スムーズなBCP対応には、事前準備と情報管理が不可欠。そのポイントを詳しく解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

災害などの緊急事態において、事業の継続や復旧を図るための「BCP」。実際に災害が発生した際、BCPが有効に機能するためには、平常時からの事前準備と運用が重要となります。

そのなかで見落としてはいけないのが、適切な「情報管理」です。事前準備から初動対応、復旧対応へと、BCPを実行していく流れに沿って、各段階でのポイントと情報管理の重要性について解説していきます。実践的なBCP対策を策定するためにも、ぜひ参考にしてみてください。

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BCP対応の要は事前準備にあり

非常事態に直面した場合、BCPに沿った対応を「いかに迅速にスタートできるか」はその後の結果に大きく関わってきます。できる限り混乱を抑えてシームレスにBCP体制へ移行するため、日ごろから準備しておくべきポイントを解説します。

BCPを発動する基準や条件を設定しておく

BCPシナリオが用意されていても、非常時に対応がスタートしなくては意味がありません。そこで、BCP体制へ移行する発動基準は、想定される各リスクのシナリオごとに定めておく必要があります。この基準を決める際に意識しておきたいポイントは、「BCPを発動した後、大きな影響は出ていないことがわかった」というケースも、失敗ではなく事前対策が可能になった成功例だと考えることです。重要性が高い事業や業務ほど、変化を敏感に察知できる基準としておいた方が良いでしょう。

BCP体制での責任者や対応チームを決めておく

緊急事態の発生時には、なによりも迅速な対応が求められます。そのためには、平常時よりも迅速に動ける、トップダウンの指揮命令によって従業員をリードできる体制が必要となるでしょう。さらに、「誰がなにをすれば良いか」を明確にするため、対策本部やそれぞれの役割を担う対応チームも規定しておきます。必要な対応チームの代表例としては、「対策本部・BCP統括」「避難誘導・救護」「損害評価・財務」「調達・復旧」などがあげられます。

コミュニケーション手段は複数確保しておく

BCP対応のなかでは、情報を収集、共有し、次のアクションを確実に進めていくことが欠かせません。そしてそのためには、従業員や顧客、取引先とのコミュニケーションが不可欠です。平常時の連絡手段が絶たれてしまうことも考え、BCP体制に適応できるコミュニケーション手段は複数確保しておきましょう。そして同時に、その連絡手段がきちんと機能するかを普段から定期的に確認しておく必要もあります。

とくに「情報管理」は日常的に徹底しておく

データや文書は、現代において業務の中核を担う要素といっても過言ではありません。これらの情報が災害で損傷してしまう事態に備えるには、常にバックアップを行ない、万が一の場合にも確実にアクセスできるようにしておく必要があります。また、サイバー攻撃によって情報が奪われるようなことも、必ず防がなければならない事態です。これらの対策では、非常時のシナリオを策定するだけではなく、平常時から防衛を継続していなければならない点が大きな特徴となります。

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BCP対応のポイント【初動対応編】

BCP体制で対応するべき事項のなかで、主に非常事態が発生した当日中に実行するべき対応が「初動対応」です。そのポイントについて、ご紹介します。

まずは安全の確保と情報収集

いち早く実行するべきは、被害が広がらないようにすることです。災害や事故の場合、従業員等を適切な避難場所と経路へ誘導して救助や応急手当を行なうことも、BCPに含まれます。またサイバー攻撃等のインシデントであれば、デバイスの隔離やネットワークの遮断などが必要な場合も。これらの対応は、いかに迅速に行なわれるかが重要です。「詳しく現状が把握できるまで」と待機するよりも、情報収集と同時並行で可能な対応から進めていくことになります。

対応チームの編成・始動

「避難誘導・救護」などの対応チームは、指示を待たずに動き出せる体制が不可欠となります。同時に、情報を集約して全体の指揮をとる「対策本部・BCP統括」を立ち上げます。そして、従業員の安否確認を進めながら、確保できた人的リソースを必要な対応チームへ割り振ってください。なお、初動対応の段階では「損害評価・財務」「調達・復旧」などのチームの出番はない可能性が大きいため、リソースとして必要なチームに割り当てることも考えましょう。

