレッジが見つからない」という状況に危機意識が持てるようになったそうです。

【人材業界】パソナ・パナソニックビジネスサービス

パソナ・パナソニックビジネスサービスは、パナソニックグループ内で総務部門のBPOサービスを提供する会社です。

現在約1,700名・平均年齢51歳の従業員が働いています。以前は情報共有にポータルサイトを使用していましたが、「探している情報が見つけにくい」「出張時にスマホから確認できない」といった課題が浮上しました。

そこで、PCが苦手でも使いやすく、閲覧専用アカウントを無料で作成できる「NotePM」にリプレイスしました。

計画段階では8ヶ月かけてデータの移行や啓蒙活動を行う予定でしたが、各部門主導で導入説明・相談を行ったことで予定よりも早く移行作業が進んだそうです。NotePMの導入によって、情報発信にかかる手間を大幅に削減することに成功しました。

企業規模が大きい同社ではナレッジの情報量も多いため、NotePM内にサイトマップを作成していて、目的の情報を探しやすいよう工夫しているそうです。

【コンサル業界】スタートアップ税理士法人

スタートアップ税理士法人では5年で従業員数が4人から60人まで急成長し、事業も税務・会計だけでなく社会保険労務・司法書士業務などに拡大しました。

事業拡大により初の支店を設立したタイミングで、経営陣と現場とのコミュニケーション不足が課題として浮上したそうです。その結果、ナレッジマネジメントの方法を見直すためにツールを導入することになりました。

ナレッジマネジメントツールを選ぶポイントには、文章共有だけでなくファイル添付ができること、情報の公開範囲が管理しやすいこと、情報のアップデート履歴が残せることなどを挙げていました。

さらに、導入時の初期設定のしやすさも決め手となって、ナレッジマネジメントツールの「NotePM」を導入したそうです。

導入後は、基本的に部署ごとでナレッジ共有に取り組んでいます。あらゆる情報をNotePMで作成するルールを作ったことで、どのような情報でもNotePMで探したら見つかるようになりました。

新人教育のコストを大幅に削減でき、新人から「教えてもらっていません」という声が上がることも減ったそうです。

【サービス業界】相鉄ホテルマネジメント

相鉄ホテルマネジメントは国内外で5ブランドのホテルを運営する会社で、直営ホテルだけでなくパートナーホテルも運営しています。

しかし、パートナーホテルにホテルの運営ノウハウを提供するにあたって、担当するスーパーバイザーによって知識・情報量に差が出てしまっていることが課題でした。

グループ内で同じ品質のサービスを提供するためには、どのホテルでも共通のノウハウを共有する必要があります。そこで、ナレッジマネジメントツール「NotePM」を活用したナレッジ共有の仕組みを取り入れました。

NotePM上では本部から全社に向けて、マニュアルや成功事例・失敗事例を共有しています。さらに、本部が発信したナレッジを見た現場スタッフからも、自発的に情報提供してもらえるようになったそうです。その結果、ナレッジマネジメントの文化が広がりました。

【医療福祉業界】歯科タケダクリニック

12の歯科医院を運営する歯科タケダクリニックでは、治療に関するナレッジをマニュアル本としてまとめ、新人に共有していました。しかし、必要なときにすぐ確認できず、情報を探すのにも時間がかかるので、あまり活用されていない状況だったそうです。

そこで、ナレッジをいつでもどこでもすぐ探せるように電子化する方法として、ナレッジマネジメントツール「NotePM」を導入しました。NotePMは検索性が高く、添付したPDFやWordファイルの中身に含まれるキーワードまで拾い上げられるツールです。

そのため、患者さんへの応対中にわからないことがあっても、検索すればすぐに目当てのナレッジが見つかり、その場で回答できるようになりました。

【製造業界】明電舎

明電舎は、発電機・変圧器・モーターなどを手掛ける老舗企業です。同社ではアジャイル開発の手法を取り入れるために、DX化に取り組んでいました。なかでもとくに重視したのが、情報共有方法です。

それまではオープンソースの社内wikiを活用していましたが、スピード感のある開発には不十分だと感じていたそうです。

そこで、クラウド型のナレッジマネジメントツール「NotePM」へと移行しました。NotePMでは検索したら欲しい情報がすぐにヒットするため、最初にしっかりフォルダ構造を整えなくても、使いながら階層を設計できました。

