チーム力を向上するナレッジマネジメントとは？ありがちな失敗例と、成功に導く方法を紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

組織のなかにはさまざまな「ナレッジ」が埋もれています。組織内のナレッジをうまく活用できれば、業務の効率化や属人化防止、社員のスキルアップなどの効果が期待できます。

ただしそのためには、「マネジメント」に工夫することが欠かせません。実は、ナレッジ共有ツールを導入してみたものの、活用までは実現できなかったというケースも多くあります。そこで今回は、その失敗例をもとにしながらナレッジマネジメントを成功に導くための方法について、紹介します。

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ナレッジマネジメントとは

「ナレッジ」は、会社や組織が共有する知識のことです。それでは、「ナレッジのマネジメント」とはどういう取り組みを指すのでしょうか。まずは、ナレッジマネジメントの基礎知識について解説します。

ナレッジマネジメントの本質は情報の「活用」

ナレッジマネジメントとは、知識やノウハウを「資産」として管理するとともに、最大限に活用できるようにするアプローチのことを指す言葉です。組織内外の知識を収集し、整理して共有することで、意思決定や問題解決に有益な知識を得られるようになります。この知識の集まりが、「ナレッジ」です。その「マネジメント」では、単に情報を蓄積していくだけではなく、活用・再利用に焦点を当てた仕組みづくりや管理も含まれます。

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ナレッジマネジメントを行なうメリット

ナレッジを蓄積するだけではなく、わざわざマネジメントを行なう必要はあるのでしょうか。ナレッジマネジメントを行なうメリットや、その意義について見ていきましょう。

組織の学習能力が高まる

たとえば、組織内で優れた成果を出した事例や方法をベストプラクティスとして共有すれば、次のプロジェクトにも活かせるようになります。また失敗例であっても課題発生の予測に役立ち、将来的な資産となっていくでしょう。こうしたナレッジ活用を繰り返していけば、組織全体のスキルや業務品質を向上させることにつながり、持続的に成果が改善されていきます。

アイデアや意見が生まれやすくなる

組織内でナレッジを共有する風土が根付くと、情報発信や意見の交換が活発化されていく効果も表れます。これにより、新しいアイデアが生まれたり、暗黙知が発見されやすくなったりと、イノベーションが促進されていくでしょう。また、部門や役職の壁を超えたコラボレーションが強化されるといった効果も、期待できます。

知識や技術の喪失防止

組織にとって重要な知識や技術が、特定の個人に依存する「属人化」が発生することがあります。この場合、その個人の離職などにより、知識や技術が組織から失われてしまうことになります。しかも、属人化によるリスクは実際にその事態に直面してから、はじめて顕在化することも多いのです。ナレッジマネジメントを通じて知識を組織内に保持する環境を整えておけば、属人化がもたらすリスクを回避できるでしょう。

ナレッジマネジメントでありがちな失敗

ナレッジマネジメントを実践していくなかで、よくある失敗例を紹介します。注意を払っておくべきポイントとして、ぜひ参考にしてみてください。

ナレッジ共有環境の不備

「ナレッジを共有しよう」と声をかけるだけで、うまくいくことは基本的にありません。きちんとナレッジを共有するには、「どのような知識が共有するべきナレッジになるのか」「どのようにナレッジを蓄積すれば良いか」「誰と共有すれば良いか」といった指針を定めるマネジメントが必要です。ツールの導入をきっかけとしたり、メンバーへナレッジ共有のトレーニングや啓発を行なったり、といった視点で取り組みを進めていくことが重要となります。

ナレッジ共有のインセンティブ不足

忘れてはいけないポイントが、ナレッジの共有は「個人の時間やエネルギーが消費される活動」だという点です。たとえば最初のうちはナレッジの共有に積極的なメンバーがいても、その活動は仕事の成果に直接つながることはないため、むしろ業務効率は落ちてしまうかもしれません。その結果、評価が悪くなるといったことがあれば、ナレッジ共有のモチベーションを維持していくことはできないでしょう。ナレッジ共有そのものにインセンティブを用意したり、組織のなかで称賛しあったりといった制度・文化を構築していくマネジメントの不足は、確実に失敗へとつながっていく事態だと意識しておきましょう。

ナレッジの更新を怠る

ナレッジが蓄積されていっても、情報が古くなっていけばそのナレッジに頼ることが逆効果になってしまうケースもあります。そこで、共有されたナレッジとともに、実際に活用された際の効果レビューなどの情報も蓄積し、定期的に更新していくことが不可欠です。その仕組みづくりを、ナレッジマネジメントの一環として取り入れていくべきでしょう。

NotePMが実現する実践的ナレッジマネジメント

「NotePM」は、ナレッジ共有に特化したツールです。その機能を活用した、実践的なナレッジマネジメントの方法について紹介します。

ドキュメントのナレッジ化

「NotePM」は、ナレッジやマニュアルを共有するために開発された社内wiki作成ツールです。ITツールに慣れていない人も含め、組織内のさまざまなメンバーが使用することを前提に、高機能なエディタや豊富なテンプレート、直感的に操作できるUIで簡単にドキュメントを作成できるようになっています。さらに、優れた検索機能も備えていることも特徴です。業務に必要な日報や営業資料、マニュアルなどをNotePMによって作成していくだけで、必要な情報をすぐに引き出せるナレッジ基盤として機能するようになります。また、幅広いシステムやツールと連携できるAPIなども提供されていて、既存のファイルやコミュニケーションログのインポートを自動化できます。

コラボレーション機能を活用

「NotePM」の特徴は、作成したwikiページやそこに添付されたファイルを共同で編集できるコラボレーション機能にあります。投稿されたナレッジに対するコメント・いいね機能のほか、共有したいメンバーへの更新通知機能、柔軟なアクセス制御・管理機能などを備えています。これにより、リアルタイムに情報を共有してアイデアやフィードバックを送りあうといった、ナレッジ共有に欠かせない文化を創っていけます。

ナレッジを浸透・更新させる仕組みの構築

「人気ページのランキング」「ナレッジ共有の貢献度が高い社員の集計」などのレポート機能を備えているため、組織内でナレッジがきちんと共有されているかどうかのマネジメントにも役立ちます。また、NotePM上に保存されたwikiページ・添付ファイルは、更新履歴やバージョンが自動で保存されていくため、古くなってしまっている情報も直ちに把握可能です。ある程度時間のたったドキュメントは見直しや改訂を行なうといったルールを設けておくことで、ナレッジの掘り起こしや更新が促進されていくでしょう。

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