重要書類やデータの保護

データや文書といった「情報」が損傷してしまうと、平常状態へと復旧していく際に大きな支障が出る可能性も高くなります。「安全を確保できた後」であることが前提となりますが、可能であれば重要書類やデータメディアも安全な場所に移動させることが理想的です。もちろん、データがあらかじめ別の場所にバックアップされていれば、この対応にリソースを割かなくて済むようになります。事業にとってクリティカルな情報はあらかじめデータ化し、平常時からクラウド上などに保存しておくことが望ましいでしょう。

BCP対応のポイント【復旧対応編】

非常事態が発生した後、事業の復旧に向けて中長期的な視点で進めていくべき対応が「復旧対応」です。こちらについても、BCPの策定や運用におけるポイントを解説します。

関係会社や取引先の状況把握

初動対応では、自社の事業や従業員の状況把握が中心でした。その次は、顧客やサプライチェーンの状況確認を進めていきましょう。その際にはメディアやインターネットでの情報収集とともに、直接コミュニケーションをとっていくことも重要です。また、コミュニケーションをとるなかで自社の状況も相手に伝えることで、信頼や評価を維持する効果もあります。

従業員への支援

事業の復旧を目指す際には、なにより必要なのが人的なリソースです。一方、災害等の非常事態では、従業員の生活に被害を受けていることも考えられます。業務に参加できる状態へできる限り早く復帰してもらうためにも、従業員の生活を立て直す支援も必要となるでしょう。BCPを策定するなかでは、従業員に対して企業としてどのような支援を行えるか、あるいは行なうべきか、といった点も計画しておきます。

事業の復旧

状況が詳しく把握でき、人的リソースが確保できるようになったら、いよいよ事業の復旧へと進んでいきます。BCPの計画には、当座の運転資金や資源をどの程度用意しておくか、拠点やサプライチェーンの代替はどう確保するか、といった点を盛り込んでおきましょう。そして実際に非常事態が発生した場合は、優先順位の高い事業から段階的に、これらのリソースを投入していきます。

情報の記録と管理・共有

BCP対応と事業の復旧を進めるなかでは、情報を逐一記録していくことも重要となります。非常事態のなかでなかなか手が回らないと思うかもしれませんが、見逃してはいけないポイントです。たとえば現状や復旧の進捗を把握することはもちろん、損害額や使用した対策資金の記録は後に助成金の申請などにも必要となるでしょう。また、サプライチェーンや業務内容も、復旧段階に応じてどんどん変化していきます。そのため、現状を記録し従業員へ共有していく手段がなければ、うまく連携できなくなってしまいます。

BCPの見直し

BCPの内容は、PDCAを回しながら継続的にアップデートしていくことが不可欠です。実際に非常事態が発生した場合、復旧後に必ず成果を見直し、次に備えてBCPの再設定を行なう必要があります。もちろん平常時にも、プロジェクトチームなどを編成し、定期的なシミュレーションと評価・検討を行なっていきましょう。

NotePMで実現するBCP体制の情報管理

BCPの運用・実行に役立つツールとして、NotePMもぜひご検討ください。BCPのなかで、NotePMの機能を活かす例をご紹介します。

情報共有ツールとして

NotePMは、ドキュメントやファイルを簡単に共有できるクラウドサービスです。ナレッジやマニュアルの作成・共有を想定したツールのため、柔軟な検索機能が備わっています。そのため、日常的に利用されることが少ないBCPシナリオ等も、NotePM上に保管しておくことで、必要となった際にすぐアクセスできる環境を容易に構築できるのです。また、共同編集をはじめとするコラボレーション機能も備えているため、平常時のBCP関連文書の作成とアップデートや、非常時のコミュニケーションを支えるワークスペースとしても機能します。

文書やデータのバックアップツールとして

NotePMのドキュメントやファイルは、安全性に優れたクラウド上（AWS）で保存されるうえ、アクセス制御や各種セキュリティ機能で保護されます。万が一、データが改ざん・破壊された場合にも、ロールバックが可能です。これらの機能により、平常時の業務で情報共有ツールとして利用しているだけで、基本的なバックアップとセキュリティ対策の運用にもつながっていきます。

記録管理ツールとして

NotePMでは、更新履歴も自動で保存されます。そのため非常時の復旧対応進捗などの記録に活用すれば、変化を時系列で把握することもできるようになるでしょう。また、平常時にBCPをアップデートしていく際には、関係者のコミュニケーションとともに「どのような意図で変更を加えたか」といったログを記録できるようになります。変更点の正当性なども検証できるようになることで、より実効性の高いBCPを策定できます。

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