また、ファイルの添付もでき、draw.ioを使った図表もそのまま埋め込み表示できるため、マニュアル用にJPEGなどの形式に保存しなおす必要がない点も魅力だといいます。

添付した画像もNotePM上で文字を入れたりマーカーを引いたりなどができるので、情報を視覚的に伝えやすくなりました。

【飲食業界】キーコーヒー

キーコーヒー株式会社は創業100年の老舗で、コーヒーの製造・販売や海外農園事業を展開しています。

同社SCM本部ではマニュアルがExcel中心で乱立し、フォルダ階層が深く検索もしにくいため、最新情報がわからず業務効率が低下していました。そこで、強力な検索機能をもつナレッジマネジメントツール「NotePM」を導入。

既存ファイルをアップロードするだけで利用でき、添付ファイル内も検索可能な点が決め手でした。導入後は、情報検索時間が半分以下になり、マニュアルを常に最新版に保てるようになりました。

さらに、タスク管理やコメント機能を活用することで、スムーズな進捗確認や新入社員教育も実現しています。情報が整理・共有されやすい環境となり、業務効率とナレッジ活用が大幅に向上しました。

【鉄道業界】京王電鉄

京王電鉄は京王線沿線向け「京王アプリ」を運営し、利用者や加盟店からの問い合わせ対応効率化とナレッジ蓄積を目的に「NotePM」を導入。

従来はメールとExcelで案件管理し、過去事例検索に手間がかかる課題がありました。NotePMは本文やコメントまで検索でき、タグやフォルダで分類しやすい点が導入の決め手でした。

導入後の具体的な取り組みは、問い合わせ内容を案件化し回答とセットで蓄積したり、定型文をテンプレ化したりして、ナレッジマネジメントを強化しました。

タグ集計により工数や傾向分析も可能になり、サービス改善にも活用できています。外部共有で加盟店や利用者への情報提供も迅速化し、業務時間の短縮と、効果的なナレッジマネジメントを実現しました。

【公益財団法人】東京都農林水産振興財団

公益財団法人東京都農林水産振興財団は、東京都の農林水産業振興を目的に多様な事業や研究開発を推進しています。

スマート農業推進室では、全国の企業・大学・農家ら170以上の会員をつなぐ「東京型スマート農業研究開発プラットフォーム」を運営しており、会員への情報発信や交流の場として「NotePM」を導入しました。

