組織マネジメントとは？組織の発展に必要なスキルとツールを解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

「組織」がビジネスやプロジェクトで成果をあげて発展していくには、適切な組織運営のための「マネジメント」が欠かせません。そしてそのためには、マネージャーのリーダーシップが重要となります。

この記事では、効果的な組織マネジメントのため、マネージャークラスの人材に求められるスキルや、活用するべきツールについて解説していきます。

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組織マネジメントとは

まずは前提として、組織マネジメントを通じて目指すべき目的と、組織マネジメントに関わる要素について解説していきます。

組織マネジメントの目的

「組織マネジメント」は、スムーズに組織を運営していくための取り組みのことです。またその目的は、事業の成長や戦略の実現、パフォーマンス向上などの目標を効率よく達成することにあります。マネジメントするべき要素は、組織の目的、構造や文化、プロセス、経営リソースなどが代表的です。組織マネジメントとは、組織の内外の変化に対応しながら、これらの要素をバランスよく調整・配分していくことを指します。

組織マネジメントに関わる要素

・ 組織の目的
組織の存在意義や、短期的な目標、中長期的なビジョンなど

・ 組織の構造
メンバーの役割分担や責任、権限、指示系統、コミュニケーションなど

・ 組織の文化
メンバーが共有する価値観や行動規範、モチベーションなど

・ 組織のプロセス
活動や業務を効率的かつ効果的に行なうための手順や方法

・ 組織のリソース
人的資源（ヒト）、物的資源（モノ）、財務資源（カネ）、情報資源など

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組織マネジメントで期待できる効果

組織マネジメントを適切に行なうことで、どのような効果が表れてくるのでしょうか。代表的なものをご紹介します。

効率と生産性の向上

組織マネジメントでは、組織の目標を明確に定め、計画とリーダーシップによって組織全体が協力しやすい体制を目指します。目標や状況の変化にあわせて人材配置や業務プロセスの改善を行なっていくことで、業務はよりスムーズに進むようになり、生産性が向上していきます。

リスクの最小化

組織マネジメントによって具体化された計画に沿って行動することで、予測可能な状況で業務が進むため、さまざまなリスクを低減できます。また、あらかじめ定められた計画があることで、突発的な変化やイレギュラーを早期に発見でき、柔軟に調整や対応を行なう余裕も生まれてきます。

チームとメンバーの能力向上

組織の目標や戦略が明確になると、その実現に必要な個人レベルでのスキルや能力、知識、経験も具体化されます。管理職の役割は、それらを目標としてメンバーに対して育成サポートや動機付けを行なうことです。こうしたマネジメントが機能すると、離職率の低減やチーム全体のモチベーション向上につながり、メンバーの自主性や想像力が引き出される環境へとつながります。

組織マネジメントのため管理職に求められるスキル

組織マネジメントを適切に行なっていくために、マネージャークラスの人物に求められるスキルをご紹介します。

課題発見スキル

課題の発見は、共有するべき目標と具体的な方針を策定し、組織をリードしていくために欠かせません。マネージャーには、「なぜ業務効率が上がらないのか」「何が原因でメンバーのモチベーションが上がらないのか」といった課題を発見し、その解決策を常に考え続けることが求められます。

コミュニケーションスキル

組織が一体となって運営されていくには、メンバー間の意思疎通が欠かせません。とくに意識しておかなければならないのが、上から指示を伝達するだけでは不十分だという点です。情報やデータが集まる下からのコミュニケーション経路も機能しなければ、組織の現状やリスクを判断することは難しいでしょう。そのためマネージャークラスの人物には、組織全体にオープンで透明性のあるコミュニケーションが行えるよう促進するスキルが求められます。情報を正確に伝達する表現力のように、個人で完結するコミュニケーションスキルでは不十分です。

チームビルディングスキル

これは、組織内の人的リソースを、現状にあわせて最適に配分していくスキルのことです。メンバー間の信頼関係を築き、協力と協調を促進していくことが重要です。また、組織の全体像とビジョンを見すえて、個々のメンバーに対して強みを引き出すための指導・育成も行なっていくのも、マネージャーの役割となります。

プロジェクトマネジメントスキル

プロジェクト全体を把握し、目標達成に向けて組織をどのように動かすべきか判断するためのスキルです。常に進捗のモニタリングしながら、タスクの優先順位決定、リソースの調整などを行なっていきます。リソースが足りないと判断した場合には、経営陣や他部署との折衝を行なう必要もあるでしょう。

組織マネジメントに役立つツール

組織のマネジメントは、非常に複雑な仕事です。マネージャーは、自身のマネジメントスキルを伸ばすだけではなく、便利なツールの力を借りてその仕事を効率化していくことも考えた方がよいでしょう。

情報を収集する

組織内には、現状や課題を把握するための各種データ、個人が持つノウハウやナレッジなど、さまざまな「情報」が埋没しています。組織マネジメントを最適化するには、こうした情報を積極的に収集し、顕在化していく取り組みが必要です。

社内wikiツールの「NotePM」では、「組織に埋もれたナレッジを従業員が自らドキュメント化できる」ようにさまざまな工夫がなされています。手軽に作成できるUIや高機能なエディタ、称賛しあうことで情報発信のモチベーションにつながる「いいね」機能などがその代表例です。

情報を共有する

収集された情報は、組織内で広く共有されなければ意味がありません。「NotePM」には、作成されたドキュメントやファイルについて質問しあったり、共同編集したりしながらブラッシュアップしていく、コラボレーション機能が備わっています。これにより、組織のナレッジが自然と広く共有されるようになっていき、情報を周知したりするマネジメントの手間を減らすこともできるでしょう。また優れた検索機能により、メンバーもNotePMへアクセスすれば「ほしい情報がすぐに見つかる」環境を構築できます。

メンバーのパフォーマンスを把握する

メンバーの育成や人的リソースの最適な配分のためには、現状のパフォーマンスを把握することが不可欠です。ただし、こうしたレポートを手作業でまとめるには時間がかかるため、リアルタイムでの判断は難しくなってしまいます。

そこで、日報や進捗報告書などをNotePMで作成・共有していく活用方法も考えられます。検索機能やレポーティング機能により、時系列に沿ったプロジェクトの進捗、各メンバーの強み・弱みを簡易的に把握できるでしょう。

業務を自動化・簡易化する

組織マネジメントの戦略立案にマネージャーの時間や能力を割けるように、それ以外の仕事についてはできる限り自動化や簡易化することを意識した方がよいでしょう。たとえば「NotePM」には、業務関連ドキュメントの多彩なテンプレートが用意されているため、日報などを手間なく統一化された書式で作成できるようになります。また、進捗報告や業務マニュアルをNotePM上で作成・保管していけば、更新の自動通知機能によりメンバーへいちいち周知する手間もかかりません。

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