従来、全国の会員に効果的な情報共有手段がなく、コロナ禍で対面交流も減少する中、誰でも使いやすく検索性に優れたツールが必要だったことが背景です。

NotePM導入後は、セミナー案内や研究情報発信、会員プロフィール共有、Q&A対応などをオンラインで一元化し、情報伝達のスピードと利便性が大幅に向上しました。

コメントやタグで会員同士のコミュニケーションや検索も容易になり、過去情報の見える化や活動の振り返りも可能になりました。

よくあるナレッジマネジメントの失敗事例

ナレッジマネジメントでは、以下のような失敗事例が見られます。

社員にナレッジマネジメントの習慣が根付かない
ナレッジを探すのに時間がかかる
古いナレッジが残っている
ナレッジマネジメントの目的が明確になっていない

それぞれ具体的にわかりやすく解説します。

ナレッジマネジメントが難しい理由について知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

＞関連記事：ナレッジ共有が難しい理由は？成功に導くポイントや事例も紹介

1. 社員にナレッジマネｗジメントの習慣が根付かない

ナレッジ共有ツールを導入してみても、社内にナレッジ共有が浸透しないケースも珍しくありません。

そもそも社員がナレッジ共有の必要性を認識していなかったり、共有すべきナレッジの範囲を理解していなかったりすることで、ナレッジ共有が進まないままの状態です。

2. ナレッジを探すのに時間がかかる

目当てのナレッジを探すのに時間がかかってしまい、ナレッジが活用されない状態になってしまうこともあります。

ナレッジが分散していたり、検索しにくい方法で共有したりしていることが原因となるケースが多いようです。

3. 古いナレッジが残っている

バージョン管理が行き届かず、古いナレッジがそのまま残ってしまうこともあります。

古い情報と新しい情報が混在していると、どの情報が正しいのか判断しづらくなり、間違ったナレッジを覚えてしまうリスクがあるため要注意です。

4. ナレッジマネジメントの目的が明確になっていない

ナレッジは共有するだけでなく、活用されてはじめて意味があります。

ナレッジ共有には手間がかかるため、社員に目的を共有できていないことで後回しにされてしまうリスクがあるでしょう。

ナレッジマネジメントの定着にはインセンティブ・評価制度が重要

現場が自発的にナレッジを投稿し続ける仕組み作りは、ツール導入と同じくらい重要です。ここでは、インセンティブ設計、人事評価制度との連動、推進体制の構築、リモートワーク環境での活性化策という4つの観点から、定着を実現する運用設計を見ていきます。

インセンティブ設計の3つのアプローチ

ナレッジ共有を促進するインセンティブ設計には、金銭的、非金銭的、そして内発的な動機づけを組み合わせるアプローチがあります。

初期段階では、表彰制度やポイント付与といった外発的動機で投稿を促すことが有効です。例えば、月間の投稿数や閲覧数が多かったメンバーを表彰したり、投稿に応じてポイントを付与し社内特典と交換できる仕組みを設けたりします。

一方で、長期的には「他者の役に立つ」という貢献実感の内発的動機へシフトさせることが重要です。投稿したナレッジが実際に活用され、感謝のコメントや「いいね」が集まることで、投稿者は自分の知識が組織に貢献していると実感できます。この段階的な動機づけの設計が、持続的なナレッジ共有文化を育てます。

人事評価制度との連動方法

ナレッジへの貢献を人事評価に組み込むことで、投稿活動を「業務の一部」として位置づけることができます。

具体的には、投稿数や閲覧数、「いいね」や「既読」といった定量データを活用し、ナレッジへの貢献を客観的な評価指標として組み込みます。NotePMなどのツールでは、誰がどの記事を読んだかという「既読状況」やリアクションを可視化できるため、定性的な貢献も公平に評価しやすくなります。

評価制度との連動は、現場に「ナレッジ共有は重要な業務である」というメッセージを明確に伝える効果があります。

ナレッジリーダー・推進体制の構築

各部署でナレッジ活用を先導するリーダーを選定し、その活動をサポートする全社的な推進体制を整えることが、定着の鍵となります。

ナレッジリーダーには、現場の業務に精通し、かつITツールへの心理的ハードルが低いメンバーを選出します。リーダーは自部署での成功事例を作り、それを他部署へ横展開する役割を担います。また、全社的な推進体制として、経営層や情報システム部門がリーダーをサポートし、定期的な情報交換会や研修を実施することで、活動を継続的に支援します。

リモートワーク環境でのナレッジ共有活性化策

対面での雑談が減るリモートワーク環境では、オンライン上での「情報の非公式なやり取り」を促進する工夫が求められます。

例えば、チャットツールと連携した気軽なナレッジ投稿機能を活用し、業務中に得た気づきをすぐに共有できる環境を整えます。また、オンライン勉強会やナレッジ共有会を定期的に開催し、その録画をナレッジベースに保存することで、参加できなかったメンバーも後から学べる仕組みを作ります。こうした取り組みにより、場所を問わない知の流通を実現できます。

ナレッジマネジメント制度の導入と初期設計のポイント

ナレッジマネジメントを成功させるには、目的設定からツール選定、実運用開始までの4つのステップを着実に進めることが重要です。ここでは、各ステップの具体的な進め方と、初期設計の注意点、そして効果測定の方法を見ていきます。

ステップ1：目的明確化と現状課題の整理

ナレッジマネジメントを導入する前に、「何のためにナレッジを共有するのか」を明確に言語化し、解決したい具体的な業務課題を洗い出すことが第一歩です。

経営層、現場、情報システム部門それぞれの視点で期待される効果を整理し、導入のROI（投資対効果）を明確にします。例えば、経営層は「属人化の解消による事業継続性の向上」、現場は「情報検索時間の削減」、情シスは「問い合わせ対応の効率化」といった具合に、各ステークホルダーのゴールを明文化します。

この段階で目的が曖昧だと、後の運用設計やツール選定で迷走する原因となります。

ステップ2：ツール選定と比較のポイント

目的が明確になったら、自社の課題に合ったツールを選定します。主要なナレッジ共有ツールには、それぞれ異なる強みがあります。

例えば、NotePMは「ファイル内全文検索」や「マニュアル作成」に優れ、非IT部門でも使いやすいUIが特徴です。特に、WordやExcelの中身まで検索できる機能は、過去資料を探す時間を大幅に短縮します。

ツールを選ぶ際は、機能・操作性・コストの3つの観点から比較し、現場の業務フローに合ったものを選定することが重要です。

ステップ3：初期設計（ナレッジ分類・権限設計）

ツールが決まったら、検索性を高めるためのカテゴリ・タグ設計や、情報の機密性に合わせた閲覧権限の設定を行います。

初期設計では、複雑なルールを作りすぎず、まずは最小限の分類とテンプレートでスタートすることが推奨されます。例えば、NotePMなどに標準搭載されている「議事録」や「トラブル対応」のテンプレートを活用し、入力項目を最小限に絞って運用を開始します。

現場のフィードバックを受けながら、段階的に分類やタグを追加していくことで、実務に即したナレッジベースを構築できます。

ステップ4：運用ルール策定とスモールスタート

初期設計が完了したら、投稿ガイドラインを作成し、特定の部署や小規模なチームでテスト運用を開始します。

全社一斉導入ではなく、まずは特定の課題を抱える小規模な部署で成功モデルを作る「スモールスタート」が定石です。完璧なルール作りよりも「まずは書く」文化を優先し、現場のフィードバックを受けながら段階的に拡大します。初期ユーザーの意見を反映してルールを微調整することで、実務に即した運用が可能になります。

ナレッジマネジメントには「NotePM」がおすすめな3つの理由

URL：https://notepm.jp/

ナレッジマネジメントには「NotePM」がおすすめな理由は、以下の3つです。

検索機能に優れている
情報共有しやすくコミュニケーションが活発になる
セキュリティ対策が万全で安心して使える

それぞれ具体的な内容を見ていきましょう。

検索機能に優れている

「NotePM」は検索機能に優れており、過去の議事録やマニュアル、ノウハウもキーワード一つで素早く探し出せます。

情報が散らばってしまいがちな社内環境でも、必要なナレッジにすぐアクセスできるため、業務効率を大幅に向上させられるでしょう。

また、直感的に操作しやすく誰でも簡単に使える仕組みのため、ナレッジマネジメントにも活用しやすいツールです。社内ナレッジを文章や画像などを使い、見やすく整理することが可能です。

情報共有しやすくコミュニケーションが活発になる

「NotePM」は気軽にアクセスでき、さまざまな情報を社内全体でスムーズに共有できるため、ナレッジマネジメントに活用できます。

情報に対してコメントしたり、「いいね」を押したりすることで、コミュニケーションの活性化も期待できるでしょう。メールやチャットだけでは埋もれがちな情報も整理しやすく、社内ナレッジを蓄積する際にも役立ちます。

NotePMにより、自然と「相談しやすい雰囲気」や「学び合う文化」が育まれるのもメリットです。

セキュリティ対策が万全で安心して使える

「NotePM」は、セキュリティ対策が万全なため、社内ナレッジを安全に使える点が魅力です。

NotePMは国内のデータセンターで運用され、暗号化された通信により情報を共有する仕組みになっています。アクセス権限の細かい設定も可能で、必要な人にだけ情報を届けられます。

さらに、定期的なバックアップや多要素認証にも対応しているため、重要な情報資産を安心して守ることにもつながるでしょう。

ナレッジマネジメントの事例を踏まえて実践しよう

ナレッジマネジメントは、業界や企業規模を問わず業務効率化や生産性向上につながる重要な取り組みです。

成功事例から学べるのは、単なる情報共有ではなく、目的を明確にし、継続的に運用することが成果につながるという点です。一方で、更新が滞ったり活用が定着しなかったりすると、ナレッジの活用は難しくなるでしょう。

効果的なナレッジマネジメントを行うためには、自社に合ったツールを導入し、ナレッジを共有しやすい環境を整えることが重要です。

本記事で紹介した事例や失敗パターンを参考に、自社ならではの仕組みづくりを進め、組織全体の成長につなげていきましょう。